El CIAAT de GIBARA

"Este aspecto cobra gran importancia en los tiempos actuales, son tiempos donde los elementos juegan un papel trascendental… el salario generalmente no se incluye dentro del gasto del software ya que se parte de que esta persona o colectivo está realizando esta tarea como un esfuerzo extra por el que sienten amor y complacencia o como parte de su labor investigativa o de superacion… nuestro criterio es que el valor de un software está en correspondencia directa con su valor de uso, o sea, como al introducirse en el proceso de enseñanza – aprendizaje es capaz de rendir determinado resultado, es capaz de mejorar los resultados en la adquisición de conocimientos sobre determinada materia, sobre determinado tema de estudio. Ese es el gran valor de un software educativo [1]

Recomendaciones

• Deben tenerse muy en cuenta todas y cada una de las precisiones, requerimientos técnicos y la ayuda metodológica para utilizar el SGBD CIAAT con el objetivo de poder revelar los logros e identificar las insuficiencias y causas que se presentan en su aplicación.

• Capacitar a Metodólogos, Jefes de Ciclos, Secretarios Docentes y Administradores con la ayuda de los medios informáticos del centro por el Departamento de Planeamiento y Estadística, sobre el uso y características del Sistema de Gestión de Bases de Datos CIAAT

• Extender la aplicación de este trabajo al resto de los Municipios en nuestra Provincia, así como también al país, adaptándolo a las condiciones concretas de cada territorio y enriqueciendo la Base de Datos con otras acciones a partir de estas primeras experiencias.

Ventajas que nos provee el sistema CIAAT, podremos encontrar:

1.-El Mantenimiento y manipulación de los datos solo se actualizan o eliminan en un sitio por estar almacenados solo en un lugar en las tablas para ello.

2.-No solicita la misma información repetida una y otra vez.

3.-Reducida probabilidad de errores en la introducción de los datos.

4.-Facilidad de manejo de grandes volúmenes de informaciones y buena velocidad en muy poco tiempo de respuesta en darnos la información solicitada y en almacenar los cambios realizados.

5.-Seguridad de la información (acceso a usuarios autorizados) de modificaciones o inclusiones.

6.-Mayor dificultad para su infección e introducción de códigos maliciosos ejemplo: de capturador de teclas (espía), de control remoto (troyanos), de entrada al sistema (puerta trasera), etc.

7.-Aparecen importantes procesos automatizados que otras Bases de Datos no poseen.

Capítulo 1.-

Mis primeros pasos en el CIAAT

1.- A partir de un CIAAT, iniciar por vez primera el CIAAT-V-26. (botón No:.1)

Para iniciar la nueva versión del CIAAT-V-26 y anexar a este los registros de otra versión anterior o superior del CIAAT, debemos verificar en la raíz del disco duro que corresponde a la torre "C:", que la carpeta CIAAT debe de estar vacía, sí existe salve o elimine de esta todos los ficheros, para así proceder de la siguiente forma:

a). (Sí la carpeta CIAAT no existe, entonces crear una carpeta con el nombre de CIAAT en la torre "C:"). Opcional (Copie en ella la nueva versión del CIAAT-V-26 sin variarle el nombre).

b). Copiar a la carpeta CIAAT la Base de Datos "CIAAT.mdb" actualizada, es decir, la BD del último mes y que actualmente utilizamos, con el nombre CIAAT.mdb.

c). Abrir la Base de Datos CIAAT-V-26 dando doble click izquierdo sobre la misma, seguidamente se abrirá y podrá ver el primer mensaje que nos brinda el CIAAT. Damos un click izquierdo sobre el botón "Aceptar", luego se observará un formulario que solicita una Clave de Acceso al sistema, tecleamos la clave "1 ó 21" seguido de esto oprimir la tecla "Enter" del teclado. Una vez efectuado el procedimiento, se desplegará en pantalla un mensaje al usuario de validación de la clave.

RECOMIENDO personalizar su CIAAT en este momento, es decir, sí damos click en "Sí", se abrirá un formulario que nos permite realizar cambios como: una clave nueva, un nombre de usuario, el año del Curso Escolar, el Municipio y la Provincia. IMPORTANTE Recordar qué?: En caso de algún olvido de la clave de acceso, puede iniciar nuevamente probando una de estas: DPTO ó 21 y siempre al Teclear una clave de acceso, seguido oprimir la tecla "Enter" del teclado.

d). Dar un click izquierdo sobre el Botón "No", seguidamente se abrirá el formulario llamado "Menú Principal", damos un click izquierdo sobre el primer botón (No.:1) de ese menú, el cual tiene por nombre "Anexar del CIAAT".

e). Damos un click izquierdo sobre el botón "Aceptar", se desplegará un cuadro de acción que le dice que se "va a ejecutar una consulta de datos anexados que modificará los datos de la tabla", damos click izquierdo sobre el botón "Sí". Te muestra la cantidad de filas que anexará y nuevamente damos click izquierdo sobre el botón "Sí".

f). Ahora podemos observar el formulario con el nombre "Datos correspondientes de:" que se encuentra ubicado en el botón (No.: 4) en el "Menú Principal", que automáticamente se abrió al concluir este proceso y delante se observa un mensaje que nos informa que: "Los Datos del CIAAT fueron Anexados con éxito", damos un click izquierdo sobre el único botón "OK". En caso de que no quiera variar los datos de este formulario ciérrelo dando click izquierdo sobre el botón Cerrar(X) que se encuentra a la derecha –arriba del formulario.

