Protección de documentos registrales en situaciones de emergencia por catastrofes naturales

Enviado por ahrbom

Recomendaciones para registradores civiles municipales y personal, departamento de archivo central, para proteger los documentos registrales en situaciones de emergencia por catastrofes naturales o incendios.

Nuestro país es vulnerable en relación a una serie de fenómenos naturales, tales como: Terremotos, Huracanes, lo que genera inundaciones daños a las viviendas, infraestructura vial. En los últimos años la mayor incidencia en daños causados por estos fenómenos, han sido en 1974, el Huracán FIFI, MITCH en 1998, terremoto ocurrido el 28 de mayo del 2009, cuyo epicentro fue ubicado en el mar Caribe, que duro 30 segundos, causando daños a la infraestructura en la Región Norte y frecuentemente nuevos eventos en las épocas de verano e invierno derivado al cambio climático.

A continuación hacemos una serie de recomendaciones relativas a estas situaciones.

Situación de riesgo para el material documental

Es un estado temporal que produce un cambio en el ambiente donde se encuentran los documentos relativos al Registro Civil y los que corresponden al proceso de identificación ciudadana y que frecuentemente producen efectos dañinos e irreversibles para la integridad y mantenimiento de conservación de los documentos, los aspectos de riesgo implican los daños producidos por el agua, incendios, agentes vandálicos, hurto y vandalismo, entre otros.

Los desastres se clasifican en fenómenos naturales como terremotos, huracanes, inundaciones, movimientos telúricos o sísmicos y por causas generadas por el hombre, como incendios, explosiones y actos terroristas o conflictos armados que pueden ser causados intencionalmente o derivados de fallas humanas.

Planificación de preservación

La prevención de desastres y situaciones de riesgo es una estrategia importante en la planificación general de la preservación, un plan programado acertadamente permite una respuesta rápida y eficiente ante una emergencia, minimizando el peligro tanto para el personal, como para los documentos registrales y del sistema de identificación personal y la edificación, evitando y disminuyendo los costos que a todo nivel implican un siniestro, dicho plan se debe basar en el establecimiento de medidas de prevención y protección de los archivos del Registro Civil y el conocimiento de las estrategias de recuperación después del siniestro en la planificación de la respuesta y la recuperación, deberá incluir una capacitación y entrenamiento periódico del personal al que se debe indicar entre otros, la ubicación y operación de válvulas de cierre de tuberías de agua o conducciones eléctricas, el de alarma y evacuación.

Prevención

Se debe partir de la planificación y levantamiento del panorama de riesgos, seguido de la evaluación o valoración de las amenazas potenciales, frente a estas situaciones, se establecerán las medidas preventivas pertinentes. El manejo de los riesgos inminentes y el establecimiento de un Plan de contingencia que cubra las medidas de reacción necesarias, tales como:

1. Levantamiento y valoración del panorama de riesgos para la identificación y valoración de los posibles riesgos, que puedan afectar el material documental en el Archivo Central y oficinas de los Registros Civiles Municipales y oficinas auxiliares.

Riesgos provenientes del exterior del edificio
Riesgos provenientes de la estructura del edificio
Riesgos debido a la inestabilidad de los materiales que componen los accesos documentales.
Riesgos por las personas o grupos que tenga como blanco una institución o algún tipo de material.

Para cualquier archivo de documentos registrales y de identificación ciudadana, el riesgo de un desastre es la combinación de peligros ambientales sumados a la vulnerabilidad de los edificios de los sistemas mecánicos del material documental, para evitar lo antes señalado, se procederá previamente a:

a) Identificar los peligros geográficos y climáticos, que pongan en riesgo el edificio y las conexiones, tomando nota de la inseguridad ambiental que rodea la institución con la presencia de industrias o establecimiento adyacentes que se identifican como riesgos para la institución.
b) Revisar el edificio y el lugar que ocupa, observando el estado del terreno circundante, dentro del edificio, se hará una evaluación de la infraestructura y el estado de los materiales, los servicios como hidráulicos y eléctricos y los mecanismos de protección contra incendios.
c) Determinar la vulnerabilidad de los objetos que conforman el Archivo Registral y tomando las medidas preventivas.
d) Evaluar igualmente la fragilidad administrativa y de manejo archivístico, teniendo en cuenta la existencia de algún tipo de seguros, inventarios documentales y de duplicados que pueden existir dentro o fuera del archivo (Copias de Registros Electrónicos, Microfilin, o imágenes digitalizadas bóveda Banco Central de Honduras)

Partiendo de la importancia del material documental, se deberán establecer prioridades de rescate en caso de incendio o de inundación, fijados por la valoración de los documentos y teniendo en cuenta que todos los documentos de un archivo revisten, de importancia.

Medida preventivas

Una vez que se hayan identificado y valorado los riesgos que ponen en peligro la integridad de los archivos registrales y del sistema de identificación ciudadana, se establecerá un plan de contingencia con metas concretas y recursos identificables con el fin de eliminar o reducir la mayor cantidad de aquellos. Es necesario establecer un programa regular de inspección y mantenimiento como una de las medidas de prevención más eficaces.

Un edificio sin riesgos debe adoptar medidas de protección contra el fuego, como:

1. Detectores automáticos de humo o de calor, conectados con servicios exteriores de socorro (Bomberos, Policía, COPECO, preferiblemente).
2. Personal de vigilancia.
3. Sistemas de extinción escogidos con la asesoría del cuerpo de Bomberos de Honduras: Extinguidores manuales, sistemas de extinción fijos, puertas contra fuegos.
4. Realizar programas regulares de mantenimiento de las instalaciones eléctricas y asegurarse que las salidas de emergencia sean de fácil acceso y de apertura desde el interior.
5. Es necesario hacer respetar las medidas respectivas hacia los fumadores, aislar los productos sensibles como películas de nitrato o productos químicos inflamables y evitar las fotocopiadoras en salas de almacenamiento o en especial que tengan material inflamable.
6. La protección contra los efectos del agua, incluirá la verificación o revisión periódica de los sistemas hidráulicos tales como: canales, goteras, terrazas, ventanas, etc.

Hay que mantener periódicamente la revisión del mantenimiento de los canales de agua lluvia y evitar las redes de evacuación o suministros de agua en las placas de los archivos documentales, que exista un pozo o un sistema de evacuación de aguas para, las salas subterráneas que albergan archivos documentales.

Preparación de un plan de emergencia para salvaguardar los archivos del sistema registral o identificación ciudadana

Esto se deberá elaborar con estrecha colaboración de todos los servicios relacionados a este tema, como los Bomberos, Comité Permanente de Contingencias (COPECO), Policía Nacional, autoridades administrativas de la Institución y arrendatarios del edificio que ocupa el Archivo.

Los Jefes del Departamento del Archivo Central, los Registradores Civiles Municipales y Auxiliares, deberán preparar un plan de medidas de emergencia en un documento escrito, este reporte será del conocimiento de todo el personal laborante de estas aéreas y ubicarlos en un lugar estratégico de manera que se pueda consultar rápidamente en caso de emergencia. La información que se encuentre en un plan de emergencia se relaciona a los siguientes aspectos:

1. Números de teléfonos celulares y fijo, de los jefes del Departamentos de Archivo Central, Registradores Civiles Municipales, personal auxiliar, Bomberos, COPECO, Alcaldía Municipal, Policía Nacional y otros entes de socorro, local.
2. Planos del edificio cuando se dispone un inventario de los archivos documentales, inventario de equipo de emergencia como: extinguidores y material para la intervención, su respectiva ubicación y las aéreas donde la electricidad y el agua donde se puede suspender el servicio ante una eventualidad.
3. Detalles de las acciones prioritarias, lista de documentos a salvar con prioridad, donde se debe incluir los registros de inventario que son útiles, lista de documentos que deben ser sometidos a tratamientos especiales.
4. Orden y detalle de las operaciones de salvamento.
5. Lista de los medios en el lugar, personal a contactar para la evacuación de los archivos documentales, bibliografía especializada, cajas con materiales para intervenciones de emergencia tales como:
a) Bolsa plásticas,
b) Cajas de cartón o plástico preferentemente.
c) Material para embalar, amarrar o sellar en los depósitos correspondientes (cinta adhesiva, cabulla, etc.)
d) Lista de recursos externos: restauradores, recursos de transporte que tenga el RNP, de otras instituciones de emergencia, de instituciones del estado, Alcaldías Municipales, definir lugares de almacenamiento en caso de tener que trasladar el archivo documental, este lugar además de tener condiciones de seguridad física y ambiental se debe garantizar, que el control y custodia lo realizará el Registro Nacional de las Personas, con el apoyo de las instituciones referidas anteriormente.
e) Referencia de los precios de los materiales y equipos de los servicios que se vayan a requerir, para facilitar al Departamento Administrativo del RNP, la toma de decisiones para su adquisición en el ámbito de la oficina central.

Reacción en caso de siniestro

En todas las situaciones de emergencia hay que controlar el pánico, asegurar en primera instancia, la seguridad de los funcionarios, empleados y usuarios del Departamento de Archivo Central y de los Registros Civiles Municipales, donde se desarrolle el evento, alertar a los sistemas de emergencia (Bomberos, COPECO, Policía Nacional y otros cuerpos de socorro) los jefes del Departamento de Archivo Central, Registradores Civiles Municipales, Auxiliares y personal auxiliar de estas dependencias del RNP, en el plano central y municipal respectivamente, para la coordinación durante esta emergencia y que están en peligro los archivos documentales del RNP, se deberá localizar el origen del siniestro y tratar de neutralizarlo sin tomar riesgos adicionales con el uso de extinguidores, suspensión de redes de agua, de electricidad y gas entre otros.

Una vez neutralizada la causa del siniestro, se procederá a evaluar los daños causados, no hay que eliminar o descartar ningún documento por muy deteriorado que se encuentre, si el ambiente está muy húmedo, por agua de inundación o bomberos, hay que tratar de bajar el índice relativo a la humedad, para evitar la aparición de microorganismos, pues se debe considerar o tomar en cuenta que 24 horas son suficientes para que una infestación se desate, hay que asegurar los procedimientos que se requieran en estas circunstancias, para una buena circulación de aire y si se dispone de recursos técnicos, para la instalación de equipos de deshumificación.

Se deberán identificar las necesidades materiales, económicas y de recurso humano, para las operaciones de salvaguardar, recopilando en forma sistematizada la información requerida como fotografía de los documentos que conforman el Archivo Registral y de los locales del Archivo Central, Registros Civiles Municipales, Auxiliares e inventario del archivo documental del sistema registral e identificación personal.

Estos datos serán importantes para el expediente de los seguros correspondientes en caso que existan y en el proceso de evaluación del siniestro por parte de la alta dirección del Registro Nacional de las Personas (RNP).

Durante este periodo de emergencia, hay que realizar las acciones pertinentes con la seguridad interna de la institución, de la Policía Nacional preventiva y Autoridades militares asentadas en la región donde ocurrió o está por desarrollarse el evento para tomar medidas en los locales de la institución afectada, contra los actos vandálicos y específicamente del robo de documentos o materiales de la institución.

Secado de documentos

Con excepción de encuadernaciones muy elaboradas, es la salvaguarda del texto lo que priva saber la encuadernación.

Secado manual: con cuidado, los documentos pueden ponerse abiertos, sobre hojas de papel absorbente; las hojas se cambiaran regularmente, se puede favorecer la evaporación con un ventilador de pie y se puede proceder a un secado hoja por hoja, con un secador de pelo. Esta operación es lenta pero muy económica y eficaz si se dispone del equipo humano necesario.

Si las paginas están pegadas, es necesario despegarlas sin lastimarlas, solo los documentos de pocas hojas como los plegables, pueden suspenderse sobre una cuerda y se recomienda vaporizar regularmente en la sala de secado con un producto fungicida.

No se aconseja el secado de documentos con recubrimiento tipo propalcote o secado glaseado, lo ideal sería practicar un secado asistido mecánicamente tipo liofilización o también se podrá intercalar entre cada página papel absorbente hasta el fondo de la encuadernación y cambiarla de tiempo en tiempo si los documentos se inundaron con agua salada o barrosa, se les podrá lavar ligeramente pasándolos en bloque, por el chorro de agua limpia cerrándolos bien para que el agua no penetre todos los documentos frágiles, como las fotografías, manuscritos sobre papel y sobre pergaminos, deberán ser tratados por especialistas.

Secado asistido mecánicamente por sistema de deshumificación del aire, congelación y secado normal, congelación y liolización.

Desinfección

Salvo casos muy excepcionales e independientemente del método de secado, será necesaria una desinfección, cuando todos los documentos estén secos, igualmente se desinfectaran los depósitos o muebles de archivo.

El equipo mínimo con el que se debe contar incluye: lonas, cajas plásticas, restregaderas, trapeadores, baldes, cuerdas, ganchos ropa, esponjas, absorventes y rollos de papel absorventes, plástico en rollos, extensiones eléctricas, cinta adhesiva para empaque, bolsas plásticas (para congelamiento), bolsas de basura, marcadores indelebles, termohigometros, productos desinfectantes, secadores de pie y secadores de pelo.

Fuente bibliografica

Reglamento General de Archivos, sobre prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo, Republica de México.

Autor:

Abog. Jorge Fernando Martínez Gabourel.

Sub-Jefe.

Depto. de Formación Integral y

Estudios Registrales.

RNP.