Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, refiriéndose al flujo de dinero dentro de la organización, implica una estimación del capital, de los costos y de los ingresos. Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, su fin es el determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos a la vez que controla las actividades de la organización en términos financieros. Los Presupuestos Empresariales ¿Quién formula y Administra el Presupuesto? Duración del Período Presupuestal Fluctuaciones de volumen por temporadas. Producción. Rotación de la mercancía. Operaciones financieras.
La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización. El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias. Desempeñan tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización. Los Presupuestos Empresariales Funciones de los Presupuestos
Es un esquema Es un plan Es general en toda la empresa Es específico Es para un tiempo determinado. Los Presupuestos Empresariales Características de los Presupuestos Características de Formulación Entre los aspectos recomendables respecto a este inciso, para el mejor funcionamiento del presupuesto están: Seccionar en tantas partes el presupuesto, como responsables en la función hayan en la Entidad, con autoridad precisa e individual de los interesados en el control y cumplimiento del presupuesto, de tal forma, que cada área de responsabilidad deba ser controlada por un presupuesto específico.
Los presupuestos deben operar dentro de un mecanismo contable, para que sean fácilmente comprobables, con el fin de compararlos con lo operado, determinar, analizar las variaciones o desviaciones, y corregirlas en su caso. No dejar oportunidad a malas interpretaciones o discusiones. Elaborar los presupuestos en condiciones de poder ser alcanzables. Los Presupuestos Empresariales Características de Formulación Características de Presentación Características de Aplicación
Los Presupuestos Empresariales Objetivos de los Presupuestos Comprenden las etapas del Proceso Administrativo De Previsión De Planeación De Organización De Coordinación De Dirección De Control
Los Presupuestos Empresariales Objetivos Generales de los Presupuestos Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes. Considerar el futuro Coordinar y relacionar las actividades de la organización. Lograr los resultados de las operaciones periódicas. Asegurar la liquidez financiera de la empresa.
Los Presupuestos Empresariales Importancia de los Presupuestos Ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción. Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.
Los Presupuestos Empresariales Importancia de los Presupuestos Las lagunas, duplicaciones o sobre-posiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.
Los Presupuestos Empresariales Clasificación de los Presupuestos Rígidos, estáticos, fijos o asignados: Son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Flexibles o variables: Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. SEGÚN LA FLEXIBILIDAD: A corto plazo. A largo plazo. 2. SEGÚN EL PERIODO DE TIEMPO QUE CUBREN
Los Presupuestos Empresariales Clasificación de los Presupuestos De Operación o Económicos 3. SEGÚN EL CAMPO DE APLICACIÓN EN LA EMPRESA: Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Presupuesto de Compras Presupuesto de Costo–Producción Presupuesto de flujo de efectivo Presupuesto Maestro Presupuesto de Ventas Presupuesto de Producción Financieros: En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. (Gp:) El de Caja o Tesorería (Gp:) El de Capital o erogaciones capitalizables
Los Presupuestos Empresariales Clasificación de los Presupuestos Presupuestos del Sector Público 4. SEGÚN EL SECTOR DE LA ECONOMÍA: Son el medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e inversiones. Presupuestos del Sector Privado En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. 5. DE ACUERDO CON EL NIVEL JERARQUICO Estratégicos Tácticos o departamentales Operativos
Los Presupuestos Empresariales Clasificación de los Presupuestos Estimados: Representan la probabilidad más o menos razonable de que efectivamente suceda lo que se ha planeado. 6. DE ACUERDO A LA TÉCNICA DE EVALUACIÓN: Estándar: Eliminan en un porcentaje muy elevado las posibilidades de error. Representan los resultados que se deben obtener. 7. POR LAS FINALIDADES QUE PRETENDE: De Promoción: Se presentan en forma de Proyecto Financiero y de Expansión. De aplicación: Normalmente se elaboran para solicitud de créditos. Constituyen pronósticos generales sobre la distribución de los recursos con que cuenta, o habrá de contar la Empresa. De Fusión: Se emplean para determinar anticipadamente las operaciones que hayan de resultar de una conjunción de entidades.