2.- A partir de un CPM, iniciar por vez primera el CIAAT-V-26. (Botón No:.3)

Para iniciar la nueva versión del CIAAT-V-26 y anexar a este los registros de una versión del CPM, pueden estar en office 97 o superior, debemos verificar en la raíz del disco duro que corresponde a la torre "C:", que la carpeta CPM debe de estar vacía, sí existe salve o elimine de esta todos o los ficheros, para así proceder de la siguiente forma:

a). (Sí la carpeta CPM no existe, entonces crear una carpeta con el nombre de CPM en la torre "C:"). Copie en ella la nueva versión del CIAAT-V-26 sin variarle el nombre. Copiar a la carpeta CPM la Base de Datos "CPM.mdb" actualizada, es decir, la BD del último mes y que actualmente utilizamos, con el nombre CPM.mdb.

b). Abrir la Base de Datos CIAAT-V-26dando doble click izquierdo sobre la misma, seguidamente se abrirá y podrá ver el primer mensaje que nos brinda el CIAAT. Damos un click izquierdo sobre el botón "Aceptar", luego se observará un formulario que solicita una Clave de Acceso al sistema, tecleamos la clave "1" seguido de esto oprimir la tecla "Enter" del teclado. Una vez efectuado el procedimiento, se desplegará en pantalla un mensaje al usuario de validación de la clave.

c). Damos un click izquierdo sobre el Botón "No", seguidamente se abrirá el formulario llamado "Menú Principal", damos un click izquierdo sobre el botón (No.:3) de ese menú, el cual tiene por nombre "Anexar del CPM". Podremos ver en pantalla un mensaje al usuario que indica como realizar correctamente el proceso de anexado. Damos click izquierdo sobre el botón "Aceptar", se desplegará un cuadro de acción que nos pregunta cual de las versiones del CPM vamos a anexar.

d). Dar un click izquierdo sobre el botón "Sí" ó "No" según convenga. Se desplegará un cuadro de acción para anexar la boleta de alumnos que nos dice que se "va a ejecutar una consulta de datos anexados que modificará los datos de la tabla", damos click izquierdo sobre el botón "Sí". Te muestra la cantidad de filas que anexará y nuevamente damos click izquierdo sobre el botón "Sí". Nuevamente los mismos mensajes podremos observar para anexar los graduados y realizamos las mismas operaciones.

e). Un mensaje al usuario le pregunta sí ¿Desea Actualizar la tabla que relaciona los Códigos del centro, nombre del Centro, Sector, Unidad (Dirección Zonal) y Consejo Popular?… Al dar click en "Sí", el sistema realizará esos cambios por los datos del CPM(Códigos del centro, nombre del Centro y Sector), para que luego en las boletas de altas y bajas y demás informaciones del sistema tenga el CIAAT personalizado para el uso de Municipio o Provincia… Ok. Para Actualizar el Consejo Popular y Unidad (Dirección Zonal, ver Actualización de la Tabla "Centro de Trabajo" en el botón No.:4.

f). Sí realizó los pasos anteriores adecuadamente según como lo orientó el CIAAT, podrá observar el siguiente formulario llamado "Datos correspondientes de:" Este está ubicado en el botón (No.: 4), este automáticamente se abre al concluir el proceso y delante un mensaje que dice "Los Datos del CPM fueron Anexados con éxito", damos un click izquierdo sobre el único botón "OK". Los datos que en el se solicitan están en dependencia de la enseñanza que trabaje en él.

Capítulo 2.-

Escuela

1.- Actualización de la tabla "Centro de Trabajo". (dentro del botón No:.4).

Es necesario que actualicemos los datos de la tabla "Centro de Trabajo", recuerde que este es el proceso más importante de actualización y personalizar nuestra Base de Datos. Una vez actualizadas las casillas, CIAAT actualiza de forma automática todos los campos relacionados con los movimientos y la actualización del Modelo 1 y 1-A. Siempre y cuando rellenemos las fichas correspondientes a "Datos del Centro al Inicio del Curso Escolar", correspondientes a la matrícula de inicio así como el número de grupos por grados. Para acceder a la misma deberá hacer lo siguiente:

a). En el "Menú Principal" dar un click izquierdo en el botón (No.: 4) "Datos del Centro", luego podrá ver una series de consultas relacionadas con las escuelas, que deberán actualizarse cada vez que se inicie un nuevo curso escolar. En el caso de actualizar la matrícula el sistema siempre pedirá una clave consistente en el número 12.

