Evaluación de la atractividad de eventos internacionales agrícolas para la captación de su Sede en Cuba (página 2)
La Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA) posee una Base de Datos (ICCA DATA) de compañías que organizan reuniones al menos con 20 participantes y asociaciones internacionales que se caracterizan por celebrar eventos periódicos que rotan sus sedes y tienen como mínimo 50 participantes. Esta base de datos ha sido utilizada por otros autores para su trabajo de captación de eventos (5,8).
Uno de los factores a tener en cuenta para decidir la captación de un evento es su atractividad. La atractividad de un evento puede ser definida como la capacidad de un evento para generar beneficio, dadas determinadas condiciones de costos y los diferentes factores de producción, la competencia y otras variables influyentes (5).
El objetivo de este trabajo fue evaluar la atractividad de un grupo de eventos internacionales relacionados con el tema vegetal con el fin de ser captados e incluidos dentro de los eventos de diseño propio de las instituciones cubanas que se relacionan con esta temática.
Materiales y Métodos
A partir de la Base de Datos ICCA – DATA de Diciembre 2003 (6), se identificaron los eventos registrados en el sector Agrícola y se seleccionaron aquellos relacionados con el tema vegetal tomando como criterio de selección que rotaran sus sedes en América, que la cantidad de participantes fuera menor de 2,230 ( ya que en Cuba no existen condiciones para desarrollar eventos que necesiten salones plenarios mayores de 2,230 capacidades (8)) y que las temáticas abordadas por estos eventos estuvieran relacionadas con cultivos de interés para nuestro país.
Estos eventos se caracterizaron según los indicadores sugeridos por Nodal 2003 (8) como indicadores de atractividad:
- Tipología
- Periodicidad
- Estacionalidad
- Rotación
- Número de ediciones
Los porcentajes reflejados en las tablas fueron sometidos a una prueba de comparación de proporciones múltiples (3) para determinar su significación estadística para p<0.001.
Con los datos obtenidos en la caracterización de estos eventos se aplicó la metodología descrita por Nodal 2003 (8) para la evaluación de la atractividad obteniéndose un valor total y un valor promedio, el que fue utilizado para la evaluación total del evento.
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
El análisis de la información de la Base de Datos ICCA – DATA registró 84 eventos relacionados con el tema Agrícola.
Después de un análisis detallado de cada evento agrícola identificado, se seleccionaron 20 cuyas temáticas se relacionaban directamente con el tema vegetal y que cumplían con el criterio de selección establecido.
La Tab.1 muestra los eventos seleccionados con las variables utilizadas para la caracterización de los mismos. La Tab.2 muestra el análisis de las tipologías, periodicidad, número de ediciones y rotación de los eventos seleccionados.
La tipología de un evento se define según su carácter y pueden ser clasificados como congresos, conferencias, simposios, coloquios, seminarios, convenciones, foros, debates, mesas redondas, paneles de expertos, talleres y asambleas (1).
En este análisis la tipología predominante fue el congreso, siguiéndole en orden las conferencias, lo que coincide con lo reportado por la bases de datos en el sector de la Agricultura (5). Esto confirma la importancia de esta tipología en el diseño de los eventos.
El mayor porcentaje de los eventos tuvo una periodicidad anual, lo que resulta ventajoso para organizar una estrategia de captación de los mismos. Este resultado coincide con el señalado para los eventos internacionales de la Agricultura (5).
La mayoría de estos eventos poseen entre 6 y 10 ediciones y más de 20. Ello nos sugiere que por su alto número de ediciones resultan conocidos en el ámbito internacional por lo que pueden atraer participantes a nuestros eventos de diseño propio si son incluidos en los mismos.
Igual ocurre con los resultados obtenidos en el análisis de la rotación, que es la característica de un evento de rotar su sede por diferentes países (5). De los 20 eventos analizados 3 son latinoamericanos por lo que sus sedes no rotan por otros continentes. Pero la mayoría rotaron sus sedes entre 4 y 5 continentes, lo que resulta ventajoso ya que son conocidos en los mismos y pueden arrastrar delegados a la sede anfitriona. Esto coincide con lo señalado en el estudio de la atractividad de eventos relacionados al tema agropecuario (5).
La Fig.1 nos muestra como se comporta la estacionalidad de estos eventos.
