Modelo de consultoría ampliado para el estudio de la división del trabajo

El milagro de la existencia de las organizaciones, se caracteriza por la unión de dos o más personas con propósitos compartidos, que dividen el total del trabajo entre sus integrantes, para poder desempeñarlo más eficientemente.

Allí radica la importancia del estudio y análisis de la división del trabajo, pues en definitiva, todo lo que se hace en una organización – de una u otra forma – es trabajo (funciones, actividades, procesos, tareas, operaciones, entre otras). Entonces, porqué no estudiar como funcionan y se estructuran las organizaciones, a través de cómo desempeñan estos distintos niveles de trabajo.

El modelo que se plantea en el presente trabajo, propone una herramienta de consultoría para el estudio de la división del trabajo, dirigido al análisis, diseño y rediseño organizacional que permite trabajar tanto a nivel operativo como estructural, siendo principalmente adecuado para el estudio de organizaciones de volumen reducido o medio.

Sus dos primeros niveles de aplicabilidad, no son herramientas idóneas para el empleo en grandes organizaciones, a menos que se aplique por grupos organizativos dependientes o relacionados; estos dos primeros niveles forman parte de una técnica preexistente de "gráfica o cuadro de la distribución del trabajo", utilizada desde el fin de la Segunda Guerra Mundial y difundida ampliamente por organismos internacionales (Alianza para el Progreso) en las décadas de 1950 y 1960.

En la mencionada técnica es destacable el trabajo realizado por la Cra. Isabel A. Palamarchuk en su manual "Cuadro de Distribución del Trabajo", (Editorial Técnica – Montevideo 1991), ya que en el mismo planteó una metodología de aplicación (correlacionando actividades, tareas y puestos) que uniformizó la técnica de análisis de dicha herramienta, cosa que el medio carecía anteriormente y que no permitía un aprovechamiento estandarizado. A ese trabajo remitimos al lector, para obtener los conocimientos básicos –para operar el 2do. nivel de aplicabilidad y poder luego abordar los niveles posteriores que propone el presente modelo ampliado.

A partir del 3er. nivel de aplicabilidad – punto de partida de este nuevo modelo de consultoría – es adecuado para organizaciones de cualquier tamaño.

El modelo que se propone consta de varios instrumentos, aparte del que menciona la citada autora en dicho manual. Constituye un medio de muy bajo costo, aplicable en ondas cortas –lo que disminuye los costos de consultoría-, potente en su concepción técnica y fácilmente aplicable.

1er. Nivel de aplicabilidad

Se representa una columna para cada puesto (coincidente con la cantidad de empleados) existente en la unidad estudiada.

Para cada tarea que se cumpla dentro del órgano se utiliza una fila horizontal.

El primer nivel de análisis es útil para el relevamiento y clasificación de aspectos operativos que se realizan en los distintos órganos de la empresa, se utiliza con un sistema de análisis similar al que plantea dicha autora para el siguiente nivel, y permite correlacionar los aspectos operacionales que se efectúan de la unidad bajo estudio.

Instrumentos de relevamiento previo:

• Listas de tareas que se cumplen dentro del órgano en estudio

• Listas de operaciones que realizan los empleados de dicha unidad.

Para el diseño de dichos instrumentos se proponen la adaptación de las listas de actividades y de tareas propuestas en la publicación de la Cra. Palamarchuk.

Maneja también tiempos de trabajo en unidades sexagesimales o en términos porcentuales al igual que el segundo nivel de aplicabilidad.

Es un instrumento que sirve además para reconstruir los procedimientos a partir de las correspondientes operaciones que se ejecutan en ese órgano y en los previos y subsiguientes. Su eficiencia es pobre – o casi nula – como instrumento de análisis. Actualmente no se utiliza, su uso se discontinuó desde fines de los 60.

De ninguna forma sustituye el uso de instrumentos de modelado y análisis de procedimientos.

2do. Nivel de aplicabilidad

Se representa una columna para cada puesto (coincidente con la cantidad de empleados) existente en la unidad estudiada.

Para cada actividad que se cumpla dentro del órgano se utiliza una fila horizontal.

Corresponde este nivel al usual que se viene empleado desde décadas y propuesto también en la publicación citada.

Instrumentos de relevamiento previo:

• Listas de las actividades del órgano en estudio

• Listas de las tareas que realizan los empleados de la unidad estudiada.

Maneja también tiempos de trabajo en unidades sexagesimales o en términos porcentuales al igual que el primer nivel de aplicabilidad.

Desde el punto de vista estructural permite analizar alguna violación a principios determinantes como por ejemplo la unidad de mando o el alcance del control en lo referente a puestos, afinidad de actividades, entre otros.