Curso de control de gestión y cuadro de mando integral: Indicadores de control de gestión

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION El modelo de gestión orientado a los resultados asume que los propios ciudadanos interesados pueden evaluar la calidad, cantidad y oportunidad de los bienes y servicios recibidos, por lo que en algunos programas se incorpora la evaluación de resultados por parte de los destinatarios o actores interesados.

Los indicadores de evaluación de desempeño generan múltiples apoyos para la implementación de una gestión orientada a los resultados. Los indicadores apoyan el conocimiento y el aprendizaje Los indicadores permiten adoptar medidas para el mejoramiento de la gestión. La utilización de los indicadores favorece la contestabilidad o competencia por recursos públicos Tiene relación con la transparencia y rendición de cuentas INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

La concertación estratégica La gestión presupuestaria El análisis sobre la totalidad del ciclo de las políticas públicas Mayor transparencia hacia la ciudadanía INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

CONDICIONES DE LOS INDICADORES AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS CONSTRUCCION DE INDICADORES PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS

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Condiciones que deben reunir los indicadores Ser relevante No ser ambiguo Inequívoco Pertinente Objetivo Preciso Accesibilidad Sensibilidad

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INTRODUCCION CONDICIONES DE LOS INDICADORES AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS CONSTRUCCION DE INDICADORES PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS

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Que puede ser controlado con los indicadores? Procesos Productos Resultados Intermedios Resultados Finales o Impacto

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Dificultades más relevantes: Ambigüedad en los objetivos Falta de precisión de productos relevantes o estratégicos Quien o quienes responden por los objetivos Falta de consecuencias del buen o mal desempeño INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Beneficios de la evaluación a través de indicadores de desempeño Facilita el proceso de planificación y de formulación de políticas de mediano y largo plazo. Permite detectar sectores de la organización con problemas de gestión. Permite realizar ajustes y readecuar cursos de acción Permite asignar más eficazmente los recursos públicos Aumenta la transparencia Permite evaluar los procesos y realizar evaluaciones ex post

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INTRODUCCION CONDICIONES DE LOS INDICADORES AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS CONSTRUCCION DE INDICADORES PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS

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El requisito previo para formular indicadores de evaluación de desempeño es que la institución pública defina los objetivos que orientarán en el mediano y largo plazo su accionar. INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Algunas condiciones previas a cumplir(1)

La planificación estratégica es un proceso estructurado que permite a la organización especificar su misión y papel dentro de la estructura del Estado.

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Algunas condiciones previas a cumplir(2)

Definidas las misión, los objetivos estratégicos y los productos relevantes de la institución, se requiere establecer metas de gestión que establezcan los logros que se quiere alcanzar en cada una de las áreas o ámbitos de acción que surgen a partir de los objetivos estratégicos.

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Algunas condiciones previas a cumplir(2)

Existen factores que desaconsejan el desarrollo de un sistema de indicadores para todas y cada una de las actividades y programas que desarrolla de una Institución INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Condiciones metodológicas para la elaboración de indicadores Fuentes de Información Temporalidad

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INTRODUCCION CONDICIONES DE LOS INDICADORES AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS CONSTRUCCION DE INDICADORES PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS

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Áreas donde el desarrollo de sistemas de indicadores resulta importante:

Dichas áreas son: Desempeño operativo Desempeño financiero Congruencia INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

INTRODUCCION CONDICIONES DE LOS INDICADORES AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS CONSTRUCCION DE INDICADORES PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS

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Economía Eficacia Eficiencia Efectividad Equidad Excelencia – Calidad Entorno Sostenibilidad

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INTRODUCCION CONDICIONES DE LOS INDICADORES AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS CONSTRUCCION DE INDICADORES PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS

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RECORDEMOS LA METODOLOGIA BASICA PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES

Qué se hace ? Qué se desea medir ? Quién utilizará la información ? Cada cuánto tiempo ? Con que se compara ?

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INTRODUCCION CONDICIONES DE LOS INDICADORES AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS CONSTRUCºCION DE INDICADORES PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS

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MODELOS BASICO DE EVALUACIÓN

MODELO PLAN MODELO PRESUPUESTO MODELO MIXTO (PLAN-PRESUPUESTO)

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DESTINATARIOS Y USUARIOS DE LOS INDICADORES Gestores públicos Órganos políticos externos a la administración Ciudadanos y medios de comunicación Órganos técnicos de control Instituciones académicas y científicas Organismos y organizaciones internacionales

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INSTITUCIONALIZACION DE LA EVALUACION Decisión política Nuevo rol de los organismos de control

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ALGUNAS DE LAS DIFICULTADES MAS IMPORTANTES EN LA CONSTRUCCION DE LOS INDICADORES DE DESEMPEÑO Debilidad en el nombramiento del personal directivo publico

Falta o escasos incentivos para asumir mayores niveles de responsabilidad

Las escasas consecuencias respecto del desempeño logrado INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

La administración por resultados implica la priorización del logro de los objetivos estratégicos generales y específicos en el proceso de gestión de los recursos públicos.

