Benchmarking aplicado a los procesos logísticos en una empresa

Un tema de gran actualidad es la identificación y la implantación de mejores prácticas logísticas conocido como benchmarking de procesos Logísticos. La importancia de este se revela en un contexto estratégico: sin él, la empresa pierde oportunidad de ganar ventajas competitivas. Michael Porter propuso la cadena de valor como la principal herramienta para identificar fuentes de generación de valor para el cliente: Cada empresa realiza una serie de actividades para diseñar, producir, comercializar, entregar y apoyar a su producto o servicio; la cadena de valor identifica 9 actividades estratégicas de la empresa, cada una con un costo, a través de las que se puede crear valor para los clientes, estas 9 actividades se dividen en 5 actividades primarias y 4 de apoyo.

Como actividades primarias se consideran, la logística de entrada de materias primas, la transformación de las mismas (producción); la logística de salida (distribución); la comercialización de las ofertas (proceso de ventas) y los servicios anexos a las mismas.

La tarea de la empresa es valorar los costos y rendimientos en cada actividad creadora de valor, así como los costos y rendimientos de los competidores, como puntos de referencia y buscar mejoras. En la medida en que la empresa desarrolle una actividad mejor que la de los competidores, podrá alcanzar una ventaja competitiva.

El éxito de la empresa depende no solo de cómo realiza cada departamento sus tareas, sino también de cómo se coordinan las actividades entre los distintos departamentos. Con demasiada frecuencia los departamentos de las empresas actúan buscando maximizar sus propios intereses en lugar de los intereses de la empresa. Así, el departamento de créditos, puede tomarse mucho tiempo en valorar el riesgo de un cliente potencial, mientras tanto el cliente espera y el vendedor se frustra; el departamento de logística, no envía los productos con la rapidez necesaria, creando barreras que alargan realmente el tiempo de entrega de los productos a los clientes.

La respuesta a este problema se encuentra en poner mas énfasis en facilitar la labor de gestión de los procesos básicos de la empresa, la mayoría de los cuales suponen tareas compartidas y de cooperación. Muchas empresas están reestructurando sus actividades, creando equipos multidisciplinarios para gestionar los procesos centrales.

Procesos

Algunos de los procesos básicos de la empresa son:

Proceso de diseño de nuevos productos

Proceso de gestión de inventarios

Proceso de gestión de pedidos

Proceso de servicio a clientes.

Otros aspectos que son claves en el éxito de las empresas, son:

LA INFRAESTRUCTURA

La infraestructura se refiere a la capacidad que tiene la empresa de responder a compromisos que se hacen con los clientes, estos compromisos se traducen en una promesa básica, que debe ser cumplida, pero no de cualquier forma, hay que hacerlo superando las expectativas de los clientes, y por supuesto superando la competencia.

Dentro de la infraestructura, podemos mirar:

Las oficinas, las cuales deben ser adecuadas según las exigencias del mercado, hay dos públicos para las oficinas, los clientes internos, los cuales deben tener un agradable sitio de trabajo, y los clientes externos, ellos se deben sentir cómodos, confiados, seguros, hay que cuidar los avisos de indicación, la sala de espera, los baños., etc.

Los puntos de venta, estos deben estar de acuerdo con las estrategias de ventas de la compañía, es sabido que en el proceso de ventas hoy se está teniendo en cuanta la parte sensible, de ahí el surgimiento del mercadeo sensorial, está demostrado que un buen punto de venta puede ser la clave para realizar o no una venta.

Sistema de distribución, este sistema debe generar una ventaja competitiva, pues es una clave estratégica para ganar clientes, estos clientes, están valorando por encima de todo, el cumplimiento, la exactitud en la entrega, o sea recibir lo que pidieron, saber con que mercancía cuentan y en que tiempo; en la

actualidad se cuenta con unos buenos sistemas de distribución que se pueden aprovechar para superar las expectativas de los clientes, además que se pueden convertir en una barrea de entrada de nuevos competidores.

La información y la tecnología

La tendencia del mercadeo moderno es hacia las relaciones, o sea el mercadeo uno a uno o mercadeo relacional, y para poder realizar esta forma de mercadeo es fundamental contar con una buena información como arma competitiva.

Por esto las empresas están trabajando fuertemente en la construcción de unas buenas bases de datos, que permitan, a partir del conocimiento que se tenga de los clientes, plantear una relación basada en satisfacer sus necesidades y expectativas.

