Objetivo del sistema
El sistema API atienda la necesidad de una organización de tener información precisa, oportuna e importante en todos sus niveles. Este sistema es una herramienta que permite tener acceso y mantener actualizada la información que necesitan las empresas, mediante indicadores definidos para cada persona. Los indicadores se muestran mediante dos reportes y así las personas se mantienen centradas en mejorar sus resultados, y en disminuir las desviaciones a las metas establecidas.
Alcance del documento Se explican los pasos para la puesta en marcha del sistema API en su organización, se muestran las funcionalidades del sistema y se explican a detalle los puntos relevantes.
1.3. Otros documentos Es recomendable revisar el documento ConoceAPI.pdf disponible en el sitio apisistemas.com para complementar este manual de usuario.
1.4. Claves El Sistema API tiene dos claves:
administrador usuario Solo existe una clave administrador y permite realizar funciones que los usuarios no pueden, por ejemplo, modificar el organigrama, y dar de alta indicadores. Además, puede realizar las funciones de la clave usuario.
La clave usuario es asignada a cada persona del organigrama para que tenga acceso al sistema API, y así el usuario puede modificar el status y meta de sus indicadores.
Este manual explica primeramente la clave administrador, y después la clave usuario.
1.5. Periodos Los tipos de periodo de los indicadores son: Mensuales Anuales Semanales. Al seleccionar el periodo, se muestran solo los indicadores correspondientes a su tipo de periodo.
1.1. Puesta en marcha Los pasos para la puesta en marcha del sistema en su organización son:
Entrar al sitio http://apisistemas.com Registrar su organización en la sección "Registro Sistema API" Recibir por correo electrónico la contraseña de la clave administrador.
Acceder al sistema http://apisistemas.com/webIndicadores con la clave administrador y la contraseña indicada en el punto anterior.
Dar de alta el organigrama.
Dar de alta los indicadores de cada persona del organigrama.
Indicar el status y las metas de los indicadores.
Revisar los dos reportes del Sistema.
1.2. Registro En esta página se indica el nombre y correo de su empresa, y los 6 caracteres del texto mostrado (para saber que usted no es un robot). Después se debe presionar el botón "Registrar".
1.3. Entrada al sistema con la clave administrador Ingrese al sistema API con la clave Empresa, Clave de Acceso y Contraseña obtenidos en el punto anterior.
El modo Demostración es una buena manera de conocer el sistema API, y se recomienda usarla para familiarizarse con sus funcionalidades.
1.4. Pantalla Inicial administrador Inicialmente el sistema da de alta una persona en el organigrama con los datos indicados en la figura. El organigrama se debe modificar para reflejar la estructura de su organización .
Lista de funcionalidades clave administrador • Organigrama Indicadores Reporte:Personal Reporte:Colaboradores Seleccione Periodo Contraseña Empresa Los reportes Personal y Colaboradores se explican en la clave usuario.
1.2. Organigrama El administrador hace el mantenimiento del organigrama, es decir dar de alta, edita o elimina a una persona.
1.3. Nuevo Al presionar el botón "Nuevo" se dará de alta una persona que dependa de la persona seleccionada en el Organigrama. En este caso se presionó el botón "Nuevo" cuando en el Organigrama estaba seleccionado "Alain Gonzalez".
La clave de acceso y contraseña son importantes ya que con esos datos el usuario podrá acceder al sistema.
1.4. Edita Esta funcionalidad permite editar los datos de una persona. También es posible cambiar de "Jefe Directo", modificando de esta forma la estructura del Organigrama.
Asimismo, permite eliminar a una persona, siempre y cuando no tenga no tenga indicadores asignados.
Por otro lado, cuando un usuario a ovidado su contraseña, se puede asignar una nueva. La próxima vez que el usuario acceda al sistema, deberá proporcionar su clave de acceso y la nueva contraseña.
1.5. Seleccionar y Quitar Selección Para facilitar la operación del sistema, se puede seleccionar una persona del organigrama presionando el botón "Seleccionar", y con esto solo se muestra la información correspondiente a esa persona. En la figura se ha seleccionado a Alberto Perez, Gerente General.
Para quitar la selección se presiona el botón "Quitar Selección".
1.6. Indicadores
Para dar de alta un nuevo indicador presione el botón "Nuevo Indicador". Para editar un indicador, primero seleccionelo en la lista de indicadores y después presione el botón "Edita" correspondiente 1.7. Edita Indicador
Es importante considerar el tipo de Periodo, dado que el indicador se incluye en el reporte según el tipo de periodo seleccionado.
Existen dos sentidos:
1.8. Eliminar un indicador Para eliminar un indicador, presione el botón "Eliminar". Tenga cuidado porque todos los datos y documentos del indicador se eliminarán, y no será posible recuperarlos.
1.9. Seleccione Periodo
Es importante considerar que en los reportes solo se muestran los indicadores que corresponden al tipo de periodo seleccionado. Esto es, los reportes anuales, mensuales y semanales son completamente independiente en cuanto a los indicadores que se muestran.
1.10. Contraseña usuario administrador
Esta pantalla permite modificar la contraseña de acceso al sistema del usuario administrador.
