Proceso de Administración y Gestión (página 2)

• También podemos tener un MODEM–FAX, para poder mandar nuestros pedidos vía Internet o informes vía fax.

3) Proceso de instalación

Los pasos a realizar para la instalación del programa de gestión de almacén son:

• 1. Insertar el CD-RPM que contenga el programa de gestión de almacén en la unidad lectora y ejecutar el fichero cactusgest que se encontrara en el directorio principal y nos aparecerá una ventana en la cual deberemos introducir la unidad y directorio donde vayamos a instalar la aplicación, una vez hecho esto pulsamos el botón instalar.

• 2. A continuación visualizaremos la pantalla con el proceso de instalación y una vez finalizado se nos activa el botón de finalizar, lo pulsaremos y habremos terminado la instalación.

4) Arquitectura de la aplicación

Módulos que la componen

Clientes: Es el modulo en donde esta toda la información de los distintos clientes, esta información esta compuesta por DNI o NIF, nombre del proveedor, dirección, teléfono, etc…Tendremos que tener herramientas para mantener al día dicha información, así como para dar de alta o de baja a clientes .Para hacer una venta o lo que es lo mismo retirar información del almacén el cliente tiene que existir.

Proveedores: Es el modulo donde esta toda la información relativa a los proveedores, esta información esta compuesta por el DNI o NIF, nombre del proveedor, dirección, teléfono, etc. Tendremos que tener herramientas para mantener al día dicha infamación, así como para dar de alta o de baja al proveedor. Para dar productos de alta en el almacén es necesario que este dado de alta el proveedor desde nos viene la mercancía.

Productos: Es el modulo donde esta toda la información relativa a los productos que tenemos en el almacén, tal como referencia, descripción, precio, existencia, etc. Tendremos que tener herramientas oportunas para mantener al día esta información, así como para introducir o borrar productos del almacén. Para dar del alta un producto tengo que haber dado de alta a su proveedor respectivo.

Presupuesto: Es el modulo donde se encuentran los presupuestos pedidos por los distintos clientes, tanto los aceptados como los pendientes, así como un histórico de ellos. Tendremos que tener las herramientas oportunas para mantener al día dicha información, así como añadir o borrar presupuestos .Para hacer un presupuesto el cliente tiene que existir.

Pedidos: Es el modulo donde se encuentran .los pedidos que han hecho los clientes y están pendientes de servir por falta de existencias en el almacén. Tendremos que tener las herramientas oportunas para mantener al día dicha información, así como añadir o borrar pedidos. Para hacer un pedido el cliente tiene que existir.

Albaranes: Es el modulo donde se encuentran los pedidos que se han servido a los clientes, estén facturados o no. Tendremos las herramientas oportunas para mantener al día dicha información, así como añadir o borrar albaranes. Para hacer un albaran el cliente tiene que existir.

Factura: Es el modulo donde se encuentran las facturas, tanto emitidas como pendientes de cobro. Tendremos que tener las herramientas oportunas para mantener al día dicha información, así como añadir facturas o abonos. Para hacer una factura el cliente tiene que existir.

Gastos: Es el modulo donde se encuentran todos los gastos realizados por nosotros, tanto de almacén por compra de nuevo material, como gastos de luz, agua, etc. Tendremos que tener las herramientas oportunas para mantener al día dicha información, así como añadir o borrar gastos. Para que nos emitan una factura tendremos que ser clientes de dicho proveedor.

Movimientos almacén: Es el modulo donde se encuentran todas las entradas y salidas producidas en el almacén. Tendremos que tener las herramientas oportunas para mantener al día dicha información, así como añadir o borrar productos del almacén. Para hacer movimientos en el almacén tendremos que tener clientes y proveedores dados de alta.

5) Función de cada módulo

• Clientes: Es el modulo en donde esta toda la información de los distintos clientes, esta información esta compuesta por DNI o NIF, nombre de cliente, dirección, teléfono, etc.

