Optimización del procedimiento de pagos de nóminas en el sistema administrativo, contable y financiero (página 2)

Identificar la situación a mejorar. Establecer acciones de mejoras identificando fortaleza, oportunidades, debilidades, amenazas. Elaborar un plan de mejora. Elaborar plan de valoración de la optimización. PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO

Elaborar un plan de mejora para el Procedimiento de Pago de Nóminas en el Sistema SACOFIGO de la Corporación Venezolana de Guayana.

Diagnóstico de la situación actual del procedimiento de nóminas en el Sistema Administrativo, Contable y Financiero para el Sector Gobierno (SACOFIGO) El Dpto. de Tesorería, se encarga de orientar la gestión financiera de la Corporación y las empresas tuteladas y la administración de los recursos financieros.

Es un sistema administrativo utilizado por la Corporación el para Control automático de disponibilidades presupuestarias. Una de las principales funciones realizadas por el Departamento, es el pago de nóminas en el sistema (SACOFIGO).

Presenta una serie de debilidades que afectan de manera directa dicho procedimiento.

Diagnóstico de la situación actual del procedimiento de nóminas en el Sistema Administrativo, Contable y Financiero para el Sector Gobierno (SACOFIGO) El sistema SACOFIGO no trabaja en línea con los diversos departamentos involucrados en el pago de nóminas. Las órdenes de pago deben ser ubicadas en el sistema SACOFIGO de forma manual. Un solo analista del Departamento de Tesorería, maneja el sistema SACOFIGO. No se permite el acceso al sistema SACOFIGO a partir de las 12:05pm hasta la 1:30pm. Existe deficiencia en el sistema de enfriamiento de las áreas de trabajo. Ausencia de comunicación y flujo de información entre departamentos involucrados en el pago de nóminas.

Diagnóstico de la situación actual del procedimiento de nóminas en el Sistema Administrativo, Contable y Financiero para el Sector Gobierno (SACOFIGO) Deficiencia de recursos presupuestarios para realizar labores de reparación, mantenimiento y compras de archivadores y material de papelería.

Ausencia de archivadores para conservar la información perteneciente al Departamento de Tesorería.

Los equipos de computación utilizados en el Departamento de Tesorería son obsoletos.

Insuficiente material de papelería para la impresión y manejo de los resultados provenientes del pago de nóminas .

Falta de seguimiento por parte de la Gerencia de Finanzas de la aplicación de los lineamientos establecidos para realizar el pago de nóminas en el Sistema SACOFIGO.

Diagnóstico de la situación actual del procedimiento de nóminas en el Sistema Administrativo, Contable y Financiero para el Sector Gobierno (SACOFIGO) Medio Ambiente Materiales Mano de Obra Maquinaria Inexistencia de políticas de selección y formación Metodo

Ubicación manual de ordenes de pago en el sistema SACOFIGO Areas con temperaturas extremas Aglomeración de documentos Equipos obsoletos Insuficiente material de papelería Una sola analista maneja el pago de nominas en el sistema SACOFIGO Presupuesto El sistema SACOFIGO no trabaja en línea

Incogruencia entre la data del sistema y el historial fisico de personal No se permite el acceso al sistema SACOFIGO en horas del mediodía Falta de seguimiento a la aplicación de los lineamientos

Deficiencia en el procedimiento de pago de nóminas en el sistema SACOFIGO Deficiencia de recursos presupuestario

Ausencia de archivadores en el departamento de tesoreria Ausencia de comunicación y flujo de información entre departamentos

. Definir variables que inciden en el Procedimiento de Pago de Nóminas en el Sistema SACOFIGO de la Corporación Venezolana de Guayana

INTERNAS

Áreas de oficinas sin distribución adecuada.

Ausencia de personal capacitado para el pago de nóminas en el sistema SACOFIGO, lo que genera tardanzas en estos.

Jornadas de trabajos incompletas, en virtud que se labora hasta las 12:00 pm, por las altas temperaturas en las áreas de trabajo.

Pérdida de documentos e información del Departamento de Tesorería, por falta de archivadores.

Incongruencia entre la data de pago de nóminas existente en el sistema SACOFIGO y el historial físico de dichos pagos.

