Actos ilegales cometidos por los clientes

Indice1. Introducción 2. Procedimientos de auditoria en ausencia de evidencia en relacion a actos ilegales 3. Efectos sobre los estados financieros y las implicaciones 4. Comunicación con el comité de auditoria o con organismos independientes 5. Responsabilidad en otras circunstancias 6. Referencia Técnica

1. Introducción

El termino actos ilegales se refiere a violaciones de leyes o reglamentos gubernamentales. Estos cometidos por los clientes, son actos atribuibles a la entidad, cuyos estados financieros están bajo auditoria o actos hechos por la gerencia o empleados actuando en nombre de la entidad. Dichos actos no incluyen mala conducta individual del personal de la entidad, no relacionadas a sus actividades empresariales. El hecho de que un acto sea ilegal, es una determinación fuera del juicio profesional del auditor. El auditor se presenta como experto en contabilidad y auditoria, cuando reporta estados financieros. La experiencia y la compresión del auditor, pueden ayudar a este a reconocer actos ilegales. No obstante, la determinación en cuanto a legalidad de un acto se basaría en el consejo de un perito legal calificado.

La responsabilidad del auditor esta en detectar y reportar los resultados con errores que resulten de actos ilegales que tienen una incidencia directa y un efecto material en los estados financieros o que estos presenten errores materiales o fraudes. El auditor ordinariamente no tiene alguna responsabilidad sobre actos ilegales que tienen un efecto indirecto sobre los estados financieros. Los actos ilegales varían mucho en su relación con los estados financieros. El auditor toma en consideración las leyes y reglamentos que en generalmente son reconocidos por los auditores por su efecto directo y material sobre la determinación de las cifras de los estados financieros. No obstante, el auditor considera tales reglamentos desde la perspectiva de su conocida relación con los objetivos contables, en vez de considerarlos de una perspectiva de legalidad en sí.

Las entidades pueden ser afectadas por muchas leyes o reglamentos, estas leyes y reglamentos tienen mas generalmente mas relación con los aspectos de operación de una entidad, que con sus aspectos financieros y contables y el efecto sobre los estados financieros es indirecto. Su efecto indirecto es normalmente el resultado de la necesidad de revelar un pasivo contingente, debido a una acusación o determinación de ilegalidad. Ciertos actos ilegales tienen un efecto directo e importante sobre la determinación de las cifras de los estados financieros. Otros, pueden, en circunstancias especificas, tener efectos importantes, pero indirectos sobre los estados financieros. El auditor debe darse cuenta de la posibilidad de que tales actos hayan ocurrido. Si el auditor recibe información especifica que da evidencia, relacionada a la existencia de posibles actos ilegales, que podrían tener un efecto indirecto e importante sobre los estados financieros, el auditor debe aplicar los procedimientos de auditoria específicos, para indagar si haya ocurrido un acto ilegal. No obstante, una auditoria llevada a cabo de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas, no dará ninguna garantía de poder detectar actos ilegales o de revelar alguna responsabilidad contingente resultante.

2. Procedimientos de auditoria en ausencia de evidencia en relacion a actos ilegales

Algunos de los procedimientos se refieren a la lectura de las actas; preguntas a la gerencia de cliente y su consejero legal acerca de litigios, demandas y evaluaciones; pruebas sustantivas de los detalles de operaciones y saldos. El auditor debe preguntar a la gerencia acerca del cumplimiento del cliente a las leyes y reglamentos. Donde sea aplicable, el auditor debe preguntar a la gerencia acerca de lo siguiente:

• La política del cliente relacionada con la prevención de actos ilegales.
• El uso de directrices emitidas por el cliente y las representaciones periódicas obtenidas de la gerencia en los niveles apropiados de autoridad, en relación con el cumplimiento a las leyes y reglamentos.

