Diseño de un sistema de control, seguimiento y evaluación de las órdenes de compras internacionales

(Gp:) UNEXPO INTRODUCCIÓN

(Gp:) UNEXPO EL PROBLEMA “Constantemente, se están generando dentro de la empresa requerimientos de productos que tienen un constante aumento” “Implementación de políticas restrictivas que desestimulan la importación de rubros para la re-venta obliga a Gerenpro a incursionar con mayor frecuencia y cuantía en el mercado de importación” “Se pueden dar un gran número de Órdenes De Compra Internacional (OI) a diversos proveedores en distintas ubicaciones geográficas” “Es común que estas órdenes no sean enviadas en un único despacho, sino que sean necesarias varias recepciones para completarlas” “Panorama bastante complicado a la hora de realizar el seguimiento de todos y cada uno de los productos de importación a lo largo de cada etapa del proceso” “Se trata en su mayoría de repuestos que pueden detener los procesos productivos” “Sistema de Administración Integral dentro de él dispone del módulo especial para Compra carece de funciones de control y seguimiento tales como: determinar costos unitarios de producto, ubicar requisiciones, órdenes de compra y productos en determinadas etapas del proceso, entre otras”

(Gp:) UNEXPO EL PROBLEMA “Diseñar un sistema de control, seguimiento y evaluación de las órdenes de compras internacionales de la empresa Gerenpro C.A.” Diagnosticar la situación actual del Dpto. de Compras internacionales Describir el proceso de compras internacionales a través de un flujograma Establecer los objetivos departamentales e indicadores de gestión asociados a cada uno de ellos Determinar los requerimientos de información del sistema. Diseñar el modelo conceptual, lógico y físico del sistema de seguimiento y control y evaluación de ordenes de compras internacionales OBJETIVO GENERAL OBJETIVO ESPECIFICO

(Gp:) UNEXPO EL PROBLEMA Control de Costos JUSTIFICACIÓN Control de Gestión Reducción de la carga de trabajo Documentación

LA EMPRESA (Gp:) UNEXPO . Misión Construimos y Prestamos Servicios, aportando soluciones y bienestar, con: Seguridad, Calidad, Proactividad y Respeto al Medio Ambiente dentro de un proceso de Mejoramiento Continuo Visión Generar Bienestar en el ámbito general de la Empresa y su entorno, siendo líderes de nuestro sector en Venezuela en: · Seguridad, Calidad y Satisfacción de Clientes Internos y Externos · Crecimiento Sostenible y Respeto al Medio Ambiente · Desarrollo Social Sustentable

(Gp:) UNEXPO DISEÑO METODOLOGICO TIPO DE ESTUDIO: DISEÑO DE LA INVESTIGACION TECNICAS E INSTRUMENTACION DE RECOLECCIONDE DATOS: Investigación de Campo Tipo Documental Entrevista Semi-estructurada Revisión Documental Proyectivo No Experimental

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN ACTUAL No existen manuales Los formatos de trabajo son arbitrarios 2 empleados x 42 h/sem No existen objetivos ni indicadores departamentales 1.774%

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN ACTUAL (Gp:) Deficiencias en Departamento de Compras Internacionales (Gp:) Internas (Gp:) Externas (Gp:) Numerosas Ordenes de Compra simultaneas (Gp:) Falta de funciones necesarias en el SAI (Gp:) Falta de capacidad de almacenaje (Gp:) Deficiencia en los métodos (Gp:) Retraso en el envío de los expedientes por parte del agente aduanal (Gp:) Errores en la facturación (Gp:) Retraso en la recepción de la mercancía en almacén (Gp:) Falta de información en las facturas y expedientes (Gp:) Falta de sistematización de los procedimientos administrativos (Gp:) Organización de expedientes (Gp:) A la empresa (Gp:) Al departamento Determinación de las causas

