La Planificación de Eventos desde una perspectiva Gerencial

2. Los tipos de planes y los eventos.
3. El proceso de planificación.
4. Captación, clasificación y selección de informaciones.
5. Elaboración del plan modelo definitivo.
6. Bibliografía consultada.

Resumen:

Una de la formas de comunicación en cualquier institución, es la realización de eventos. Realizar un evento con éxito requiere una acertada planificación por parte de quienes dirigen esta actividad organizacional. Este trabajo contiene, desde el punto de vista de la gerencia de un evento y teniendo en cuenta las cuatro funciones que componen el ciclo administrativo, algunos aspectos a tener en cuenta por parte de los directivos, en la planificación, independientemente de los tipos de planes y de las diferentes clasificaciones otorgadas a los eventos como actividad organizacional. También se exponen algunos principios importantes a tener en cuenta en el proceso de planificación.

"Se alcanza el éxito convirtiendo cada paso en una

meta y cada meta en un paso"

(C.C. Cortez).

La realización de un evento por parte de una institución u organización constituye un espacio para establecer una comunicación más directa y efectiva tanto con su público interno como el externo, siempre sobre la base de un objetivo a alcanzar.

Independientemente de las clasificaciones o peculiaridades propias de los eventos (forma de organización, alcance, temática.) existen elementos comunes o generales en el desempeño que deben de asumir sus organizadores. Esos elementos comunes lo constituyen las funciones que conforman el ciclo administrativo y que convencionalmente hemos denominado: Planificación ( se determinan los objetivos y los medios para alcanzarlos), Organización (divide e integra el trabajo y se establecen las relaciones y jerarquía), Mando (activa y asegura el funcionamiento del sistema organizativo) y Control (determina si las tareas se comportan según lo previsto, detecta reales y posibles desviaciones y; alerta para corregirlas o evitarlas).

Estas funciones directivas que conforman el contenido de la Dirección como actividad de las ciencias Sociales tienen un carácter cíclico e interactivo de ahí que conforman un sistema, propiciando un conjunto de acciones que brindan como resultado una situación deseada.

Una sola de estas funciones puede descomponerse a su vez, en el resto de los otros tres elementos, lo que significa que también puede ser estudiada como un ciclo en si y además como un sistema con todas sus particularidades. Es decir, La planificación constituye un proceso, que se organiza, se dirige y se controla.

Es considerada la función más importante del ciclo directivo, hay estudiosos que la asocian a la locomotora que conduce un tren de actividades organizativas, de dirección y de control.

¿En qué consiste la planificación como función directiva? : En determinar con anticipación los objetivos tendentes a satisfacer definidas necesidades, así como señalar las actividades o tareas que deben realizarse y los recursos que se requieren para poder alcanzar los objetivos propuestos en un tiempo también determinado.[1] Un autor, a modo más sintético, sostiene que planificar es establecer las metas correctas y después elegir los medios correctos para lograr dichas metas.[2]

Es necesario destacar que el proceso de planificación de un evento establece un esfuerzo coordinado, esto quiere decir que se debe crear un grupo por lo general denominado Comité Organizador, las personas que conformarán este grupo deben reunir ciertas competencias como: talento organizativo, comunicativo, directivo, humanístico; una actitud creativa y pro-activa, tanto desde un enfoque ejecutivo como ejecutor, con una amplia autoridad, habilidades para negociar, etc. El comité organizador junto a su responsable principal es el encargado de llevar a cabo la planificación, la organización, la dirección y el control de cada acción relacionada al evento.

Otro elemento importante a considerarse lo constituyen las razones del por qué la planificación del evento:

• Concentrar la atención en los objetivos.

• Reducir la incertidumbre y el cambio.

• Posibilitar la operación económica.

• Ayudar a los directivos a controlar.

El esfuerzo coordinado que se requiere, proporciona orientación al responsable y al resto del comité organizador designado. Cuando todos los que están involucrados sepan hacia donde deben dirigirse y que es lo que deben aportar para lograr la realización exitosa del evento que se planifica, pueden empezar a organizar sus actividades, a cooperar y trabajar en equipo.