Diseño de un sistema de control de gestión (página 3)

Mide el grado en que los clientes manifiestan estar satisfechos con el servicio prestado por la organización.

1.2 Expresión Matemática:

Donde:

Nº de Encuesta a: Se refiere a la cantidad de encuestas que fueron calificados como: "Buena".

Nº de Encuesta b: Corresponde al número de encuestas que fueron calificados como: "Regular".

Nº de Encuesta c: Representa la cantidad de encuestas que fueron calificados como: "Malo".

Total de Encuestas Realizadas: Se entiende a todos aquellas encuestas que fueron aplicadas o efectuadas.

• 2. Objetivo:

Evaluar el grado de Satisfacción de los Clientes.

• 3. Niveles de Referencia:

• 4. Subdivisión:

No Aplica

• 5. Árbol de Factores o Niveles de Responsabilidad:

• 6. Reportes y Consideraciones de Gestión:

• Consideraciones de Gestión

Se consideran:

• Periodicidad e Intensidad:

El indicador debe ser revisado según las siguientes pautas:

• Quien/ Quienes:

7. Información y datos

7.1. Tipo y forma de medir:

Encuestas

PERSPECTIVA: Organizacional

INDICADOR: Cumplimiento del Plan de Entrenamiento

• 1. Definición:

• Expresión Conceptual:

Mide el cumplimiento del Plan de Entrenamiento en la organización.

1.2 Expresión Matemática:

• 2. Objetivo:

Evaluar la efectividad en el cumplimiento del Plan de Entrenamiento.

• 3. Niveles de Referencia:

• 4. Subdivisión:

• 5. Árbol de Factores o Niveles de Responsabilidad:

• 6. Reportes y Consideraciones de Gestión:

• Consideraciones de Gestión

Se consideran:

• Periodicidad e Intensidad:

El indicador debe ser revisado según las siguientes pautas:

• Quien/ Quienes:

7. Información y datos

7.1. Tipo y forma de medir:

Los datos serán tomados del formato de Plan de Entrenamiento.

PERSPECTIVA: Procesos

INDICADOR: Material llegado a planta

• Definición:

• Expresión Conceptual:

Mide el grado de cumplimiento de la llegada de material solicitado de planta en una relación de toneladas llegados y toneladas pedidos.

1.2 Expresión Matemática:

• Objetivo:

Evaluar el cumplimiento de material llegado a planta.

• Niveles de Referencia:

• Subdivisión:

• Árbol de Factores o Niveles de Responsabilidad:

• Reportes y Consideraciones de Gestión:

• Consideraciones de Gestión

Se consideran:

• Periodicidad e Intensidad:

El indicador debe ser revisado según las siguientes pautas:

• Quien/ Quienes:

7. Información y datos

7.1. Tipo y forma de medir:

La información será recolectada en el formato de material llegado a planta.

PERSPECTIVA: Procesos

INDICADOR: Material pasado a taller

• Definición:

• Expresión Conceptual:

Mide el grado de cumplimiento del material pasado a taller en una relación de toneladas llegadas menos toneladas procesadas entre toneladas llegadas.

1.2 Expresión Matemática:

• Objetivo:

Evaluar el cumplimiento del material trasladado a taller.

• Niveles de Referencia:

• Subdivisión:

• Árbol de Factores o Niveles de Responsabilidad:

• Reportes y Consideraciones de Gestión:

6.1 Consideraciones de Gestión

Se consideran:

6.2 Periodicidad e Intensidad:

El indicador debe ser revisado según las siguientes pautas:

6.3 Quien/ Quienes:

7. Información y datos

7.1. Tipo y forma de medir:

La información será recolectada en el formato de material pasado a taller.

PERSPECTIVA: Procesos

INDICADOR: Avance

• Definición:

• Expresión Conceptual:

Mide el cumplimiento en la ejecución física relativa de los proyectos en desarrollo, respecto al programado por la organización.

1.2 Expresión Matemática:

• Objetivo:

Evaluar la efectividad en la ejecución física de los proyectos que desarrolla la organización.

• Niveles de Referencia:

• Subdivisión:

• Árbol de Factores o Niveles de Responsabilidad:

• Reportes y Consideraciones de Gestión:

• Consideraciones de Gestión

Se consideran:

• Periodicidad e Intensidad:

El indicador debe ser revisado según las siguientes pautas:

• Quien/ Quienes:

7. Información y datos

7.1. Tipo y forma de medir:

La información será recolectada en el formato de avances.

