Manual de utilización de las bases de datos empleadas por el grupo de calidad en los partes de enseñanza (página 2)

Ventajas en el uso de Base de Datos.

La utilización de bases de datos como plataforma para el desarrollo de Sistemas de Aplicación en las Organizaciones se ha incrementado notablemente en los últimos años, se debe a las ventajas que ofrece su utilización, algunas de las cuales se comentarán a continuación:

• Globalización de la información: permite a los diferentes usuarios considerar la información como un recurso corporativo que carece de dueños específicos.
• Eliminación de información inconsistente: si existen dos o más archivos con la misma información, los cambios que se hagan a éstos deberán hacerse a todas las copias del archivo de facturas.
• Permite compartir información.
• Permite mantener la integridad en la información: la integridad de la información es una de sus cualidades altamente deseable y tiene por objetivo que sólo se almacena la información correcta.
• Independencia de datos: el concepto de independencia de datos es quizás el que más ha ayudado a la rápida proliferación del desarrollo de Sistemas de Bases de Datos. La independencia de datos implica un divorcio entre programas y datos.

Uno de los Sistemas de Gestión de Bases de Datos es el Microsoft Access: el cual es una herramienta de desarrollo de bases de datos relacionales. Se distingue por su capacidad para la recolección de información ya sea por su hoja de datos (Datascheet) o de un formulario personalizado. Le permite crear informes personalizados para la impresión o exportación de la información almacenada en la base de datos. Almacena sus datos. Este sistema es el utilizado en nuestras bases

La recopilación y procesamiento de los partes de aprendizaje y enseñanza que sistemáticamente deben enviar las provincias al ICCP es un proceso que requiere de puntualidad y uniformidad en la entrega para poder entregar a la dirección del ministerio los datos solicitados. Este proceso se ha ido perfeccionando pero aún quedan errores que lo obstaculizan. Los más frecuentes son

1. El parte de aprendizaje consta de una sola base de datos, diseñada en Excel, en la cual se resume toda la información de los municipios y la provincia, en las asignaturas de Español, Matemática, Historia y Ciencias. Para el parte de enseñanza deben enviarse siete bases de datos, todas en Access: una con los datos de las clases visitadas en la enseñanza primaria; dos para la secundaria básica (una de las clases y otra de teclases), dos para el preuniversitario (una de clases y otra de teleclases). A partir de la entrega del parte anterior se solicitó además el envío de dos bases para la ETP (una de clases y otra de teleclases) en cuyo llenado se utilizarán las bases de datos de preuniversitario.

2. No se entregan todas las bases de datos

   Las bases tienen un diseño flexible, para facilitar su uso en los territorios, pueden modificarse, tanto las diseñadas en Access como las que lo están en Excel. Pero para su envío al ICCP debe respetarse el diseño original pues para el procesamiento final es necesario pegarlas, lo cual se dificulta si vienen con cambios en el formato

3. Cambio del diseño de las bases

   Esto es frecuente en las bases de datos para el control de las visitas a clases, que están diseñadas en Access. Se envían varias bases de datos de una misma enseñanza y un mismo tipo de enseñanza. Por ejemplo, cinco bases de datos de clases de la enseñanza primaria de cinco municipios de la provincia. En cada enseñanza y tipo de clase debe entregarse una sola base de datos. La información primaria recogida en los municipios debe reunirse en una única base.

4. Bases de datos desagregadas por municipios

   En ocasiones en el parte de enseñanza de un período aparecen clases de otro período. Por ejemplo en el parte Noviembre-Diciembre aparecen clases del mes de septiembre. Ya que se hacen análisis sistemáticos del comportamiento de los indicadores y se comparan los resultados de diferentes etapas cada clase debe aparecer una sola vez. Al recibir las bases de datos se eliminan las clases que no corresponden a la etapa analizada, pero este proceso de depuración debe realizarse en las provincias antes de su envío al ICCP.

5. Los clases que contienen las bases de datos no se corresponden con el período analizado

   Este error está relacionado con el anterior. Al no aparecer la fecha de las clases no es posible ubicarlas en una etapa determinada por lo cual son eliminadas de la base al realizarse el procesamiento en el ICCP. La revisión, completamiento y depuración eficiente de las bases de datos en las provincias permite evitar que se pierdan datos.

6. En las bases de datos aparecen clases sin fecha

   Este error provoca que al realizar las consultas aparezcan los datos de una misma provincia separados como dos provincias diferentes, por ejemplo la provincia PROVINCIA y la provincia provincia. El error puede provocarse cuando los datos no se teclean mediante el formulario diseñado al efecto sino introduciéndolos directamente en la tabla.

7. Aparecen clases con el nombre de la provincia en dos formatos diferentes

   En ocasiones aparecen registros que no tienen todos los datos (es decir, tienen campos vacíos). Muchas veces solo tienen el campo con el código del registro. Las bases están diseñadas de manera que el sistema completa datos como el nombre de la escuela, el municipio y la provincia a partir del código del registro. Este error aparece si los datos no se introducen a partir del formulario sino tecleando directamente en la tabla.

8. Registros incompletos
9. La base compactada en Win Rar no abre.

Este error puede producirse por un fallo en el proceso de compactación. Para evitarlo, una vez compactada la base, compruebe que puede abrirse antes de enviar el fichero el Win Rar. O simplemente en su PC no está instalado el Win Rar.

Después de conocer los elementos esenciales sobre bases de datos estamos en condiciones de conocer como utilizar la base de datos de visitas a clases.

Una vez abierta la base aparece la presentación siguiente.

después haremos clic en aceptar y aparecerá otra presentación la cual debe ser aceptada.

Aparecerá el menú principal en el cual podemos acceder a teclear datos de las clases, ver los resultados de todos los grados, ver resultados de todos los grados por dimensiones, salir.