Para este caso es importante definir tres niveles de información: el nivel básico, que se refiere a los datos elementales de los clientes, como nombre, dirección, teléfono, correo electrónico, etc., esta información es importante, para tener un contacto permanente con los clientes, saber que quiere y como se está modificando a partir de sus experiencias o de contactos con la competencia; hay un segundo nivel, que es la información histórica, a través de la cual sabemos como han sido las compras de los clientes, que referencias son las mas compradas, como es el ciclo de negocios del cliente, cual es la estacionalidad de las compras, etc., esta información es clave, por que a través de ella podemos asesorar a nuestros clientes basados en el conocimiento y experiencia que hemos tenido con el; el tercer nivel es la información estratégica, que consiste en saber hacia donde va el cliente para poder convertirnos en una fuente de su ventaja competitiva o de su total satisfacción, solo a través de esta información podemos garantizar la relación en el largo plazo, objetivo ultimo de mercadeo.

Cultura organizacional

Toda organización hoy debe tener una cultura organizacional fuerte, que es la forma como las personas se desarrollan y construyen relaciones al interior de la empresa, a veces la cultura organizacional es un impedimento para desarrollar acciones que permitan ganarse el mercado, por ejemplo, cuando las personas tienen resistencia a hacer cambios dentro de su métodos de trabajo o la utilización de tecnología que facilite las relaciones, también, cuando al interior de la empresa se crean islas o pequeños grupos que están enfrentados permanentemente y por lo tanto no se pude garantizar una adecuada relación con los clientes.

En la cultura organizacional también se incluye la comunicación, la cual puede ser un vehículo de éxito o un impedimento real para acercarse al mercado; dentro de la comunicación hay que tener en cuanta dos aspectos, el proceso de inducción, capacitación y entrenamiento, el conocimiento de las actividades, funciones y procesos, y de aspectos estratégicos claves en el negocio, com la identificación de clientes, de la competencia, cuales son las circunstancias de del entorno que afectan la empresa, entre otros aspectos.

Dentro de la cultura organizacional también se tiene en cuenta el nivel de conocimiento y puesta en practica de aspectos como: La misión, la visión, los valores corporativas, los objetivos corporativos y en general la definición del negocio.

Mercadeo y ventas

Se pueden definir dos aspectos del mercadeo en las empresas, el primero, es la filosofía de mercadeo, que se refiere al grado de orientación que tiene la compañía hacia satisfacer las necesidades del mercadeo, y el segundo, la mercadotecnia, que es la definición de aspectos claves del mercadeo como la mezcla de mercadeo, en la cual se involucran conceptos como: El producto, la distribución, la definición de precio, la comunicación y promoción de los productos.

En cuanto a las ventas, la definición de métodos y canales de ventas que permitan llegar en mejor forma al mercado y que se pueda garantizar la penetración del mercado, de tal manera que cuando un consumidor desee adquirir o utilizar alguno de los productos de la compañía, los pueda encontrar fácil y satisfactoriamente.

Por ultimo, dentro de la cadena de valor, es importante incluir a los proveedores y distribuidores; los primeros deben ser considerados como aliados estratégicos de la compañía, y por lo tanto debe haber un mayor acercamiento con ellos, y con los segundos, se debe trabajar mas estrechamente, pues determinan el nivel y la calidad de contacto de la empresa con los consumidores finales, por esto hay que desarrollarlos y mejorarlos, para que se conviertan en parte de la imagen corporativa.

En resumen, es importante echarle un vistazo detallado a la organización en su interior, para poder garantizar lo que se llama alineamiento estratégico de la compañía con el mercado, pues a veces, vemos grandes oportunidades, pero no podemos aprovecharlas porque internamente no estamos preparados, o al contrario, podemos ver grandes amenazas, y no podemos hacer nada porque no tenemos fortalecidos ciertos aspectos de la organización.

Como conclusión, se trata entonces de determinar cuales son los puntos fuertes y los débiles de la empresa y ver como cada uno está aportando o impidiendo el cumplimiento de los objetivos corporativos y de mercadeo.

Plan Estratégico en Logística (PEL)

EI objetivo de un PEL es ganar ventajas competitivas, mediante una adecuada satisfacción de los clientes, anticipándose a requerimientos logísticos, y realizando una adecuada gestión de recursos propios y de terceros.

