Organización empresarial (página 2)

6. Soluciones

Evaluaciones de soluciones. Como una solución eficiente para los problemas anteriormente citados podría ser, la implantación de un modelo de solicitud de necesidades el cual se muestra en el anexo # (6). En este modelo como vemos se plasma quién realiza la solicitud, el cargo y la Subdirección a que pertenece, además se cuenta con la fecha exacta en que produjo la solicitud, el nombre exacto del producto, el proveedor que quiere el solicitante, el código que le da el proveedor al producto, la presentación que se desea o en la que esta el producto, y la cantidad que se desea. Estos datos anteriormente en la mayoría de los casos no se podía llevar por la forma en que se realizan las solicitudes (verbal). Como se ve este tipo de modelo conllevaría a eliminar un gran número de interrogante con la que se enfrenta el especialista a la hora de comprar el producto solicitado, eliminando con ello una alta probabilidad de que la solicitud sea reprocesada por desconocimiento de estos requisitos. Otro aspecto importante del modelo es que queda constancia escrita de la solicitud y es el documento primario por el cual se inicia el expediente de compra cumpliendo así con las ISO 9000 que hasta este momento se incumple, es decir, que los expedientes nacen sin el documento primario que inicie los mismos. La implementación de este modelo se estima que debe reducir en la primera etapa del proceso entre un 50% y un 60 % de los reprocesos. Otra solución que conllevaría a eliminar una gran parte de los reprocesos, es el establecimiento de prioridades. El establecimiento de prioridades conlleva a un trabajo mas eficiente, por cuanto los recursos de tiempo y combustible son invertidos con una alta probabilidad de que se realice la compra, el establecimiento de prioridades que proponemos debe hacerse de la siguiente forma. Después de recibido el modelo de la solicitud de necesidades el especialista encargado de la compra debe presentar este ante la dirección del centro y la subdirección económica, entre estos tres factores se decide la prioridad, confrontándola con la disponibilidad financiera así como se reajusta o se aprueban las cantidades pedidas. Este establecimiento de prioridades debe reducir un 60% de solicitudes reprocesada. Para eliminar la repetición en la búsqueda de productos una solución podría ser descentralizar el transporte. Nosotros proponemos repartir el transporte entre las subdirecciones, de la siguiente manera:

1. El van para comercial y servicio debido a que son las áreas que necesitan transportar cargas frecuentemente.
2. El ómnibus Girón para las áreas de mantenimiento y producción
3. El lada Gris para las áreas de Control de Calidad y Economía. Pues son las que requieren de gestiones de una o dos personas, no necesitan transportar carga etc.

Otras consideraciones:

1. El área de transporte se mantiene responsable del mantenimiento.
2. El área de transporte asignara una cuota de combustible, semanal o mensual.
3. En los tres casos ambas subdirecciones utilizaran el transporte de mutuo acuerdo, previa coordinación, con el objetivo de optimizar los recursos.
4. En cualquier caso, según las necesidades, las subdirecciones pondrán, previa coordinación, hacer uso del transporte destinado a otra área.

Se estima que esta descentralización debe reducir en un 80 porciento el numero de veces que se reprocesan las compras debido a que la subdirección comercial puede disponer del transporte según sus necesidades lo que trae consigo un ahorro de combustible. Y muy fundamentalmente de tiempo.

Soluciones

1. Confección e implantación del modelo de solicitud de necesidades. (Anexo #6 )
3. Establecer prioridades semanales y mensuales
4. Descentralización del transporte

7. Valoración Económica

Al evaluar económicamente las soluciones planteadas, se puede decir que no incurren en ningún tipo de inversiones lo que es factible para su implantación. La primera solución equivale a reducir los reprocesos entre un 50% y un 60% esto significa la reducción de un 20% de combustible debido a que se reducen los viajes entre la planta y las empresas proveedoras , así mismo, la implantación de la segunda se espera que reduzcan los reprocesos a un 60% en esa etapa que significa una reducción en viajes considerable, lo que conllevaría a un ahorro de un 10 % de combustible. El combustible usado fundamentalmente en esta etapa, es gasolina especial por cuanto estas gestiones se realizan en un motor Jawa, por tanto si la cuota diaria es de 5 L es decir 150L al mes la reducción del 30% del combustible significa 50L de gasolina mensual lo que equivale a un ahorro de $37.50 mensuales La implantación de la tercera solución como se ve en el trabajo, se estima que pueda reducir un 80% de los reprocesos en las compra, esto convertido en viaje equivale a una reducción del 30 % del combustible usado en esta primera etapa principalmente es el petróleo por tanto en esta solución se debe reducir aproximadamente 20L al mes equivalente a $8.00 mensuales.

La evaluación económica mas importante en este aspecto es lo referido al tiempo. Se necesitaria un trabajo demasiado extenso y escabroso para determinar cuanto se gana o se pierde cuando un ciclo de compra se extiende un dia de mas o cuanto cuesta un reproceso o cual es precio real del producto después que se compra bajo estas circunstancias.