Nuevo cliente: Este botón nos lleva a una pantalla para altas de nuevos clientes.

Borrar clientes: Nos lleva a un formulario de búsqueda donde especificaremos las características de los clientes que queremos eliminar.

Buscar: Localizar clientes.

Listado: Listado de todos los clientes.

• Proveedores: Es el modulo donde esta toda la información relativa a los proveedores, esta información esta compuesta por el DNI o NIF, nombre del proveedor, dirección, teléfono, etc.

Nuevo producto: Este botón nos lleva a una pantalla para altas de nuevos productos.

Borrar producto: Nos lleva a un formulario de búsqueda donde especifiquemos las características de los productos que queremos eliminar.

Buscar: Localizar productos.

Listado: Listado de todos los productos.

Cambiar código: Permite el cambio de los códigos de los productos.

Insertar desde PDA: Permite la inserción de productos nuevos desde una PDA.

Actualizar datos PDA: Sincronización con la PDA de los datos del almacén.

• Presupuestos: Es el modulo donde se encuentran los presupuestos pedidos por los distintos clientes, pedidos por los distintos clientes, tanto los aceptados como los pendientes, así como un histórico de ellos.

Nuevo presupuesto CLIENTE / PROVEEDOR: Este botón nos lleva una pantalla para altas de nuevos presupuestos cliente/proveedor.

Buscar cliente/proveedor: Localizar presupuestos de clientes o proveedores.

Borrar presupuesto cliente/proveedor: Nos lleva a un formulario de búsqueda donde especificaremos las características de los presupuestos cliente/proveedor que queremos eliminar.

Listado: Listado de todos los presupuestos cliente/proveedor.

• Pedidos: Es el modulo donde se encuentran los pedidos que han hecho los clientes y están pendientes de servir por falta de existencias en el almacén.

Listado pedidos: Listado de todos los pedidos pendientes de servir a los clientes.

• Albaranes: Es el modulo donde se encuentran todos los pedidos que se han servido a los clientes, estén facturados o no.

Nuevo albaran: Este botón nos lleva a una pantalla para crear nuevos albaranes a los clientes.

Borrar albaran: Nos lleva a un formulario de búsqueda donde especificaremos las características de los albaranes que queremos eliminar.

Buscar: Localizar albaranes.

Listado: Listado de todos los albaranes.

Factura: Es el modulo donde se encuentran las facturas, tanto emitidas como pendientes de cobro.

Nueva factura: Este botón nos lleva a una pantalla para crear nuevas facturas a los clientes.

Buscar: Localizar facturas.

Buscar vacías: Localizar facturas no usadas, creadas por error y sin asignar a nadie.

Buscar deudas: Localiza las facturas que están pendiente de cobro.

Listado: Listado de todas las facturas.

Gastos: Es el modulo donde se encuentran todos los gastos realizados por nosotros, tanto de almacén por compra de nuevo material, como gastos de luz, agua, etc.

Nuevo gasto: Este botón nos lleva a una pantalla para añadir nuevos gastos.

Buscar: Localizar gastos.

Buscar vacías: Localiza gastos no asignados, creadas por error y sin asignar a nadie.

Buscar gasto: Nos lleva a un formulario de búsqueda donde especificaremos las características de los gastos que queremos eliminar.

Listado: Listado de todos los gastos originados.

Movimientos almacén: Es el modulo donde se encuentran todas las entradas y salidas producidas en el almacén.

Nuevo Albaran: Este botón nos lleva a una pantalla para crear nuevos albaranes a los proveedores.

Borrar albaran: Nos lleva a un formulario de búsqueda donde especificaremos las características de los albaranes que queremos eliminar.

Buscar: Localizar albaranes.

NOTA: Son albaranes cpn los proveedores no epn los clientes que están en el modulo de albaranes.