En tanto que la medición del desempeño implica la determinación de elementos mensurables, cuantitativa y cualitativamente, relacionados con el logro de los propósitos de la administración pública así como la determinación de expectativas sobre ellos INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

La evaluación del desempeño, incluye elementos de respuesta a los interrogantes sobre cómo ha sido el desempeño, en qué medida y en qué condiciones se cumplieron los objetivos inicialmente establecidos. INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Los indicadores de desempeño que han sido definidos como indicadores de insumo, producto, resultado e impacto (IPRI), son instrumentos de medición de las principales variables asociadas al cumplimiento de los objetivos. INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Definición de indicadores de medición del desempeño

a) Identificación de las unidades programáticas b) Definición de indicadores de medición del desempeño c) Establecimiento de valores a alcanzar

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Es necesario que los valores a alcanzar en cada indicador sean: Viables Realistas Comprensivos INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Pilares de una implantación exitosa de la administración por resultados Planificación estratégica

Facilita la identificación priorización y solución de problemas permitiendo diseñar acciones estratégicas. Reingeniería de Procesos. Permite luego del análisis correspondiente introducir los cambios necesarios en las practicas de trabajo habituales, orientando los procesos internos a los productos identificados como prioritarios en el plan estratégico.

Enfatizar en el control por resultados considerando una amplia participación social Orientación de la Administración Pública hacia el ciudadano a Atendiendo la satisfacción de sus demandas Fomentar la descentralización entre las unidades generadoras de Políticas públicas. Principales Elementos

Administración por Objeto del gasto Administración por resultados Altamente burocrática Rígida Basada en normas y procedimientos Vs. Descentralización de las decisiones. Mayor Flexibilidad Basadas en Procesos y resultados VENTAJAS

(Gp:) Alta Dirección (Gp:) Nivel Directivo (Gp:) Nivel Operativo (Gp:) Planificación estratégica (Gp:) Control de Gestión (Gp:) Control de Actividades (Gp:) TIPOS DEINDICADORES (Gp:) Indicadores GestiónGlobal de la Entidad o Resultado Final

Resultado Final o Impacto Resultado Intermedio (Gp:) Indicadores por Centrode Responsabilidad

Eficiencia, Eficacia, Economía, Calidad

(Gp:) IndicadoresOperacionales

Insumos, Productos, Eficacia (Gp:) ACTIVIDAD DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL

TIPOLOGÍA DE INDICADORES SEGÚN NIVEL ORGANIZACIONAL Y PLANIFICACIÓN NIVELES ORGANIZACIONALES

Son los signos vitales de una organización. Los signos vitales son los FACTORES CRíTICOS DE ÉXITO en una gestión administrativa (Gp:) EFICIENCIA (Gp:) EFICACIA (Gp:) RECURSOS (Gp:) PROCESO

(Gp:) PRODUCTO

(Gp:) CLIENTE

(Gp:) PRODUCTIVIDAD (Gp:) EFECTIVIDAD

INDICADORES DE GESTIÓN INFORMACIÓN QUE SIRVE DE MEDIO PARA UNA MEJOR GESTIÓN

La organización debe asegurarse de que el servicio que no sea conforme con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional.

Los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme deben estar definidos en un procedimiento documentado. CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME

La Institución debe tratar los servicios no conformes mediante una o más de las siguientes maneras:

a) Tomando acciones para eliminar la no conformidad detectada. b) Autorizando su uso, liberación o aceptación bajo concesión por una autoridad pertinente y, cuando sea aplicable, por el cliente. c) Tomando acciones para impedir su uso o aplicación originalmente previsto CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME

Se deben mantener registros de la naturaleza de las no conformidades y de cualquier acción tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido.

Cuando se detecta un producto no conforme después de la entrega o cuando ha comenzado su uso, la organización debe tomar las acciones apropiadas respecto a los efectos, o efectos potenciales, de la no conformidad. CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. Defecto : Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado

Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad.

DEFINICIONES… Para recordar

42 INTEGRALIDAD DE LAS METAS

Aumentar la cobertura del programa de decomiso de droga en un 15% respecto de igual periodo del año pasado

Llegar a un costos promedio de $ 2.000 por hora de investigación

Alcanzar 10.000 cierres de investigaciones definidas por los fiscales INDICADOR DE CALIDAD

Aumentar en un 5% los índices de calidad de servicio de la PDI

INDICADOR DE EFICIENCIA

Costo promedio de las De cada investigación: Gasto total programa / número de Horas invertidas

INDICADOR DE EFICACIA

Aumentar en 8% la eficacia en procedimientos de Control de Identidad, expresada en aprehensiones y detenciones por delito flagrante

43 PROBLEMAS FRECUENTES EN LA CONSTRUCCION DE INDICADORES TRAMPA DE LA MEDICION: SE MUESTRA COMO RESULTADOS (Y SE HACE) SOLO LO QUE SE PUEDE MEDIR

SE TIENDE A MEDIR DE ACUERDO A LA INFORMACION DISPONIBLE, DESCUIDANDO LA MEDICION DE LOS ASPECTOS MAS RELEVANTES

SUBVALORACION DE LAS METAS FRENTE A UN AMBIENTE PUNITIVO DE LA EVALUACION

44 TENDENCIA A MEDIRLO TODO PARA NO SUBREPRESENTAR ESFUERZOS

SE DESARROLLAN INDICADORES PERO NO SE USAN PARA LA TOMA DE DECISIONES. PROBLEMAS FRECUENTES EN LA CONSTRUCCION DE INDICADORES