Evaluaciones, análisis y mejoras de procesos, compras internacionales (PPT) (página 2)

ALCANCE

La investigación se orienta a evaluar, analizar y mejorar las debilidades de la gestión de Compras Internacionales, con la finalidad de aumentar el mejoramiento de los procesos y servicios que presta el Departamento de Adquisiciones.

DELIMITACIÓN

Este informe se desarrollo en las instalaciones del Edificio CVG EDELCA, Puerto Ordaz, Edo Bolívar, específicamente en el La sección de Compras Internacionales adscrito al Departamento de Adquisiciones. En el periodo comprendido a partir de 03/12/2007 al 21/03/2008.

LIMITACIONES

El estudio se encuentra condicionado por el tiempo empleado para la recopilación de la información, también se puede decir que el desarrollo de un proceso completo, contiene tiempos de procura muy largos.

Por lo tanto, es necesario realizar el estudio que permita a la Sección de Compras Internacionales contar de manera Efectiva, oportuna y formal para contar con un progreso a la gestión de calidad. Siendo esta una herramienta que contribuirá con la jornada de mejoramiento continúo en la que actualmente se encuentra enfocada la sección. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA Se requiere conocer la situación actual de los procesos de Compras Internacionales adscrita del Departamento de Adquisiciones para gestionar las mejoras, con la finalidad de aumentar la Eficacia, Eficiencia, y Calidad en el servicio de adquisiciones de bienes.

Objetivo General:

Presentar plan de mejoras en los procesos de compras internacionales adscrito al departamento de adquisiciones generando mejoramiento de acuerdo a las necesidades de la sección.

Objetivos Específicos:

Recopilar información necesaria para el conocimiento previo de los procesos de compras internacionales a ejecutar, según lo establecido en el Manual de Normas y Tablas para la Adquisición de Bienes y Materiales, mantenimiento e instrucciones de trabajo.

Describir la situación actual de los procesos de compras internacionales del departamento de adquisiciones, de manera que permita hallar las debilidades de la gestión de los procesos para plantear acciones necesarias que permitan establecer mejoras considerables del proceso.

Determinar y proponer mejoras según el análisis obtenido, tomando como referencia la tabla de muestras de presentación de resultados.

Presentar la información redactada de las mejoras considerables del proceso. OBJETIVOS

TIPO DE INVESTIGACIÒN

El tipo de investigación realizada se considera del tipo descriptiva y evaluativo.

Es descriptiva debido a que permitirá describir, registrar, analizar, evaluar e interpretar la situación y mejoras de los procesos de Compras Internacionales del Departamento de Adquisiciones.

Es del tipo evaluativo porque surge de la necesidad de diagnosticar el estado actual de las actividades que realizan los compradores con el fin de documentar los procedimientos y recomendar medidas correctivas necesarias para el mejoramiento del proceso de Compras Internacionales. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

El estudio se elaboro a partir de una investigación con diseño de campo, debido que la información requerida se recogerá directamente en el sitio en estudio, con la colaboración del personal encargado de llevar adelante los procesos de Compras Internacionales.

PROCESO DE COMPRAS INTERNACIONALES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA DE CVG EDELCA QUIENES INTERVIENEN EN ESTE PROCESO:

UNIDAD USUARIA (CLIENTE INTERNO). DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES. PROVEEDOR. GERENTE DE LA DIRECCIÓN DE FINANZA Y ADMINISTRACION, PRESIDENTE O JUNTA DIRECTIVA. DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN. DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA. DEPARTAMENTO DE PROCESAMIENTO Y OBLIGACIONES CONSULTORÍA JURÍDICA.

PROCESO DE COMPRAS INTERNACIONALES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA DE CVG EDELCA COMO INTERVIENEN EN ESTE PROCESO:

UNIDAD USUARIA (CLIENTE INTERNO): – Genera y Libera la Solicitud de Pedido. – Conforma las ofertas. – Conforma los Materiales y/o Bienes recibidos.

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES: – Recibe Solicitud de Pedido. – Genera Peticiones de Oferta a proveedores previa selección. – Recibe Ofertas de los Proveedores. – Envía Oferta a los Usuarios para su conformación. – Elabora Puntos de Cuenta. – Elabora el Pedido u Orden de Compra. – Coordina la Nacionalización del Material y/o Bienes según condición INCOTERMS en el Pedido. – Se encarga del trafico interno de la Mercancía.

PROCESO DE COMPRAS INTERNACIONALES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA DE CVG EDELCA COMO INTERVIENEN EN ESTE PROCESO: (CONTINUACION 1)

PROVEEDOR. – Recibe Peticiones de Oferta. – Envía su Oferta. – Entrega y Nacionaliza Material y/o Bienes Según Condición INCOTERMS del Pedido. – Envía la documentación para solicitar los pagos y Nacionalización de los Materiales y/o Bienes.

GERENTE DE LA DIRECCIÓN DE FINANZA Y ADMINISTRACION, PRESIDENTE O JUNTA DIRECTIVA. – Aprueban Punto de Cuenta. – Originan o Firman Pedidos según el monto.

PROCESO DE COMPRAS INTERNACIONALES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA DE CVG EDELCA COMO INTERVIENEN EN ESTE PROCESO: (CONTINUACION 2)

DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN. – Solicita Cambio de Condición de Pago. – Solicita el Pago al Proveedor. – Solicita Apertura de Cartas de Crédito (si el proveedor lo solicita)

DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA. – Autoriza Cambio de Condición de Pago. – Elabora Cartas de Crédito (si el proveedor lo solicita)

DEPARTAMENTO DE PROCESAMIENTO Y OBLIGACIONES: – Gestiona el Pago al Proveedor.

CONSULTORÍA JURIDÍCA: – Revisa y Conforma los Pedidos u Ordenes de Compra. – Revisa y Conforma las Fianzas.

PROCESO DE COMPRAS INTERNACIONALES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA DE CVG EDELCA Solicitud Liberada (Usuario) 1 Oferta Conformada ( Usuario) 2 Punto de Cuenta Aprobado 3 Pedido conformado por Consultoría Jurídica 4 Material recibido conforme (Usuario) 5 ETAPAS DONDE AVANZA EL PROCESO

PROCESO DE COMPRAS INTERNACIONALES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA DE CVG EDELCA Solicitud Liberada (Usuario) 1 1º ETAPA ACTIVIDADES – La Unidad Usuaria, elabora Solicitud de Pedido donde incluye: características técnicas, físicas y funcionales, imputando a una Posición Presupuestaria en Divisas.

– El Jefe de la Unidad Usuaria Libera la Solicitud de Pedido. (en este momento es recibida por el Departamento de Adquisiciones; se concluye la 1º Etapa).

PROCESO DE COMPRAS INTERNACIONALES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA DE CVG EDELCA 2º ETAPA ACTIVIDADES Oferta Conformada (Usuario) 2 – UNA VEZ CUMPLIDA LA 1º ETAPA: (Solicitud Liberada)

– La solicitud de Pedido es recibida por el Jefe de Sección de Compras Internacionales (Grupo de Compras 500).

– El Jefe de Sección Asigna al Comprador la Solicitud de Pedido.

– El Comprador revisa la Solicitud, selecciona a los Proveedores y genera las Peticiones de Oferta.

– El Comprador envía o entrega las Peticiones de Oferta a los Proveedores.

PROCESO DE COMPRAS INTERNACIONALES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA DE CVG EDELCA ACTIVIDADES 2 – UNA VEZ CUMPLIDA LA 1º ETAPA: (Solicitud Liberada)

– El Comprador recibe las Ofertas de los Proveedores (se inicia el proceso de negociación).

– El Comprador envía Oferta a la Unidad Usuaria para su conformación de características técnicas, físicas y funcionales.

– El Usuario revisa y da conformidad de la Oferta. (se concluye la 2º Etapa)

Oferta Conformada ( Usuario) CONTINUACIÓN 2º ETAPA

PROCESO DE COMPRAS INTERNACIONALES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA DE CVG EDELCA Punto de Cuenta Aprobado 3 3º ETAPA ACTIVIDADES – El Comprador elabora Borrador del Punto de Cuenta y lo envía a las firmas autorizadas según el monto. (Director, Presidente o Junta Directiva).

– Se Aprueba el Punto de Cuenta (Mediante una Resolución Dir. o se firma si es al Gte. Dirección ó Presidencia) y se cierra la tercera Etapa.

Pedido conformado por Consultoría Jurídica 4 PROCESO DE COMPRAS INTERNACIONALES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA DE CVG EDELCA 4º ETAPA ACTIVIDADES – El Comprador Elabora el Pedido de Compras.

– Se solicita al Proveedor actualización de la oferta, de ser necesario.

– El Gte. Finanza y Administración Solicita Autorización a la Gerencia de Administración Financiera para el Cambio en la Condición de Pago del Pedido de Compras.

– La Gerencia de Administración Financiera Aprueba el Cambio en la Condición de Pago.

– El Proveedor Actualiza la Fecha de Validez de la Oferta y la Reenvía al Comprador.

Pedido conformado por Consultoría Jurídica 4 PROCESO DE COMPRAS INTERNACIONALES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA DE CVG EDELCA CONTINUACIÓN 4º ETAPA ACTIVIDADES – El Comprador envía el Pedido de Compras a la Consultoría Jurídica Junto a una Correspondencia emitida por el Jefe del Departamento de Adquisiciones donde se solicita la revisión y conformación del Pedido de Compras.

– Consultoría Jurídica revisa el Pedido de Compras, si existen errores el Pedido es devuelto al Departamento de Adquisiciones para hacer las correcciones pertinentes y devolver formalmente el Pedido a otra corrección.

– De no existir errores en las Cláusulas del Pedido de Compras, es conformado por la Consultoría Jurídica y devuelto al Departamento de Adquisiciones, luego se envía a la firma pertinente según la Tabla de Aprobaciones Para la Adquisición de Bienes, Materiales y Contratación de Servicios Comerciales; y se cumple la 4º Etapa.

PROCESO DE COMPRAS INTERNACIONALES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA DE CVG EDELCA Material recibido conforme (Usuario) 5 5º ETAPA ACTIVIDADES – Se entrega el Pedido de Compras conformado y firmado al Proveedor.

– La Gerencia Finanaza y Administración solicita el pago al Departamento de Procesamiento y Obligaciones. (Pagos de Contado, por Adelantado o Contra Presentación de Documentos de Embarque)

– La Gerencia de Finanzas y Administración solicita Apertura de Carta de Crédito a la Gerencia de Administración Financiera (cuando en el pedido es pago contra Carta de Crédito).

– La Gerencia de Administración Financiera Gestiona la Carta de Crédito.

Material recibido conforme (Usuario) 5 PROCESO DE COMPRAS INTERNACIONALES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA DE CVG EDELCA CONTINUACIÓN 5º ETAPA – Según las Condiciones INCOTERMS del Pedido de Compras, el proveedor Nacionaliza y entrega la Mercancía o Bienes, requeridos en el Pedido de Compras.

– En caso de que Edelca Nacionalice, el Dpto. Adquisiciones:

– Recibe la documentación de importación del proveedor (factura comercial, conocimiento de embarque y/o guía aérea, lista de embalaje y otros.)

– Gestiona el envío de la mercancía al depósito de Aduana en Macagua.

– Entrega los Documentos de Embarque al Agente Aduanal. ACTIVIDADES

Material recibido conforme (Usuario) 5 PROCESO DE COMPRAS INTERNACIONALES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA DE CVG EDELCA CONTINUACIÓN 5º ETAPA – Gestiona el pago de los impuestos de importación.

– Coordina la entrega de la Mercancía a los Almacenes de Edelca (Macagua y Guri).

– Una vez recibido el Material en el Almacén, el usuario revisa y conforma el Material o los Bienes.

– El Departamento de Administración de Bienes Y Materiales le da entrada en Sistema.

ACTIVIDADES

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

A continuación se detallan cada una de las muestras con sus respectivos datos en cuanto días de retrasos por variables de los cuales se hizo un análisis y demostración estadístico de 30 de los procesos de Compras Internacionales:

Se aprecia el tiempo promedio de cada una de las fases necesarias para la creación del Pedido. La curva determina el agregado de cada uno de los tiempos, desde que comienza el Tratamiento se Solicitud de Pedido hasta la fecha de Formalización, dando como resultado un tiempo total promedio de 140 días continuos.

Gráfica promedio del avance en días, de las Etapas del proceso de Compras Internacionales.

Se aprecia en la grafica los tiempos de respuestas de cada uno de las etapas del proceso de Compras, donde se ve claramente que los retrasos en la creación de los Pedidos de Compras son afectados principalmente por los tiempos de respuestas de Recepción de Ofertas, seguido por los tiempos de Puntos de Cuenta y Aprobación de Consultaría Jurídica.

Graáfica de Distribución porcentual y absoluta en relación de los Tiempos del Procesos de Compras Internacionales por Días.

Se muestra la distribución porcentual de tiempos promedios para creación de Pedidos, donde se denota claramente tres etapas con la mayor carga de días. Éstas abarcan el 65% del tiempo de gestión de todo el proceso, como lo son: el tiempo de recepción de Ofertas, Tiempo para aprobación de Punto de Cuenta y Tiempo de aprobación de Consultoría Jurídica. Distribución en porcentajes de tiempos, de las Etapas del proceso de Compras Internacionales

A continuación, se presentan, por cada una de estas etapas, las situaciones u ocurrencias potenciales que pueden estar agregando tiempo, y a su vez, aumentando el lapso normal en la gestión para la creación de Pedidos.

EN CUANTO A LA RECEPCION DE OFERTAS:

Faltas de especificaciones o información en las Peticiones de Ofertas: muchas veces los usuarios o clientes internos (unidades de EDELCA) en sus requerimientos no dan la información suficiente, lo que hace que al momento en el cual el Departamento de Adquisiciones solicita Ofertas a sus proveedores, estos manifiestan que en dicha Solicitud carece de información técnica o especificas para la presentación de Ofertas

Problemas en el servidor o correo electrónico para la Recepción de Ofertas: generalmente las ofertas son recibidas por correos electrónicos y en algunos casos sucede que no son recibidos, bien sea por problemas de la red o por que el buzón de mensajes de los compradores se encuentra con insuficiente capacidad de almacenamiento. FACTORES QUE INFLUYEN EN LAS ETAPAS DE MAYOR TIEMPO PARA LA CREACIÓN DE PEDIDOS.

Problemas en el servidor o correo electrónico para la Recepción de Ofertas: generalmente las ofertas son recibidas por correos electrónicos y en algunos casos sucede que no son recibidos, bien sea por problemas de la red o por que el buzón de mensajes de los compradores se encuentra con insuficiente capacidad de almacenamiento. Devoluciones de ofertas por parte del Departamento por no cumplir con los requerimientos: esta podría considerarse como la principal causa de retardo en la recepción de oferta. Esto es debido a que muchas veces, por la complejidad de los requerimientos, errores en las ofertas, falta de información, entre otras cosas, las ofertas son devueltas al proveedor para que éste las reconsidere.

Pocas visitas de los proveedores a las instalaciones de EDELCA: por ser una Sección que se caracteriza en la adquisición de materiales, equipos y servicios a nivel internacional, los proveedores por lo general no se encuentran ubicados en Venezuela (Representantes o agencias ubicadas en el interior del país y fabricantes ubicados en el extranjero), lo que dificulta el contacto con el proveedor para la recepción de Ofertas, impactando negativamente en el tiempo de proceso. de esta etapa.