La estacionalidad de un evento se define como el mes o los meses preferidos en la realización de eventos objeto de estudio (5).Los meses donde se realizaron un mayor número de ediciones fueron Abril, Julio, Agosto y Noviembre. Los meses Julio y Agosto coinciden con el alta turística en la mayoría de los hoteles de Cuba. Además, en esta época muchas de las instituciones científicas y universitarias están en periodo vacacional por lo que no resulta conveniente organizar eventos en esta etapa. La Política Comercial dictada por el Buró de Convenciones plantea mantener como principio que la mayoría de los eventos generados por instituciones cubanas deben ser organizados en temporadas de baja turística para contribuir a mejorar la estacionalidad en la ocupación hotelera y garantizar mejores condiciones de precios y servicios.
De los eventos analizados solo 2 se han efectuado siempre en época de alta turística. Hay 4 que no reportan un mes determinado de preferencia por lo que pudiera gestionarse su realización en época de baja. Se observan valores altos para los meses de Julio y Agosto, pero con excepción de 4 eventos, los demás se han realizado alguna vez en meses diferentes a julio y agosto, por lo que deja abierta la posibilidad de realizarlos en época de baja turística para nuestro país, y se consideran atractivos para este indicador.
La Tab.3 muestra los resultados obtenidos al evaluar la atractividad de cada evento. Puede observarse que 5 eventos resultaron altamente atractivos y 14 medianamente atractivos, por lo que todos deben ser considerados en las estrategias de captación.
La aplicación de los indicadores sugeridos por Nodal 2003 para medir la variable atractividad de los eventos funcionó como herramienta útil en esta investigación.
Este método se basa en los resultados obtenidos por un sistema criterio de experto aplicado por esta autora, basándose en que a partir de la opinión que emite un líder de opinión o un consumidor se habla de criterio de experto y señala que este debe apoyar su criterio en un haz de factores explicativos en el que se describen las opciones del suceso y su impacto probable en el nivel de la demanda (7). Junto a esto, la autora se basa en los resultados obtenidos por otro autor (2) quien demuestra la efectividad del método DELPHI para conformar el perfil de competencias de un directivo de ventas.
Resulta también interesante comentar que 9 de los eventos seleccionados tienen reportado una participación mayor de 300 personas, por lo que deberán ser realizados en centros de convenciones que posean salones plenarios con capacidades entre 500 y 2000 personas. Este aspecto pudiera ser considerado como una limitante para aquellas instituciones que acostumbren a realizar eventos en su propia sede, como es el caso de la Universidades y algunos Centros de Investigación. Sin embargo, estas sedes pueden ser captadas planificando su realización en centros de convenciones con estas capacidades.
Estos resultados deben ser considerados en el análisis de la implementación de una estrategia para lograr la captación de las sedes de estos eventos, lo cual debe ser tomado en cuenta por las instituciones que organizan eventos internacionales en las temáticas relacionadas con el tema vegetal.
Referencias:
- ACOE (2002): Glosario de Términos para Eventos y Afines. Editado por el Buró de Convenciones de Cuba. La Habana.
- Cuestas Santos, A. (2001): Gestión de Competencias. Editorial Academia. La Habana. 87 pág.
- CENSA (1998): COMPRO: Software para la comparación múltiple de proporciones
- Gherardi, Eliana (2000): Cómo hacer eventos exitosos.142 Colección Quirón. No.36.Editorial CEC, SA. Venezuela
- Hernández, Silvia y Mejías Belkis ( 2005): Caracterización del producto Evento en el Establecimiento Censa-UniversiTUR : Recomendaciones para su perfeccionamiento. Tesis de Maestría. Centro de Estudios Turísticos. Universidad de La Habana.
- ICCA Data 2003: Annual Reports
- Lambin, J.J. (1997): Marketing estratégico, Pág.267 Mc.Graw Hill/Interamericana Colombia, 610 p.
- Nodal Pérez, Leticia (2003): Mercado de Eventos de las Asociaciones Médicas Internacionales radicadas en los Estados Unidos de América: Evaluación de su atractividad. Tesis de Maestría en Gestión Turística. CETUR-EAEHT. La Habana.
Autor:
Silvia Hernández*,
Beatriz Quintero*,
Belkis Mejías**
*Centro Nacional de Sanidad Agropecuaria Apdo.10 San José de las Lajas
La Habana
**UniversiTUR Casa Matriz Calle 30 No.768-1 Entre 41 y Ave. Kohly
Nuevo Vedado La Habana
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