El PEL debe estar incluido en el proceso de planificación de la empresa. Abarca la cadena de suministros des de el sourcing y las adquisiciones, incluyendo la "reconstrucción" del proceso de producción que en una operación globalizada esta cada vez mas segmentado y deslocalizado, hasta la distribución física del producto, su puesta en servicio y la postventa. Un PEL minimiza riesgos en un ambiente cada vez más competitivo y de continuo cambio.

Como Formular un Plan Estratégico en Logística (PEL)

• 1. Definir la Misión

• 2. Caracterizar los Procesos

• 3. Asignar Responsables (o "dueños del proceso")

• 4. Formalizar Procedimientos

• 5. Definir Indicadores de desempeño

• 6. Establecer Mecanismos de Revisión y Adaptación

Un PEL conduce a una reingeniería de la organización y a una mejora continua en los procesos logísticos clave y de soporte. En el diseño del mismo, deben considerarse las restricciones de diferentes contextos: el político y legal; el social y económico; el estado del arte de las innovaciones tecnológicas, y el desempeño de los competidores. Además es necesario enfocarse en las implicaciones logísticas del mercado meta, lo cual implica: conocer y evaluar las necesidades de los consumidores; identificar, seleccionar y evaluar los segmentos meta, y explorar alternativas, formular objetivos y estrategias logísticas para cada canal de comercialización.

Paso a Paso para Diseñar e Instrumentar un PEL

De manera esquemática los pasos para diseñar e instrumentar un PEL son:

• Decision a nivel top management.

• Nombramiento de un líder e integración de un Grupo de Trabajo.

• Análisis de cuestiones corporativas clave en conexión a fortalezas y debilidades del sistema logístico actual en relación a un escenario deseado.

• Definición de variables criticas en relación al servicio al cliente y objetivos en mercado meta.

• Realización de una auditoria de procesos logísticos: interna, externa y benchmarking.

• Análisis de trade off en costa y calidad de servicio.

• Implantación de cambios y de procedimientos para mejora continúa en procesos logísticos.

• Contraste con cuestiones corporativas clave.

• Procedimientos para medir desempeño y revisiones periódicas.

Cuestiones Clave

Antes de entrevistar clientes y personal operativo interno, y aun antes de medir el desempeño logístico, se debe preparar una lista de preguntas que, respondidas correctamente, ayuden a encontrar ventajas competitivas. Por ejemplo:

• 1. ¿Cuáles son las tendencias en segmentación del mercado?

• 2. ¿Cómo es la logística de distribución de competidores?

• 3. ¿Cuáles deberían ser los niveles de servicio al cliente para tener una ventaja competitiva?

• 4. ¿Cuál debería ser la posición proactiva de la empresa sobre los agentes en el canal de comercialización para reducir costos logísticos?

• 5. ¿Cuáles son las oportunidades para la reducción de costos logísticos en canales de comercialización: procesamiento de pedidos, almacenamiento centralizado / descentralizado / jerarquizado, gestión de transporte, manejo de ordenes pequeñas, nivel de inversión en activos propios para la operación logística, manejo de información…?

• 6. ¿Qué oportunidades existen de consolidación de operaciones entre diferentes unidades de negocio de la empresa?

• 7. ¿Cómo es la interfase de la organización en logística con las de manufactura, marketing y finanzas?

Identificación de Variables Críticas

Una vez identificadas las preguntas clave se deben especificar variables críticas para realizar medidas de desempeño; pueden agruparse en 4 grandes categorías:

Efectividad del servicio al cliente

• tiempo del ciclo del pedido

• ratio de pedidos atendidos

• ratio de pedidos atendidos consistentes

• respuesta a reclamaciones

• capacidad para ajustar cantidades de un pedido

• capacidad para interactuar con programación de la producción

• capacidad para sustituir con base en el mix

Eficiencia en costos logísticos según procesos clave y de soporte

• transporte

• almacenes

• gestión de inventarios

• planeación y programación de la producción

• compras y suministros

• procesamiento de pedidos

• Nivel de utilización de activos

• inventarios

• instalaciones para almacenamiento

• equipo propio para manipulación

• flota de vehículos propia equipo para captación y procesamiento de información, y para actuar con base en ésta

