PRESUPUESTOS BASE-CERO El Presupuesto Base Cero es una metodología de planeación y presupuesto que trata de revaluar cada año todos los programas y gastos de una entidad organizacional, de ahí su denominación. Se emplea el término planeación porque en su elaboración se establecen programas, se fijan metas y objetivos, y se toman decisiones relativas a la política básica de la organización, se analizan en detalle las distintas actividades que se deben llevar a cabo para implantar un programa, se seleccionan las alternativas que permitan obtener los resultados deseados, y se hace un estudio comparativo de sus beneficios y costos correspondientes.
Arduos estudios y grandes experiencias, demostró que para que un método de presupuesto pueda asignar eficazmente los escasos recursos disponibles, deberá basarse en los mismos principios y procedimientos generales, aunque las técnicas específicas de implantación difieran ligeramente, ya que habrá que ajustarlas y adaptarlas a las necesidades propias de cada organización para convertirlas en una herramienta útil tanto para la iniciativa privada como para el gobierno, la cual deberá dar solución simultánea a dos interrogantes: Dónde y cómo se pueden emplear más eficazmente los recursos económicos de la entidad? ¿Qué cantidad de recursos deberán emplearse? Esto naturalmente requiere un proceso de elaboración de presupuestos que obligue a identificar y analizar lo que se quiere, en conjunto, a fijar metas y objetivos, a tomar decisiones de operaciones necesarias, evaluar los cambios de responsabilidad y cargas de trabajo durante la elaboración como parte integral del proceso.
La secuela lógica para una presupuestación con base cero es: Identificar y analizar cada una de las diferentes actividades existentes y nuevas de la empresa, en "Paquetes de Decisión". Evaluar y categorizar todos los paquetes de decisión por medio de un estudio de costos-beneficio o en forma subjetiva. Asignar los recursos conforme a los dos puntos anteriores. LOS PAQUETES DE DESICIÓN: En el Presupuesto Base Cero es indispensable la utilización de Paquetes de Decisión, en forma jerárquica y de consolidación, mediante la cual los paquetes se van clasificando por su importancia en forma descendente, para tomar decisiones.
Un Paquete de Decisión es el documento que identifica y describe una actividad específica de tal manera que la administración pueda evaluarla y jerarquizarla con relación a otras actividades que compiten por los mismos o similares recursos limitados y decidir si la aprobará o desaprobará. La descripción completa de cada actividad, función u operación que la administración necesita para evaluarla y compararla con otras similares incluye: Metas y objetivos Consecuencias de no aprobar la actividad Medida de rendimiento Otros posibles recursos de acción Costos y beneficios
Los paquetes de decisión se pueden clasificar en dos grupos: Los de eliminación mutua que son aquellos que presentan diversas alternativas para realizar la misma actividad, eligiéndose la mejor, excluyendo los paquetes restantes; y los de incremento que son aquellos que presentan diferentes niveles de actividad o costo.
Estas suposiciones formales son necesarias para los gerentes departamentales en virtud de que les permite: Determinar de manera uniforme los recursos indispensables para el presupuesto siguiente. Planear y establecer las actividades para el siguiente período. Detectar y analizar las variaciones de costos obtenidos durante el presupuesto del año vigente. Revisar las suposiciones, controlar la frecuencia de esas revisiones, y Mantener detalle de la revisión de suposiciones, así como de los cambios de niveles de actividad y costos que las revisiones ocasionan.
Para determinar los costos del año siguiente, los gerentes de departamento formulan su lista preliminar de paquetes de decisión, incluyendo la serie formal de suposiciones relativas a las operaciones del año próximo, ajustan los costos según los cambios de niveles de actividad, aumento de sueldos y salarios con base anual, los gastos de personal y operaciones no ocurridos en el año presupuestal vigente o que no se incurrirán en el año presupuestal próximo. Como se observa, los "Paquetes de Decisión" requieren de un estudio tal, que se identifica perfectamente con el nombre base cero, pero no todo el presupuesto se puede elaborar por medio de ese tipo de paquetes, porque además de costoso, en muchos casos no es aplicable.
La jerarquización de los paquetes de decisión es la técnica mediante la cual se pueden asignar los recursos limitados de la Entidad, permitiendo al Gerente Departamental pensar en cuánto y dónde se debe gastar, mediante un listado de todos los paquetes analizados por orden de mayor o menor beneficio, identificados y evaluados por nivel de gastos, estudiando las consecuencias de la no aprobación de paquetes de decisión que se encuentren se encuentren por debajo de ese nivel de gastos. La jerarquización inicial debe hacerse a nivel básico o de centro de costos, donde se integran los paquetes con objeto de que cada gerente departamental pueda evaluar la importancia relativa de sus propias actividades y categorizar sus paquetes conforme a ella. Para solucionar el problema se principia por agrupar los centros de costos de manera natural, de acuerdo a sus tipos de actividad, formando jerarquizaciones consolidadas para cada grupo.
La amplitud y profundidad organizacional de tales grupos se determina conforme a tres factores: Número de paquetes involucrados, tiempo y esfuerzo requeridos para revisarlos y jerarquizarlos. Capacidad y disposición de los gerentes departamentales para categorizar actividades con los que no están familiarizados. Necesidad de revisar ampliamente, atravesando límites organizativos, para determinar cambios compensatorios de o niveles de gastos. Esto es fundamentalmente importante cuando es necesario recordar los niveles de gastos para combatir deficiencias en las utilidades.