6) Configuración de los parámetros específicos de la aplicación.

Preferencias generales: La primera pantalla que se nos presenta es general que es donde debemos introducir los datos de nuestra empresa que luego el programa usara en las presentaciones de facturas, albaranes, etc.

Preferencias mensajes: La siguiente pantalla es la de mensajes, aquí podremos almacenar el logotipo así como los mensajes que deseamos que aparezcan en la cabecera y el pie de nuestros documentos (presupuestos, albaranes, facturas, etc.)

Preferencias listas: Desde esta `pantalla podemos hacer mantenimiento de las listas de valores que usaremos en las distintas secciones de la aplicación.

Preferencias utilidades: En esta sección encontramos varios botones.

? Recuperar archivos: Su totalidad es la recuperación de archivos corruptos.

• Copia de seguridad: Crea en la carpeta de la aplicación una copia de seguridad de los archivos de la misma (la extensión de los archivos de la copia es *.SAV)

• Vaciar memoria cache: un vaciado de la memoria cache de vez en cuando es necesario.

• Actualizar: Esta opción nos va a permitir actualizar versiones anteriores de la aplicación.

• Reiniciar valores: Este botón borra todos los registros de la aplicación y reinicia los valores para comenzar a usar el programa. NO SE DEBE USAR YA QUE SE PERDERAN TODOS LOS DATOS.

Preferencias registrar: Nos va a permitir realizar un registro del programa, bien por e-mail, correo, fax. Simplemente rellene sus datos y elija la modalidad.

ENTRADA Y SALIDA DE LA APLICACIÓN.

Formas para poner en funcionamiento el programa de gestión de almacén:

• 1º Ir al botón inicio de Windows y elegir programas.

• 2º Elegir el paquete de gestión de almacén correspondiente y luego el programa de gestión de almacén, o bien directamente seleccionar el programa de gestión de almacén dependiendo del tipo de instalación que se haya hecho. En cualquiera de los dos casos haremos clic.

• Nos aparecerá la ventana principal de trabajo del programa de gestión de almacén donde podemos elegir el modulo deseado.

Para abandonar el programa de gestión de almacén lo primero que debemos tener en cuenta es salvar toda la información que hayamos escrito en el. No obstante, hoy día todos los programas de gestión de almacén disponen de un control de modificación, para que en caso de que intentemos salir sin haber guardado los cambios nos salga una pantalla de guardar para obligarnos a salvar la información antes de salir.

Hay tres formas de abandonar la ejecución del programa de gestión de almacén:

• Haciendo clic con el botón izquierdo del ratón en el aspa de la barra de titulo situada a la derecha.

• Haciendo doble clic con el botón izquierdo del ratón en el icono de la aplicación situado en la parte izquierda de la barra e titulo o bien haciendo un clic en este icono y seleccionando la opción cerrar.

• Retornando al menú principal y pulsar la opción salir.

Ayudas al usuario

Uno de los factores para triunfar en la implementación de una aplicación además de una interfaz simple, las posibles ayudas que el usuario puede recibir de la aplicación para casos concretos. En este sentido se puede destacar el alto grado de desarrollo que han alcanzado los sistemas de ayuda en el entorno W95/98.Sin duda es uno de los éxitos de Microsoft. Si un usuario puede realizar las funciones básicas de manera sencilla y directa, gracias a una buena interfaz, y además puede obtener ayuda de un modo simple para las operaciones mas avanzadas, la aplicación Será aceptada muy gratamente por parte del usuario.

Teclas de función

Los entornos mas sofisticados no han renunciado al uso de estas teclas. Sin embargo, el abuso de los apuntadores (ratón y similares) deja a estas teclas en segundo plano, desconociendo en la mayoría de los casos el usuario medio, esta posibilidad. El inconveniente de las teclas de función es que evidentemente varían de una aplicación a otra. La gran ventaja es que podemos realizar operaciones de forma instantánea.