PERSPECTIVA: Procesos

INDICADOR: Disponibilidad de máquinas

• 1. Definición:

• Expresión Conceptual:

Mide el porcentaje del cumplimiento de la disponibilidad de las máquinas para la eficiencia del trabajo en la organización.

• Expresión Matemática:

• 2. Objetivo:

Evaluar la efectividad en el cumplimiento de ejecución de trabajo para cada máquina.

• 3. Niveles de Referencia:

• 4. Subdivisión:

• 5. Árbol de Factores o Niveles de Responsabilidad:

• 6. Reportes y Consideraciones de Gestión:

• Consideraciones de Gestión

Se consideran:

• Periodicidad e Intensidad:

El indicador debe ser revisado según las siguientes pautas:

• Quien/ Quienes:

7. Información y datos

7.1. Tipo y forma de medir:

Los datos serán tomados del formato de Disponibilidad de máquinas.

PERSPECTIVA: Procesos

INDICADOR: Mantenimiento

• Definición:

• Expresión Conceptual:

Mide el cumplimiento de los mantenimientos generados en planta en base a la relación de mantenimientos realizados versus mantenimientos programados.

Expresión Matemática:

• Objetivo:

Evaluar la efectividad en el cumplimiento de la ejecución de los mantenimientos ejecutados en la organización.

• Niveles de Referencia:

• Subdivisión:

• Árbol de Factores o Niveles de Responsabilidad:

• Reportes y Consideraciones de Gestión:

• Consideraciones de Gestión

Se consideran:

• Periodicidad e Intensidad:

El indicador debe ser revisado según las siguientes pautas:

• Quien/ Quienes:

7. Información y datos

7.1. Tipo y forma de medir:

Los datos serán tomados del formato de Mantenimiento.

3. Diseño del Sistema de Control de Indicadores de la empresa VENEZUELA HEAVY INDUSTRIES (VHICOA)

El diseño y elaboración del sistema de control de indicadores de gestión en la empresa VHICOA, se realizó a través de las siguientes actividades:

Diseño de formatos para captura de datos

Para cada indicador propuesto se elaboró un formato, donde se recabara la información necesaria para el cálculo de los mismos. Los formatos de captura de datos están diseñados cumpliendo con los requerimientos de cada departamento, permitiendo obtener de forma ordenada y agrupada la información requerida por el sistema.

Cada formato varía según la información que se necesita para la base de datos, pero todos a su vez se identifican con un encabezado que está conformado por: el logo de la empresa, nombre del indicador y el periodo a evaluar, y un pie de página que tendrá, elaborado por (persona que elaboro el reporte), revisado por (persona que conformo el reporte) y aprobado por (persona que aprobó el reporte).

Diseño del tablero de control

El sistema tendrá 11 tableros de control ya que estudiara el comportamiento de los indicadores en 10 unidades distintas que conforman la Gerencia, de manera de obtener una información global de la misma, el total de indicadores que evaluara la gerencia y estará distribuido en los distintos departamentos es un total de (12) indicadores; cada tablero de control muestra para cada indicador el estado o color en el que se encuentra, la meta, el índice y la desviación que aplica para dicho indicador en un periodo determinado, así como también brinda acceso a los reportes de gestión y otros menús del sistema.

El tablero de control diseñado ofrece la opción de consultar resultados obtenidos en anterior al actual o incluso comparar con periodos recientes, todo esto lo define el usuario según la necesidad o conveniencia, el mismo fue construido con el programa Visual Basic, y su uso adecuado facilita el control y planeamiento de estrategias de mejoras.

Diseño de base de datos

• Definir los campos de datos y los campos de cálculos:

En este paso se definen los campos que contendrá la base de datos de cada indicador del sistema. Para ello se realizó un análisis de la expresión matemática del indicador y con ello se identificaron los datos requeridos para el cálculo principal y los cálculos adicionales asociados, de tal forma de poder generar los reportes de forma automática.

• Construir la base de datos:

Una vez definido los campos de datos y cálculos necesarios para cada indicador del sistema, se procedió a crear formatos para la carga de información a la base de datos. Para garantizar la generación automática de los reportes se realizaron para cada uno de los indicadores del sistema, cálculos del indicador principal y de los factores asociados a ellos y se conectaron a la hoja de reporte a través de hipervínculos.

