Sistemas de prevención

Enviado por mlefcovich

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1. Introducción

De muy poco sirve hablar de prevención sin saber claramente que significa ello, y menos aún sin tener una idea de como hacerla factible. El objetivo fundamental de este trabajo es exponer acerca de ello, tratando de ser eminentemente práctico a los efectos de permitir a sus lectores poner en práctica los sistemas que se han de exponer en vuestras organizaciones o sectores.

Cuestiones vinculadas con lo económico, con la seguridad y con la ética, obligan a hacer de la práctica de la prevención, y de las actividades a ellas conducentes, ser una obligación, y por tal motivo generar un pensamiento plenamente enfocado a tal objetivo.

Prevenir implica preparar con anticipación a los efectos de impedir un daño. Implica desde un punto de vista mental prever un riesgo, daño o peligro a los efectos de tomar o adoptar las medidas necesarias para evitar su concreción.

El prevenir o prever implica una inclinación mental a tomar conciencia de los peligros o daños que acechan una determinada actividad, sabiendo que deben implementarse medidas tendientes evitar su ocurrencia.

Dentro de esta prevención es fundamental evitar la ocurrencia de daños, pero muchas veces el accionar puede estar enfocado a impedir mayor daños o bien reducir éstos a su mínima expresión, una vez generado determinados avisos.

Ahora bien estamos hablando de daños vinculados a:

Fallas en los procesos
Fallas o falencias en los productos o servicios
Falencias en los controles internos
Accidentes
Daños ecológicos o al medio ambiente
Enfermedades laborales
Fraudes internos o externos
Daños por factores climáticos o naturales
Accidentes o daños provocados por el uso de los productos o servicios
Cuestiones de seguridad
Daños en instalaciones, máquinas y equipos

Hoy más que nunca antes, el peligro del terrorismo, los daños a los sistemas de cómputos, las estafas millonarias, los accidentes, los daños medioambientales y otros muchos, originan pérdidas que pueden poner en peligro o en riesgo de continuidad a la empresa. Evitar que ello ocurra es responsabilidad fundamental de los directivos, pero también deben prestar atención a ello los demás integrantes o miembros de las corporaciones. Al respecto el personal no puede decir: "son los directivos quienes tienen la obligación de prevenir". Deben participar todos en la prevención, general y específica de su área o actividad, pero le cabe a los máximos directivos de la organización fijar las políticas y estrategias conducentes a la defensa patrimonial de la institución.

2. Los sistemas de prevención como métodos de mejora continua

La detección de riesgos y su posterior prevención de manera sistemática constituye una de las más eficaces formas de mejora continua. Así pues si se enfoca a una determinada área, proceso, actividad, producto o servicio, es posible descubrir a tiempo los posibles riesgos que le son inherentes, procediendo a posteriori a generar medidas conducentes a evitar la ocurrencia de tales riesgos o defecciones.

Debemos tener siempre presente que las situaciones están en permanente o continuo cambio, razón por la cual debemos también revisar los riesgos a la luz de las nuevas circunstancias, acompañando ello de nuevas prevenciones.

Es muy importante en dicho seguimiento, monitorear las informaciones acerca de las pérdidas o problemas que han tenido lugar en otras empresas o procesos, para luego tomar las acciones necesarias con el fin de actualizar, mejorar y reestructurar las medidas defensivas.

3. Análisis Negativo

Mucho se habla de prevención, pero muy pocos saben realmente como hacerla factible. Otros dicen: "la prevención es posible, ¿pero cómo se lleva a cabo?".

Para los que no creen en la posibilidad de prevenir, y para los que sí creen en ella pero desconocen como hacerla factible, es que se ha creado la metodología del análisis negativo.

Llamará fuertemente la atención el nombre de éste método, pues bien la razón de su denominación deriva de centrarse en pensar acerca de que puede salir mal, y a partir de ello generar creativamente o bien investigar formas de evitar la ocurrencia de estos sucesos.

Para hacer ello realidad, hay una manera de trabajar, pensar y determinadas reglas a cumplir. El objetivo de este trabajo es mostrar que la prevención es factible, que existen métodos y como ellos pueden hacerse realidad.

Para el caso del análisis negativo podemos dar como ejemplo un caso vinculado con la calidad o temas de seguridad. Por ejemplo en un sanatorio la posibilidad de confundirse de frascos por su similitud, y el riesgo de realizar aplicaciones incorrectas. Sí ello puede tener lugar, las preguntas son: ¿cómo evitarlo? ¿qué puede hacerse para que tal accidente o error no tenga lugar?

El análisis negativo puede ser aplicado a temas de calidad, como de seguridad, mantenimiento, funcionamiento de procesos. Y tratándose de calidad o seguridad, hablamos tanto de productos y servicios, como de procesos internos en todas y cada una de las áreas o actividades de la organización.

Su metodología

Si queremos prevenir un suceso negativo, bueno y necesario será pensar en ello. Lo primero y fundamental es tomar conciencia de los diversos tipos de riesgos, pues sin conciencia de ello no habrá una motivación y real interés en adoptar actitudes preventivas.

Lamentablemente, y cuesta entenderlo, la gran mayoría de los profesionales, directivos, empresarios, y funcionarios públicos entre otros no toman o tienen real conciencia de los diversos riesgos que cada actividad lleva consigo, no adoptando consecuentemente las medidas requeridas para evitar que éstas tengan lugar. Más aún, ni siquiera se tienen previstas acciones que con carácter reactivo permitan hacer frente a un fallo o accidente.

Si bien el análisis negativo sirve también para adoptar medidas reactivas, su enfoque está centrado en evitar con carácter preventivo la ocurrencia de un falla, accidente o desperdicio, entre otros males que puedan tener lugar durante el desarrollo de las actividades empresariales.

Para pensar en ello lo mejor es hacerlo de manera grupal con la inclusión de personas propias de los sectores y procesos, como con profesionales o colaboradores de fuera de la empresa. Estos externos permiten ampliar la óptica y ver con otros ojos y paradigmas los procesos, actividades, productos y servicios de la empresa.

Todo el personal como así también los directivos tienen la obligación de participar de tales reuniones. El Análisis Negativo debe ejecutarse en todas las áreas y procesos de la organización.

Reunido el grupo, lo mejor es trabajar sobre la base de lo que se da en llamar "Tormenta o lluvia de ideas". Lo bueno de ello es incrementar las experiencias, ideas y conocimientos, cruzar y fomentar nuevas perspectivas sobre la base del cruce de opiniones, además de volcarse riesgos detectados por unos y soluciones detectadas por otros.

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