Departamentalización Agrupamiento de las actividades que realiza la organización en unidades, áreas o departamentos bajo criterios homogéneos, lógicos y consistentes, con el objetivo de obtener mejores resultados en conjunto que el que se podría obtener si las tareas estuviesen dispersas.
Tipos de Departamentalización Por función Por procesos de trabajo Por conocimientos y destrezas Por tiempo Por producto y servicio Por cliente Por zona geográfica
Departamentalización por función agrupamiento de las actividades teniendo en cuenta las funciones básicas desarrolladas por la organización. Se consideran funciones básicas: compras, ventas, producción, comercialización, finanzas, administración, etc.
Departamentalización por proceso de trabajo Tiene en cuenta las actividades secuenciales necesarias para la elaboración de un bien determinado, o la prestación de un servicio
Departamentalización por conocimiento y destreza tienen en cuenta los conocimientos y habilidades especiales que sus miembros traen al cargo Ejemplo: hospitales
Departamentalización por tiempo Se suelen agrupar a las actividades según los ciclos de tiempo en que los empleados deberán desarrollar sus actividades Ejemplo: empresas de servicios
Departamentalización por producto y servicio organizaciones con producción de bienes y servicios diversificados que agrupan sus actividades en torno al producto o servicio que ofrecen Ejemplo: gerencia de producción: diarios, revistas, libros
Departamentalización por cliente es el que llevan adelante aquellas organizaciones que establecen relaciones con distintas clases de clientes, ya sea porque algunos compren por mayor, otros por menor, sean hombres, mujeres, niños, del interior, del exterior, etc.
Departamentalización por lugar o zona geográfica se realiza teniendo en cuenta los lugares en los que opera la organización
Según Mintzberg Agrupamiento de mercado: incluyendo las bases de producto o servicios, clientes y lugar o zona geográfica. Esta base de agrupamiento tiene en cuenta los fines, es decir las características de los mercados esenciales servidos por la organización. Agrupamiento funcional: incluyendo las bases de función, procesos, conocimientos y destrezas. Esta base de agrupamiento tiene en cuenta los medios que usa la organización para producir sus bienes o servicios.
Jerarquía "La jerarquía es el orden o grado de autoridad y responsabilidad de los miembros de la organización" Tres niveles: Superior o Estratégico Medio o Gerencial Inferior u Operativo
Nivel Superior o Estratégico Realiza las actividades necesarias para determinar los objetivos, políticas, metas, la vinculación con el entorno organizacional para establecer las mejores estrategias y finalmente, para mantener el funcionamiento de la organización como una unidad integrada
Nivel Medio o Gerencial Efectúa el planeamiento, gestión y control de un aspecto específico de las actividades totales de la organización Funciones: coordinación de su unidad con las demás, definición de objetivos, metas y estrategias particulares de su unidad, asignar recursos a su unidad y emitir información correspondiente a su área.
Nivel Inferior u Operativo Es aquel en el que las actividades resultan ser finales, ya que no hay más subordinados y finaliza la descomposición de tareas. Aquí se realizan las tareas rutinarias de la organización ya sean físicas (fabricación, manufacturas, distribución, etc.) o administrativas
Aspectos a considerar (1) La cantidad total de niveles dependerá del alcance del control de los gerentes y jefes, es decir del número de tareas que éstos pueden supervisar con efectividad. La cantidad de personas agrupadas en cada unidad, esta en relación con el mecanismo de coordinación utilizado. Cuando amplitud de control es menor, o sea las unidades son pequeñas, se corresponde una mayor cantidad de niveles y por lo tanto son estructuras altas.
Aspectos a considerar (2) Fuera de la jerarquía Mintzberg distingue dos staff:
staff de apoyo: contribuye con la organización fuera del flujo de trabajo de operaciones, por ejemplo un asesor legal, la biblioteca en una escuela, el sector de maestranza.
tecnoestructura que reúne a los analistas que se ocupan de la estandarización de la organización para ir adaptándola a los cambios que se generan en las preferencias de los clientes, las nuevas tecnologías, nuevas normativas gubernamentales.
Coordinación de las Tareas El ajuste mutuo logra la coordinación del trabajo mediante el proceso de comunicación informal. Las partes se comunican por gestos, miradas, conocen el trabajo que realizan y se autocontrolan. Se puede utilizar tanto para trabajos complejos, por ejemplo, en un laboratorio químico, donde cada uno sabe cuándo tiene que actuar; por el conocimiento que domina; como en trabajos simples, por ejemplo, cuando dos personas están pintando una habitación, con una simple mirada saben por dónde tienen que continuar su tarea. El ajuste mutuo en trabajos complejos favorece la descentralización, permitiendo una mejor adaptación al contexto. En este caso desaparece la unidad de mando y aparecen conjuntamente los agrupamientos funcional y de mercado. Tenemos una estructura orgánica que responde al tipo llamado adhocracia.
Coordinación de las Tareas (2) La supervisión directa logra la coordinación a través de una persona que toma la responsabilidad por el trabajo de otras, emitiendo instrucciones para ellas y supervisando sus acciones. En este caso hay comunicación formal entre las partes, y el control lo ejerce otra persona. Por ejemplo, cuando el jefe de producción de una sección delega en sus subordinados la realización de un trabajo. El superior es el responsable de que el trabajo este o no bien realizado, y es quien ejerce el control.
La supervisión directa favorece la centralización, permitiendo una mejor adaptación al contexto, mientras la organización es pequeña. El agrupamiento que predomina es el funcional. Tendremos una estructura orgánica que responde al tipo llamado estructura simple o empresarial.
Coordinación de las Tareas (3) Estandarizar es unificar los medios y elementos de producción con el objeto de crear tipos uniformes de productos. Hay tres tipos de estandarización:
La estandarización de los procesos La estandarización de productos o resultados La estandarización de las destrezas o habilidades La estandarización por reglas
Los mecanismos de coordinación no son excluyentes unos de otros, sino que se complementan entre sí. Puede haber estandarización de destrezas y ajuste mutuo conjuntamente, combinado con supervisión directa.
Coordinación de las Tareas (3a) La estandarización de los procesos de trabajo que se produce cuando los contenidos del mismo están especificados o programados con anterioridad. La estandarización de los procesos favorece la centralización, se delega tan sólo el diseño de los procesos a la tecnoestructura y el poder de decisión permanece en la cumbre. El agrupamiento que predomina es el funcional. Tenemos una estructura burocrática que responde al tipo llamado burocracia mecánica.
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