Capítulo 3.-

Alumnos

1.- ¿Cómo proceder para dar Alta o Baja a Alumnos en el CIAAT?

a).- Para los casos de las Altas correspondientes al Inicio del Curso Escolar. (Botón No:.5)

Al Inicio del Curso Escolar se realiza la matrícula en el centro de los nuevos ingresos procedentes de las escuelas que tributan a esta. Esta operación en el CIAAT se realiza, una vez abierta la Base de Datos desde el "Menú Principal". Dando un click izquierdo sobre el botón (No.:5)-"Dar Altas", el sistema nos brinda una información, damos un click izquierdo sobre el botón "Aceptar" y se abrirá un formulario para la "Entrada de Datos de Nuevos Alumnos", donde se recogen todos los datos que tiene la boleta del alumno de matrícula en el centro, tecleamos los todos sus datos y al dar un click izquierdo sobre el botón "Guardar", el sistema nos solicita en un cuadro de texto el número del mes que voy a informar el alta, tecleamos el número correspondiente damos un click izquierdo sobre el botón "Aceptar" y Aparecerá el formulario "Boleta de Movimiento del Alumno", para la entrada de los datos de origen del alumno. Como se trata en este caso de alumnos Nuevo Ingreso, damos un click izquierdo sobre el campo "Alta por:" y escogemos Nuevo Ingreso (puede comprobar que ya en este campo automáticamente está puesto Nuevo Ingreso y se ocultarán los campos "Traslado de:" y "Cambio Educación de:") y damos un click izquierdo sobre el botón "Dar Alta". Un mensaje al usuario se observará que dice "comprobando acción Dar alta" y dar un click izquierdo sobre el botón "Sí". Se mostrará otro mensaje al usuario con: "la acción ha sido comprobada", por último damos nuevamente un click izquierdo en el botón "Aceptar". La "Boleta de Movimiento del Alumno" se serrará y pasará automáticamente a la boleta anterior de "Entrada de Datos de Nuevos Alumnos", para seguir dando otras altas repitiendo todo el proceso anterior.

b).- Para los casos de las Altas que proceden por Otras, Traslados y Cambios de Educación. (Botón No:.5)

Dar un click izquierdo sobre el botón (No.:5)-"Dar Altas" y realizar los mismos pasos para los casos de Nuevos Ingresos que anteriormente tratamos. Pero ya en presencia de la "Boleta de Movimiento del Alumno", debemos rellenar los datos en los campos de "Datos Generales de Origen del Alumno", los datos de "Datos del Centro Escolar de Origen del Alumno" y en los campos "Descripción del Alta del Alumno" especificar según sea el caso: Otra, Traslado o Cambio de Educación.

Alta por: Reincorporación en el Curso, Reingreso, Nuevo Ingreso

Traslado de: Otro Centro del Municipio, Otro Municipio de la Provincia, Otra Provincia.

Cambio Educación de: Primaria, Sec. Básica, Preuniversitario, Centro Politécnico, Esc. de Oficios, Especial.

c).- ¿Cómo dar Baja a Alumnos para los casos que procederán por bajas Definitivas, Traslados y Cambios de Educación? (Botón No:.6)

Primeramente el usuario debe de tener en sus manos la "Boleta de Movimiento del Alumno" y es cuando procedemos a dar Baja en la Base de Datos.

a). Dar un click Izquierdo sobre el botón (No.:6) "DAR BAJAS". Un mensaje de texto brindará una información al usuario y en este dar un click izquierdo sobre el botón "OK".

b). Seguidamente se abrirá un formulario llamado "Búsqueda del Alumno para Dar Baja en el CIAAT". Donde el usuario debe de teclear el número de Identidad de la Tarjeta del Menor o Carnet del Alumno. Dar un click izquierdo sobre el botón "Aceptar".

c). Luego se debe abrir un cuadro de texto que indica y la vez le solicita el número del mes para Dar Baja, el usuario teclea el número del mes para informar la Baja. Y da un click izquierdo sobre el botón "Aceptar".

d). Se abre el formulario "DESCRIPCION DE LA BAJA POR TRASLADO O CAMBIO DE EDUCACIÓN" y por medio de los datos impresos en la Boleta de Movimiento del Alumno comprobamos que los datos correspondan al alumno que el sistema ha buscado. Una vez actualizado el formulario el campo relacionado con el "Motivo de la Baja", según el tipo de movimiento en la Boleta de Movimiento del Alumno, dar un click izquierdo sobre el botón "Dar Baja" que se encuentra situado en la parte inferior derecha de este formulario. Repetir los pasos para la siguiente Baja. El sistema de forma automática reinicia a partir del paso b).

2.- ¿Cómo ver los movimientos de Altas o Bajas de Alumnos en el CIAAT?.