Mejores prácticas logísticas de referencia en competidores líderes

• en particular, desempeño en relación a nivel de servicio al cliente y calidad, así como en utilización de activos

Auditoria Interna

Se realiza mediante entrevistas directas, profundas dentro de la organización y con el estudio de documentación interna para caracterizar los procesos logísticos. Se recomienda preparar entrevistas que analicen específicamente cada uno de los siguientes procesos:

• servicio al cliente y procesamiento de pedidos

• transporte

• gestión y planeación de inventarios

• operaciones en almacenamiento

• planeación y programación de la producción

• sourcing y compras

• finanzas y control contable

• procesamiento de información

Auditoría Externa

Se realiza mediante entrevistas directas dentro y fuera de la organización, así como el estudio de documentación interna y externa para caracterizar procesos logísticos integrados en el contexto de estudios de caso en relación a clientes lideres y / o agentes en canales de comercialización alternativos.

El énfasis de la Auditoría Externa debe ser puesto en:

• definir las características actuales y realizar una medición del desempeño

• formular las características deseadas y aquellas por las que el cliente / agente esta dispuesto a pagar

• identificación de las mejores practicas logísticas de referencia de los competidores

Benchmarking

Consiste en la exploración, la caracterización y el análisis de las mejores practicas logísticas de referencia (en el mismo mercado, en otros mercados, en el mismo sector industrial, en otros sectores industriales…) para procesos logísticos clave, con particular énfasis en aspectos tecnológicos, y en tendencias en outsourcing, así como la formulación de una estrategia para implantarlas.

Realizar un benchmarking para establecer un PEL no es sencillo, y no es algo en el que las empresas tengan una gran experiencia. Las alternativas para realizarlo son:

• usar recursos propios (por ejemplo estableciendo un team en distribución estratégica)

• participar en Grupos de Trabajo y / o Talleres organizados por asociaciones profesionales (CLM,etc) y / o instituciones académicas (Centros de Innovación en Management Logístico, etc.)

• contratar consultoras externas

• una combinación de las anteriores

Estructura de la formulación del PEL

El PEL empieza con el servicio al cliente, y continúa con metas y estrategias.

El desarrollo de una estrategia logística involucra 10 áreas clave:

• 1. Servicio al cliente

• 2. Diseño del canal

• 3. Estrategia de la red

• 4. Diseño y operaciones de

• 5. Almacenes

• 6. Gestión de transporte

• 7. Gestión de materiales

• 8. Sistemas de información

• 9. Políticas y procedimientos

• 10. Instalaciones y equipo

• 11. Gestión de organización y cambio

¿Por que el benchmarking?

Nadie duda que en el siglo XXI las empresas deben:

• Controlar todas las condiciones necesarias para realmente ofrecer y mantener la calidad de servicio esperada por los clientes.

• Reorganizar sus procesos y rediseñar estrategias competitivas globales para responder alas demandas de la competencia internacional.

• Formar redes estratégicas de recursos para adquirir conocimientos, materiales y servicios con la velocidad y la flexibilidad necesarias para responder a las oportunidades del mercado.

• Identificar los mas altos estándares de excelencia para productos, servicios y / o procesos y realizar las mejoras necesarias en procesos propios para alcanzar estos estándares, comúnmente llamados mejores prácticas.

• Y establecer programas de mejoramiento continuo que conduzcan a un desempeño de clase mundial. El establecimiento de estos programas, trae consigo otras dificultades vinculadas a:

• la identificación de sus puntos fuertes y débiles mediante la evaluación de una manera precisa y correcta de su nivel de desempeño actual;

• la definición de sus objetivos de mejoramiento de desempeño, de tal manera que sean creíbles, accesibles y coherentes can los objetivos globales de la empresa;

• la selección de entre los objetivos potenciales de mejoramiento, aquellos que tienen priori dad;

• la planeación de estas acciones a largo plazo, manteniendo una visión global de las acciones como un todo para asegurar su coherencia;

• la evaluación de los cambios organizacionales como un resultado de las acciones realizadas; y

• la determinación de las mejores prácticas y métodos asociados con la implementación de estas acciones.

