Manual de normas y procedimientos para la unidad central de servicio comunitario UNEXPO (página 2)

El Área de Ejecución de Proyectos de Servicio Comunitario, es el área fundamental de la Unidad, pues le corresponde la Ejecución de los Proyectos de Servicio Comunitario, objetivo general de la Unidad. Los proyectos contemplan el 80% de la gestión de las Unidades. Su desempeño está basado en el Plan Operativo de la Oficina de Servicio Comunitario. Esta área, en la actualidad presenta un descontrol en cuanto a la ejecución de los proyectos, retrabajo, falta de motivación del personal, incumplimiento en las metas propuestas; debido al desconocimiento y la falta de normalización de los procesos.

A simple vista se observa la necesidad latente en la Unidad Central de Servicio Comunitario UNEXPO, de crear y bajar a sus Unidades Regionales lineamientos que dirijan sus labores hacia la calidad en todos sus procesos, por lo que la implementación de un Manual de Normas y Procedimientos sería un paso hacia adelante en esta meta.

Para llevar a cabo el presente estudio, se desglosaron las actividades en varias fases. La primera fase de este estudio sirvió para determinar de manera general como está constituida la unidad y que actividades se llevan a cabo en la misma.

Conocida la situación actual de la unidad y como resultado de la investigación realizada, se estableció para el correcto cumplimiento de las funciones de la Unidad Regional de Servicio Comunitario, el siguiente procedimiento:

• 1. Proceso de Pre-inscripción de Proyectos: incluye actividades como programar la planificación de prestación de servicio comunitario, diseñar proyectos, asignar tutores para los proyectos, preparar la pre-inscripción de la prestación de servicio comunitario, evaluación de recaudos y selección por prioridad, publicación de prestadores de servicio comunitario, proyectos a ejecutar y tutores designados.

• 2. Proceso de Inscripción de Proyectos: corresponde a la asignación e inscripción de proyectos de servicio comunitario, participación en el seminario de servicio comunitario, elaboración, presentación y evaluación de anteproyectos de los prestadores de servicio comunitario.

• 3. Proceso de Ejecución de Proyectos: En esta etapa se debe preparar el inicio de proyectos, ejecutar seguimiento y supervisión a los proyectos de servicio comunitario, evaluar funcionamiento de equipos de prestadores de servicio comunitario, participar en actividades de cierre de proyectos de servicio comunitario. (entrega de resultados a la comunidad, informe final), control y evaluación de ejecución de proyectos de servicio comunitario.

• 4. Proceso de Culminación de Proyectos: Incluye la elaboración y publicación de listados de estudiantes que culminaron satisfactoriamente el servicio comunitario, el análisis de resultados (retroalimentación), elaboración de estadísticas, mejoras, elaboración de informes de gestión y publicación de resultados.

Luego se procedió a analizar los resultados de cada una de las preguntas realizadas en la encuesta, con el fin de organizar y estudiar los datos obtenidos, posteriormente se graficaron y tabularon los resultados.

En principio lo más importante era verificar que el encuestado tuviera relación directa con la unidad, por lo tanto hacia ese punto fue dirigida la primera pregunta de la encuesta, Se encuestaron a dieciocho (18) estudiantes que actualmente están realizando su Servicio Comunitario, siete (7) docentes tutores de proyectos comunitarios y cinco (5) empleados de la Unidad Regional y Central. En total treinta (30) personas directamente relacionadas con los procesos que desarrolla la Unidad Regional de Servicio Comunitario Puerto Ordaz, como se muestran en el Grafico N°4.1.

Grafico Nº 1: Resultados Pregunta Nº 1.

La segunda pregunta de la encuesta fue redactada para conocer la percepción del encuestado acerca del funcionamiento de la unidad en una escala del 1 al 10, en la Tabla N° 4.2 se pueden observar los valores que dieron al funcionamiento de la unidad y la cantidad de personas por cada valor numérico.

Tabla N° 3: Análisis Pregunta Nº 2.

Luego se muestran los resultados, visualizando quienes (empleados, tutores o estudiantes) seleccionaron determinado valor.

Grafico Nº 2: Resultados de la Pregunta Nº 2.