El auditor también, generalmente obtiene representaciones escritas de la gerencia, relacionadas con la ausencia de violaciones o posibles violaciones de las leyes o reglamentos, cuyos efectos deben ser considerados para revelación en los estados financieros o como base para registrar perdidas contingentes. El auditor no necesita efectuar mas procedimientos en esta área, si no hay información especifica acerca de posible actos ilegales. Al aplicar los procedimientos de auditoria y evaluar los resultados de los procedimientos, el auditor puede encontrar información que cause preguntas acerca de posibles actos ilegales, como serian las siguientes:

• Operaciones no autorizadas, inadecuadamente registradas, u operaciones no registradas en una manera completa y oportuna, para el registro contable de los activos.
• Investigación efectuada por la agencia gubernamental, existencia de un procedimiento de coacción de una ley, o el pago de multas o sanciones inusitadas.
• Violaciones de leyes o regulaciones mencionadas en informes de exámenes a las agencias reguladoras, que han sido proporcionados por el auditor.
• Pagos importantes por servicios no especificados hechos a asesores, afiliadas o empleados.
• Comisiones de ventas u honorarios de agentes que parecen excesivos con relación a los normalmente pagados por el cliente, o a los servicios realmente recibidos.
• Pagos en efectivo de cantidades insólitas pagadas al "portador", transferencias de cuentas bancarias numeradas o de operaciones similares.
• Pagos a empleados gubernamentales no explicados.
• Omisión de pagos de impuestos o cuotas gubernamentales, similares a honorarios, que son comunes a la industria o naturaleza del negocio.

Procedimientos de auditoria en respuesta a posibles actos ilegales

• Comprender la naturaleza del acto, circunstancias del mismo y otra información suficiente para evaluar el efecto sobre los estados financieros.
• Investigar con los ejecutivos de la gerencia, mas arriba del nivel involucrado, si es posible. Si la gerencia no proporciona información satisfactoria de que no ha ocurrido un ato ilegal, el auditor debe:

1. Consultar con el asesor legal del cliente o con otro especialista acerca de la aplicación de leyes y reglamentos relacionados con las circunstancias y los posibles efectos sobre los estados financieros. El cliente debe de efectuar los arreglos para tales consultas con su asesor legal.
2. Aplicar los procedimientos adicionales, si es necesario, para obtener comprensión de la naturaleza de los actos.

Los procedimientos adicionales de auditoria considerados necesarios en circunstancias, si las hay, pueden incluir procedimientos como los siguientes:

1. Examinar los documentos de apoyo, como facturas, cheques cancelados y acuerdos y compararlos con los registros de contabilidad.
2. Confirmar la información importante acerca del asunto, con la otra parte de la operación o con intermediarios, como bancos o abogados.
3. Determinar si la operación ha sido adecuadamente autorizada.
4. Considerar si otras operaciones semejantes o eventos han ocurrido y aplicar procedimientos para identificarlos.

Cuando el auditor concluye, que un acto ilegal ha ocurrido, el auditor debe considerar el efecto sobre los estados financieros y las implicaciones para otros aspectos de la auditoria.

3. Efectos sobre los estados financieros y las implicaciones

Al evaluar la importancia relativa de un acto ilegal que ha llegado a su atención, el auditor debe considerar tanto la importancia relativa cuantitativa, como la cualitativa del acto. (SAS Nº 47 "Riesgo De Auditoria E Importancia En La Realización De La Misma")

El auditor debe considerar el efecto de un acto ilegal sobre las cifras presentadas en los estados financieros, incluyendo los efectos monetarios contingentes, como multas, sanciones y daños. Contingencias de perdidas resultantes de actos ilegales que deben ser analizadas, deben ser evaluadas en la misma forma, como las otras contingencias. Ejemplos de contingentes que pueden surgir de una ato ilegal son: amenaza de expropiación de activos, suspensión forzada de actividades en otro país, y posibles litigios.

También debe evaluar si la divulgación en los estados financieros es adecuada en cuanto a los efectos potenciales de una acto ilegal sobre las operaciones de la entidad. Si los ingresos o ganancias importantes son derivados de operaciones con actos ilegales, o si los actos ilegales crean riesgos inusitados y significativos, con relación a ingresos o ganancias importantes, tal como la perdida de una relación empresarial significativa, tal información debe considerarse para su divulgación.