8. Conclusiones

1.- Se determinaron las causas que influyen en la duración del tiempo de compra:

• El tiempo total de compra se puede estimar mediante el modelo matematico Tt = 16,92 + 4,71 Ts
• El 20 % de las solicitudes de compra requiere de reproceso en esta etapa por falta de información de las presentaciones, de los productos, de los proveedores, de las cantidades a comprar, etc.
• El 7 % de las solicitudes que llegan al área económica regresan al área comercial
• Cuando el producto va a ser comprado el 6 % de las solicitudes regresan a economía. El 10 % regresan al área comercial.
• En el 9 % de las veces hay que ir más de una vez a buscar las mercancías

2.- Se propusieron tres soluciones encaminadas en disminuir el ciclo total de compra

• Modelo de solicitud de necesidades
• Establecer prioridades
• Descentralización del transporte

9. Bibliografía

1- Marsán Castellanos, Juan y otros, La Organización del Trabajo. Edición ISPJAE. Tomo I Ciudad Habana, 1987. 2.- Colectivo de Autores, Introducción al Estudio del Trabajo. Tercera Edición (revisada) 3.- Acevedo Suárez, José A, Proyectos de Organización de las Empresas Industriales. Edición ISPJAE, Ciudad Habana 1986. 4.- Colectivo de Autores, Administración de Operaciones, Tomo I 5.- Procedimiento Normalizado de Operación CO.16.005.02 PROCEDIMIENTO PARA

LA COMPRA DE PRODUCTOS EN PLAZA Anexo # 1 tabla de valores para la determinación del modelo matemático

Ts Te Tc Tt

2 8 14 24

3 0 2 5

1 7 0 8

1 7 0 8

16 21 2 39

41 1 0 42

0 0 0 0

8 2 4 14

9 0 0 9

23 2 69 94

53 60 82 31

88 2 8 82

14 55 2 71

7 1 0 8

2 1 20 23

2 5 3 10

2 6 1 9

22 1 16 39

1 20 14 35

12 2 16 30

0 1 0 1

28 30 37 35

60 2 9 53

14 6 5 25

48 9 27 30

23 6 0 29

28 8 20 56

10 40 0 50

10 13 2 25

1 18 2 21

7 1 30 38

3 7 12 22

4 2 8 14

1 0 0 1

2 0 0 2

Anexo # 2 salida del minitab del método paso a paso (stepwise)

Stepwise regression

F-to-Enter: 4.00 F-to-Remove: 4.00

Response is Tt on 3 predictors, with N = 35

Step 1

Constant 16.92

Ts 0.72

T-Value 4.71

S 18.0

R-Sq 40.16

Anexo # 3 Modelo para las observaciones del muestreo

Anexo # 4 Programa del siman para la simulación del proceso de compra

BEGIN;

1 CREATE: NR(1.7):

MARK(A(1)); se crean las solicitudes

2 ASSIGN: A(1)=NR(2.8);

3 espec QUEUE, 1; espera por solicitud

4 SEIZE: especialista1;

5 DELAY: NR(3.4);

6 RELEASE: especialista1; las solic. pasan a s

7 COUNT: 1;

8 BRANCH: with,0.20,espec;

9 econ QUEUE, 2;

10 SEIZE: economia;

11 DELAY: NR(4.5);

12 RELEASE: economia;

13 COUNT: 2;

14 BRANCH: with,0.07,econ;

15 volver QUEUE, 3; espera por compra

16 SEIZE: compra;

17 DELAY: NR(5.2);

18 RELEASE: compra;

19 COUNT: 3;

20 BRANCH: with,0.06,espec: !sol que necesitan o

with,0.10,econ: !sol que regresan de

with,0.20,volver; compras en las que h

21 COUNT: 4:

DISPOSE;

END;

Anexo # 5 Salidas de minitab para determinar la media y la desviación estándar de los tiempos Confidence Intervals The assumed sigma = 0.0500 Variable N Mean StDev SE Mean 95.0 % CI tsolcheq 43 16.5349 22.1514 0.0076 ( 16.5199, 16.5498) Confidence Intervals The assumed sigma = 0.0500 Variable N Mean StDev SE Mean 95.0 % CI teconomi 44 9.38636 14.65450 0.00754 ( 9.37159, 9.40114) Confidence Intervals The assumed sigma = 0.0500 Variable N Mean StDev SE Mean 95.0 % CI tcompra 36 11.3889 18.4906 0.0083 ( 11.3726, 11.4052) Confidence Intervals The assumed sigma = 0.0500 Variable N Mean StDev SE Mean 95.0 % CI tsolicit 32 5.34375 4.72884 0.00884 ( 5.32642, 5.36108) Confidence Intervals The assumed sigma = 0.0500 Variable N Mean StDev SE Mean 95.0 % CI cantsoli 34 2.05882 1.53625 0.00857 ( 2.04201, 2.07563)

ANEXO # 6 MODELO DE SOLICITUD DE NECESIDADES PROPUESTO.

COMERCIALIZACION

Autor:

Raydel Pi Alfonso

5to año ingenieria industrial CUJAE Mayelin Oliva 5to año ingenieria industrial CUJAE Yadelin Gomez

5to año ingenieria industrial CUJAE