(botón No:.8)

Dando un click Izquierdo sobre el botón (No.:8) "Ver Movimientos", aparecerá un nuevo Menú llamado "Movimiento del Alumno", este se encuentra dividido en dos partes la parte izquierda corresponden a las Bajas y la Derecha a las Altas, donde para cada caso aparece una serie de botones que contienen consultas relacionadas a los tipos de movimientos. Y se podrán consultar los Modelos 1A y 1 respectivamente dando un click izquierdo sobre el botón "Ver Modelos de Mov".

1). El botón nombrado "Proceso de Conciliación de los Movimientos" se utilizará en caso para comprobar en los diferentes nivel, las Altas que no han llegado aún a su destino y que han ocurrido por Traslado Dentro del Municipio, Traslado Dentro de Provincia, Traslado Fuera de Provincia y los Cambios de Educación Fuera de Provincia. Al dar un click izquierdo sobre este botón, sale un cuadro de texto con dos opciones, el usuario deberá escoger según la opción que le corresponda. Luego de haber realizado este proceso se activará el botón que dice "Resultado de la Conciliación", el mismo abre de igual forma dando un click izquierdo sobre este.

2). Los botones nombrados "Ver Bajas" y "Ver Altas" se utilizarán en caso que el usuario quiera comprobar todas las Altas de un mes determinado. Al dar un click izquierdo sobre este botón se debe abrir un cuadro de texto que indica y la vez le solicita el número del mes para ver los movimientos que ocurrieron, dar un click izquierdo en el botón "Aceptar", en esta se pueden modificar datos e incluso eliminar. En caso de eliminar un dato de aquí también se eliminará completamente el alumno del CIAAT. El botón nombrado por "Ver Altas y Bajas" muestra en una tabla todas las Altas y Bajas.

3). Los botones nombrados "Anexar Bajas" y "Anexar Altas" se utilizarán en caso que el usuario quiera transportar esos datos en una Base de Datos aparte. Realizar los pasos siguientes:

a). Sí no existe, crear en la torre "C:" una carpeta con el nombre de "CIAAT".

b). Copiar en esta carpeta una Base de Datos "BoletaHO.mdb" y cambiar el nombre por "AltasBajas.mdb".

c). Regresar al CIAAT y en el "Menú Principal" dar un click izquierdo del botón (No.: 8), luego dar un click izquierdo en el botón según convenga de "Anexar Bajas" o "Anexar Altas".

d). Debe abrirse un cuadro de texto, que indica y la vez le solicita el número del mes para anexar los movimientos que ocurrieron y dar un click izquierdo en el botón "Aceptar".

4). El botón nombrado "Anexar Altas, Bajas al Nivel Superior" se utilizará en caso que se quiera transportar a la vez las Altas y las Bajas en una sola Base de Datos.

5). El botón nombrado "Limpiar Modelo 1A y 1 respectivamente al inicio del Curso Escolar después de haber realizado el enlace de Final a Inicio" se utilizará como lo índica el título de este botón.

3.- Ver Otros Procesos. (botón No:.9)

En el "Menú Principal" dar un click izquierdo en el botón (No.: 9) "Ver Otros Procesos", aparecerá una serie de consultas donde el usuario dando un click izquierdo sobre un botón se abrirá el Modelo que debe de entregar en los despachos estadísticos. Estos modelos son: El (1-2)Modelo 201-05 por edades, (3)Informe Mensual y Acumulado de Ausencias, (4)Grupo por Rango y Matrícula Atendida, (5)Modelo SIDED 1, 2 y 3 solo Preuniversitario y ETP(Escuelas de Oficios y Politécnicos), (6)Análisis del Movimiento de la Matrícula y Proyección Perspectiva y el (7)Relación Definitiva de Alumnos Nuevos Ingresos Proyectados para el Inicio del Curso Escolar.

4.- RESUMENES. (botón No:.10)

En el "Menú Principal" dar un click izquierdo en el botón (No.: 10) "RESUMENES", luego se abrirá un formulario que contiene una serie de consultas relacionadas con los alumnos. Para abrir cualquier consulta lo puede hacer dando un click izquierdo sobre el título o el botón que tiene delante.

5.- Continuidad de Estudios. (botón No:.12)

A partir de los datos contenidos en la tabla de Graduados el sistema realiza la comprobación automatizada de los estudiantes graduados de 6to Grado y 9no Grado, dando la posibilidad en un campo nuevo llamado por "Observaciones" situar allí el motivo o causa de la no –continuidad de estudios, este dato se guarda en la tabla de Graduados. Y esta se puede abrir desde el "Menú Principal" dar un click izquierdo en el botón (No.: 10) "RESUMENES", buscar la consulta con el nombre de "Ver Graduados en una Tabla".

En el "Menú Principal" dar un click izquierdo en el botón (No.: 12) "Continuidad de Estudios", seguidamente se abrirá un formulario con un grupo de botones y en el mismo podrá consultar los registros de los alumnos de la Tabla de Graduados de 6to grado o 9no Grado y el total de alumnos de la matrícula actual del CIAAT que en el campo Estatus estén marcados como Nuevo Ingreso.