Aquí debemos seleccionar la opción que queramos, primeramente analicemos como realizar la entrada de datos. Por tanto haremos clic en teclear datos de las clases.

Al aparecer la tabla anterior se darán cuenta que el nombre de la escuela, provincia, municipio y tipo aparecen automáticamente según la escuela. En el grado aparecen tres opciones debemos seleccionar el grado en el cual se visitó la clase.

En el grupo teclearemos el número correspondiente al mismo. Matrícula teclearemos la cantidad de estudiante oficial en el grupo y en asistencia la cantidad de estudiantes presentes en el momento de la visita. Luego automáticamente la base calcula el porciento de asistencia. La fecha debemos teclearla día/ mes/año. Después debemos entrar los nombres y apellidos de los profesores PGI del grupo utilizado adecuadamente la mayúscula y la minúscula. Después debemos hacer clic en el profesor que impartió la clase. El tema de la clase debe ser tecleado textualmente de la clase observada.

En la asignatura aparecen varias opciones en la cual debemos hacer clic en la que coincida con el nombre de la asignatura observada. En el tipo de clase aparecen varias opciones por tanto debemos seleccionar la que se corresponde con el tipo de clase observada. Si el profesor posee plan de clase hacemos clic sino lo dejamos en blanco. Después aparecen las dimensiones e indicadores establecidos para las visitas a clases y en todos debemos hacer clic ya sea en observa, no se ajusta a estas clases. Ya que si no marcamos la base al calcular el índice de calidad comete errores ya que la forma establecida es total de indicadores que se observan entre el total de indicadores.

Por último aparece un cuadro que dice otras observaciones. Que se llena opcionalmente según las particularidades de cada clase. Después de entrados los datos de la primera clase podemos hacer clic en los botones clase siguiente y vuelve aparecer la hoja en blanco para entrar los datos de otra clase, al igual que si quiero ver los datos entrados hago clic en clase anterior. En el caso de los municipios que tienen varias escuelas en registro puedo seleccionar la escuela donde visité las clases.

Si garantizamos una adecuada entrada de datos la base logra un mejor funcionamiento y mayor efectividad en los cálculos a realizar. Una vez entradas todas las clases si quiero conocer los resultados de todos los grados debemos volver al menú principal y hacer clic en esta opción automáticamente aparecerá un mensaje en el cual debemos hacer clic, la base realizará la operación en unos minutos realizando las consultas pertinentes para la elaboración del informe solicitado, luego aparecerá el informe donde se pude analizar como se comportó cada uno de los indicadores por grados y el porciento correspondiente. Además de poder determinar los indicadores más afectada.

Si deseamos copiar este informe en Microsoft Excel o Microsoft Word es muy sencillo si tenemos una impresora instalada puesto que hacemos clic en herramientas/ vínculos con office / publicar con MS Word o Analizar conos Excel y automáticamente te abre un documento con el informe seleccionado convertido en la aplicación seleccionada.

Si queremos ver los resultados de todos los grados por dimensiones volvemos al menú principal y hacemos clic en esta opción, al igual que en el informe anterior aparecerá un mensaje el cual debemos aceptar y luego aparecerá el informe seleccionado y nos permite conocer el índice de calidad de cada grado y en general de la escuela, municipio o provincia, depende de los datos almacenados. Además del total de clases y las dimensiones más afectadas con sus porcientos correspondientes.

Si al volver al menú principal queremos revisar algunas de las tablas pulsamos la tecla f11 y en la parte derecha aparecen dentro de los objetos varias opciones. Tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos Si hacemos clic en tablas podemos revisar todas las tablas diseñadas en la base de datos. Las más utilizadas son datos de las clases, cantidad de clases por asignaturas, asignaturas, escuelas, Imprimir Sec.

Al hacer doble click sobre alguna de estas tablas aparecen todos los datos por ejemplo al seleccionar la tabla datos de las clases aparece una tabla con todas las clases registradas y una vez trabajando en ella podemos ordenar los datos como queramos ya sea por grados, municipios, escuelas para ello solo debemos seleccionar la columna que queremos ordenar y luego pulsamos en la tecla orden ascendente u orden descendente y quedan los datos ordenados.

Ejemplo.

Si queremos solamente visualizar los datos de las clases de matemática en 7mo grado por ejemplo debemos primeramente pulsar la tecla F11, luego tablas y después datos de las clases. Una vez ubicado en las tablas debemos seleccionar el nombre de la asignatura que en este caso es matemática y luego pulsar en filtro por selección y aparecen solamente los datos de matemática en los tres grados después repetimos el procedimiento pero seleccionando el grado y después el filtro por selección sería así como lo mostraremos a continuación.

Este procedimiento de filtrar u ordenar datos lo podemos hacer en cualquier tabla de la base de datos.

Si al pulsar la tecla F11 deseamos visualizar los informes elaborados en la base de datos hacemos clic en informes y aparecerán 2 informes.

Informe total por grados e informe por dimensiones.

De esta manera podemos visualizar todos los informes diseñados.

Conclusiones.

1. La introducción de las bases de datos en el Sistema de Evaluación de la Calidad agiliza el procesamiento efectivo del parte de enseñanza.
2. La metodología utilizada por nuestro grupo sirve de ejemplo para la utilización de otras bases de datos diseñadas en ACCCES.
3. Preparar las estructuras de dirección en la utilización de las bases de datos garantizará mayor efectividad en los partes de enseñanza a enviar al ICCP.

Bibliografía.

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   Pueblo y Educación,2002.

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11. www.monografias.com/trabajos5
12. ortihuela.galeon.com/acces.htm

Autor:

Raidy Teidy Rojas Angel Bello

Orelvis Zardón Molerio