Los Presupuestos Empresariales Clasificación de los Presupuestos 8. POR AREAS Y NIEVELES DE RESPONSABILIDAD: Por Programas Base-cero De trabajo 9. POR SU CONTENIDO: Principales Auxiliares El presupuesto computa organizadamente los objetivos y coordina las actividades de las diversas dependencias, vigila que las operaciones se ajusten a la política predeterminada, constituye la acción de controlar. De esta forma el presupuesto no solo es un elemento de la planeación, sino, por ende del control administrativo.
Los Presupuestos Empresariales Todo Presupuesto estará formado por un conjunto de presupuestos parciales de operación, coordinados entre sí, que darán para cada uno de los Departamentos de la Empresa, para cada uno de los períodos de tiempo y, por cada uno de los conceptos, los niveles de la operación y los resultados previstos de la misma.
Los Presupuestos Empresariales Requisitos para un buen Presupuesto Empresarial (Gp:) Conocimiento de la empresa (Gp:) Dirección y Vigilancia (Gp:) Coordinación para la ejecución del plan o política (Gp:) Apoyo Directivo (Gp:) Exposición del Plan o Política (Gp:) Fijación del período presupuestal
Los Presupuestos Empresariales Motivos de fracaso de la presupuestación Cuando sólo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados. Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área de la organización y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas. Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos de la organización. Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas. Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.
Los Presupuestos Empresariales Motivos del fracaso de la presupuestación Cuando se tiene la "ilusión del control" es decir, que los directivos se confían de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados. Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestación. Cuando no se siguen las políticas de la organización.
Los Presupuestos Empresariales Presupuesto empresarial como medida de control Cualquiera sea el volumen de la empresa, el control será la herramienta más útil y permitirá detectar las deficiencias que existen con precisión y rapidez, permitiendo conducir la empresa con mayor seguridad y menor esfuerzo.
Los Presupuestos Empresariales Presupuesto de Operación Son componentes de este rubro: Presupuesto de Ventas (estimados producidos y en proceso). Presupuesto de gastos de ventas (capacitación, vendedores, publicidad). Presupuesto de producción (incluye gastos directos e indirectos). Presupuesto de costos de producción (sin el margen de ganancia). Presupuesto de requerimientos de materiales (Materia prima, insumos, auto partes etc.). Presupuesto de mano de obra (fuerza bruta calificada y especializada). Presupuesto de gastos de fabricación. Presupuestos de gastos de administración (requerimiento de todo tipo de mano de obra y distribución del trabajo).
Los Presupuestos Empresariales Presupuesto de Ventas Productos que comercializa la empresa. Servicios que prestará. Los ingresos que percibirá. Los precios unitarios de cada producto o servicio. El nivel de venta de cada producto o servicio. Sus principales componentes son:
Los Presupuestos Empresariales Presupuesto de Ventas Suministra los gastos para elaborar los Presupuestos de Producción Compras Gastos de ventas Gastos administrativos Caja o Flujo de efectivo.
Los Presupuestos Empresariales Métodos para presupuestar las ventas Estimación directa de los Agentes Debido a su naturaleza y al tipo de personas que interviene en su formulación, es necesario que: Las instrucciones sean claras y precisas con objeto de que las conclusiones que logren sean dignas de confianza y uniformes. Los presupuestos parciales sean revisados por los subgerentes o supervisores y aprobados por el gerente de mercadeo. El presupuesto sumario sea estudiado, revisado y aprobado por el director de presupuesto, la gerencia general y en algunos casos por el Consejo de Administración.