Para este proceso de Continuidad de Estudios realice los pasos siguientes:

a). Dar un click izquierdo sobre el botón que tiene el nombre de "Proceso de Conciliación".

b). A continuación en el cuadro de texto que se muestra escoger según sea el caso, y dar un click izquierdo sobre el botón que corresponda "Sí" o "No".

c). El proceso una vez que termine mostrará tres botones más, y su información estarán en dependencia con la información que el usuario busque. En la tabla o consulta perteneciente al primer botón, estará disponible el primer campo con el nombre de "Observaciones", para escribir la causa o el motivo de la no-continuidad de estudios del alumno.

Capítulo 4.-

Utilidades

1.- Cambio de Curso. (botón No:.11)

a).- Antes de realizar el Cambio de Curso usted debe de marcar los alumnos repetidores que serán matrícula el próximo curso escolar.

b).- Manualmente debe de cambiar los datos de Año Inicio y Año Final para el siguiente Curso Escolar. ¿Cómo?– Cuando inicia el CIAAT y le solicita la clave de acceso, damos un click izquierdo en el botón "Sí". En el campo correspondiente al Curso Escolar cambiamos los números por el próximo curso escolar. Volvemos a poner la clave nuestra o (21) y oprimimos la tecla "Enter" del teclado.

b).- En el "Menú Principal" dar un click izquierdo en el botón (No.: 11) "Cambio de Curso", luego un mensaje al usuario le dice que "Seguidamente se le pedirá la clave de acceso al proceso de Cambio de Curso", se abrirá un cuadro de texto solicitando la clave para proceder a realizar el proceso, la clave en este caso es el número 21 al revés "12" y damos click en "Aceptar".

c).- El sistema comprueba la clave, damos un click izquierdo sobre el botón "Aceptar" y volvemos a dar un click izquierdo sobre el botón "Cambio de Curso".

d).- Una vez más el sistema nos informa y recuerda como realizar correctamente el cambio de curso y damos un click izquierdo sobre el único botón "Aceptar".

e).- Escoja como desea ver la realización de este proceso.

f).- Cuando el sistema termine recuerde siempre de dar un click izquierdo en el botón del "Menú Principal", que lleva por nombre "Proceso de Organización de la Información".

El Cambio de Curso modifica y actualiza los siguientes campos:

• Borra todos los registros que en el campo tipo de movimiento estén marcados como Bajas y AltaBaja Y desmarca todos los campos que tenían puesto la condición de Alta.

• Pasa a la Tabla de Graduados los alumnos que tengan el grado de: 6to Grado, 9no Grado, 12mo Grado y 4to Año, y elimina estos registros de la Tabla de Alumnos.

• Pasa al Modelo 1A y 1 el total de graduados por enseñanzas.

• Pasa a la boleta de las bajas a los alumnos graduados como Graduados o Egresados dentro de los movimientos ocurridos. Se actualiza el campo Fecha de la Baja a la fecha que tiene actualmente el reloj de la computadora.

• A todos los alumnos que queden los pasa al grado siguiente y mantiene en el grado a los que están marcados como "Repite el próximo curso".

• Actualiza el Campo Estatus del alumno los que tenían la condición de Nuevos Ingresos los pasa como Promovido.

• Elimina todos los datos del Campo Grupo.

• Elimina todos los datos de los Campos tipo de movimiento (Alta) y Mes que se informa así como los datos que se relacionan a ellos.

• Elimina todos los datos de los Campos utilizados que muestran los modelos del CIAAT.

• Actualiza el campo Edad de los alumnos y trabajadores.

• Actualiza el año del Curso Escolar en todo el CIAAT tanto para los alumnos como para los trabajadores

2.- Anexar al Nivel Superior el CIAAT.

Crear en la Torre C: una carpeta con el nombre "CIAAT", y situar aquí una base de datos "CIAAT.mdb" en blanco y crear dentro de la carpeta CIAAT sub–carpetas para cada una de las Bases de Datos que se recogieron previamente en un despacho con los Centros informantes. El usuario dando un click izquierdo en este botón, podrá realizar dos tipos de anexado dinámico de los datos a una Base de Datos CIAAT virgen según el cuadro de texto que se obtiene puede seleccionar: 1-Anexar al Nivel Superior esta Base de Datos (Click en Si) Ó 2-Entrega al Nivel Superior_Solo Tablas ha transportar (Click en No).

( 1-Anexar al Nivel Superior esta Base de Datos (Click en Si).

a)- Dando un click izquierdo en el botón "Sí", se abrirá un mensaje que nos dice que va a ejecutar una consulta, damos un click izquierdo en el botón "Sí". Luego nos informa la cantidad de registros anexados, en este caso se tratan de los alumnos, y damos un click izquierdo sobre el botón "Sí", nuevamente repite le proceso pero en este caso será para los graduados y realizamos los mismos pasos del anterior.

b)- Luego se abrirá un cuadro de texto que nos dice que se anexarán otros datos, dar un click izquierdo en el botón "Aceptar". Seguidamente se ejecuta el proceso.

c)- Fin del proceso.