Entre los enfoques que pueden ayudar alas empresas a superar esas dificultades y mejorar su desempeño, el benchmarking es considerado como una de las herramientas de management más eficientes y efectivas. El benchmarking se enfoca a prácticas en los procesos. Una práctica es la forma de realizar un trabajo. Las prácticas son los aspectos mas visibles de cualquier proceso porque involucra lo que la gente hace. Para que una empresa sea de clase mundial, sus prácticas presentan un desempeño superior a través de un amplio rango de situaciones empresariales. Las mejores practicas reflejan el conocimiento de cómo un trabajo especifico puede ser realizado de manera superior; raramente suceden por casualidad o accidente; son conducidas por la calidad y representan una conducta aprendida, par lo que su contenido y características pueden ser medidos y transferidos. Las mejores prácticas pueden ser identificadas, medidas y emuladas. Las firmas pueden, y de hecho lo hacen, estudiar las prácticas de otros, tanto dentro como fuera de su industria y adoptar elementos relevantes en su propio ambiente de trabajo.

Así, la identificación y adopción de mejores prácticas logísticas representa un verdadero reto, ya que se requiere de un conjunto de medidas de desempeño que permita identificar todos aquellos aspectos relevantes en la ejecución de las prácticas logísticas, y asegurar la posibilidad de comparación de las prácticas.

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.

Por medio del siguiente trabajo se darán a conocer algunos conceptos básicos de todo lo relacionado a los Inventarios en una empresa, métodos, sistema y control.

La Organización

THE CYBER SHOP es una empresa destinada a procurarle al cliente y a su familia la mejor navegación asistida en Internet, en la cual tendrán el mayor número de alternativas para que puedan aprovechar al máximo el tiempo durante el cual estén en nuestro local.

Tendremos presentes ante esta compañía las siguientes metas o fines:

1-. Excelencia y eficacia a nivel de servicios

2-. Precios competitivos.

3-. Instruir al público visitante.

4-. Brindar soluciones a sus inquietudes (clientes) a nivel de computación e informática.

5-. Abrir las puertas del mundo de las comunicaciones (Internet) a nuestros clientes.

Misión.-

Planes Principales-. Estos se refieren a aquellos planes que se pondrán en marcha desde el establecimiento de la compañía. Entre estos tenemos:

1-. Prestar servicio de navegación en Internet (por hora).

2-. Utilización de recursos para la realización de trabajos personales y entretenimiento.

3-. Venta de accesorios y consumibles de acuerdo a las necesidades del cliente.

4-. Prestar servicios de digitalización, copiado, impresión, etc…

5-. Venta de refrigerios y comida con el fin de que el cliente se sienta cómodo y a gusto en nuestro local.

6-.Ofrecimiento de cursos de computación a nivel de principiantes, avanzado y experto.

7-.Ya que nuestro fuerte es Internet, brindar:

a) Publicidad a páginas Web.

b) Creación de páginas Web por medio de diseñadores gráficos a contratar, logos, papelería, etc…

8-. Venta de programas (software), revistas, textos relacionados a la computación e informática.

Al no conseguir nuestros propósitos (manutención independiente de la empresa) por medio de estos planes se pondrán en marcha los siguiente Planes Alternativos:

1-. Encartes, volanteo: con la entrega del volante el cliente tendrá una hora gratis.

2-.Promociones. Happy hours: horario a convenir, en las horas donde hay poca clientela el cual se maneja de la siguiente forma:

• Si el cliente llega en las horas comprendidas del happy hour se le dará algún descuento especial.

• En caso de lluvia tendrá un 2 x 1, es decir, paga 2 horas y le regalamos una.

Visión.-

Nuestra visión como empresa la podemos resumir en:

• Crear salas de navegación en Internet con un estilo diferente y muy por encima de los ya conocidos Cyber cafés.

• Llevar este al desarrollo máximo, hasta el punto de convertirlo en una nueva manera de disfrutar la Web tanto para el entretenimiento, como para el estudio y/o trabajo.

• Expandir el proyecto hacia la franquicia, de esta manera no estaremos solos en el demostramiento de la diferencia de estilo.

• Prestar servicios de venta de consumibles para aquellos que disfrutan de nuestros principales servicios (Internet) en su casa o trabajo.

Desarrollo del tema

¿Qué son los inventarios?

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:

• Inventario (inicial)

• Compras

• Devoluciones en compra

• Gastos de compras

• Ventas

• Devoluciones en ventas

• Mercancías en tránsito

• Mercancías en consignación

• Inventario (final)

El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el período contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el período contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Perdidas directamente.

