La génesis de los documentos

Introducción

Todo documento escrito se produce en un lapso temporal, en el que es posible establecer distintas situaciones de su evolución genética. Mediante la escrituración documental, la voluntad recuerda la acción previa que ha motivado dicha escrituración y, en consecuencia, los documentos se escriben ad cautelam o in memoriam de dicha acción.

Tanto los documentos simples que originan el expediente administrativo contemporáneo como la producción documental medieval y moderna se agrupan en sucesivas fases comprendidas en dos momentos, conceptualmente distintos, que pueden ser sucesivos o bien pueden darse unidos sin solución de continuidad. De manera que el documento es consecuencia de un itinerario temporal, en el que se suceden una actio, el nacimiento del acto jurídico, y una conscriptio, su puesta por escrito.

La conclusión del proceso de elaboración documental está constituida por la traditio, o entrega material del documento a la parte interesada, que lo conservará como título a efectos probatorios.

Actio (inicio del acto jurídico)

Un acto jurídico (negotium) es una declaración de voluntad por la cual una o varias personas pretenden producir efectos amparados por el Derecho. Es entonces un acto voluntario destinado a suscitar, confirmar, modificar o entender los derechos y las obligaciones y a engendrar un recurso, en justicia, en caso de que el derecho sea amenazado.

El acto jurídico que precede a la escrituración puede comprender distintas fases que, o bien provocan el nacimiento del actum negocial, o bien participan en el mismo. Entre las primeras se encuentran la petitio y la intercessio y, entre las segundas, la interventio y la testificatio.

2.1 Petitio (petición)

La petitio es la petición motivada, escrita u oral, y presentada o dirigida a una autoridad por el futuro beneficiario de un acto o por su representante para que se tome en su favor una decisión.

Si el hecho jurídico contenido en el documento surge como consecuencia de una petición hecha por la parte interesada, la petitio puede quedar reflejada en la propia formulación de un modo claro, concretamente en la exposición de motivaciones del texto documental. Estas menciones son frecuentísimas en todo tiempo: en algunos documentos hispano-visigodos, el uso de las peticiones se manifiesta ya en el siglo VI.

En la cancillería pontificia, a partir del siglo XIII, las súplicas dirigidas a la Santa Sede debían ponerse por escrito y redactarse conforme a un formulario fijado. A partir del siglo XV se transformaron en títulos por la aposición de una forma de otorgamiento, llamada "signatura" que adoptaba formas diferentes (aprobación por Fiat, por Concesum o por Audiat).

La petición escrita elevada a la autoridad se llamó también "memorial", sobre todo en la documentación de Indias. En caso de que fuera dirigida a un juez o tribunal, también se denominaba "demanda".

El placet es la aprobación dada por una autoridad a una petición.

2.2 Intercessio (intervención)

La intercessio es la intervención de un tercero (intercessor) para apoyar una demanda. Si se redacta por escrito recibe el nombre de "recomendación".

Los intercesores solían ser miembros de la familia del soberano, altos dignatarios laicos o eclesiásticos o, más tardíamente, funcionarios de la Administración, los cuales presentaban la súplica al peticionario a quien había de concederla, rogándole su aceptación.

En la documentación hispano-visigoda quedan huellas de intercessio delatadas por verbos como suggerere o rogare.

En la documentación de Indias, el lugar de la intercesión lo ocupará oficialmente el informe, de manera que los memoriales presentados a través de las autoridades delegadas debían ser informados.

2.3 Interventio o consensus (consentimiento)

El consentimiento (consensus) es un asentimiento dado por quien está de acuerdo con una decisión, a la que tenía derecho a oponerse.

Se trata, en consecuencia, de la participación que, por distintas causas, tienen terceras personas en la actio documental, dando su consentimiento al acto jurídico.

El origen de dicha intervención se encuentra en la Alta Edad Media, en las confirmaciones de documentos anteriores. En estos casos, el soberano solicitaba la intervención de terceras personas que, pudiendo recibir un daño con el asunto confirmatorio, daban su consentimiento o conformidad a la disposición real. Los confirmantes del pie del documento son reflejo de la interventio.

Estos intervinientes suelen estar íntimamente relacionados con el otorgante del documento, así los grandes personajes del reino en los documentos reales, los cardenales en los documentos pontificios o la mujer casada bajo el régimen de comunidad de bienes en los contratos realizados por su marido.