F12 comando guardar como

+MAY comando guardar

+CTRL comando abrir

+MAY+CTRL comando imprimir

Estructuras de datos que utiliza

Ficheros.

Antiguamente para albergar toda la información referente a un almacena como estamos viendo se almacenaba en una serie de ficheros, uno o mas por cada modulo, estando divididos estos en registros que eran las diferentes fichas de los diferentes productos, clientes o proveedores.Todos ellos llevaban consigo un fichero de índices para hacer mas fácil la localización de la información.

En el caso del software que estamos abordando cada modulo es una base de datos con sus respectivas tablas y estas a su vez con sus respectivos campos claves que están relacionadas entre si.

Tablas

Las tablas son una subdivisión de una base de datos, las cuales están formadas por filas y columnas, donde cada columna representa a un campo o dato y cada fila o tupla representa a un registro.

7 Gestión de almacén

Entradas

La creación de un movimiento de almacén comienza con la introducción de los datos de proveedor al que se le hace la compra. La introducción y el borrado de los datos de los proveedores se realizan mediante los siguientes botones.

Introducir datos de cliente.-

Borrado de datos del cliente.-

Si pulsamos el botón introducir datos del proveedor, visualizaremos el menú de arriba donde podremos seleccionar el proveedor del que queremos comprar pulsando sobre su nombre. El cuadro de texto que tenemos sobre el listado sirve para localizar mejor los proveedores, ya que podemos escribir una letra y nos mostraran todos los proveedores que comienzan por dicha letra.

Si pulsamos la tecla , la lista nos mostrara todos los proveedores nos llevara a una pantalla donde añadir nuevos proveedores.-

En tipo de movimiento tendremos que especificar si es de entrada o de salida para que añada o reste las cantidades que especifiquemos del almacén.

Introducción de los conceptos codificados: Si seleccionamos la pestaña Material en movimiento de almacén, esta nos llevara a la siguiente pantalla donde podremos introducir los conceptos que tenemos codificados en el fichero de productos o conceptos libres que no tenemos codificados.

Para la introducción de productos que ya hemos dado de alta en el programa debemos de seleccionarlos desde la lista de la izquierda. En esta lista como pudimos ver en la imagen anterior existen dos posibilidades de selección de los productos: por familias o por nombre.-

Ahora pulsaremos sobre el producto que queramos seleccionar y una vez hecho esto, veremos como el producto para los cuadros de conceptos codificados donde podremos realizar las modificaciones que estimemos oportunas sobre estos datos, precio, concepto, etc. para Lugo pulsando en el botón con forma de DISQUETE introducirlos definitivamente en el Albaran.-

Introducir datos de cliente

Borrador de datos de cliente

Este proceso como es obvio refleja una entrada de material en el almacén y se hará siempre que recibamos productos de algún proveedor.

Salidas

La creación de albaranes tiene muchos conceptos y presupuestos en común, que explicaremos a continuación.

La creación de un nuevo albaran o presupuesto comienza con la introducción de los datos de cliente al que va dirigido. La introducción y el borrado de los datos de los clientes se realizan mediante los siguientes botones.

Introducir datos del cliente

Borrado de datos de cliente.

Si pulsamos el botón introducir datos del cliente, visualizaremos el menú de arriba donde podremos seleccionar el cliente del que queremos introducir datos pulsando el listado sirve para localizar mejor los clientes, ya que podemos escribir una letra y nos mostrara todos los clientes que comienzan por dicha letra.-

Si pulsamos la tecla , la lista nos mostrara todos los clientes nos llevara a una pantalla donde añadir nuevos clientes.

Introducción de los conceptos codificados.

Para controlar el stock debemos de seleccionar productos en el menú principal y luego dentro de este la pestaña STOCK .Nos saldrá una pantalla donde debemos introducir algún parámetro como stock mínimo junto con unos botones como se muestra mas abajo.