• Diseño de los reportes de gestión:

Los reportes de gestión se diseñaron acorde a las características de cada indicador, contienen una serie de parámetros necesarios que describen las posibles acotaciones de los responsables de monitorear los indicadores y permiten facilitar el análisis y la toma de decisiones.

De forma general, los reportes de gestión que proporciona el sistema están estructurados de la siguiente manera:

• a. Área de Encabezado

El encabezado está conformado por:

Logo de la empresa.

Nombre del indicador.

Periodo reportado.

• b. Área de Cuadro Resumen

En el cuadro resumen se muestran los índices, desviación respecto a la meta, el estado o color que aplicó en el periodo evaluado Y el porcentaje del indicador.

• c. Área de Gráficos

En esta área se muestran los gráficos que resumen o explican el comportamiento del indicador. El tipo de gráfico utilizado en los reportes varía de acuerdo al indicador según la información que se pueda reflejar y que se requiera para la toma de decisiones.

• d. Área de Factores de Desviación

Muestra la(s) causa(s) de la desviación observada en el comportamiento del indicador, según criterio de las personas involucradas en la elaboración del reporte.

• e. Área de Análisis de Variación

Muestra la justificación y/o motivo de la desviación observada en el comportamiento del indicador, según criterio de las personas involucradas en la elaboración del reporte.

• f. Área Acciones Correctivas

Muestra las acciones que se emprenderán a objeto de normalizar el comportamiento del indicador.

• g. Área de Pie de Página

En el pie de página del Reporte de Gestión se muestra las siguientes secciones:

Elaborado por:

Nombre: Nombre y Apellido de la persona que elaboró el Reporte.

Fecha: Fecha de elaboración.

Firma: Espacio para la firma de la persona que elaboró el Reporte.

Revisado por:

Nombre: Nombre y Apellido de la persona que revisó (conformó) el Reporte.

Fecha: Fecha de conformación.

Firma: Espacio para la firma de la persona que conformó el Reporte.

Aprobado por:

Nombre: Nombre y Apellido de la persona que aprobó el Reporte.

Fecha: Fecha de aprobación.

Firma: Espacio para la firma de la persona que aprobó el Reporte.

4. Descripción del Sistema de Control de Indicadores en la empresa VENEZUELA HEAVY INDUSTRIES (VHICOA)

Todos los elementos explicados anteriormente, integran el sistema de control de indicadores de gestión en la empresa VHICOA, éste permite el ingreso del todos los datos e información requerida para generar automáticamente los indicadores desarrollados en el presente trabajo, con la finalidad de medir y controlar la de gestión de forma eficaz y segura, lo cual contribuye a obtener un mejor control en sus procesos.

El sistema de control de indicadores de gestión está constituido por un tablero de control que permite accesar a tres (3) opciones, las cuales son:

• Menú Pantalla Principal.

• Menú Base de Datos.

• Menú Reportes.

El sistema de control de indicadores de gestión se elaboró de tal forma que permita el acceso a su información de forma rápida y sencilla. A continuación se observa un diagrama que muestra la integración de las opciones antes mencionadas con el tablero de control y los productos que genera el sistema (Ver figura 3)

Pantalla principal del tablero de control. (Figura 3)

Fuente: Elaboración propia

Al iniciar el sistema aparece una pantalla llamada Menú Principal, donde se escogerá la unidad a estudiar, una vez seleccionada la unidad se mostrara el Tablero de Control respectivo, aquí se seleccionan las acciones que el usuario desea realizar, puede escoger entre menú de base de datos, y menú de reportes. La primera acción a desglosar es el llenado de datos, lo cual es clave para el funcionamiento del sistema, debido a que en este paso se introduce la información necesario para cada indicador, cabe destacar que esta información fue recabada a través de formatos generados para los mismos.

Al accionar la opción "Base de Datos" aparecerá de forma automática la pantalla con los indicadores de gestión perteneciente a la unidad seleccionada, los mismos estarán agrupados por perspectivas y cada uno estará vinculado a su respectiva base de datos, luego solo se tiene que seleccionar el indicador al cual se desea incorporar la información para activar el formato de captura de información e incluir los datos.

Los insumos del sistema de control de indicadores de gestión son los formatos de captura de datos y adicionalmente los datos de reportes que incluya el usuario, los cálculos y reportes de indicadores son generados automáticamente y reflejados en el tablero de control.

