Resumen: Presupuesto empresarial

PRESUPUESTO EMPRESARIAL

Los presupuestos constituyen una herramienta indispensable para la administración de las empresas; las decisiones de tipo gerencial no se toman únicamente sobre una base de resultados históricos, al contrario se debe realizar sobre proyecciones efectivas que nos permita anticiparnos a corregir hechos negativos que perjudique la economía de una empresa.

Planear y presupuestar es el mejor método para anticiparse al futuro, esto asegura de alguna forma la consecución de los objetivos que la empresa se ha trazado.

Son muchas las ventajas que proporcionan la elaboración de un buen presupuesto; sin embargo, para ello se deben tener en cuenta las consultas a las diferentes áreas de la compañía (ventas, compras, gastos, etc.) y las comparaciones de otras empresas como lo son los estados financieros.

Cabe destacar, los presupuestos deben ser realizados o preparados por especialistas (contadores, administradores, etc.) y para ser aprobados deben ser revisados por el gerente financiero de la empresa y algún alto ejecutivo que así lo desease.

A continuación, se presenta un bosquejo referente a los presupuestos; desde su particular definición, funciones, objetivos, tipos de presupuestos, presupuestos con respecto a la gerencia y similares.

PRESUPUESTOS

El presupuesto es un documento de carácter contable que recoge una previsión de ingresos y gastos que se van a producir en el desarrollo de una actividad o en el funcionamiento de un organismo, empresa, corporación o el propio Estado, en un determinado período de tiempo.

Funciones

Dentro de las principales funciones que encierran los presupuestos destacan:

• Se relaciona con el control financiero de la organización.

• Pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

• El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.

Importancia

• Son útiles en la mayoría de las organizaciones (compañías de negocios, agencias gubernamentales, grandes y pequeñas empresas)

• Ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.

• Con los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa.

• Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas a lo que realmente se busca.

• Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

• Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado período de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.

• Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de la compañía, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria.

• Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a un determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.

Objetivos

Haciendo referencia a las etapas del proceso administrativo:

• Previsión: tener anticipadamente todo lo conveniente para la elaboración y la ejecución del presupuesto.

• Planear: qué y cómo se va a hacer, es decir, planificar unificada y sistematizadamente las posibles acciones, en concordancia con los objetivos de la empresa.

• Organización: quién lo hará, es decir, que existe una adecuada, precisa y funcional estructura y desarrollo de la organización.

• Coordinación o Integración: que se haga y se forme en orden, en lo particular y en lo general, es decir, compaginar de forma estrecha y coordinada todas y cada una de las secciones de la empresa.

• Dirección: guiar para que se haga, es decir, tomar como base las políticas establecidas para la toma de decisiones y la conducción de los subordinados.

• Control: ver que se realice, es decir, analizar las diferencias entre lo presupuestado y lo ejercido.

En resumen, los objetivos del presupuesto son:

• Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un período determinado.

• Controlar y medir los resultados cuantitativos y fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para lograr el cumplimiento de las metas previstas.

• Coordinar los diferentes centros de costos para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

Finalidades

• Planear los resultados de la empresa en dinero y volúmenes.

• Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.

• Coordinar y relacionar las actividades de la empresa.

• Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

Requisitos

• Conocimiento de la empresa: los presupuestos siempre estarán ligados al tipo de empresa, objetivos, funciones, metas y sus necesidades; por ello es importante tener conocimiento de las actividades de la empresa.

• Exposición del plan o política: los directivos de la empresa deberán expresar sus criterios con respecto a las funciones y objetivos que se buscan con la implantación del presupuesto, de manera de uniformar el trabajo y coordinar a las personas encargadas de realizar el presupuesto para así, evitar opiniones diversas o erradas.

• Coordinación para la ejecución del plan o política: la sincronización de las diferentes actividades se hará elaborando un calendario, en que se precisen las fechas en que cada departamento deberá tener disponible la información necesaria, para que las demás secciones puedan desarrollar sus estimaciones. La responsabilidad de la preparación del presupuesto recae sobre él mismo, pero los funcionarios de los diversos departamentos tendrán la obligación de proporcionarle los informes y estudios necesarios para su elaboración. De allí, la necesidad de determinar el campo de acción de cada uno, su autoridad, responsabilidad y jerarquía.