CAMPO DE ACCIÓN DEL SISTEMA BASE CERO: El Sistema consiste en identificar actividades y clasificarlas mediante análisis y evaluación de costo beneficio. Este proceso de elaboración de presupuestos puede aplicarle a toda actividad, función u operación donde sea posible determinar esa relación, de costo-beneficio. Este tipo de presupuestación en la industria no es aplicable a las operaciones directas de producción ni en los gastos indirectos de fabricación, puesto que del aumento de estos no puede derivarse algún beneficio, es decir no existe relación costo-beneficio. Sin embargo, puede adaptarse a todos los demás gastos en que se incurre por los servicios que se proporcionan para ayudar a la producción tales como: mantenimiento, supervisión, planeación de la producción, ingeniería industrial, control de calidad, etc, y además de otras actividades de servicio que representan gastos generales a niveles departamental, de división, o corporativo y que justifican relación de costo-beneficio, como por ejemplo, mercadotecnia, publicidad, personal, protección y seguridad, contabilidad y control, investigación y desarrollo, etc.
Presupuesto Base Cero, es aplicable tanto a las actividades comerciales, industriales, o de servicios de cualquier índole siempre y cuando se pueda detectar la apreciación costo-beneficio, aun cuando resulta mejor su aplicación en los renglones de servicio y mantenimiento de las actividades empresariales que en las de tipo fabril.
VENTAJAS E INCONVENIENTES: VENTAJAS: PERFECCIONAMIENTO DE PLANES Y OBJETIVOS: Identificación, evaluación, y justificación de las actividades propuestas, considerando los diferentes niveles de esfuerzo y medios para desempeñar cada actividad. Debido a la jerarquización consolidada de actividades, se obtiene una aplicación más justa de los recursos. Se evita la duplicación de esfuerzos al identificar plenamente las actividades. La identificación y categorización de los paquetes de decisión ayuda a lograr el nivel de gastos deseado. Esta técnica presupuestaria no provoca cambio especial en la contabilidad normal, únicamente consolida las bases de información y control.
OPTIMIZACIÓN DE BENEFICIOS: Los gerentes pueden ser valorados por las metas y beneficios que establecen en sus paquetes. Fácilmente se identifican las actividades productivas de las que no lo son. DESARROLLO DE COMITES GERENCIALES: Se acrecenta un ambiente de unidad y coordinación para el bien de toda la entidad.
INCONVENIENTES: PROBLEMAS Y RECELOS ADMINISTRATIVOS: Con frecuencia los administradores sienten aprensión ante cualquier proceso que los obligue a tomar decisiones y que requiera de una revisión detallada de sus funciones. La administración y la comunicación de¡ proceso de presupuestación base cero pueden ser el origen de graves problemas, debido a la participación de un número mayor de gerentes de los que son necesarios en otros procedimientos de planeación o presupuestación. Generalmente durante el primer año requiere más tiempo que el empleado mediante otros procesos de planeación y presupuestación en los años anteriores. De no contar con un método formal y apropiado que prevea y revise las suposiciones, se tendrá una inadecuada coordinación entre actividades afines y de servicio.
PROBLEMAS EN LA FORMULACIÓN DE LOS PAQUETES DE DECISIÓN: Determinar las actividades, funciones u operaciones que requieren para integrar un paquete de decisión. Lo que puede ser significativo para un gerente departamental puede no serio para la alta gerencia. Establecer el nivel mínimo de esfuerzo, lo cual requiere un juicio de cada gerente y además sujeto a discusión Minimizar los costos en el paquete de decisión y conservar al personal a nivel presente. Con frecuencia la reducción de gastos por persona reduce la eficacia de las operaciones. Es difícil y en ocasiones hasta imposible identificar claramente los medios de trabajo en muchas actividades para su evaluación en forma adecuada.
Cabe destacar que este método no viene a desplazar el sistema presupuestal que se tenga implantado, muchos menos a ese gran progreso presupuestal conocido como “Presupuesto por Programas y Actividades", sino más bien viene a ser un complemento, mediante un enfoque adicional, que permite todas las ventajas citadas.
VENTAJAS, DESVENTAJAS Y LIMITACIONES DE LA TÉCNICA PRESUPUESTAL Ventajas: En general, las ventajas de la elaboración de presupuestos en una organización (técnica presupuestal) pueden resumirse en: La estricta vigilancia y planeación de las operaciones de una entidad, que permiten el logro de los objetivos deseados. El mejor aprovechamiento de sus recursos. El equilibrio de la estructura financiera. Medición de la eficiencia de las operaciones. La delimitación de responsabilidades, dando lugar a tomas de decisiones operativas y bien basadas, para obtener superaciones.
Limitaciones: Estar basado en estimaciones y muchas veces en pronósticos, en que como toda actividad humana es susceptible de errores, sobre todo en el primer ejercicio de su implantación, y a imprevisibles como disposiciones fiscales, tendencias del mercado, actuación de la competencia, pérdida en el poder adquisitivo de la moneda, etc. En su costo, cuando es elevado, en relación a las posibilidades de la empresa, y a los beneficios que aporta. Cuando se ha tenido algún tiempo en ejercicio del control presupuestal, se puede confiar demasiado en él, cayendo en errores, por no revisarlo, superarlo y actualizarlo. No ir más allá de su campo de acción.
Desventajas: Su fracaso muchas veces es producto de distintas causas como las siguientes: Desconocimiento de la empresa. Desconocimiento de los planes o políticas. Mala organización y coordinación general. Inadecuado sistema de contabilidad y costos. Falta de apoyo directivo. Mala determinación de la capacidad productiva, etc. Poca flexibilidad. Interrelación y secuencia de los presupuestos