( 2-Entrega al Nivel Superior_Solo Tablas ha transportar (Click en No).

Crear en la Torre C: una carpeta con el nombre "CIAAT_Entrega". Copiar aquí la Base de Datos "Entrega_CIAAT.mdb".

Dando un click en el botón "No", como bien se indica, se realizará una entrega o un anexado de esta base de datos. Tomando solo los datos de aquellas tablas necesarias para transportar, en la Base de Datos "Entrega_CIAAT.mdb", esta puede estar con datos los cuales serán eliminados.

Para ellos siga los siguientes pasos:

1)- El sistema nos solicitará el número del mes que informamos los movimientos de Altas y Bajas, tecleamos el número del mes y seguido damos un click izquierdo sobre el botón "Aceptar". (todas la Altas y Bajas del CIAAT serán anexadas a esta BD, pero en los botones de consultas solamente se mostrará las correspondientes al número del mes que usted informó en el cuadro de texto).

2)- Seguidamente el sistema nos informará cuantos registros se anexaron a la Base de Datos de Transportación.

3)- Fin del proceso.

Puede comprobar cerrando esta Base de Datos y abriendo "Entrega_CIAAT.mdb", la misma trae unas consultas que le brindan las informaciones que en ella se transportan.

Breve comentario sobre la Base de Datos de Transportación "Entrega_CIAAT.mdb".

"Entrega_CIAAT.mdb", no es mas que una Base de Datos para la Transportación de grandes volúmenes de informaciones, la misma ahorra tiempo y espacio para el envío por correo electrónico y para su transportación en Discos de 3 �uot; que son los medios que generalmente disponemos en nuestros centros. Esta Base de Datos debe de estar en una carpeta específica en la en la Torre "C:" con el nombre de "CIAAT_Entrega". Al abrir esta Base de Datos dando doble click izquierdo sobre el fichero, se podrá observar que tiene un único formulario "Entrega_CIAAT-V-26-". Donde se puede cambiar el nombre del Usuario, Municipio o la Provincia y encontramos un solo botón con el nombre de "OK" –Entrega al Nivel Superior.

Al dar un click izquierdo sobre el botón "OK", aparecerán un grupo de botones. Los botones de la parte izquierda son para anexar los datos que transportamos a un nuevo CIAAT y los botones de la parte derecha son consultas para realizar las comprobaciones necesarias sobre los datos que en realidad transportamos.

3.- Proceso de Organización de la Información.

Este proceso es uno de los más importantes del CIAAT, una vez que el usuario haya actualizado los registros de la BD, debe de realizarse este proceso. Cuando un dato no se muestra en algún modelo que se visualiza en esta Base de Datos, el sistema si puede lo resuelve. A demás ejecuta una serie de consultas de actualización que automáticamente el sistema va examinando, evaluando y corrigiendo campo por campo los datos guardados en las tablas. Se actualizaran los campos de la siguiente forma:

– Los Campos "Año Inicio" y "Año Final" del Curso Escolar, se normalizará por el dato guardado en el campo "Curso Escolar" al inicio cuando cambió la clave.

– El campo "Estatus", se normalizará por el dato guardado en el campo "Grado". Aquí el sistema comprueba si en el campo "Grado" el alumno está en: Preescolar, 1er Grado, 7mo Grado, 10mo Grado, 1er Año, Ier Semestre o en el Preparatorio de la Escuela Especial, entonces automáticamente remplazará el dato contenido en el campo "Estatus" a Nuevo Ingreso. No realizará ninguna acción sobre los alumnos registrados como Repetidores en el campo "Estatus".

– El campo "MunCentro" y "ProvCentro" se normalizarán por el dato guardado en el formulario "Datos del Centro" correspondiente al botón (No.:4) en el "Menú Principal".

– Los campos "Nombre del Centro", "Sector", "Consejo Popular" y "Unidad(Dirección Zonal)", se normalizarán por el campo "Código"(Código del Centro), una vez que el usuario haya registrado el dato en la tabla, que aparece dando un click izquierdo sobre el botón (No.:4)-"Datos del Centro".

– El campo "Régimen", sólo se normalizará según sea el dato establecido en el campo "TipoCentro", el sistema comprobará cuando en este campo "Grado" el alumno está en la enseñanza ESBU o Escuela de Oficios, reemplaza el dato del campo "Régimen" por Seminterno. Cuando en este campo "Grado" el alumno está en la enseñanza IPUEC o ESBEC, reemplaza el dato del campo "Régimen" por INTERNO.

– El campo "Edad", se normalizará según sea el dato establecido en el campo "NoIdentidad". El sistema toma el campo "Año Inicio" y se lo resta al año de nacimiento del alumno, que el sistema extrae del campo "NoIdentidad", reemplazando el dato del campo "Edad" por el resultado de la operación realizada.