El auditor debe considerar las implicaciones de un acto ilegal en relación con otros aspectos de la auditoria, particularmente en cuanto a la confiabilidad de las salvaguardas de la gerencia. Las implicaciones de ciertos actos ilegales dependerán de la relación entre el hecho de llevarlos a cabo y la ocultación, en los procedimientos específicos de control y el nivel de a gerencia o empleados involucrados.

4. Comunicación con el comité de auditoria o con organismos independientes

El auditor debe asegurarse que el comité de auditoria u otros organismos con la autoridad y responsabilidad equivalente, sean informados adecuadamente con respecto a los actos ilegales, que llegan a la atención del auditor. El auditor no tiene que informar asuntos que son evidentemente sin trascendencia y él puede llegar a un acuerdo de antemano con el comité de auditoria, sobre la naturaleza de los asuntos que se tienen que comunicar. La comunicación debe de describir el acto, las circunstancias de su ejecución, y el efecto sobre los estados financieros. La gerencia ejecutiva puede pedir que se le comuniquen las recomendaciones de solución simultáneamente al comité de auditoria, posibles acciones de solución incluyen acción disciplinaria contra el personal involucrado, búsqueda de restitución del daño, adopción de políticas preventivas o correctivas oficiales y modificaciones de procedimientos de control específicos. Si la gerencia esta involucrada en el acto ilegal, el auditor deberá comunicarse directamente con el comité de auditoria. La comunicación debe ser oral o escrita, si es oral el auditor debe documentarla.

La revelación de un acto ilegal a otros organismos independientes de la gerencia ejecutiva de su cliente, comité de auditoria o consejo de administración, no es generalmente parte de la responsabilidad del auditor, dado que las obligaciones éticas o legales del auditor, le prohíben tal revelación a menos que el asunto afecte su opinión sobre los estados financieros. Sin embargo, el auditor debe reconocer, que existe una obligación de notificar a organismos independientes al cliente, en las siguientes circunstancias:

1. Cuando la entidad reporta un cambio de auditor bajo la correspondiente ley de seguridades en la Forma 8-K.
2. A un auditor sucesor, cuando haga investigaciones de acuerdo con SAS Nº 7 ó DNA Nº 8.
3. En respuesta a una comparecencia ante las autoridades.
4. Cuando reciben una agencia de apoyo financiero u otra agencia especifica, de acuerdo con los requisitos para auditorias de entidades, apoyo financiero de una agencia gubernamental.

El auditor en estos casos puede optar por consultar con su asesor legal, antes de discutir actos ilegales con organismos independientes al cliente.

Efectos sobre el informe del auditor

* Si el cliente rechaza aceptar el informe del auditor, como se modifico en las en las circunstancias descritas anterior mente, el auditor debe renunciar al compromiso de auditoria e indicar las razones de su renuncia en forma escrita al comité de auditoria o al consejo de administración.

El auditor puede concluir que es necesario retirarse cuando el cliente no toma la acción correctiva que el auditor considera necesaria en las circunstancias, aun cuando el acto ilegal no tiene trascendencia a los E.F.

5. Responsabilidad en otras circunstancias

El auditor puede aceptar otros compromisos que requieran responsabilidad mayor para detectar actos ilegales. Por ejemplo, una unidad del gobierno puede contratar a una auditor independiente, para ejecutar una auditoria de acuerdo con la Ley de Auditoria Única de 1984. (Single audit acto).

En tal compromiso el auditor independiente en responsable de probar y reportar acerca del cumplimiento de la unidad de gobierno con ciertas leyes y reglamentos aplicables a los programas de asistencia federal. También, un auditor puede desempeñar una variedad de otros trabajos especiales.

6. Referencia Técnica

Statment On Auditing Standars N° 54. (SAS 54). Emitido por la American Institute Of Certified Public Accountants.

Autor:

Bustamante, Engel S. C.I. 14.384.963

Santopietro, Salvador C.I. 13.694.053