1 – Introducción
Muchas veces nos ha pasado que cuando estamos en la fase de inicio de un software tenemos la necesidad de recolectar la información que el usuario nos brinda, y qué mejor forma para hacerlo que con una entrevista con el mismo. A lo largo de este curso aprenderemos la fase por la que pasa una entrevista, así como prepararla y ejecutarla. Primero que todo imaginemos a Jorge que es un analista encargado de realizar la parte de análisis de un software en desarrollo.
Este analista debe saber que en el análisis de sistemas hay que distinguir las formas cualitativas y cuantitativas de información. La cualitativa está relacionada con opiniones, políticas y descripciones narrativas de actividades o problemas y las cuantitativas con números, frecuencias o cantidades.
A menudo las entrevistas son la mejor fuente de información cualitativa, además la entrevista es la técnica primaria para la información que recolecta durante las fases de análisis de los sistemas de un proyecto del desarrollo. Dentro de las técnicas utilizadas para recopilar información, las entrevistas ocupan un lugar preponderante en consideración con el tiempo que ocupan y el objetivo que tienen. Por lo general, son la mayor fuente de información del analista.
Durante la entrevista el analista no se limita solo a informarse de los puntos que le interesan, sino que además aprovecha la oportunidad para explicar su trabajo a los usuarios y crear un clima sociológico favorable. Las entrevistas se pueden realizar sobre la base de un cuestionario rígido o de una guía más o menos detallada que las orienta hacia puntos bien definidos.
El método de entrevistas para obtener información tiene las siguientes ventajas. . Permite a los analistas presentar sus necesidades de forma directa y verificar en las respuestas recibidas, si las preguntas realizadas fueron interpretadas correctamente. . Es una oportunidad que tiene el analista para conocer el grado de aceptación o resistencia que existe entre los usuarios hacia el sistema que se desea diseñar. Después de que nuestro analista tiene la noción de que es una entrevista entonces damos paso a realizarla, pero antes que nada Jorge debe saber que la entrevista es un arte que todo analista debe dominar.
2 – Preparación
La entrevista con el usuario no es un interrogatorio sino una conversación que el analista prepara de antemano para obtener la información que necesita por eso lo primero que Jorge hará es:
· Coordinar con el usuario la fecha, la hora y el lugar. · Debe garantizar la privacidad, evitar las interrupciones y disponer de un tiempo adecuado. · Debe de obtener criterios previos acerca de las personas que se van a entrevistar para poder desarrollar una conversación más natural. · Debe preparar cuidadosamente las preguntas a realizar o la guía de la entrevista Después de que ha preparado cuidadosamente la entrevista entonces damos paso a ella.
3 – Ejecución
Existen 2 tipos de entrevista, así como 3 tipos de estructura para realizarla. Los tipos de entrevistas son:
· Abiertas: permiten al usuario que es el entrevistado expresar mas de lo que se le pregunta. · Cerradas: se limita al usuario a responder preguntas de una lista.
Las estructuras son:
· Pirámide: comienza con los detalles, y se abre a preguntas más generales. · Embudo: comienza con aspecto generales y termina con preguntas mas cerradas. · Diamante: esta técnica combina las dos anteriores.
Depuse que nuestro diseñador se decidió por uno de estos tipos entonces se presenta a la entrevista que como es lógico debe ir bien vestido y con una buena apariencia física, para dejar una buena impresión al usuario.
Lo primero que Jorge debe hacer es:
1. Se debe ser puntual, identificarse y explicar los objetivos de la entrevista. 2. Comenzar por presentarse subrayando el tema de la entrevista y estableciendo la naturaleza del proyecto sobre el cual se trabaja. 1. Comenzar con preguntas generales que establecerán el marco de trabajo con el cual se conducirá el resto de la entrevista. 2. Continuar con los temas y aspectos que surjan de quienes responden. Asegurarse de encontrar por qué quien responde cree que es tan importante el tema como para comentarlo. 3. Limitar las notas que se escriban para evitar distraer a quien responde. 4. Cuando todos los temas vistos con los entrevistados se hayan discutido, realizar otras preguntas específicas que se crea deban discutirse. 7. Se debe ser correcto y no preguntar cosas que se pueden obtener por otras vías a menos que se desee comprobar algo. 8. El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa. 9. Debe prestar la máxima atención durante el desarrollo, crear un clima favorable, evitar caer en discusión con los usuarios, no hacer criticas, utilizar una terminología adecuada, no adelantarse a ningún criterio ni opinión de los usuarios y mucho menos sacar conclusiones instantáneas sobre la información recibida. 10. Diferenciar entre los hechos y las opiniones, entre la actividad o función que realiza y el como la realiza, tratando siempre que la información recopilada sea lo mas objetiva posible. 11. Evitar que la entrevista sea larga o se convierta en inoportunas por razones imprevistas, si esto ocurre se debe posponer. 12. Al final de la entrevista, resúmase la información recabada durante la misma. Si se considera apropiado, indicar que se preparará para quienes respondieron un resumen escrito de la entrevista para que puedan examinarlo. Considérese la posibilidad de continuar con las entrevistas después. 13. Al despedirse se debe mostrar agradecimiento y dejar coordinado otro posible encuentro.
4 – Problemas
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