Como se observa en el Gráfico N° 4.2, las diecinueve (19) personas que representan la mayoría, son el 63.32 % de los encuestados e indicaron en una escala del 1 al 10 que el funcionamiento de la unidad en estaba entre 6 y 7, un valor por encima de la mitad, pero que evidencia fallas en el proceso, sobre todo para el grupo de los estudiantes.

La tercera y la cuarta pregunta se redactaron para indagar en los puntos que el encuestado considera que la unidad debería mejorar, para lo cual se elaboro una tabla con las respuestas más frecuentes de los encuestados:

Tabla Nº 2. Resultados Pregunta Nº 3 y 4.

En la Tabla N° 4.2 se observa que los encuestados independientemente del grupo al que pertenecen, coinciden en:

• Las solicitudes no se atienden a tiempo

• Se debe mejorar el tiempo de respuesta con respecto a las solicitudes.

A través de las respuestas obtenidas en la encuesta y comparando los resultados con la situación actual de la Unidad Regional de Servicio Comunitario, queda en evidencia que la unidad no cuenta con la organización necesaria para su correcto funcionamiento, por lo que se ve afectado el cumplimiento de sus objetivos.

Ya detectados los puntos débiles del funcionamiento en la unidad, fueron redactados cada uno de los procedimientos para dar la revisión final al material y corroborar la información contenida en estos y así obtener procesos claros, veraces y actualizados, que garanticen el buen funcionamiento de la unidad.

Ya adecuados, actualizados y definida la estructura definitiva de los diferentes procedimientos se procedió al diseño del Manual de Normas y Procedimientos de la Unidad Regional de Servicio Comunitario, utilizando el formato exigido por la Unidad Regional de Planificación y Desarrollo de la Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre". Para cada procedimiento fueron definidos objetivos y alcance, además se plantearon las normas que rigen su realización.

CAPÍTULO V

Diseño

Descripción del Diseño

El presente Manual de Normas y Procedimientos de la Unidad Central de Servicio Comunitario "Antonio José de Sucre" fue diseñado utilizando el formato exigido por la Unidad Regional de Planificación y Desarrollo de la Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre". Tomando como base la información contenida en el Manual de Organización y Los procesos establecidos en el Sistema de Gestión existente en la Unidad.

Se desarrollaron instrucciones de uso, el control de Copias y de las Modificaciones, para cada procedimiento fueron definidos objetivos y alcance, además se plantearon las normas que rigen su realización.

Este Manual de Normas y Procedimientos tiene como objetivo principal presentar de manera clara la descripción de los procedimientos ejecutados por la Unidad Regional de Servicio Comunitario, así como los instructivos y los formatos empleados en cada procedimiento, en la parte inicial de este Manual encontramos claras y acertadas instrucciones de uso del mismo, una explicación detallada de los formatos utilizados en su diseño, el control para la distribución de este y por último las instrucciones para la realización de las actualizaciones y revisiones que pudiera necesitar este Manual.

Luego de esta parte introductoria y explicativa se presentan los cuatro (4) procedimientos llevados a cabo en la Unidad Regional al momento de la realización del Manual, Los procedimientos contemplados en el manual son:

La propuesta que se presenta a continuación es totalmente viable, ya que el análisis de la situación actual de la unidad mostro la necesidad de su implementación, dadas las fallas en cada proceso; lo cual se confirmo con los resultados de la encuesta realizada.

Su aplicación es para todas las Unidades Regionales de Servicio Comunitario, ya que cada una debe realizar exactamente el mismo procedimiento para que cada estudiante cumpla con su Servicio Comunitario como lo exige La Ley de Servicio Comunitario del Estudiante de Educación Superior y para lo cual fueron creadas cada una de estas unidades.

El personal que labora tanto en la Unidad Central como en la Regional de Servicio Comunitario, está totalmente abocado a mejorar y optimizar los procesos, con la intención de certificarlos y realizar un Sistema de Gestión de la Calidad, por lo que existen muchas posibilidades de que se apruebe dicha propuesta.

A continuación se presenta el Manual de Normas y Procedimientos de la Unidad Central de Servicio Comunitario UNEXPO "Antonio José de Sucre":