Errores en la data suministrada al Departamento de Tesorería por los otros departamentos encargados del pago de nóminas.

Paralización del sistema SACOFIGO durante determinadas horas de la jornada de trabajo.

Definir variables que inciden en el Procedimiento de Pago de Nóminas en el Sistema SACOFIGO de la Corporación Venezolana de Guayana

EXTERNAS . Déficit presupuestario. Obsolescencia del sistema SACOFIGO. Deficiencia del Servicio de intranet.

Identificar las fortalezas y debilidades que presenta el procedimiento de Pagos de nóminas en el Sistema Administrativo, Contable y Financiero para el Sector Gobierno (SACOFIGO)

ANÁLISIS Y RESULTADOS

Establecer las propuestas de mejoras para el Procedimiento de Pago de Nóminas en el Sistema SACOFIGO de la Corporación Venezolana de Guayana.

Propuestas de Mejora:

Actualizar el sistema SACOFIGO y su incorporación en línea para evitar alteraciones en los módulos, manipulación sin control y desbloqueo de estos, para el ingreso de forma tardía de pagos de nómina efectuados con anterioridad

Automatizar la ubicación de órdenes de pago que son realizadas manualmente en el módulo de pago de nóminas. Capacitar al personal para tramitar el pago de nóminas en el sistema SACOFIGO.

ANÁLISIS Y RESULTADOS

Establecer las propuestas de mejoras para el Procedimiento de Pago de Nóminas en el Sistema SACOFIGO de la Corporación Venezolana de Guayana.

Propuestas de Mejora:

Realizar respaldo de la data del sistema SACOFIGO fuera de las horas de las jornadas de trabajo. Reparar el actual sistema de enfriamiento. Fomentar la integración de los departamentos involucrados en el procedimiento de pago de nóminas, para evitar errores u omisiones en las órdenes de pago..

ANÁLISIS Y RESULTADOS Establecer las propuestas de mejoras para el Procedimiento de Pago de Nóminas en el Sistema SACOFIGO de la Corporación Venezolana de Guayana. Propuestas de Mejora: Aprobar los recursos necesarios, para realizar labores de reparación, mantenimiento y compras de materiales necesarios para el desarrollo de actividades referentes al procedimiento de pago de nóminas en el departamento de tesorería. Instalar Archivadores en el Departamento de Tesorería para conservar la información de uso continuo en el pago de nóminas y enviar al archivo histórico los documentos relacionados con el mismo para así evitar pérdida de información de vital importancia. Incorporación de nuevos equipos computacionales actualizados para lograr el funcionamiento adecuado del sistema SACOFIGO.

ANÁLISIS Y RESULTADOS

Establecer las propuestas de mejoras para el Procedimiento de Pago de Nóminas en el Sistema SACOFIGO de la Corporación Venezolana de Guayana.

Propuestas de Mejora:

Asignar recursos presupuestarios para la compra de material de papelería necesarios para el desarrollo de las labores diarias del Departamento de Tesorería.. Establecer supervisiones periódicas para verificar la aplicación de lineamientos en el desarrollo de las actividades que le corresponden a cada uno de los departamentos involucrados en el procedimiento de pago de nóminas.

ANÁLISIS Y RESULTADOS Establecer las propuestas de mejoras para el Procedimiento de Pago de Nóminas en el Sistema SACOFIGO de la Corporación Venezolana de Guayana. Estrategias de mejora Análisis FODA

A partir de esta se podrá optimizar el procedimiento de pago de nóminas en el sistema SACOFIGO. ANÁLISIS Y RESULTADOS

Aplicación de Estrategia de las 5S

Es un método o estrategia que abarca casi los aspectos del problema que se presenta en el Departamento de Tesorería.

ANÁLISIS Y RESULTADOS

Aplicación de Seiri

Se trata de eliminar del área de trabajo lo innecesario, en el caso del departamento de tesorería se deben eliminar: Altas temperaturas en el área de trabajo. Acumulación de desechos de oficina. Equipos Obsoletos Acumulación de documentos que no son de uso inmediato.