Stock

Cantidad minima: Es el número de productos límite a partir del cual el programa nos indica que debemos reponer.

Explicación de los diferentes botones de la pantalla.

Actua stck Refresca la información que tenemos del stock. Para asegurarnos de que lo que nos muestra la pantalla es real debemos pulsar este botón.

Reponer Nos lleva a una lista cuyo contenido son los productos que debemos reponer porque su cantidad esta bajo mínimos.-

List.Stock Nos lleva a una lista que nos indica como va el stock.-

Inventario permanente

Para mostrarnos un inventario permanente, es decir, los productos que tenemos en un instante determinado en el almacén, debemos de ir al modulo productos, dentro de este elegir el botón de listado y a continuación seleccionar la pestaña STOCK.

Nos aparecerán todos los productos que tenemos en el almacén, así como la cantidad que ha entrado, salido y la cantidad que nos queda en el almacén.-

9) Impresión de la información

10) Tipos de informes

Los tipos de informes que se pueden sacar son muchos y muy variados. Cada modulo tiene su listado propiamente dependiendo si es de clientes, proveedores, etc.-Dentro de cada uno de estos podemos elegir los datos que nos interesan imprimir en dicho informe, con lo cual tenemos unos 6 tipos como mínimo de informes por modulo lo que podía representar unos 40 o 50 informes distintos. Vamos a ver un ejemplo de cada modulo.

Clientes: Entraremos en el modulo de clientes y seleccionamos el botón listado y a continuación imprimir y nos sale una pantalla

Proveedores: Entraremos en el modulo de proveedores y seleccionaremos el botón listado y a continuación imprimir.-

Productos: Entraremos en el modulo de productos y seleccionamos el botón listado y a continuación imprimir.-

Presupuestos: Entraremos en el modulo de presupuestos y seleccionamos el botón listado y a continuación imprimir y nos sale un listado con todos los presupuestos hechos, así como el importe total, seleccionando un presupuesto podemos imprimirlo como tal.-

Pedidos: Entraremos en el modulo de pedidos y seleccionamos el botón listado y a continuación imprimir y nos sale un listado con todos los pedidos hechos, así como el importe total, seleccionando un albaran podemos imprimirlo como tal.-

Albaranes: Entraremos en el modulo de albaranes y seleccionamos el botón listado y a continuación imprimir y nos sale un listado con todos los albaranes hechos, así como el importe total.-

Factura: Entraremos en el modulo de facturas y seleccionaremos el botón listado y a continuación imprimir y nos sale un listado con todos los pedidos hechos, así como el importe total, seleccionando una factura podremos imprimirla como tal.-

Gastos: Entraremos en el modulo de gastos y seleccionaremos el botón listado y a continuación imprimir y nos sale un listado con todos los gastos hechos, así como el importe total.-

Movimientos de almacén: Entraremos en el modulo de movimientos de almacén y seleccionaremos el botón listado y a continuación imprimir y nos sale un listado con todos los movimientos hechos.-

11) Interoperabilidad con otras aplicaciones

Gestión comercial, facturación y contabilidad.-

La interoperabilidad con otras aplicaciones de gestión comercial es casi nula, ya que cada fabricante adopta sus datos de la aplicación a su manera y los almacena como quiere en tantas bases de datos como desee y cada una con sus respectivas tablas.-

Hoy en día hay herramientas externas que convierten los datos de un tipo de base de datos a otro o mediante ODBC, se pueden hacer trasvases de una base a otra siempre que conozcamos la estructura y relaciones de las tablas de ambas bases.-

12) Seguridad de datos

Los programas de gestión de almacén suelen incorporar un pass Word de acceso a la aplicación, además del nombre del usuario. Dependiendo del nombre del usuario que entre, tiene unos privilegios sobre el programa.-

