En todo negocio se deben tomar decisiones sobre la forma en que se van a distribuir los recursos de la empresa. Para ello, es necesario contar con información financiera, útil, confiable y oportuna.
La contabilidad, como técnica que organiza todas las operaciones que se realizan en un negocio, expresándolas en términos monetarios nos proporciona información financiera muy valiosa para tomar decisiones; razón por la cual el objetivo de la contabilidad es generar y comunicar información útil para la toma de decisiones oportuna de los diferentes usuarios de la misma.
Necesidad de la contabilidad
Una empresa es un conjunto de recursos materiales, técnicos, humanos y económicos bajo una organización determinada, encaminados a la consecución de uno o más fines comunes.
Los fines de las empresas son múltiples y entre ellos podemos mencionar los siguientes:
a) Maximizar utilidades
b) Proporcionar un servicio a la sociedad
c) Difundir la cultura
d) Aumentar su participación en el mercado
e) Garantizar la salud social, etc.
Tal y como lo menciona el Contador Gerardo Guajardo Cantú en su libro Contabilidad Financiera: "Sin la información proporcionada por la contabilidad sería punto menos que imposible tomar las siguientes decisiones:
2. ¿A qué precio es conveniente comprar la materia prima?
3. ¿Cuánto cuesta lo que vendo?
4. ¿Cuánto gasto para vender?
5. ¿Cuánto es el costo de administración?
6. ¿Cuánto cuesta el dinero que se pidió prestado?
7. ¿Cuánto debo pagar por los recursos que necesito adquirir?
8. ¿Cuánto se supone que deben generar como rendimiento dichos recursos?
9. ¿Cuánto dinero, si es necesario debo pedir prestado?
10. ¿Qué capacidad de pago puedo tener?
11. ¿Cuánto está ganando o perdiendo la empresa?
12. ¿Cuál opción de financiamiento es la más conveniente?
13. ¿Cuánto se puede repartir de utilidades a los accionistas?
14. ¿Cuál es la situación financiera de la compañía?
Las personas que dirigen a la empresa deben de tomar una serie de decisiones con respecto a ésta. Dichas decisiones son realizadas con base en información, y es precisamente la contabilidad una de las fuentes de información más importantes.
Algunos de los usuarios interesados en la información generada por la contabilidad pueden ser:
a) Accionistas o dueños del negocio
b) Empleados del negocio
c) Clientes
d) Proveedores
e) Instituciones financieras
f) Gobierno.
La contabilidad financiera es útil para muy diversos fines, y el principal de ellos es el de proporcionar información para la TOMA DE DECISIONES, pero además también ayuda para:
1. Llevar un registro en forma clara y precisa de todas las operaciones realizadas en el negocio
2. Controlar todo lo relacionado con la entidad
Ejercicio o período contable
Los papeles con la información financiera que la contabilidad produce, se conocen como ESTADOS FINANCIEROS. Estos se preparan cada año y por eso la vida de todos los negocios se divide en 12 meses, y normalmente concuerdan con el año natural. A cada año de vida del negocio se le conoce como EJERCICIO O PERIODO CONTABLE.
Cada mes hay que preparar los Estados financieros para conocer cómo va el negocio y se cierra cada ciclo de la actividad normal del negocio con el Ejercicio Contable.
Principales estados financieros
Los tres estados financieros principales son:
1. Balance general o estado de situación financiera. Dicho estado contesta tres preguntas:
¿Cuánto tengo?……………………………………….Activo
¿Cuánto debo? ……………………………………….Pasivo
¿Cuánto han invertido los dueños?…………….Capital Contable
Es decir, el Balance General muestra la situación financiera de la empresa en una fecha determinada.
2. El Estado de Resultados o Estado de Perdidas y Ganancias contesta a la pregunta: ¿Cuánto he ganado o perdido?, y nos muestra el Resultado de Operación de la empresa en un período determinado. En términos generales, se dice que el Resultado es la diferencia de los ingresos menos los gastos.
Ingresos………………………(Cuánto vendí)
Menos:
Costos…………………………(Cuánto me costó el producto)
Gastos…………………………(Cuánto gaste)
Resultado…………………….(Cuánto gane o perdí)
3. Estado de Cambios en la Situación Financiera con base en Efectivo. Muestra de dónde obtuvo el negocio los recursos y cómo los usaste, para conocer así lo que te quedo de efectivo.
Cómo se integra la situación financiera del negocio
Para conocer tu situación financiera, tienes que saber de dónde obtuviste el dinero del negocio y qué hiciste con ese dinero. Un negocio puede obtener recursos (dinero o bienes) de.
Las aportaciones que realicen los dueños a la empresa (Capital social o patrimonio)
Los resultados que obtenga la empresa, es decir, de la diferencia de los ingresos menos los gastos (utilidad)
Personas que prestan a la empresa (pasivo)
Ahora bien, la empresa puede aplicar esos recursos a abrir una cuenta de cheques, comprar materia prima, adquirir un terreno, pagar sueldos, etc. El activo te dice en dónde se tienen todos los recursos que ha obtenido el negocio, es decir, todo aquello que es propiedad del negocio.
De la figura anterior se obtiene la siguiente ecuación contable:
Activo = Pasivo + Capital Contable
En donde:
Capital Contable = Capital Social + – Resultados de la empresa
Más cuando es ganancia y menos cuando es pérdida
La estructura básica de la contabilidad en todos los negocios es sencilla. Existen varios conceptos, definiciones, clasificaciones que rigen las partes de un sistema contable, y que es necesario conocer para entender cómo se relacionan entre sí y cómo trabajan en conjunto.
Un sistema de contabilidad guarda semejanza con la construcción de una casa. Es difícil imaginarse una casa terminada con sólo ver los planos. Sin embargo, si se siguen con cuidado todas las especificaciones del proyecto, puedes hacerte una idea de cómo está construida.
Un Sistema de Contabilidad bien elaborado consta de cinco clasificaciones básicas:
1. Activo
2. Pasivo
3. Capital
4. Ingresos
5. Gastos
¿De qué soy dueño?
Todo aquello que le pertenece al negocio se conoce como Activo, por lo que entenderemos como:
Activo, el conjunto de valores, bienes, servicios y derechos que son propiedad de la empresa.
No es lo mismo para tu negocio ser propietario de un terreno que tener dinero en el banco, del dinero puedo disponer de inmediato, mientras que del terreno no sé cuando lo pueda vender.
Los Activos se clasifican de acuerdo con su grado de disponibilidad para convertirse en dinero. Así, tenemos las siguientes clasificaciones:
Circulante
Fijo
Diferido
Otros Activos
Activo Circulante. Lo forman todos aquellos valores que son dinero, o fácilmente convertibles en dinero (máximo un año), por ejemplo:
Cuenta |
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Activo fijo. El activo fijo es la segunda clasificación del Activo y lo forman los bienes que se adquieren para utilizarlos en las actividades propias del negocio y que son necesarias para transformar, vender o distribuir los productos, como ejemplo tenemos:
Terreno
Edificio
Maquinaría y equipo
Mobiliario y equipo
Equipo de Cómputo
Equipo de transporte
Autor:
L.C. y M.C. Miguel Ángel Bolaños Moreno