- Según el Tipo de Personal:
- Nómina Ejecutiva o Mayor: Para directivos y alta gerencia. (nómina confidencial).
- Nómina de Empleados: Para el resto del personal empleado.
- Nómina de Obreros: Para personal operativo; a su vez puede ser dividida, para efectos de costo, en personal de producción y personal de mantenimiento.
Partes de la Nómina
Asignaciones
Deducciones
- Sueldo o salario.
- Bono por asistencia.
- Horas extraordinarias.
- Suplencias.
- Vacaciones.
- Comisiones.
- Retroactivo.
- Día de descanso.
- Bono nocturno.
- Sobretiempo en feriados.
- Permiso remunerado.
- Prima por matrimonio
- Prima por hijos.
¿Cómo elaborar la Nómina?
El proceso de elaboración de la nómina comienza cada vez que se inicia un período de pago. Estos períodos están claramente definidos por la Ley Orgánica del Trabajo en el Artículo 150 donde se expresa:
"El trabajador y el patrono fijarán el lapso para el pago del salario que no podrá ser mayor de una quincena, pero podrá ser hasta de un mes cuando el trabajador reciba del patrono alimentación y vivienda".
A los obreros, su salario se les paga semanal, mientras que tratándose de empleados, el pago se realiza quincenalmente.
El diseño del formato en el cual se elabora la nómina varía de acuerdo con la magnitud y otras características de la empresa, como si su elaboración se realiza de forma manual o computarizada. En cuanto al fondo, no existe ninguna diferencia entre una técnica y otra.
Normas del Control Interno para la Nómina
Las normas de control interno que se citarán a continuación, representan la garantía para la empresa, que los recursos monetarios destinados a la administración de personal, están siendo adecuadamente distribuidos.
- Deben ser aprobadas por personas autorizadas:
- La contratación de personal.
- El salario a pagar
- Las deducciones que se realizarán en nómina.
- El expediente de cada trabajador debe permanecer inaccesible para las personas que:
- Horas extraordinarias y otros pagos especiales.
- Preparen la nómina.
- Aprueban nómina.
- Pagan la nómina.
- Deben ser utilizados relojes marcadores u otros medios que permitan controlar el tiempo de trabajo.
- En caso de trabajo a destajo, deben ser establecidos controles, de forma que la producción del trabajador pueda ser determinada.
- Debe existir separación de funciones:
- Entre el personal que controla el tiempo trabajado, elabora la nómina y paga la nómina.
- Entre el personal que contrata o despide y el que elabora la nómina.
- Las contrataciones o despidos deben ser inmediatamente notificados al departamento de nómina.
- El tiempo a pagar a cada trabajador debe ser aprobado por el jefe del departamento respectivo.
- Los cálculos hechos en la nómina deben ser revisados antes de pagar a los trabajadores.
- El pago de la nómina debe ser aprobado por un funcionario responsable.
- Cuando la nómina sea pagada con cheque:
- Debe existir una cuenta bancaria que se utilice sólo con ese objetivo.
- La cuenta bancaria de nómina debe ser conciliada mensualmente por una persona diferente de la que prepara la nómina y de la que paga.
- La persona que realiza la conciliación, debe recibir directamente el estado de cuenta bancario.
- Cuando la nómina se paga en efectivo:
- Debe hacerse un retiro del banco exactamente por el neto a pagar.
- Deben ser tomadas las medidas necesarias para evitar el robo por parte de empleados o extraños.
- Cada trabajador, al recibir su remuneración debe firmar un recibo en el que aparezcan detallados los diferentes conceptos que han intervenido en el cálculo.
- El pago de la nómina debe ser periódicamente supervisado por un funcionario independiente del departamento de nómina.
- Los sueldos no reclamados, deben ser custodiados por una persona diferente a la que elabora la nómina o hecho los pagos, y debe enviar una relación de los mismos al departamento de contabilidad.
- Los sueldos no reclamados, deben ser depositados en el banco después de un tiempo prudencial, registrado el correspondiente pasivo por ese concepto.
- El pago posterior de sueldos no reclamados, debe ser aprobado por un funcionario diferente al que prepara la nómina.
- Los funcionarios que pagan la nómina deben ser rotados periódicamente.
- La distribución contable de la nómina debe ser revisada por una persona que no pertenezca al departamento de nómina.
Reseña Biográfica de la autora:
Rosanna Del Valle Silva Fernandez
Venezolana, nacida en San Felipe – Estado Yaracuy. Especialista en Gerencia Educacional (UPEL – IMPM), Practitioner en Programación Neurolinguística (Instituto Español de Programación Neurolinguística), con Diplomados en Tecnología de la Información y Comunicación (ANUV – UNITEC), Capacitación Docente (UNEFA – UNA), Licenciada en Administración de Empresas Mención: Gerencia (UFT) y Técnico Superior Universitario en Administración Mención: Gerencia de Empresas (IUTY). Desde el año 2005, labora en la UNEFA Núcleo Yaracuy como Profesor Instructor a Dedicación Exclusiva.
Es investigadora de las líneas: Gerencia Educacional – Tecnología de la información y Comunicación, adscritas al Núcleo de Investigación Educativa "Orangel Loyo Colmenarez" de la UPEL – IMPM, Núcleo Yaracuy. Tutora de Trabajos de Grado. Ponente y asistente permanente a eventos nacionales e internacionales en el área educativa y gerencial. Facilitadora de cursos de extensión universitaria en el área de evaluación, planificación educativa y estrategias de aprendizaje; así como también en el ámbito gerencial y organizacional (cooperativismo, liderazgo, formulación de proyectos, entre otros).
Ha laborado en empresas privadas venezolanas (INVILARA, Cervecera Nacional Brama, Smurfit Cartón de Venezuela, Cerámicas Caribe, Seguros Orinoco) y como docente en Instituciones de Educación Superior (IUTY – IUPMA). Es integrante de la Red Docente Kipus para América Latina y el Caribe (UNESCO), la Red Nacional Docente de Informática y Telemática (RENADIT) y forma parte del Voluntariado Social del Instituto Nacional de la Juventud (INJ – Yaracuy).
CIUDAD: SAN FELIPE – YARACUY – VENEZUELA
FECHA: OCTUBRE 2006
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