En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante el período contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Pérdidas o Costo de Ventas.Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras.

Los gastos ocasionados por las compras de mercancías deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.

Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que fueron compradas con éste fin. Por otro lado también tenemos Devoluciones en Venta, la cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías que la empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancías en Tránsito.

Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercancía en Consignación, que no es más que la cuenta que reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en "consignación", sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.

El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el período contable y corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período.

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.

Funciones De Los Inventarios

Algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario de manufactura en proceso es inevitable. Al momento de llevar a cabo el recuento del inventario, parte de él estará en las máquinas otra parte estará en la fase de traslado de una máquina a otra, o en tránsito del almacén de materias primas a la línea de producción o de ésta, al almacén de artículos terminados. Si vamos a tener producción es inevitable tener inventarios en proceso. Sin embargo, frecuentemente podemos minimizar este inventario mediante una mejor programación de la producción, o bien mediante una organización más eficiente de la línea de producción, o bien mediante una organización más eficiente de la línea de producción. Como una alternativa, podríamos pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal manera que la carga de llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista. En ocasiones conviene acumular inventario en proceso para evitar problemas relacionados con la programación y planeación de la producción. Si se trata de una política bien pensada, esta bien; sin embargo frecuentemente resulta ser un camino fácil para obviar una tarea difícil.

El resto del inventario que se tenga en accesorios, materias primas, artículos en proceso y artículos terminados simplemente se mantiene por una razón básica. Principalmente se tiene inventarios porque nos permite realizar las funciones de compras, producción y ventas a distintos niveles.

Planificación De Las Políticas De Inventario

En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa. Cada función tiene a generar demandas de inventario diferente y a menudo incongruente:

Ventas.- Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias del mercado.

Producción.- se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricación; y un colchón permisiblemente grande de inventarios de productos terminados facilita niveles de producción estables.

Compras.- las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general.

Financiación.- los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión (corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios (almacenamiento, antigüedad, riesgos, etc.).

Los propósitos de las políticas de inventarios deben ser:

1.- Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios.

2.- A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo planificado.

Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y producción

(Alto costo por falta de existencia).

Las Funciones Que Efectúa El Inventario

¿Que funciones cumple el Inventario?

En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra manera no existiría. En fabricación, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina a maquina y que estas se preparen para producir una sola parte.

Funciones:

• Eliminación de irregularidades en la oferta

• Compra o producción en lotes o tandas

• Permitir a la organización manejar materiales perecederos

• Almacenamiento de mano de obra

Decisiones sobre inventario:

Hay dos decisiones básicas de inventario que los gerentes deben hacer cuando intentan llevar a cabo las funciones de inventario recién revisadas. Estas dos decisiones se hacen para cada artículo en el inventario:

1.- Que cantidad de un artículo ordenar cuando el inventario de ese ítem se va a reabastecer.

2.- Cuando reabastecer el inventario de ese artículo.

Tipos De Inventario

Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.

Inventario Intermitente: Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre al, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte.

Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.

Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.

Inventario Físico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.

Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos.

Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases, a saber:

• Manejo de inventarios (preparativos)

• Identificación

• Instrucción

• Adiestramiento

Inventario Mixto: Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular.

Inventario de Productos Terminados: Todas las mercancías que un fabricante ha producido para vender a sus clientes.

Inventario en Transito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.

Inventario de Materia Prima: Representan existencias de los insumos básicos de materiales que abran de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía.

Inventario en Proceso: Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventario en proceso.

Inventario en Consignación: Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título de propiedad lo conserva el vendedor.

Inventario Máximo: Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un nivel de inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la variación del excedente es: X >Imax.

Inventario Mínimo: Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.

Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.

Inventario en Línea: Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción.

Inventario Agregado: Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario, los artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica, etc.

Inventario en Cuarentena: Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u otros.

Inventario de Previsión: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.

Inventario de Seguridad: Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.

Inventario de Mercaderías: Son las mercaderías que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento determinado.

Inventario de Fluctuación: Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.

Inventario de Anticipación: Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de promoción comercial o aun periodo de cierre de planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción.

Inventario de Lote o de tamaño de lote: Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artículos adquiridos.

Inventario Estaciónales: Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir mas económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de producción de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente.

Inventario Intermitente: Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable.

Inventario Permanente: Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks.

Inventario Cíclico: Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.