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN ACTUAL CONSTRUCCION DE MATRIZ FODA DEPARTAMENTAL

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA ESTRATEGIAS FODA

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA Diagrama de flujo del proceso de Compras Internacionales Diagrama de flujo de bloques Simbología ANSI

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA Objetivo General: Una vez determinada la necesidad de la utilización de la vía de importación se encarga de gestionar de una manera eficiente y eficaz las adquisiciones de los diferentes Bienes y Servicios internacionales que requiere GERENPRO, C.A . Objetivos específicos: Adquirir los materiales no disponibles en el mercado nacional en el menor tiempo posible al precio más bajo posible, compatible con la calidad y el servicio post-venta requerido. Crear un registro de proveedores que aseguren el suministro de materiales requeridos en cualquier momento. Hacer el seguimiento del flujo de las órdenes de compras generadas. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS DEPARTAMENTALES

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA Hoja de control de Órdenes de Compras Internacionales (sistema temporal) Capaz de Generar Reportes (Gp:) Por Estado de Requisiciones

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA Hoja de control de Órdenes de Compras Internacionales (sistema temporal)

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA Hoja de control de Órdenes de Compras Internacionales (sistema temporal) Capaz de Generar Reportes (Gp:) Por Estado de Requisiciones (Gp:) De tiempos

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA Hoja de control de Órdenes de Compras Internacionales (sistema temporal)

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA Hoja de control de Órdenes de Compras Internacionales (sistema temporal) Capaz de Generar Reportes (Gp:) Por Estado de Requisiciones (Gp:) De Histórico de Precios (Gp:) De tiempos

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA Hoja de control de Órdenes de Compras Internacionales (sistema temporal)

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA Portada de Expediente de Importación

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA REQUERIMIENTOS DE INFORMACION DEL SISTEMA Y CONTROL DE ÓRDENES DE COMPRA INTERNACIONAL

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA ESTRUCTURA FUNCIONAL DEL SISTEMA CONTROL, SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE LAS ORDENES DE COMPRAS INTERNACIONALES

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA Esquema General del Sistema de Seguimiento, Control y Evaluación

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA Modelo Conceptual del Sistema de Seguimiento, Control y Evaluación (Gp:) Sistema (Gp:) Servidor (Gp:) Informe para control interno (Gp:) Cargar, editar y eliminar productos, aranceles, proveedores, requisiciones, cotizaciones, envios OI, facturas y finiquitos de expedientes. Generar sugerencias de OI Calcular Pre-liquidación Cargar factura de Servicios Aduanales Cargar Entrada de productos en almacén Consulta de: Estado de productos, estado de requisiciones y precios unitarios Generar informes de: Requisiciones por cotizar, OI por enviar, OI por dar entrada, eficiencia (Gp:) Jefe de Departamento de Compras Internacionales Asistente de Departamento de Compras Internacionales (Gp:) Consulta de: Estado de productos, estado de requisiciones y precios unitarios Generar informes de: Requisiciones por cotizar, OI por enviar, OI por dar entrada, tiempos de proceso y flujo de ordenes (Gp:) Gerente Corporativo de Gestión Gerente de Administración y Finanzas Jefe de Taller Central

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN PROPUESTA Diseño Lógico del Sistema de Seguimiento y Control de Ordenes de Compras Internacionales

(Gp:) UNEXPO 1. GERENPRO, C.A. es una empresa de tamaño grande y de alcance nacional, dedicada a la construcción de proyectos de envergadura y más recientemente al acarreo y transporte de materiales como bauxita 2. El departamento de Compras Internacionales se encarga de gestionar todo el proceso de adquisición de productos no disponibles en el mercado nacional por vía de la importación. El funcionamiento del mismo es indispensable y neurálgico para asegurar la continuidad operativa del área de producción de la empresa. 3. Con el manual de procedimientos de despachos de contingencia “vale manual” se reducirían los retrasos producidos por caída del sistema y el retraso en la entrada de los productos a sistema, pero principalmente ayudaría en gran medida a subsanar el problema de la inconcordancia entre inventarios físicos y teóricos CONCLUSIONES