• Fijación del período presupuestal: la determinación de este período se establece en función de factores como: estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa, el tiempo del proceso productivo, las tendencias del mercado, ventas de temporada, entre otros. Es conveniente establecer el lapso del presupuesto de manera anual, dividiendo éste en trimestres y a su vez en meses.

• Dirección y vigilancia: una vez aprobado el plan, cada departamento recibirá instrucciones o recomendaciones para elaborar los presupuestos, posteriormente se revisarán y ajustarán periódicamente las estimaciones. Las personas responsables de elaborar el presupuesto deberá tener conocimientos y tiempo para vigilar su cumplimiento, sólo así será un instrumento de dirección.

• Apoyo directivo: la voluntad de los directivos al implantar el presupuesto es fundamental para convertirlo en un plan de acción operativo y patrón de medida de lo ejecutado para toda la empresa.

Motivos del Fracaso de la Presupuestación

• Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área de la organización y sus responsables no comprenden el papel en el logro de las metas.

• Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos de la organización.

• Cuando no hay un buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan resentimientos que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas.

• Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.

• Cuando se tiene la "ilusión del control", es decir, los directivos se confían de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados.

• Cuando no se tienen controles efectivos respecto a la presupuestación.

• Cuando no se siguen las políticas de la organización.

TÉCNICAS PRESUPUESTARIAS

Presupuesto Rígido

El presupuesto rígido o fijo consiste en la preparación de un presupuesto para un determinado volumen de actividad estimado, no realizándose ningún tipo de ajuste cuando la actividad real difiere de la estimada. Suelen basarse inicialmente en ciertas situaciones definidas, las cuales se toman como punto de partida, y se comparan los resultados reales con los supuestos fijados previamente. La presupuestación fija es conveniente sólo si se puede estimar con un estrecho margen de oscilación, el volumen de actividad de la empresa, y cuando los costos y gastos muestran un comportamiento fácilmente previsible.

Los presupuestos fijos resultan especialmente adecuados en aquellas empresas, o áreas de actividad, donde, aún cuando no se cumpla con exactitud el nivel de actividad estimado, las desviaciones no son significativas, o en aquellas en las que se sabe que aunque no se ha alcanzado el plan, sin embargo, se debía haber alcanzado y en consecuencia debe responsabilizarse, no de las desviaciones que puedan presentarse en función del nivel real, sino en función del nivel estimado (caso de que no sea el mercado el que ha provocado desviaciones en la producción, sino deficiencias técnicas).

Presupuesto Flexible

Un presupuesto flexible supone la elaboración de un conjunto de planes presupuestarios alternativos que se corresponden con los diferentes niveles de actividades previstas, conceptuadas éstos como una serie de rangos alternativos de actividad, más que como determinados volúmenes de producción. Este tipo de presupuesto parte de la premisa de que el comportamiento tanto de los costos fijos como de los variables depende, fundamentalmente, del rango de actividad, por lo que el volumen de presupuesto correspondiente a los niveles de actividad puede variar más, o en su caso menos, que proporcionalmente con dichos niveles.

El presupuesto flexible se basa en la diferencia fundamental del comportamiento de los costos en: fijos, variables y mixtos. Dado que los costos fijos no suelen variar ante fluctuaciones en el nivel de actividad a corto plazo, puede considerarse que el presupuesto flexible consta realmente de dos partes: la primera es un presupuesto fijo compuesto tanto de costos fijos, como del componente fijo de los costos mixtos. La segunda parte es un presupuesto verdaderamente flexible ya que está integrado básicamente por costos variables.