Los Presupuestos Empresariales Ventajas Que se utilizan las experiencias del personal conectado con el mercado. Fija la responsabilidad del presupuesto precisamente en las personas que deben responder de sus resultados. Permite derivar estudios de mercado por distrito, zona, cliente, producto y periodo. Facilita la comparación entre las cifras presupuestadas y las reales, así como el análisis y justificación de las variaciones. Limitaciones Los vendedores tienen pocos recursos técnicos y administrativos para hacer proyecciones al futuro, además de que no mantienen independencia mental necesaria. Requiere de gran inversión de tiempo del personal de ventas lo que podría resultar costoso para la entidad.
Los Presupuestos Empresariales Métodos para presupuestar las ventas Método Económico – Administrativo Fue desarrollado por los autores W. Rautenstrauch y R.Villers con base en una fórmula que, partiendo de las ventas del periodo contable inmediato anterior, las actualiza y proyecta a través de factores específicos de ajuste y de influencia desde los puntos de vista económico y administrativo.
Los Presupuestos Empresariales Método Económico – Administrativo La fórmula por medio de la cual se da efecto a este método es: (Gp:) S = (Sp ± F) EA (Gp:) S= Ventas presupuestales. Sp= Ventas reales del ejercicio inmediato anterior o inclusive del curso. (Gp:) A = % de realización, debido a la acción administrativa. (Gp:) F= Variación de SP debido a factores específicos de ventas. E = % de realización debido a las condiciones económicas en general. Métodos para presupuestar las ventas
Los Presupuestos Empresariales Método Económico – Administrativo Métodos para presupuestar las ventas ± a = Factores de ajuste de diversas clases y que afectan las ventas del último año. “Aquellos hechos accidentales y que se presume no vuelvan a ocurrir”. ± c = Factores de cambio del producto y del mercado. “Estima la posible tendencia, aumento o disminución del volumen de ventas que obtengan los competidores”. Los factores específicos son la suma algebraica de diversos componentes y que podemos clasificar en tres grupos, cada uno de los cuales quedará distinguido por las siguientes literales:
Los Presupuestos Empresariales Método Económico – Administrativo Métodos para presupuestar las ventas ± g = Factores de crecimiento del negocio por la dinámica acumulativa de los esfuerzos de venta o por el potencial inductivo derivado del crecimiento de la industria, de la que el negocio forma parte. F = (+-a +- c +- g)
Los Presupuestos Empresariales Formulación del Presupuesto de Ventas Bajo estás condiciones, se debe recopilar la información siguiente, por cada vendedor en determinado territorio: (Gp:) – Análisis de venta – Vendedor- Fecha Mes – Pedidos Recibidos Cancelaciones – Entregado Devoluciones – Ventas netas
Los Presupuestos Empresariales Formulación del Presupuesto de Ventas Deben considerarse al recopilar información, los siguientes factores: Período que abarca la recopilación Fuente de Datos Variaciones Estacionales Análisis y presupuestación de ventas en unidades físicas
Los Presupuestos Empresariales Formulación del Presupuesto de Ventas Esquema representativo
Los Presupuestos Empresariales Presupuesto de Gastos de Ventas Se le considera como estimados proyectados que se origina durante todo el proceso de comercialización para asegurar la colocación y adquisición del mismo en los mercados de consumo. Sus principales características son: Comprende todo el Marketing. Es base para calcular el Margen de Utilidad. Es permanente y costoso. Asegura la colocación de un producto. Amplia mercado de consumidores. Se realiza a todo costo.
Los Presupuestos Empresariales Presupuesto de Producción Determina la posibilidad de cumplir con los requerimientos y elaborar el programa de producción Para la elaboración del presupuesto de producción debe considerarse: Los inventarios de artículos terminados y en proceso que se estimen al inicio del periodo contable al que se refiere el presupuesto. Capacidad de las instalaciones actuales y expansiones de la planta, contratación de más personal, más turnos de producción, etc Situaciones como el cierre o suspensión temporal de una planta, la eliminación de líneas de producción o de un artículo en particular y, en general, la reducción de la operación fabril proyectada para el periodo contable en que estará vigente el presupuesto.