(Gp:) UNEXPO CONCLUSIONES 4. La denominadas deficiencias departamentales pueden ser clasificadas en dos grupos, las externas que están fuera del alcance del estudio: Retraso en el envío de los expedientes por parte del agente aduanal Errores en la facturación Falta de información en las facturas y expedientes Retraso en la recepción de la mercancía en almacén Falta de sistematización de los procedimientos administrativos Y las internas o inherentes al departamento que si entran dentro del alcance del proyecto: Numerosas Órdenes de Compra simultaneas Falta de capacidad de almacenaje Deficiencia en los métodos Falta de funciones necesarias Organización de expedientes

(Gp:) UNEXPO CONCLUSIONES 5. Las estrategias a emplear para fortalecer la operatividad del Departamento de Compras Internacionales, basadas en una matriz FODA son: Diseñar una base de datos electrónica, interactiva e interconectada que permita llevar un seguimiento en forma paralela al SAI Establecer los objetivos departamentales, los indicadores de gestión y un flujograma del proceso de compras internacionales Establecer una base de datos integral que permita organizar la información clave del departamento y sus operaciones Creación de un registro de proveedores con información clave sobre sus características y desempeño Aprovechar la experiencia del Jefe para ir construyendo un Manual de Procedimientos del Departamento en continuo desarrollo Diseñar un sistema de Control de la gestión del departamento que permitan tomar medidas correctivas ante deficiencias o cualquier cambio externo

(Gp:) UNEXPO CONCLUSIONES 6. El objetivo general al cual debe responder y estar orientadas todas las actuaciones y decisiones de sus empleados es “Una vez determinada la necesidad de la utilización de la vía de importación se encarga de gestionar de una manera eficiente y eficaz las adquisiciones de los diferentes Bienes y Servicios internacionales que requiere GERENPRO, C.A.”, con los siguientes objetivos generales: Adquirir los materiales no disponibles en el mercado nacional en el menor tiempo posible al precio más bajo posible, compatible con la calidad y el servicio post-venta requerido. Crear un registro de proveedores que aseguren el suministro de materiales requeridos en cualquier momento. Hacer el seguimiento del flujo de las órdenes de compras generadas 7. El jefe de departamento es el responsable de ejercer la función de control departamental, al evaluar el desempeño del mismo a través de los indicadores de eficiencia y pendiente de inflación de costos, estableciendo metas y tomando medidas correctivas necesarias. 

(Gp:) UNEXPO RECOMENDACIONES 1. Realizar una evaluación de los proveedores de productos y servicios para determinar el verdadero impacto de sus retrasos y errores sobre la eficiencia del departamento. 2. Emplazar al Departamento de Administración a realizar una reingeniería de los procesos administrativos en busca de posibles supresiones, sustitución o fusión de procesos que reduzcan los costos de tiempo, desplazamiento y materiales. 3. Emplazar al Departamento de Almacén a realizar un estudio de tiempos del proceso de recepción y entrada de Órdenes de Compas Internacionales por parte del Departamento de Almacén. 4. Implementar el uso de la Base de Datos Manual propuesta en el Anexo 4 temporalmente, mientras se desarrolla el Software SSCOI propuesto. 5. Implementar el uso de la portada de expediente propuesta en el Anexo 5. 6. Aprobar y establecer los objetivos e indicadores departamentales propuestos.

(Gp:) UNEXPO RECOMENDACIONES 7. Apertura de un registro físico respectivo a los procedimientos e información departamental relevante para el posterior desarrollo de un manual departamental 8. Reclutar un pasante o tesista de Ingeniería Informática para desarrollar el software SSCOI propuesto en el diseño conceptual, físico y lógico contenido en el presente trabajo.