Toma de Decisiones

Indice1. Introducción 2. Sistema de soporte para la toma de Decisiones de grupos 3. Recursos Humanos 4. Relación Entre DSS, EIS Y DGSS 5. Tendencias Futuras 6. Conclusión

1. Introducción

Al inicial este tema de Sistema de Soporte para la Toma de Decisiones de Grupos o DGSS, busco de manera sencilla y clara de aprender cuales son los sistema de soportes mas utilizados en estos tiempos a si como están constituidos, sus clasificaciones, que es recurso humano, software, hardware entre otros. Los DGSS tienen el objetivo de lograr la participación de un grupo de gentes mediante la toma de cualquier decisión en una empresa u organización. Este tema promete se educador para los administradores y porque no para cualquier persona que desee tener conocimiento de lo que es un DGSS.

2. Sistema de soporte para la toma de Decisiones de grupos

Un sistema de soporte para la toma de decisiones de grupos es un sistema interactivo basado en computadoras, el cual solicita la solución de problemas no estructurado por un conjunto de tomadores de decisiones trabajando junto como un grupo. Los componentes de que constan son el Hardware, Software, Recursos Humanos, y Procedimientos.

Hardware Para trabajar con DGSS es necesario constar con los procedimientos mínimos de Hardware para este tipo de sistema:

• Un dispositivo de entrada / salida mediante el cual sea posible darle datos de entrada al sistema y producir una salida.
• Un procesador, para realizar los procesos necesarios y generen resultados útiles a los tomadores de decisiones.
• Una línea de comunicación entre el dispositivo de entrada / salida y el, procesador, para permitir la comunicación interactivo entre los miembros del grupo.
• Una pantalla o monitor individuales, para ver las aportaciones que hace cada miembro del grupo o para analizar resultado.
• Una base de datos que cuente con información relacionada con las decisiones que deben tomarse y que permitan las consultas y búsqueda de temas específicos.
• Una base de modelo, de lo cual se puedan elegir diferentes alternativas para tomar decisiones.
• Programas de aplicaciones especificas para que el grupo los use como procesadores de palabras, graficadotes, hojas de cálculos, o paquetes estadísticos.
• Una interfase flexible y fácil de usar, que permita al ejecutivo interactuar de manera adecuada con el sistema sin requerir de mucha accesoria ocupación.

3. Recursos Humanos

Este componente incluye a las personas que participan en le proceso de toma de decisiones, a un operador de DGSS y a un facilitados, quien se encarga del control de desarrollo de la junta. El operador del DGSS es la persona que conoce el paquete, sabe como funciona y como operarlo. El facilitador, por su parte, conoce el potencial del paquete que esta utilizando y mantiene una posición neutral respecto al grupo, ya que es el que guía al grupo, y guía a los miembros en el proceso que se realiza.

Características Los sistema de soporte a las tomas de decisiones en grupos deben reunir un conjunto de características para considerarse como tal.

• Los DGSS son sistemas diseñados especialmente para apoyar las decisiones de grupos, no están formados por elementos de sistemas ya existen.
• La meta de un DGSS es apoyar a los tomadores de decisiones en un trabajo, por lo tanto el uso de un DGSS mejora el proceso de toma de decisiones y las decisiones resultantes.,
• Un DGSS es fácil de aprender y de usar,. Este debe ser accesible para usuarios de diferentes niveles de conocimientos computacionales y de soporte de tomas de decisión.
• Un DGSS puede ser especifico o general. Especifico si se diseña para un tipo o clase de problema, y general, si se diseña para una variedad de decisiones organizacionales.
• Un DGSS contiene mecanismo para evitar el desarrollo de conducta negativas en el grupo, como son los problemas del grupo, como son los problemas de comunicación, estar de acuerdo con lo que dicen la mayoría sola por estar en el grupo o dar ideas con intención de molestar algún miembro del grupo.
• Un DGSS debe motivar a todos los miembros del grupo a participar de manera activa. Es importante que pueda existir anonimato de la participación.

Ventajas y desventajas de los DGSS Ventajas:

• Motivan a los miembros del grupo a trabajar juntos.
• Da la misma oportunidad de participación a todos los miembros del grupo.
• Optimización de la información de los grupos
• Apoyar el desarrollo de una memoria organizacional de una junta a otra.
• Mejorar la calidad de las tomas de decisiones debido a que el anonimato de las contribuciones se hace que haya una mayor y mejor participación por parte de los miembros de grupos.
• Incrementa la creatividad en la toma de decisiones.