Los detalles del funcionamiento y modo de uso del sistema de control de indicadores de gestión en la empresa VHICOA, se encuentran explicados en el Manual de Uso del Sistema de Control de Gestión de la empresa VENEZUELA HEAVY INDUSTRIES (VHICOA). Ver apéndice A

Características del Sistema de Control de Indicadores de Gestión de la empresa VENEZUELA HEAVY INDUSTRIES (VHICOA)

Las características que posee el sistema de control de indicadores de gestión de la empresa VHICOA se muestran a continuación:

• El sistema está elaborado bajo el programa Visual Basic, que permite ser actualizado o adecuado a las necesidades futuras de forma sencilla.

• Presenta la información a través de pantallas y gráficos, permitiendo al usuario interactuar con el sistema.

• Muestra el estado y el índice de los indicadores de gestión en un tablero de control (tablero tipo semáforo).

• La información procesada es mostrada en gráficos, lo cual facilita el análisis de los resultados.

• Permite la interacción entre las diferentes opciones de pantallas.

• Permite la comparación de resultados con meses

• anteriores.

• Permite la comparación entre indicadores.

• Permite realizar consultas de periodos anteriores al actual.

• Está adecuado a las exigencias de las unidades a evaluar.

Beneficios del Empleo del Sistema de Control de Indicadores de Gestión

• Genera reportes de indicadores, lo cual facilita el análisis y toma de decisiones.

• Permite realizar comparación de resultados actuales con periodos anteriores.

• Permite la evaluación de la efectividad de los objetivos y metas planteados por la empresa VHICOA.

• Proporciona información de los indicadores de forma automática.

• Permite ser adaptado a las necesidades futuras de la organización.

Conclusiones

A continuación se muestran las conclusiones que se desprenden del presente trabajo realizado en la empresa VENEZUELA HEAVY INDUSTRIES (VHICOA):

• 1. Definir los indicadores del Sistema de Control de Gestión, requirió estudiar y analizar los objetivos y funciones de la organización junto con una matriz FODA que ayudo a establecer debilidades, fortalezas, oportunidad y amenazas de la organización, toda esta información fue sustentada bajo reuniones y entrevistas no estructuradas con los jefes de grupos, supervisores, analistas y jefes de departamento.

• 2.  Con la realización de este trabajo se lograron definir y normalizar doce (12) indicadores claves en la empresa, los mismos están distribuidos en diez (10) unidades que están ligadas directamente a la gerencia de la organización.

• 3.  Los indicadores de gestión están clasificados de acuerdo con las perspectivas que conforman el cuadro de mando Score Card, las cuales son: perspectivas financieras, procesos, clientes y desarrollo de la organización.

• 4.  Los niveles de referencia de los indicadores de la Gerencia, se establecieron a través de reuniones con los analistas y jefes de departamento, estableciendo parámetros tipo meta, los cuales se instituyeron como propuesta para alcanzar los logros de sus objetivos.

• 5. El Sistema de Control de Gestión, fue elaborado bajo el programa Visual Basic.

• 6. El Sistema de Control de Gestión diseñado responde a la necesidad que presenta la Gerencia de desarrollar una herramienta que permita la auto evaluación de sus procesos, de manera que se pueda discernir claramente el comportamiento de los mismos y de esta manera controlar y mejorar el desempeño de su gestión.

• 7. La implantación del Sistema de Control de Gestión propuesto, tendrá poco valor si no se lleva el control de los indicadores y no se verifica la información por él.

• 8. El éxito en el uso del Sistema de Control de Gestión, va a depender del manejo eficaz de la información suministrada, además del compromiso de la Gerencia al motivar a su personal a ser más eficientes en la ejecución de sus actividades.

Recomendaciones

En función de los resultados y conclusiones que se obtuvieron en este estudio se recomienda las acciones siguientes:

• 1. Hacer uso del Sistema de Indicadores de Gestión diseñado para la Gerencia, permitiendo el manejo del mismo solo al personal autorizado para evitar la manipulación de la información.

• 2. Revisar periódicamente la normalización establecida en este trabajo para los doce (12) indicadores de modo tal que esta se mantenga actualizada en todo momento y no pierda vigencia al recurrir cambios en la organización.

• 3. Observar el comportamiento de los indicadores a través del reporte de gestión generado por el sistema, examinando de esta manera, la ejecución de los procesos, comparando los resultados obtenidos con los programados, determinando así las posibles desviaciones a fin de tomar acciones correctivas necesarias para cumplir con el objetivo de la Gerencia y contribuir con el alcance de las metas definidas.

