PRESUPUESTOS POR PROGRAMAS Se puede definir al presupuesto por programas como una técnica empleada por el sector público, la cual, le permite realizar proyectos o programas estableciendo las actividades, los objetivos y su costo de ejecución y a su vez, racionaliza el gasto público. Se puede decir que el presupuesto por programas, son las cosas y medios que adquiere el gobierno para el cumplimiento de sus funciones. El presupuesto por programas, es un instrumento de la programación presupuestaria ya que su función es combinar los recursos disponibles en el futuro. También se puede definir al presupuesto como una serie de programas que realiza cada una de las áreas de la empresa, para que la distribución de los recursos sea dirigida hacia las actividades y se tengan mejores beneficios.
OBJETIVOS: El presupuesto por programas y actividades forma parte de la técnica presupuestal, ya que persigue los mismos objetivos, como es el de previsión, planeación, organización, coordinación, dirección y control. Este tipo de presupuestos, es importante ya que permite un estudio más profundo y a su vez un mayor control interno, para así, poder evaluar y conocer la eficiencia en cada una de las partes, y por lo tanto, sus objetivos son específicos, de gran profundidad y análisis para racionalizar el gasto según la eficiencia que tengan. Otro de sus objetivos, es que se deba conocer las actividades para poder ordenarlas de manera jerárquica de acuerdo a su importancia y así seleccionar cuales se pueden abordar y a que grado de desarrollo.
ETAPAS EN LA IMPLANTACIÓN: Fijación y establecimiento de cuotas para la distribución de los recursos en las dependencias, tomando en cuenta las partidas que serán para inversiones y fondos de consumo. La elaboración de programas de trabajo, definiendo la responsabilidad de cada funcionario. Evaluación de la estructura administrativa para responsabilizar a cada departamento del programa. Definición de las metas que se quieren lograr dentro del programa. Organización de sistemas de información interna para comparar los resultados obtenidos con el programa establecido. La elaboración de los registros contables, adoptando los conceptos a la estructura de los programas, clasificando los gastos de unidad representativa del trabajo.
PROCEDIMIENTOS: Obtener el apoyo del gobierno para poder aplicar este sistema de presupuesto por programas y actividades. Formar un grupo de trabajo de la Oficina Central de Presupuesto, para que diseñe el sistema que será aplicado de acuerdo a cada país. Organizar seminarios para adiestrar funciones. Preparar manuales, instructivos y fórmulas para que cada sector público, realice sus programas y peticiones de gasto. Difundir las técnicas presupuestarias en todos los niveles de la administración y la opinión publica.
6. Dar incentivos a los funcionarios para motivarlos en la promoción de nuevos sistemas. 7. Proporcionar asistencia técnica a los que realizan los programas. 8. Coordinar los distintos programas entre sí y preparar el proyecto de presupuesto de acuerdo a las técnicas de presupuesto por programas.
ESTRUCTURA: El presupuesto por programas está formado por un conjunto de categorías, las cuales son: Función, sub-función, programas, subprogramas, actividad, proyecto, tarea, obra y trabajo. Cada una de ellas explicada a continuación: FUNCION: Conjunto de gastos presupuestales, su finalidad inmediata o a corto plazo, proporciona un servicio público determinado. PROGRAMA DE OPERACIÓN: Es una herramienta que va a cumplir una función, mediante la fijación de metas u objetivos y se necesita emplear recursos materiales, humanos y financieros para que con anterioridad sean costeados. PROGRAMA DE INVERSIÓN: Se aplican recursos para aumentar la capacidad operativa y se van a fijar las metas a alcanzar.
SUBPROGRAMA: Subdivisión del programa en áreas específicas, según su función y mediante metas parciales. ACTIVIDAD: Es emplear los recursos materiales, humanos y financieros para cumplir la realización de ciertos trabajos y de las metas de los mismos. PROYECTO: Conjunto de obras de un programa o subprograma de inversión por realizar para obtener bienes capitales, determinados por el programa o subprograma. SUBPROGRAMA: Subdivisión del programa en áreas específicas, según su función y mediante metas parciales. ACTIVIDAD: Es emplear los recursos materiales, humanos y financieros para cumplir la realización de ciertos trabajos y de las metas de los mismos.