Desventajas:

• Falta de costumbres al utilizar un sistema para soportar el proceso de toma de decisiones respecto a la forma tradicional de realizarlos.
• Resistencia al cambio por parte de los administradores, porque pueden pensar que ese sistema pueden remplazarlos.
• La responsabilidad al tomar una decisión puede diluirse, ya que las aportaciones son anónimas y las decisiones representan el consenso del grupo.

4. Relación Entre DSS, EIS Y DGSS

Estos tres tipos de sistemas están relacionados entre si por un objeto común, apoyar el proceso de toma de decisiones, aunque cada uno e ellos con sus propias características. Cuando el tamaño del grupo que va a tomar una decisión se reduce a uno, un DGSS pasa a ser un DSS, para pasar de un DSS a un DGSS es necesario introducir lo siguiente:

• Capacidad de Comunicación: un DGSS requiere capacidades de comunicaciones y desplegados de informaciones.
• Mejorar la base de modelos para permitir el consenso ( votación, rangos, etc.)
• Incrementar la confiabilidad en el sistema. Si un DGSS falla afecta a muchas personas, no solo a una.
• Mejorar las instalaciones físicas. Un DGSS requiere una inversión en instalaciones físicas. Si se usa en un cuarto de decisiones debe estar amueblado de manera adecuada (elegante y hacer sentir al administrador que esta en un cuarto de conferencia.
• Incrementar la preparación del sistema antes de su uso. El uso de un DGSS requiere programar a la persona que esta en el grupo, separar las instalaciones física, Programar la agenda de trabajo de la junta y preparar la información que se necesitara, en otras actividades.

Diseño de Sala La forma en que se diseña una sala para el uso de un DGSS puede variar dependiendo del uso que de le dé, si una sala no se usa con frecuencia es mejor rentarla que tener una propia. Las alternativas más utilizadas son:

• Cuarto de Decisión: esta alternativa es la mas parecida a la que se utiliza para la celebración de una junta tradicional de ejecutivos. Es un cuarto que cuenta con instalaciones especiales para facilitar la toma de decisiones en grupos. Cada miembro del grupo se sienta alrededor de un gran escritorio y al frente se coloca una pantalla grande. Se pueden comunicar verbalmente o por medio de una computadora.
• Red locar de decisiones: esta alternativa se utiliza cuando es necesario que cada miembro del grupo trabaje en su propia oficina al momento de celebrar una junta. Cada miembro cuenta con una computadora en su escritorio, existe u procesador central donde esta el Software de Dgss, y la bases de datos y una red local con los miembros del grupo y a los miembros entre si.
• Tele conferencia: son útiles cuando los,miembros del grupo esta geográficamente distantes, pero deben reunirse para tomar una decisión. En este caso dos o más cuarto de decisiones se enlazan por medio de facilidades visuales y de comunicación.
• Toma de decisiones remota: esta alternativa no es muy común actualmente, pero hay muchas posibilidades de su desarrollo en el futuro no muy lejano. Se utiliza cuando existe un grupo fijo de personas que deben reunirse regularmente para tomar una decisión, están físicamente dispersos y requieren de una comunicación ininterrumpida.

Paquetes de Apoyo Los investigadores de DGSS se han esforzado en desarrollar paquetes de apoyo al proceso de decisiones en grupo utilizando la tecnología de los sistemas de información. Entre los paquetes de apoyo más importante tenemos:

• Plexsys: conjuntos de herramientas desarrollada para facilitar la adquisición del conocimiento implementadas en el laboratorio de planeación y decisiones de la universidad de Arizona
• Colab: salón de juntas experimental diseñada en xerox en el centro de investigaciones e Palo Alto.
• Shell DGSS: desarrollado en la Universidad de Minnesota.
• Samm: (software Aided Meettings Management) desarrollado por Watson.
• Decaid: diseñado por Gallupe, DeSanctis y Dickson.
• Land: locar área de decisión.
• Smu: proyecto de una sala de decisiones.
• Apl: modelo de plantación usado por Xerox para las operaciones financieras.
• Delaware: prototipo de asistencia interactivo por computadora para comunicaciones y pronósticos, desarrollado en Apl.

