Administración de Riesgos en la Facultad de Contabilidad y Finanzas (página 2)

Estas acciones pueden ser para CPT: Fraude en los exámenes de ingreso, fraude en el otorgamiento indebido de plazas y fraude en la presentación de los documentos que avalan el nivel académico o status laboral falso en el proceso de matrícula, ya que este proceso se realiza en a propia Facultad.

En el caso del CRD las acciones pueden ser: Fraudes en los exámenes de ingreso, fraude en el otorgamiento indebido de plazas y fraude en la presentación de los documentos que avalan el nivel académico, lo que a diferencia del CPT representan para la Facultad un riesgo externo ya que todos estos procesos son realizados por la Comisión Provincial de Ingreso, y finalmente los resultados son los que pueden afectar y constituir un riesgo para la Facultad, ya que ingresaría al nivel superior un estudiante que no posee los requisitos si se produjeran alguna(as) de las acciones anteriormente mencionadas.

Este riesgo se clasifica como los nacidos de actos criminales y para su identificación nos basamos en entrevistas, manuales (Plan de Prevención de la Universidad de la Habana), proyectos (Sistema de Control Interno de la Universidad de la Habana) y experiencia del personal especializado en la materia.

SEGUNDA ETAPA: EVALUACIÓN DE RIESGOS

Esta etapa es la conocida como Análisis de Riesgos. Una vez que los riesgos han sido identificados, se determinará el impacto potencial que la ocurrencia de los mismos podría tener en la entidad así como la probabilidad de ocurrencia. El análisis de riesgos trabaja sobre dos factores: amenazas y objetos receptores del daño.

En cuanto a las dos acciones fundamentales del administrador de riesgos: medir y jerarquizar, la primera no es aplicable a la investigación, pues el riesgo que se desarrolla no tiene ningún impacto expresado en valor monetario. Refiriéndonos a la jerarquización del riesgo se utilizan los términos severidad y frecuencia.

Referido a la severidad en este caso por las características del riesgo que se analiza, no es posible medirlo cuantitativamente pero se puede decir que tiene un nivel medio de severidad.

En el caso de la frecuencia absoluta esta se da solo una vez en el año, ya que el proceso de ingreso a la Universidad es anual.

ETAPA 3: CONTROL DE RIESGO

Una vez identificados y evaluados los riesgos, se pasa al análisis de soluciones y al diseño de programa de acciones a corto, mediano y largo plazo, lo que requiere de la función de control.

Dentro de las alternativas de solución frente a este riesgo tenemos que lo más factible es eliminar sus causas y reducir los efectos.

En cuanto a las demás alternativas que se conocen, se considera que de acuerdo a la dinámica y desarrollo del trabajo en la facultad y el incremento del ingreso de los estudiantes a la misma, no es posible evitar este riesgo, aunque siempre se toman medidas para tratar de erradicar sus causas y reducir sus efectos, la opción de transferirlo no procede pues la responsabilidad de estas acciones recae totalmente sobre la facultad y no puede asumirse pues como se dijo anteriormente se toman las medidas pertinentes para eliminar sus causas.

Las acciones que identifican este riesgo se han ido erradicando en gran medida producto a la política del Estado Cubano de la lucha contra las ilegalidades y la corrupción, es por ello que en cada curso académico se incorporan nuevas medidas de control para eliminar las causas y efectos de este riesgo.

Las medidas que se llevan a cabo para eliminar las causas que propician este riesgo son:

MEDIDAS ORGANIZATIVAS

• Otorgamiento indebido de plazas para ingresar en la Facultad a través de los CRD y/o CPT:

• Control del modelo de otorgamiento de plazas universitarias que se recibe de la Comisión de Ingreso y revisión de que el mismo cumpla con los requisitos establecidos en ambos tipos de cursos según sea el caso.
• Publicación de los Listados Oficiales de Otorgamiento de plazas según escalafón recibido de la Comisión de Ingreso.