PROYECTO: Conjunto de obras de un programa o subprograma de inversión por realizar para obtener bienes capitales, determinados por el programa o subprograma. TAREA: Operación especial dentro de un proceso gradual y a través de ella se obtiene un resultado parcial. OBRA: Es la parte de un proyecto, un bien de capital específico. TRABAJO: Esfuerzo precisado dentro de un proceso. DIFERENCIA ENTRE ACTIVIDAD Y PROYECTO: Tanto las actividades como los proyectos, son sub-divisibles de un programa. La diferencia entre ambos, radica en que la actividad se realiza dentro de un programa de operación y se repite periódicamente; en tanto que el proyecto corresponde a un programa de inversión, que se efectúa una sólo vez.
CLASIFICACIÓN DE LOS PROGRAMAS: Dentro de los proyectos, tanto las obras como el trabajo, sirven de análisis, control y evaluación por parte de las entidades controladoras y ejecutoras, y comprende tanto a los programas de operación como de inversión. y se clasifican de la siguiente manera: Básicos: Su objetivo principal es la atención directa de las necesidades de la comunidad. Por ejemplo: Impartir educación básica primaria. Apoyo directo: Sirven de base para que se concreten los programas básicos tanto del ejercicio en curso como los ejercicios posteriores. Por ejemplo: la construcción de escuelas. Apoyo indirecto general: Comprende todas las actividades que acompaña una secretaría en función de los programas finales, que son de su competencia y que deba de desarrollar. Ejemplo: la planificación escolar. Apoyo indirecto definido: Estos tipos de programas dan el respaldo a los programas básicos del gobierno.
CLASIFICACIÓN DE LOS PROGRAMAS PRESUPUESTARIOS: Los presupuestos de programas se pueden clasificar de la siguiente manera, teniendo en cuenta sus características: Simples estructuralmente: No son parte de un subprograma y pasan directamente a las actividades o los proyectos. Complejos estructuralmente: Pasan a los subprogramas y de ahí a las actividades o proyectos. Simples institucionales: Son ejecutados por un sólo organismo, de acuerdo a su estructura. Nacionales: Abarcan todo el país o en una gran proporción. Regionales: Integran sólo una o tres regiones. Funcionamiento: Su objetivo es la producción de bienes o la prestación de servicios, mediante el empleo de la capacidad instalada.
Transferencia de capital: Son intermediarios para el traslado de recursos financieros hacia las personas o entidades que los van a consumir. Financieros: Generan una transacción bilateral y no producen bienes o servicios. Temporales: Es una ejecución transitoria durante algunos periodos. Permanentes: Se ejecutan todo el tiempo. La coordinación entre los planes de desarrollo económico y social con los presupuestos, se logra a través de la unificación en la clasificación que sirve de base a los procesos de planificar y presupuestar en forma simultánea. Es así como los programas tendrán su identificación dentro de la siguiente clasificación:
Según el objeto del gasto: Se hace la identificación del gasto con lo adquirido y contra su interés en el aspecto contable de las operaciones, su finalidad es la de detallar todos los gastos en que se incurren en la realización de un programa, indicando también los respectivos renglones del costo. Administrativa por ramas o instituciones: Se presta especial atención al gasto público por instituciones y su finalidad es otorgar facilidad en la administración de los fondos para la ejecución de los programas. Económica: Se basa en el empleo adecuado de los gastos e ingresos. Por funciones: Su principal objetivo consiste en el detalle de los servicios que presta el gobierno y que cubren con las contribuciones de los ciudadanos.
Sectorial: Es una variante de la clasificación. Muestra las áreas de actividad, prestando especial atención a los objetivos concretos de dichas secciones. Y señala como áreas de actividad a los sectores económicos, sociales, de servicios generales. La finalidad de esta clasificación es la de crear áreas de actividad homogéneas, para que en los planes de desarrollo y el presupuesto se les clasifique de igual forma.