Se mejora la visualización de los elementos de máquinas, equipos y talento humano. A continuación se muestra la propuesta que se realiza. ANÁLISIS Y RESULTADOS

Aplicación de Seiton

Se deben ordenar los elementos que se han clasificado de la manera más conveniente, designando un lugar para cada cosa y que cada cosa se coloque en su lugar, de modo que se puedan encontrar con facilidad.

ANÁLISIS Y RESULTADOS Aplicación de Seiton

ANÁLISIS Y RESULTADOS Aplicación de Seiso Implica eliminar la suciedad del lugar de trabajo, para evitar que haya desechos de oficina en las áreas, que interrumpan los procedimientos que desarrolla el personal en el procedimiento de pago de nóminas y la pérdida de documentos de vital importancia. Es conveniente que se ejecute un programa de limpieza en el que pueda participar todo el personal que allí labora.

ANÁLISIS Y RESULTADOS Programa de Limpieza Objetivo: Lograr que se integre la limpieza como parte del trabajo, para prevenir la suciedad y los efectos negativos de las áreas de trabajo.

ANÁLISIS Y RESULTADOS Aplicación de Seiketsu Es la metodología que permitirá mantener los logros alcanzados con la aplicación de las tres primeras "S". Sin este, es posible que el lugar de trabajo nuevamente llegue a tener elementos innecesarios y se pierdan el orden y la limpieza alcanzada.

Una vez se haya iniciado el programa de limpieza, dictar charlas de sensibilización cada determinado tiempo, mediante las cuales se le instruya al personal de Tesorería y departamentos relacionados, la importancia y necesidad de la estrategia de la 5S para el desarrollo y mantenibilidad de la organización.

Mostrar a los trabajadores que los beneficios que se obtienen por medio de la aplicación de la estrategia de la 5S, no solo beneficia a la empresa sino también a ellos, ya que; esto se puede aplicar en cualquier ámbito de la vida; trabajo, vida diaria, entre otros.

ANÁLISIS Y RESULTADOS Aplicación de Seiketsu

ANÁLISIS Y RESULTADOS

Aplicación de Shitsuke Se deberá convertir en hábito el empleo y utilización de los métodos establecidos y estandarizados para la limpieza en el lugar de trabajo.

Las cuatro "S" anteriores se pueden implantar sin dificultad, si en los lugares de trabajo se mantiene la Disciplina. Esto es lo que estará determinando el tiempo de duración de los beneficios alcanzados con las primeras "S".

La aplicación de estas nos garantiza que el desarrollo de las actividades desarrolladas en el Departamento de Tesorería tenderá a mejorar progresivamente, por consiguiente se conseguirá optimizar el procedimiento de pago de nóminas en el Sistema SACOFIGO.

ANÁLISIS Y RESULTADOS Aplicación de Shitsuke

ANÁLISIS Y RESULTADOS Plan de mejora para el Procedimiento de Pago de Nóminas en el Sistema SACOFIGO de la Corporación Venezolana de Guayana

ANÁLISIS Y RESULTADOS Plan de mejora para el Procedimiento de Pago de Nóminas en el Sistema SACOFIGO de la Corporación Venezolana de Guayana

ANÁLISIS Y RESULTADOS Plan de mejora para el Procedimiento de Pago de Nóminas en el Sistema SACOFIGO de la Corporación Venezolana de Guayana

ANÁLISIS Y RESULTADOS Plan de mejora para el Procedimiento de Pago de Nóminas en el Sistema SACOFIGO de la Corporación Venezolana de Guayana

ANÁLISIS Y RESULTADOS Plan de mejora para el Procedimiento de Pago de Nóminas en el Sistema SACOFIGO de la Corporación Venezolana de Guayana

ANÁLISIS Y RESULTADOS Plan de valoración de la Optimización

ANÁLISIS Y RESULTADOS Plan de valoración de la Optimización

ANÁLISIS Y RESULTADOS Plan de valoración de la Optimización

ANÁLISIS Y RESULTADOS Plan de valoración de la Optimización

ANÁLISIS Y RESULTADOS Plan de valoración de la Optimización

CONCLUSIONES Se constató la falta de personal capacitado en el Departamento de Tesorería para el pago de nóminas en el sistema SACOFIGO. El sistema SACOFIGO no se encuentra en línea y permite el desbloqueo del módulo de pago de nóminas, por lo que se puede alterar la situación real de la información financiera de la CVG por la incongruencia de la data con los documentos físicos referidos al pago de nóminas. La reducción temporal de las jornadas laborales y la interrupción diaria del ingreso al sistema SACOFIGO en horas del mediodía han contribuido de manera directa y agravante con las tardanzas del ingreso de pago de nóminas al sistema SACOFIGO.

CONCLUSIONES

En el diagnóstico de la situación actual del procedimiento de pago de nóminas en el sistema SACOFIGO se constató que dicho procedimiento presenta incongruencias, tardanzas, descontrol y obsolescencia por la falta de seguimiento por parte del Departamento de Tesorería y la Oficina Corporativa de Planificación y Control de Gestión de las normas y lineamientos establecidos para el procedimiento de pago de nóminas en el sistema SACOFIGO. Existe una deficiencia presupuestaria que afecta las labores de reparación, mantenimiento y compras de materiales necesarios para el desarrollo de las actividades de pago de nóminas en el sistema SACOFIFO de la CVG.

Cada una de las variables relevantes internas y externas planteadas en el desarrollo de la investigación, determinaron una incidencia significativa en el diagnóstico de las causas de las fallas y deficiencias que se evidencian en el procedimiento de pago de nóminas en el sistema SACOFIGO de la CVG.

CONCLUSIONES

Se estableció una propuesta de mejora en forma de tabla para dar solución a las variables que afectan e inciden en el procedimiento de pago de nóminas en el sistema SACOFIGO, logrando la optimización del procedimiento.

El uso de la metodología 5S en el procedimiento de pago de nóminas, permitió plantear acciones de limpieza y ordenación que permiten dar respuesta a la necesidad de mejorar el ambiente de trabajo en el Departamento de Tesorería.

Por medio de la aplicación del plan de mejoras y la valoración de la optimización, se lograrán las mejoras necesarias en el procedimiento de pago de nóminas en el sistema SACOFIGO que se ejecutan diariamente en el Departamento de Tesorería.

RECOMENDACIONES Automatizar la búsqueda de órdenes de pagos en el módulo de pago de nóminas en el sistema SACOFIGO por el Departamento de Informática quienes son los encargados del manejo de dicho sistema. Promover por parte del Departamento de Tesorería y todas las unidades de CVG relacionadas con el Procedimiento de Pago de Nóminas, la realización de reuniones de coordinación semanales sobre dicho procedimiento y por ende se logre la optimización necesaria. Ejecutar el plan de mejoras y valoración de la optimización propuesto en el desarrollo de la investigación. Mejorar la comunicación y flujo de información entre departamentos involucrados en el pago de nóminas. Realizar seguimiento por parte del Departamento de Tesorería y la Oficina Corporativa de Planificación y Control de Gestión de la aplicación de los manuales de normas y procedimientos referidos al pago de nóminas en el sistema SACOFIGO.

RECOMENDACIONES Aplicar herramientas de mejora continua que conduzcan siempre a la optimización de los procesos que se llevan a cabo en el área de pago de nóminas en el sistema SACOFIGO.

Implementar las estrategias planteadas en la propuesta de ordenación y limpieza aplicando la metodología 5S, con la finalidad de reducir las fallas y por ende aumentar la eficacia, la eficiencia y la satisfacción del trabajo.

Implementar estrategias de Motivación al personal que desarrolla labores en el Departamento de Tesorería.

RECOMENDACIONES Se recomienda que la CVG realice un seguimiento periódico de la aplicación de los lineamientos establecidos para el pago de nóminas en el sistema SACOFIGO por la Oficina Corporativa de Planificación y Control de Gestión de la Corporación. Se recomienda la asignación de recursos financieros al Departamento de Tesorería, para realizar un estudio de fuerza laboral con el fin de determinar la cantidad de personas y cargos necesarios para la ejecución del procedimiento de pago de nóminas en el sistema SACOFIGO.