El proceso se inicia dando un click Izquierdo sobre el botón "Proceso de Organización de la Información", el proceso se ejecutará y optimizará el CIAAT.

4.- OPTIMIZACIÓN.

Muchas veces el usuario debe acudir a esta opción para desfragmentar el archivo de Access, ya que su Base de Datos crece mucho o puede fragmentarse y el programa de Microsoft Access nos brinda esta posibilidad dando click en este botón en la barra de herramientas.

En el CIAAT-V-26– se logra, dando un click Izquierdo sobre el botón "OPTIMIZACIÓN" o el botón que aparece en la barra de herramientas con el nombre de "Optimizar". Al actualizar o cambiar datos en el CIAAT o en cualquier SGBD, el archivo de la base de datos puede utilizar un poco más de espacio en disco del necesario.

Ya una vez que ha sido Optimizada nuestra Base de Datos al transportar suele ser más pequeña y ejecutarse con más rapidez. Además esta opción regularmente puede cambiar la secuencia de ordenación, la codificación o la versión del formato de datos que se esté utilizando, para una buena mejora del rendimiento de los datos almacenados.

5.- CERRAR LA BASE DE DATOS.

Dando un click Izquierdo sobre este botón, se abre un cuadro de texto, el mismo nos da la posibilidad de Cerrar o Comprimir el CIAAT por medio del programa WinRar.

Sí seleccionó Comprimir el CIAAT WinRar, para no tener ningún error a la hora de comprimir la base de datos, debe de tener instalado en su máquina una versión del WinRar, la misma debe de instalarse en la torre "C:Archivos de programaWinRAR".

Para que se ejecute correctamente el proceso de comprimir el CIAAT:

a).- El CIAAT a comprimir debe de estar dentro de la carpeta "CIAAT" en la torre "C:" y comprobar que el nombre de la BD tiene que ser "CIAAT.mdb".

b).- Abrir con doble click izquierdo el "CIAAT.mdb" desde ese sitio, dar un click Izquierdo sobre este botón en el "Menú Principal" y seguir las sugerencias del sistema.

c).- Fin del proceso.

6.- Limpiar Base de Datos.

Si por alguna razón determinada quisiéremos tener el CIAAT sin ningún dato procederíamos como sigue:

a). Dar un click Izquierdo en este botón "Limpiar Base de Datos".

b). Se abrirá un cuadro de texto solicitando la clave para proceder a realizar el proceso, la clave en este caso es el número 21 al revés "12" y damos click en "Aceptar". (El usuario debe de haber alcanzado los conocimientos necesarios para hacer uso de esta operación).

c). El sistema comprueba la clave, damos un click izquierdo sobre el botón "Aceptar" y volvemos a dar un click izquierdo sobre el botón "Limpiar Base de Datos".

d). Se abre un cuadro de texto, con la siguiente pregunta ¿Desea limpiar el CIAAT?. Entonces damos un click izquierdo en el botón "Sí".

e). Se abrirá un cuadro de texto donde el usuario puede hacer uso de dos opciones, en este caso damos click en el botón "Sí", limpiar completamente esta Base de Datos.

Y el CIAAT quedará virgen, solamente se mantendrán sin variación los datos de la tabla que contiene los Códigos de los Centros y Nombres de las Escuelas.

IMPORTANTE Recordar qué?: El usuario que conoce la/s clave/s de acceso al sistema, deberá tener mucho cuidado al ser uso de esta opción, ya que se eliminarán todos los datos archivados en esta BD, los mismos no son recuperados si este no tiene una copia de seguridad de la misma y el CIAAT quedará virgen.

7.- Entrega de Graduados a Escuelas que Tributan.

Los pasos del (1) al (5) solamente se realizarán a nivel de Departamento de Planeamiento Municipal.

Para hacer entrega de la nueva matrícula nominal de los graduados que Tributan a la escuela dónde estos continuarán sus estudios y proceder a actualizar la misma, para lo cual el usuario deberá realizar lo siguiente:

Para el Destino de los Datos:

1)- Primeramente debemos crear en la Torre "C:" una carpeta con el nombre "CIAAT".

2)- El centro después de haber realizado el Cambio de Curso Escolar, dentro de esta carpeta copiar su Base de Datos "CIAAT.mdb" la cual es la que recibirá a los graduados.

Para el Origen de los Datos:

3)- El centro antes de realizar el Cambio de Curso Escolar hará la entrega de los graduados, para ello abrir el CIAAT(el usuario en este caso puede abrir el CIAAT de cualquier lugar en su computadora) y en el "Menú Principal" buscamos el botón con el nombre de "Entrega de Graduados a Esc. Tributan", y damos un click izquierdo sobre el mismo.

4)- El sistema anexará los registros y nos comunicará el total de registros que anexará a la BD destino. Y damos un click izquierdo en el botón "Ok".