MEDICIÓN DE RESULTADOS Y COSTOS: La Medición de Resultados se refiere a la relación de los costos con las metas alcanzadas, analizando cuidadosamente el logro o no de los mismos y los objetivos del programa, para hacer las correcciones necesarias. Es un informe detallado de la parte financiera en relación al programa, esta medición se debe de realizar frecuentemente sobre elementos significativos. La medición de costos se efectúa mediante técnicas de valuación tales como la técnica de los Costos históricos, que se refiere a valores acontecidos, y la técnica de los Costos preculados, los cuales se basan en cálculos anteriores a su ejecución.
En las técnicas de presupuestos por programas se aplican las siguientes ideas: Costo total por programas: Abarca el valor total de los bienes y servicios empleados en las actividades de un programa. Costo de la actividad: Contiene el valor de los bienes y servicios empleados en cada actividad. Costo unitario de cada actividad: Señala el valor de cada unidad de trabajo. Costo de materiales y servicios: Abarca el valor de los salarios y material directo para llevar a cabo un proyecto.
El control financiero se puede efectuar de dos maneras: Mediante el control de fondos asignados que se ejerce a través de cuotas asignadas a las organizaciones usuarias, planificación de las cuotas en relación con el periodo de disponibilidad e información periódica de lo que se ha gastado y el saldo disponible. Mediante el control del costo del programa: Este se lleva a cabo mediante una planificación financiera; indicando la responsabilidad de las unidades ejecutadas, para la realización de los programas. Se aceptarán presupuestos de operación, en los que se establecerán metas flexibles de costos en relación con el tiempo de trabajo de los programas asignados. Para la determinación de los gastos de material y personas, se hará uso de coeficientes de rendimiento, estos indicarán las relaciones entre los resultados obtenidos y recursos empleados. Con ese coeficiente, se calcula el volumen de los mismos en los programas, subprogramas o actividades, los cuales se clasifican según su naturaleza.
El costo unitario se obtiene dividiendo el costo de operación entre el número de productos finales, tanto en programas como en subprogramas y actividades. Con base en la medición de los resultados y de costos, se puede hacer un análisis de los mismos para la formación de un juicio y así saber si se procede correctamente y si no, hacer las correcciones necesarias. Estos juicios servirán a los directivos para tomar mejores decisiones hacia el futuro, tratando de obtener la mayor eficiencia.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA APLICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS POR PROGRAMAS: VENTAJAS: Existe una mejor planeación del trabajo, ya que se hacen estimaciones sobre la actividad de cada programa. Se acumula información para hacer revisiones constantes. Por medio de los índices de rendimiento, se facilitan las decisiones tendientes a disminuir los costos. Es más fácil detectar las funciones que se duplican en cuanto a que todos los programas se encuentran debidamente controlados. Su estructura, es más comprensible para el público en general y hasta para la misma persona que lo elabora.
DESVENTAJAS: Debido a que la medición de resultados está basada en aquellas actividades gubernamentales que pueden catalogarse como cosas hechas, puede prestarse a confusiones por parte del programador del presupuesto, bien porque las metas que elija no sean representativas, o porque las cosas realizadas no sean aplicables a algún programa. Ocasiona que se pueda pensar que todas las actividades estatales sean medibles, aún cuando muchas de ellas sean realmente inmateriales, haciendo que pueda dársele demasiado interés a algo que no lo tiene, o por el contrario, despreocuparse de las actividades de vital importancia.
DIFERENCIAS CON EL PRESUPUESTO TRADICIONAL: El Presupuesto por Programas, es un nuevo concepto de aplicación de la técnica presupuestal, y aunque los resultados que se obtienen con su implantación son más objetivos en los organismos gubernamentales, empresas descentralizadas, entidades estatales, etc., su uso no está limitado a ellas, ya que puede adaptarse a cualquier tipo de negocios con resultados satisfactorios.