1.11. Empresa
Es posible mostrar el logo de su empresa, tal como en la figura se muestra al impresor. Es recomendable que el logo tenga forma cuadrada de 100 x 100 pixeles para que nos distorsione al mostrarlo. Para poner el logo, primero seleccione un archivo con extension .png de su computadora usando el botón "1. Seleccionar archivo", y después presione el botón "2. Subir Archivo".
Para que no se muestre el logo presione el botón "Eliminar Logo".
Para modificar el nombre y correo de la empresa, indique el texto modificado y presione el botón "Actualizar Nombre y Correo".
1.1. Lista de funcionalidades usuario
• Organigrama Seleccione Periodo Reporte:Personal Reporte: Colaboradores Contraseña
1.2. Flujo de trabajo de un periodo cualquiera El flujo de trabajo de un periodo es:
Seleccionar el periodo a capturar Indicar el status y la meta de los indicadores Utilizar los dos reportes del sistema.
1.3. Organigrama
Organigrama En este ejemplo el acceso se hizo como [email protected], por lo que solo se visualizan los colaboradores de Alberto Perez.
Al seleccionar a un usuario, en la lista inferior se muestran sus indicadores.
La clave usuario solo puede utilizar al organigrama, es decir no lo puede modificar.
1.4. Seleccione Periodo
Es importante considerar que en los reportes solo se muestran los indicadores que corresponden al tipo de periodo seleccionado. Esto es, los reportes anuales, mensuales y semanales son completamente independiente en cuanto a los indicadores que se muestran.
1.5. Reporte:
Personal
El reporte personal muestra los indicadores a la persona seleccionada en el Organigrama. Es importante considerar que solo se muestran los indicadores correspondientes al tipo de periodo seleccionado. En este caso se consideran los indicadores mensuales.
1.6. Comandos Los comandos que se pueden usar para cada indicador son:
1.7. Gráfica El comando Gráfica muestra una gráfica del indicador.
Es importante considerar el sentido del indicador, por ejemplo:
Para la figura superior, el sentido del indicador hace que el status se muestre en rojo porque no se alcanzó la meta. Pero en la figura inferior, el sentido del indiador hace que el status se muestre en porque la meta se sobrepaso, y para un "Porcentaje de Desperdicio" esto no es deseable.
1.8. Captura El comando Captura muestra los datos del status y la meta del indicador para cada periodo.
Para capturar el status y la meta se presiona el botón Captura correspondiente al periodo.
1.9. Acuerdos Para los acuerdos con status "Iniciado", el color con que se muestra depende si se ha sobrepasado la fecha compromiso. Esto es, el status se muestra en rojo si la fecha actual es mayor que la meta compromiso, avisando de esta manera que hay un retraso.
Para el status de los acuerdos "Pendiente" o "Terminado" no se muestra el color del status.
1.10. Documentos Es posible subir al sistema hasta cinco doumentos para cada indicador. El tamaño máximo de cada archivo es de 10 Mbytes.
Los tipos de documentos que se muestran deben tener la extensión:
.pdf .doc .docx .xls .xlsx .ppt .pptx Para subir un archivo, primero seleccione un archivo de su computadora con una extensión de la lista superior, usando el botón "1. Seleccionar archivo", y después presione el botón "2. Subir Archivo".
Para eliminar un archivo el botón "Eliminar" correspondiente al documento a eliminar.
Para facilitar la comunicación es posible enviar correos que se arman automaticamente al presionar el botón "Correo". La idea es llamar la atención o solicitar información respecto a un indicador, incluyendo el texto necesario en el cuerpo del correo.
Esta funcionalidad hace uso de su propia configuración para enviar correos.
1.12. Reporte PDF Al presionar el botón "Reporte PDF" se genera el reporte en formato PDF que puede ser impreso o guardado. El reporte PDF se ve mediante el programa que su computadora tenga predeterminado para abrir este tipo de archivos.
La primera parte del reporte PDF es una lista de los indicadores. La segunda parte es el reporte de cada indicador de lista mostrando su gráfica y los acuerdos correspondientes al indicador.
1.13. Botones de Filtro Los filtros se activan al presionar los botones "Todos", "Están bien", "Tiene Problema", "Sin captura" del reporte.
Al presionar el botón "Están bien" se muestran solo los indicadores con status verde.
1.14. Reporte: Colaboradores El Reporte Colaboradores muestra los indicadores de las personas que dependen de ella según el Organigrama.
Los botones de filtro en este reporte funcionan igual que en el reporte personal.
Los comandos son los mismos que se muestran en el Reporte Personal.
Cuando la columna nivel muestra "1" quiere decir que el indicador es de una persona que depende directamente. Cuando se indica un "2" o mayor quiere decir que el indicador es de una persona que depende indirectamente de ella.
1.15. Filtros Se pueden filtrar los indicadores tecleando caracteres en las cajas de texto mostradas en cada columna. En el ejemplo se estan mostrando solamente los indicadores de personas que dependen directamente del Director General.
Para quitar un filtro se debe eliminar el texto indicado.
El usuario puede modificar su contraseña indicando la nueva contraseña y presionando el botón "Actualizar". La próxima vez que el usuario acceda al sistema tendrá que indicar su clave y la nueva contraseña.
Administración por Indicadores (API)
Autor:
Alberto Caballero.