• Fraude en los exámenes de ingreso para CPT:

• Centralizar la organización de la aplicación de los exámenes en la Secretaría de la Facultad en coordinación con el Vicedecanato Docente que organiza la solicitud de profesores a los departamentos docentes para el cuidado de los exámenes.

• La Secretaria de Facultad es la responsable de la recogida de temarios y entrega de los mismos según organización dada, ante cualquier causa de fuerza mayor se responsabiliza la Decana de la Facultad con la designación de otro personal.

• Entrega de temarios contra Boleta de Matrícula del estudiante y contra Carnet de Identidad durante el examen y firma del Acta al finalizar con la devolución de los documentos al estudiante.

• Verificación de listados contra temarios entregados y temarios en blanco al finalizar cada examen por el personal de Secretaría que es además, quien entrega al personal designado por la Comisión de Ingreso para el Control de los Exámenes.

• Revisión de actas de notas contra temarios de exámenes.

• Brindar información sobre derechos del estudiante para solicitudes de revisión de exámenes cuando estos lo soliciten.

• Estricto control de las plazas asignadas a Organismos Priorizados.

• Presentación de documentos que avalan nivel académico o status laboral falso en el proceso de matrícula.

• Cotejo de documentos originales contra fotocopias exigiendo documentos legibles para el proceso de matrícula.

• Exigir la ratificación de matrícula en CPT con el Aval del Centro de Trabajo.

• De forma aleatoria en cada semestre hacer verificaciones por vía telefónica en el Centro de Trabajo, para comprobar si realmente el estudiante es trabajador del mismo.

MEDIDAS HUMANAS

• Selección del personal idóneo para el cuidado de los exámenes.

• Preparar el personal adecuado para brindar a los estudiantes cualquier información que requieran.

• Selección del personal que trabajará en la matrícula por parte de la Secretaría de la Facultad así como entrenamiento del mismo.

Además de todas las medidas planteadas anteriormente se elaboró un procedimiento para el ingreso a la Facultad de Contabilidad y Finanzas el cual esta incluido dentro del Manual de Normas y Procedimientos de la Facultad para el control de este riesgo.

Conclusiones

El análisis de la Administración de Riesgos se hace evidente y necesario en nuestro campo de investigación que es la Universidad de la Habana para poder aplicar estos conocimientos en el proceso de actualización de los Manuales de Normas y Procedimientos de las Facultades en particular para el Subsistema de Evaluación de Riesgos.

El riesgo del Sistema de Ingreso a la Facultad resulta uno de los riesgos que menos puede percibirse a simple vista en este sector, pero ha llegado a ser uno de los más peligrosos.

El Ingreso de estudiantes a la Educación Superior que acceden por fraude, corrupción e ilegalidades a las Facultades atenta contra la calidad de los profesionales graduados y por graduarse, de este nivel de enseñanza.

Se hace imprescindible e inaplazable el seguimiento de todas las medidas que se proponen y otras que surjan para lograr el correcto ingreso de los estudiantes a la enseñanza superior.

Recomendaciones

Se recomienda que los riesgos identificados anteriormente sean actualizados correctamente a medida que surjan nuevas actividades en los cuales la Facultad de Contabilidad y Finanzas pueda estar inmersa y que por motivos de estas se generen nuevos riesgos que deben ser identificados e incluidos dentro del Plan de Prevención para adoptar las medidas pertinentes.

Proporcionarle al personal involucrado en cada riesgo el plan de medidas elaborado tras la detección del riesgo para que sea de su conocimiento y estudio para próximas situaciones dentro de la Facultad; y que este personal sea capaz de proponer nuevas medidas cuando se detecten nuevos problemas.

Bibliografía

Resolución 297 del 2003 emitida por el Ministerio de Finanzas y Precios.

Autor:

Lic. Ariamna Rivero Bolaños

Lic. Frida Ruso Armada

Lic. Lisi Campos Chaurero

Profesoras del Dpto. Contabilidad y Auditoría

Facultad de Contabilidad y Finanzas

Universidad de la Habana.

Cuba.