5)- Y ya, en la Base de Datos que copiamos dentro de la carpeta con el nombre "CIAAT", en la Torre "C:". tendremos la matrícula nominal de los graduados anexados.

Una vez entregada al centro esta BD, a partir de este paso solamente se realizará a Nivel de centro por el usuario, es decir, en este caso la Secretaria(o) Docente.

6)- Abrimos el CIAAT y en el "Menú Principal" damos un click izquierdo sobre el botón(No.9) "Ver Modelos a Inf.", buscamos el botón de la consulta que tiene por nombre "Relación Definitiva de Alumnos Nuevos Ingresos Proyectados al Inicio del Curso Escolar".

7)- Se mostrará un mensaje de información al usuario de arreglo de datos y damos un click izquierdo sobre el botón "Aceptar", luego podremos ver en una tabla la relación de graduados. En esta tabla se marcarán según el orden que tiene el Secretario(a) Docente por el libro de Registro General de Matrículas y Graduados del Centro. Buscar en la tabla la columna con el nombre de "Nuevos Ingresos", también deberá completar en los registros siguientes las particularidades de cada uno de los nuevos ingresos encontrados. Los alumnos que no sean matrícula del centro puede eliminarlo de esta tabla seleccionando todo el registro y dar eliminar registro en el menú contextual, o por el teclado "Delete".

8.- Tres momentos importantes del Curso Escolar donde ocurren los movimientos. "Limpiar Modelo 1A y 1 respectivamente al inicio del Curso Escolar después de haber realizado el enlace de Final a Inicio".

Entre otras funciones el CIAAT tiene la posibilidad de registrar los movimientos de la matrícula, nominalmente y cuantitativamente, quedando estos asentados en las tablas y en los Modelos 1-A y 1, respectivamente de formas acumulativas. Para la explotación eficiente del CIAAT en lo que respecta al Control del Movimiento de la Matrícula, específicamente, debe tenerse presente los tres momentos del Curso Escolar donde ocurren los movimientos. Ellos son:

• Final del Curso Escolar.

• Enlace de la Matrícula de Final a Inicio.

• Movimiento de la Matrícula dentro del Curso Escolar.

Final del Curso Escolar.

Cuando culmina el Curso Escolar se hace necesario realizar el CAMBIO DEL CURSO ESCOLAR, paso que permite a la Base de Datos quede preparada para recibir la nueva matrícula y proceder a actualizar la misma. Antes de realizar el cambio de Curso Escolar debemos primeramente marcar los alumnos repetidores del próximo Curso Escolar. Para ello en esta BD por la opción del botón (No.:7) "BÚSQUEDA" y buscamos el alumno repetidor por el número de la tarjeta del menor, el sistema nos mostrará en pantalla la boleta del alumno, en ella marcar en el campo que aparece en letras rojas con el nombre de: "Repite el próximo curso". Una vez marcado todos los repitentes para el próximo curso es cuando procedemos a realizar el cambio del Curso Escolar.

Este proceso de Cambio de Curso debemos realizarlo en el CIAAT una vez culminado el Curso Escolar. Preferentemente para proceder a actualizar la matrícula por BD por la opción del botón (No.:4) "Datos del Centro", inmediatamente quedando preparada la matrícula, base que se toma de referencia en los Modelos 1-A y 1respectivamente para el enlace de la matricula de Final a Inicio.

Enlace de la Matrícula de Final a Inicio.

Una vez entregada la Base de Datos con el Cambio de curso realizado y actualizada la matrícula final por grado por la opción del botón (No.:4) "Datos del Centro", como explicamos anteriormente procedemos en el centro a dar Altas y Bajas para actualizar la matrícula definitiva de Inicio del nuevo Curso Escolar quedando registrados los movimientos de la matrícula de Final a Inicio nominalmente y cuantitativamente en las tablas y Modelos 1-A y 1 respectivamente, lo cual permite realizar un análisis exhaustivo del movimiento de la matrícula de Final a Inicio de curso, a nivel de Municipio, Provincia y Nación.

En el mes de septiembre recibimos el CIAAT actualizado con la matrícula definitiva de inicio del nuevo Curso Escolar. Es en este momento que debemos preparar de nuevo al CIAAT para que recoja el movimiento de la matrícula dentro del Curso Escolar.

Movimiento de la Matrícula dentro del Curso Escolar.

Debemos actualizar la matrícula por la opción del botón (No.:4) "Datos del Centro", como explicábamos anteriormente, es decir pasar la matrícula definitiva del Modelo Estadístico(201-05, 251-04, 350-06, 404-02), de acuerdo a la enseñanza que se trate, para que esta matrícula sirva de referencia(Base) para realizar el cuadre del Modelo 1-A y 1 en el transcurso del nuevo Curso Escolar. Además debemos eliminar definitivamente los movimientos por altas y bajas ocurridas de Final a Inicio (Junio–Septiembre) que aparece en el botón (No.:8) "Ver Movimientos". Para ello debemos proceder de la siguiente forma: