Diseño de un sistema de información para la administración y control de gestión de las inversiones capitalizables

RESUMEN

En el siguiente trabajo se diseñó un Sistema de Información para el seguimiento y control de las Inversiones Capitalizables del área de Carbón por parte de la Coordinación de Ingeniería Económica de CVG Venalum. El presente estudio obedece a una investigación no experimental, de tipo Descriptivo-Evaluativo, donde se realizó un diagnóstico de la situación actual de la Coordinación para conocer los requerimientos del personal en cuanto a la propuesta del diseño y posteriormente se desarrollaron las herramientas de modelado lógico de datos y el diseño físico de éste. El Diseño de este Sistema mostrará un aporte de solución y una herramienta eficaz que para mejorar en los Procesos de Gestión de la Coordinación a fin de proporcionar al usuario los reportes necesarios para llevar el control eficaz de su gestión.

Palabras Claves: SAP, Sistema de Información, Base de Datos, Inversiones Capitalizables, Activos Fijos

INTRODUCCIÓN

La Industria Venezolana del Aluminio CVG Venalum fue creada con la finalidad de producir aluminio primario para abastecer el mercado nacional y exportar una parte de sus productos; la producción se lleva a cabo a través de un proceso de reducción que se realiza por medio del empleo de celdas electrolíticas. No obstante el proceso productivo no solamente involucra la parte operativa sino también la administrativa, puesto que, para que éste se lleve a cabo se deben cumplir con una serie de trámites tanto para el abastecimiento de materia prima como para la adecuación de las áreas operativas, para ello se realizan las inversiones capitalizables, que no son mas que aquellas operaciones que tienden a incrementar el valor de los activos fijos de la empresa, como construcciones, adquisiciones, mejoras, ampliaciones y reemplazos, entre otras.

En el caso de CVG Venalum para el manejo de las inversiones, cuenta con la Gerencia de Ingeniería Industrial, la cual tiene adscrita a la Coordinación de Ingeniería Económica, ésta se encarga de prestar asistencia técnica en la evaluación y análisis de proyectos de ingeniería económica para generar alternativas de inversiones rentables y factibles, lo cual genera una gran cantidad de información económica que manejar, por lo que resulta necesario contar con un sistema que permita el acceso y ubicación de la información de las inversiones contenida en los archivos y registros de documentos de la Coordinación.

Considerando que la Coordinación de Ingeniería Económica no cuenta con este recurso, el diseño de un sistema de información para el manejo de las inversiones capitalizables resulta un punto de apoyo para la organización, simplificación y racionalización de los procedimientos administrativos internos en el acceso de la información; así mismo permite conocer en forma oportuna el status y tramitación administrativa de la inversión capitalizable, como fuente de información para la toma de decisiones. Una de las áreas con mayor cantidad de inversiones capitalizables solicitadas en la empresa, es el área de Carbón, por lo que el diseño del sistema será enfocado a dicha área, pudiendo ser aplicable al resto de las áreas que soliciten inversiones.

El presente trabajo de investigación tiene como objetivo diseñar un sistema de información para la administración y control de gestión de las inversiones capitalizables del área de carbón por parte de la Coordinación de Ingeniería Económica, cuya importancia radica en la mejora del manejo, seguimiento y control de las inversiones.

Este informe se encuentra estructurado por capítulos y está conformado por seis (6). En el capítulo I se formula y describe el problema de investigación, se delimita la misma, se definen el Objetivo General y los Objetivos Específicos y se justifica la realización de la investigación. En el capítulo II se definen todas las generalidades de la empresa, sus procesos, su misión, visión, estructura organizativa y políticas. En el capítulo III se presentan todas las bases teóricas empleadas en el desarrollo del estudio. En el capítulo IV se plantea la metodología utilizada, el tipo de investigación, población y muestra, los instrumentos y técnicas de recolección de datos, así como el cronograma de actividades y procesamiento de la información. En el capítulo V se fundamenta el diagnóstico de la situación actual de la Coordinación de Ingeniería Económica de la empresa en estudio. En el capítulo VI se realiza la presentación, descripción y discusión de los resultados obtenidos y finalmente se muestran las conclusiones y recomendaciones.

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

1.1 Planteamiento del problema

Las empresas siempre están en la búsqueda del incremento de su patrimonio no sólo desde el punto de vista económico, sino también mediante la adquisición de activos fijos, y para ello recurren a las inversiones. CVG Venalum no es excepción de esto, por ello recurre a la ejecución de inversiones capitalizables las cuales incrementan el valor de los activos fijos de la empresa.

No obstante para el manejo de las inversiones capitalizables CVG Venalum cuenta con la Gerencia de Ingeniería Industrial y ésta a su vez con la Coordinación de Ingeniería Económica; el procedimiento a seguir para gestión de las inversiones en dicha Coordinación abarca desde la solicitud de la inversión por la Unidad Usuaria (incluyendo el proyecto de factibilidad técnica), la elaboración de la factibilidad económica, la aprobación en el Comité de Inversiones hasta la preparación del plan de inversiones a presupuestar y el registro en el SAP de las inversiones aprobadas.

Todas las áreas de la empresa tanto las operativas como las administrativas, solicitan la ejecución de inversiones capitalizables y la Coordinación de Ingeniería Económica es la responsable de determinar aquellas que representan un beneficio para la empresa. Sin embargo luego que se realiza el registro en el SAP de las inversiones aprobadas el proceso de ejecución pasa a manos de la Unidad Técnica y el seguimiento y verificación de la ejecución de la inversión resulta laborioso para los analistas de la Coordinación, puesto que, no se cuenta con un sistema que facilite el almacenamiento de la información, así como la comunicación entre las unidades involucradas en el cumplimento y manejo de la inversión, como son: La Gerencia de Planificación y Presupuesto, el Departamento de Control de Activos, la Gerencia de Proyectos y la Unidad Usuaria (Solicitante). Dicho recurso no ha sido diseñado, dado que, cada analista trata de llevar un registro de las inversiones bajo su cargo, no obstante, si al momento de solicitar un avance de la inversión los analistas se encuentran de vacaciones o no es posible localizarlos, no hay forma de tener acceso al conocimiento que éstos poseen, atrasando así las gestiones en la Coordinación.

Igualmente debido al hecho que la Coordinación depende del reporte de avance de ejecución de las inversiones, suministrado por las distintas unidades involucradas, ésta posee una limitada capacidad de control con respecto al avance de las mismas, lo cual ha traído como consecuencia en algunas ocasiones, la inyección continua de dinero en cuentas que ya no requieren de más asignación de presupuesto, pues las inversiones han sido ejecutadas o se solicitaron pero no se llevaron a cabo, por lo que es necesario desestimar su apertura; esto ha llevado a que el dinero depositado en dichas cuentas sea utilizado para fines diferentes a los planteados; además al desconocer el estatus de las inversiones (activas-cerradas-en proceso) no se puede llevar un control de los activos fijos de la empresa.

Entre las áreas con una mayor cantidad de inversiones capitalizables solicitadas se encuentra el área de Carbón con 110 inversiones requeridas en el periodo comprendido entre 2000-2011, de las cuales se desconoce su status, avance, entre otros; y ya que es una de las áreas con más inversiones solicitadas, es importante para la Coordinación tener en orden la información de las mismas.

Por ende resulta necesario el diseño de un sistema de información de las inversiones capitalizables del área de Carbón, que permita conocer en cualquier momento el estado de tramitación y poder accesar a la información administrativa contenida en los documentos, archivos y registros de la empresa, lo cual servirá de apoyo en la gestión y toma de decisiones de forma oportuna.

1.2 Objetivo General

Diseñar un sistema de información para la administración y control de gestión de las inversiones capitalizables del área de carbón por parte de la Coordinación de Ingeniería Económica de CVG Venalum.

1.3 Objetivos Específicos

· Evaluar los requerimientos necesarios para la etapa de diseño.

· Actualizar la información de las inversiones capitalizables que posee actualmente la Coordinación de Ingeniería Económica.

· Desarrollar una base de datos con la información actualizada de las inversiones.

· Diseñar el modelo conceptual del sistema de información requerido por la Coordinación.

· Diseñar el modelo lógico del sistema de información.

· Realizar el diseño físico que precisa el sistema.

· Desarrollar una interfaz que permita ver detalladamente los datos y la información.

· Elaborar el Manual del Usuario para el manejo del sistema.

· Realizar la estimación de costos de implementación del sistema en la

Coordinación de Ingeniería Económica.

1.4 Justificación o Importancia

El motivo por el cual se justifica la realización de la presente investigación es que toda empresa debe tener un control de las inversiones que realiza en función del avance de las mismas, para ello debe contar con un sistema de información que le permita tener acceso a una base de datos. Actualmente la Coordinación de Ingeniería Económica no posee un sistema que le permita el control de la información de las inversiones capitalizables que son aprobadas.

Por ende el desarrollo del proyecto es necesario, dado que con este aporte la Coordinación podrá administrar y controlar la gestión de las inversiones capitalizables del área de Carbón de CVG Venalum. Igualmente el diseño de dicho sistema servirá como base teórica para futuras investigaciones asociadas al tema.

1.5 Delimitación o Alcance

El alcance de esta investigación es el diseño de un sistema de información para la administración y control de gestión de las inversiones capitalizables del área de Carbón, en el periodo comprendido entre 2000-2011 y que actualmente se encuentran abiertas en el sistema, para el manejo de la Coordinación de Ingeniería Económica de CVG Venalum. El estudio se realizará en la Gerencia de Ingeniería Industrial, específicamente en la Coordinación de Ingeniería Económica.

El tiempo de estudio en el área de trabajo se realizará en el horario permitido para los tesistas, es decir de 7:00 AM a 3:00 PM. El mismo tendrá una duración de 16 semanas, tiempo estipulado para realizar el Trabajo de Grado según normas de la Universidad y de la empresa.

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