Groupware Este se define como trabajo cooperativo apoyado con la computadora, computo interpersonal, sistema compartido, cómputos cooperativas, sistemas coordinados o cómputos en equipo. La tecnología Groupware tiene numerosas ventajas, ya que permiten enlazar numerosos departamentos, personas en diferentes lugares físicos o compañías completas. Quienes proponen Groupware creen que seran llamado democratizacion de los datos, debido a que los conocimientos fluyen a donde es necesario permitiendo así que los integrantes de un equipo pueden continuar su trabajo sin tener que moverse de su oficina o su localidad.

Aplicaciones Las aplicaciones de los DGSS cubren un amplio rango, como por ejemplo de ellos tenemos los siguientes.

• Establecimiento de la misión de una empresa
• Formulación de estrategia
• Evaluación de administradores
• Planeación de sistemas de información.
• Soporte en negociaciones
• Apoyar las decisiones visuales
• Apoyar los trabajos que involucran el diseño y revisiones de control de calidad Etc.

El conjunto de herramientas básicas que proporciona este DGSS es útil e una gran variedad de tareas, esta son:

• Lluvias electrónica de ideas
• Categorizador
• Votación
• Comentador de temas
• Diccionario de grupos
• Evaluación de alternativas
• Formación de políticas
• Organización de las ideas
• Temario grupal
• Cuestionario
• Escritura grupal
• Matriz grupal.

En las juntas los administradores de sistemas participaron realizando una lluvia de ideas para identificar las áreas problemáticas con respecto a la administración de sistemas de información y enunciaron las siguientes.

1. Integración de Objetivos.
2. Cultura de informática y del negocio.
3. Plantación.
4. Comunicación.
5. Recursos Económicos.
6. Análisis.
7. Barrera de Negocios.
8. Estructura Organizacional.
9. Infraestructura de Informática.
10. Clima Organizacional.
11. Implementación.

5. Tendencias Futuras

Los sistemas de soportes a la toma de decisiones en grupos (DGSS) son una tecnología que esta emergiendo. En el futuro la tecnología actual con la cual se esta llevando acabo las juntas de tomas de decisiones deberán mejorar, ser mas amigables para los usuarios ejecutivos y mas transparentes en su uso. En este proceso ayudan los sistemas basados en le reconocimiento de voz y de signos escritos. Deben tener cuidado en lo que se espera de un DGSS, debido a que la expectativa pueden ser muy altas con respecto a lo que en realidad pueden obtenerse y esto ocasiona descontento en las personas que lo emplean. En futuro con el uso del video y la conferencia por computadora, será posible invitar a un experto a una junta, pedirle su consejo y dejarlo ir sin tener que moverse de su lugar de trabajo. En un futuro muy próximo, los administradores modernos tendrán que utilizar esta tecnología para apoyar el proceso de toma de decisiones en la organización, debido a las ventajas que puedan obtenerse de ella. El no incorporase a este tipo de tecnología puede afectar de una manera importante la productividad y la creatividad de las personas que trabajan en la organización.

6. Conclusión

Los Sistemas de Soporte Para la Toma de Decisiones de Grupos (DGSS.), Son una tecnología que esta empleándose con existo al apoyar en forma automatizada las juntas de tomas de decisiones tradicionales. Estos sistemas facilitan la solución de problemas no estructurado por un conjunto de tomadores de decisiones que trabajan juntos como un grupo. La característica que distinguen a este tipo de sistema son: Que se han diseñado especialmente para la toma de decisiones en grupo, para solucionar problemas especifico o generales y es fácil de aprender a usar. Es por ello que su implantación motiva a los miembros de un grupo a trabajar juntos en misma oportunidad de participación y permitiéndole el anonimato del origen de las ideas. La toma de decisiones con un DGSS brinda mayor calidad al proceso y sus resultados, debido a que su anonimato hace que el grupo sea mas participativo y tenga mayor creatividad en la generación de alternativas de solución. Existen diferentes formas de en las cuales pueden diseñarse una sala para el uso de un DGSS cuatro de decisión, red local de decisión, tele conferencia y tomas de decisiones remotas. La forma que se elija depende de la duración de la junta de tomas de decisiones y de grado de proximidad físicas entre los miembros del grupo. Los DGSS tienen numerosas aplicaciones, algunas de las mas importantes son las formulación de estrategias, el establecimiento de la misión de una empresa y la planeación de sistema de información. En el futuro este tipo de sistema se utilizara ampliamente en la celebración en las juntas de tomas de decisiones para apoyar el proceso y obtener el mejor resultado.

Autor:

Maiky Ralphy Diasa

Santo Domingo República Dominicana