Presupuesto por Programas

El presupuesto por programas es un sistema presupuestario integrado consistente en la proyección anual de los planes a medio plazo, acerca de los objetivos y líneas prioritarias de actuación de la empresa, donde se ordenan el conjunto de actividades a desarrollar, los objetivos fijados para desarrollar dichas actividades, los recursos a utilizar en su ejecución, y los indicadores que permitan analizar o apreciar el grado de realización en su doble aspecto: físico y financiero, y los agentes encargados de llevarlos a buen término, es decir, los ejecutantes de los programas.

Cualquier técnica presupuestaria debe ayudar a la adopción de decisiones y el presupuesto por programas representa una base informativa que conjuga la teoría del sistema, con el análisis costo/beneficio, especificando los programas que deben emprenderse en base del cumplimiento máximo de los objeti¬vos fijados, y el grado de alcance que se obtiene de los mismos.

Presupuesto Base Cero

El presupuesto base cero consiste en un proceso mediante el cual la gerencia, al llevar a cabo el desarrollo del presupuesto anual, asigna los recursos a aquellas áreas de la empresa que generen un beneficio superior al costo en el que van a incurrir.

En síntesis esta técnica parte del supuesto que una determinada actividad puede ser eliminada, aún cuando esté desarrollándose desde mucho tiempo, si no justifica su beneficio; esto es, parte del principio de que toda actividad debe estar sometida al análisis costo/beneficio.

Esta herramienta obliga a justificar, mediante un análisis costo/beneficio, cualquier incremento de sus actividades, estableciendo un orden de prelación de las actividades a acometer de acuerdo con el beneficio que reporten, y su importancia dentro del contexto global de la empresa. Esta técnica no suele aplicarse como medio de presupuestación de los factores productivos, sino en las áreas de: finanzas, control, relaciones industriales, mercadotecnia, mantenimiento, control de calidad, investigación y desarrollo, etc.

PRESUPUESTOS PÚBLICOS Y PRIVADOS

Los presupuestos públicos están principalmente inspirados para cumplir la función social del estado, a favor de la colectividad; estimando los ingresos y gastos que el Estado efectuará durante un período de tiempo, que generalmente es un año. Por otro lado, los presupuestos privados están principalmente orientados por la función de lucro de la empresa a favor particular de sus dueños.

A continuación se presenta un cuadro en referencia a estos presupuestos:

PRESUPUESTO FINANCIERO

Es el estudio mediante el cual se identifican los diferentes costos y el monto para la iniciación de cualquier proyecto empresarial, es decir, se refiere a los recursos económicos y financieros necesarios para llevar a cabo las actividades o procesos y/o para obtener los medios esenciales que deben calcularse, como el costo de realización, el costo de tiempo y el costo de adquirir nuevos recursos. Comprende el análisis de la inversión, la proyección de los ingresos, gastos y las formas de financiamiento.

PRESUPUESTO MAESTRO

En términos generales el presupuesto maestro es el resumen de los objetivos de todas las funciones de una organización, que incluye ventas, producción, distribución y finanzas; es decir, presupuesto incremental basado en las actividades reales alcanzadas en el período anterior más las expectativas para el período próximo.

PREGUNTA REALIZADA AL GRUPO EXPOSITOR

¿Por qué es importante el presupuesto?

Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de una organización, por medio de los prepuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos limites y sirve como mecanismo para la revisión de la política y estrategias de las empresas y direccionalas hacia lo que verdaderamente se busca.

Además facilita que los miembros de la organización cuantifiquen en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción, y se utilizan como guía durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirve como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.

BIBLIOGRAFÍA

GITMAN, Lawrence J. (1997). Administración financiera básica. México: Editorial Harla. Séptima edición. p. 1077.

WESTON, J. Fred y COPELAND, Thomas E. (1995). Finanzas en administración. México: McGraw-Hill. Novena edición. p. 638. Volumen I.

Autor:

Alcalá, Rosannys

Gómez, Aura

Henríquez, Yamilet

Rivas, Melissa

Profesor:

Ing. Andrés Blanco

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA

"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

INGENIERÍA FINANCIERA

SECCIÓN: T1

PUERTO ORDAZ, SEPTIEMBRE DE 2006