• 4. Realizar reuniones mensuales para analizar los reportes y evaluar el comportamiento de los indicadores de gestión; estas reuniones se deben basar principalmente en analizar los factores que afectan a los indicadores que se encuentran entre los estados críticos (rojo) y precaución (amarillo).

• 5. Si el comportamiento de un indicador es muy bajo con respecto a la meta (desviación muy grande), se debe evaluar la capacidad del proceso, de manera de desarrollar y establecer una nueva meta, ya que todos estos parámetros están sujetos a cambios.

• 6. Verificar y controlar que los datos empleados para el cálculo de los indicadores claves sean suministrados de una manera oportuna y confiable, utilizando los formatos elaborados para los mismos, procurando de esta manera mantener la confiabilidad de los resultados generados por el Sistema de Control de Gestión.

• 7. Motivar al personal periódicamente para que realice su trabajo de la mejor manera posible, adaptándose al cambio, lo cual conducirá a la unidad a un mejoramiento continúo.

• 8. Disponer de la información suministrada por el Sistema de Control de Gestión como los reportes y los informes de Gestión, dado que recogen y reflejan la información arrojada por los indicadores claves, representando gráficamente los resultados de la gestión obtenidos.

• 9. Implantar el Sistema de Control de Gestión a la empresa VENEZUELA HEAVY INDUSTRIES (VHICOA), a fin de que la misma cuente con una herramienta que facilite el análisis de la información, y que permita controlar y mejorar el desempeño de su gestión.

• 10. El uso eficaz del Sistema de Control de Gestión, requiere del compromiso de la Gerencia y de las unidades que la conforman, pero no basta con eso, se debe involucrar a cada una de las personas que en ellas participan, todos deben entender la nueva estrategia e implementarla en su día a día de forma que contribuya al éxito de la misma.

Bibliografía

(1) VHICOA, C.A. Página externa, VHICOA empresa, Internet (www.VHICOA.com). Matanzas. Ciudad Guayana. Venezuela (2008).

(2)

HODSON W. (1996). Manuel del Ingeniero Industrial. Tomo II. Cuarta Edición. Editorial Mc Graw Hill. México. P.10.59.

(3)

INTERNET (2008). Indicadores de ciencia y tecnología [Documento en Línea], Disponible en: http:// www.concytec.gob.pe/indicadores/. [05 de Febrero de 2008].

(4)

INTERNET (2008). Fundamentos de mantenimiento [Documento en Línea], Disponible en: http://www.concytec.gob.pe/indicadores/. [05 de Febrero de 2008].

(5)

DICCIONARIO ENCICLOPÉDICO UNIVERSAL AULA (1998). S/e. Ediciones cultura, S.A. España.

(6)

SABINO, C. (2000). El proceso de investigación; "una introducción Teórico-Práctica". Venezuela: Editorial Panapo de Venezuela, C.A. Primera edición.

DEDICATORIA

A mi Dios, porque sé que en cada paso que doy estás conmigo.

A mis padres, por ese amor infinito que recibo a diario de ustedes.

A mis hermanos, por su apoyo incondicional.

A mis sobrinos, espero mis muchachitos servirles de ejemplo.

"Los quiero Mucho"

Ing. Suyín Pérez

AGRADECIMIENTO

A mi casa de estudio la UNEXPO, donde me forme como profesional y me enseño las herramientas necesarias para seguir luchando y creciendo como persona.

A la empresa Vhicoa, por abrirme las puertas en el ámbito profesional e implantar allí mis conocimientos, además de poder seguir aprendiendo cada día cosas nuevas.

A mí apreciado profesor, Jorge Cristancho, porque más que mi profesor lo considero mi amigo, una persona que me ha apoyado y ayudado, siempre lo recordare con mucho cariño. Gracias…

A mi amiga Liliana Carrera, por su apoyo y amistad en todo momento.

A mis compañeros de clases: Vanessa, Daniel, Frency, Zuleika, Betsy y Dora…por su ayuda y amistad en el trayecto de la maestría.

A mis compañeros de labores que me brindaron su ayuda en la ejecución del trabajo, en especial a Robert Anais y Emilia.

A todas esas personas especiales de la universidad que nunca olvidare…

Ing. Suyín Pérez

Autor:

Suyin C. Pérez.

(Diciembre 2009).

Trabajo de Grado. Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre". Vice-Rectorado Puerto Ordaz. Dirección de Investigación y Postgrado. Maestría en Ingeniería Industrial. Tutor: Ing. Jorge Cristancho M.Sc.

Enviado por:

Iván José Turmero Astros