Los Presupuestos Empresariales Presupuesto de Producción Los planes de ventas, producción y las políticas de inventarios deben estar coordinados para lograr una combinación adecuada entre el volumen de producción y el costo de la misma (lotes económicos). “Un plan de producción entraña a su vez, el desarrollo de políticas sobre los niveles eficientes de producción, uso de las instalaciones fabriles y niveles de los inventarios (artículos terminados y producción en proceso).
Los Presupuestos Empresariales Presupuesto de Producción Objetivos del Presupuesto de Producción Cubrir adecuada y oportunamente las necesidades del mercado. Aprovechar integral y armónicamente la capacidad de la planta al nivel óptimo de la misma. Producir artículos de la mejor calidad al costo más bajo posible, o sea, lograr la operación más económica factible. Facilitar la determinación de límites máximo y mínimo en el área de inventarios. Lograr la contratación de materias primas y personal especializado en las mejores condiciones posibles en cuanto a cantidad, calidad y precio.
Los Presupuestos Empresariales Presupuesto de Producción Presupuesto de Producción Flexible Consiste en fabricar sólo lo que se necesita para cubrir el mercado y mantener una existencia preestablecida en inventarios. Presupuesto de Producción Rígido Consiste en fabricar a un ritmo constante, continuo, manteniendo al personal siempre en un ritmo de trabajo establecido permitiendo que en el inventario exista un movimiento hacia arriba o hacia abajo según sea la temporalidad de las ventas. (Gp:) Producción Rígida Inventario Flexible Producción Flexible Inventario Rígido
Los Presupuestos Empresariales Presupuesto de Costos de Producción Sus principales características son (Gp:) Debe considerarse solo los materiales que se requiere para cada línea o molde. Debe estimarse el costo. No todos requiere los mismos materiales. El valor final debe coincidir con el costo unitario establecido en el costo de producción
Los Presupuestos Empresariales EJEMPLO. Presupuesto de Producción Elaborar el Presupuesto de Producción de la empresa Zanini, la cual aporta la siguiente información: Precio de ventas promedio: $ 56 Ventas por territorio (unidades1): Inventarios: 1 de enero 204.650 31 de enero 201.500 28 de febrero 195.900 31 de marzo 206.100
Los Presupuestos Empresariales EJEMPLO. Presupuesto de Producción Presupuesto de Venta en Unidades Presupuesto de Venta en $ (P.V.= $56)
Los Presupuestos Empresariales EJEMPLO. Presupuesto de Producción Para el presupuesto de producción solo hace falta el Presupuesto de Venta en Unidades Presup. de prod.(unid) = presup. Vta. (unid) + Inv. Final – Inv. Inicial Presupuesto de Producción (I Trimestre)
CONCLUSIONES La formulación de un presupuesto debe ir en función directa con las características de la empresa, debiendo adaptarse a las finalidades de la misma en todos y cada uno de sus aspectos. Los presupuestos si se utilizan como herramienta de la administración (pública o privada) tienen como requisito de presentación indispensable el ir de acuerdo con las normas contables y económicas (período, mercado, oferta y demanda, ciclo económico, etc.) Y de acuerdo con la estructuración contable. El presupuesto representa el curso a seguir para hacer posibles ciertos objetivos, pero por sí sólo, no evita las desviaciones de ése rubro o asegura la realización de las metas.
Las cifras reales deben compararse con las presupuestadas a intervalos frecuentes, para que las diferencias determinadas se analicen y sean ejecutadas las medidas correctivas oportunamente. Para implementar efectivamente un sistema presupuestario es necesario el apoyo de la alta gerencia, el diseño adecuado del sistema para solventar las necesidades de la organización y la dirección y supervisión efectiva del sistema.