Esto es, posible dado que su estructura interna esta formada por varias bases de datos como ya hemos dicho, y lo único que hacemos al introducir el nombre de usuario y pass Word es identificarnos en las distintas bases de datos que se abren y aplicar los permisos asignados ha dicho usuario.-

Siempre por encima de los usuarios habituales tiene que haber un usuario administrador con todos los permisos para poder hacer cualquier tipo de operación en el programa.- Como es obvio los usuarios normales no tienen derecho a las operaciones peligrosas, siendo estas operativas solo por el administrador.-

13) Evaluación de los distintos parámetros de calidad

• La interfaz de uso: habitualmente para los programas de gestión de almacén es una interfaz común para todas las aplicaciones, pero el programa de gestión de almacén puede tener la suya propia.-

• Los recursos necesarios: para que una aplicación funcione correctamente, es decir, que tenga una respuesta aceptable en tiempo y forma, necesita determinados recursos.- Principalmente estos recursos son la CPU, la memoria principal y el espacio de disco duro. En este sentido debemos evaluar una aplicación teniendo en cuenta los resultados que presenta según el uso que haga de los recursos.-Es decir , una aplicación puede ser mejor que otra pero necesitara muchos mas recursos, en este sentido esto es lo que mas nos interesa, disponer de los máximos recursos necesarios ( inversión económica) o utilizar una aplicaron con menos necesidades.-

• Soporte técnico y garantía: casi todos los fabricantes de aplicaciones dan soporte técnico a sus usuarios pero este soporte puede ser muy varia do desde los manuales de usuario hasta la posibilidad de disponer de un técnico a domicilio que no resuelva los problemas en este aspecto se debe tener especial interés para saber de ante mano que ocurrirá cuando la aplicación no funciona correctamente.-Algunas aplicaciones no disponen de garantía en general, las GNO , y otras disponen de una garantía muy limitada.- En la actualidad los fabricantes no se comprometen mas que a reemplazarnos la aplicación o a suministrarnos un parche si se suministra que este tiene una tarea insalvable.-En ningún, o muy pocos casos, admitirán responsabilidades por la perdida de datos u otros tipos de daños.-

• Ayudas: Es uno de los aspectos principales para el éxito de una aplicación las ayudas pueden consistir en unos simples manuales o constituir un complejo sistema de hipertexto una técnica muy extendida es el uso de tutoriales.

Estos programas hacen un recorrido por las diversas funciones de la aplicación y suelen tener actividades de auto examen, para que el usuario decida cuando esta preparado para pasar a otro apartado.-Otro aspecto es la ayuda de contexto, mediante la cual podemos pedir ayuda directamente sobre la función que tratamos de realizar en ese momento.-

Otros aspectos son los procesadores, como el uso de la tecnología WYSIWYG los distintos formatos de archivos compatibles, la seguridad de la información (física y lógica).-

Cumplimiento de los requerimientos iniciales.-

Antiguamente había que tener en cuenta que algunas funciones formateo y de manejo de la pantalla realizados no serán realizadas de manera adecuada di no estaba instalado el controlados de dispositivos ANSI.SYS; sin embargo, todas las demás funciones del sistema se realizaran correctamente.-Además, el usuario debía asegurarse de que su sistema operativo sea configurado para soportar el numero de archivos y áreas de transito requeridos por la aplicación de gestión de almacén.-

Ambos parámetros se definen en el archivo llamado CONFIG.SYS, el cual es ejecutado cada vez que se enciende la computadora.-Debe encontrarse dicho fichero en el directorio raíz del disco de arranque.- Su contenido será similar a este:

• BUFFERS= 24

• FILES= 24

• DEVICE= ANSI.SYS

Hoy en día estos parámetros se establecen en el registro del sistema y si la aplicación requiere algún valor especial en alguno de ellos, este es cambiado automáticamente, a la hora de hacer la instalación de la aplicación.-

Autor:

Lisa Andrea Serrano

Martes, 30 de junio de 2.009