Manual del presupuesto

Definición

Definición: Guía escrita que indica la manera de confeccionar los presupuestos. En él se debe indicar claramente cuáles son las personas encargadas de la preparación y administración del presupuesto y sus correspondientes responsabilidades, definir sus obligaciones y la autoridad de cada persona. Es un libro de consulta para todo relacionado con los procedimientos a seguir en la preparación de presupuestos

CONTENIDO DEL MANUAL DE PRESUPUESTO

• Procedimiento para la aprobación y revisión de los impuestos. • Fechas en las que se deben estar las cedulas presupuestarias y los informes relacionados con los presupuestos. • Procedimiento para hacer cumplir el presupuesto. • Cedulas y demás procedimientos necesarios para confección del presupuesto

Etapas del presupuesto

El presupuesto tiene un "ciclo" ó conjunto de etapas sucesivas qué deben forzosamente cumplirse en el tiempo. El ciclo presupuestario, es un conjunto de operaciones o procesos ó etapas típicas qué se desarrollan, siguiendo un orden determinado y qué concurren a un fin común. Las etapas, no son otras cosas de la operaciones qué se señalaron en las definiciones.

 Para el caso del ciclo presupuestario, las etapas son la Formulación, Discusión y aprobación,  y la Evaluación, Ejecución y Control.

Importancia de los presupuestos

Las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir.

Es decir, cuanto menor sea el grado de acierto de predicción o de acierto, mayor será la investigación que debe realizarse sobre la influencia que ejercerá los factores no controlables por la gerencia sobre los resultados finales de un negocio. Esto se constata en los países latinoamericanos que por razones de manejo macroeconómico en la década de los años ochenta experimentaron fuertes fluctuaciones en los índices de inflación y devaluación y en las tasas de interés.

El presupuesto surge como herramienta moderna del planteamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores económicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos contables y financieros de la empresa

Las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir.

 Es decir, cuanto menor sea el grado de acierto de predicción o de acierto, mayor será la investigación que debe realizarse sobre la influencia que ejercerá los factores no controlables por la gerencia sobre los resultados finales de un negocio. Esto se constata en los países latinoamericanos que por razones de manejo macroeconómico en la década de los años ochenta experimentaron fuertes fluctuaciones en los índices de inflación y devaluación y en las tasas de interés.El presupuesto surge como herramienta moderna del planteamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores económicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos contables y financieros de la empresa.

Limitaciones de los presupuestos

En la realidad vivida por las empresas pocas veces se alcanza el ideal. Los bruscos cambios en el medio ambiente, las nuevas disposiciones legales y los acontecimientos mercantiles inesperados tales como huelgas, accidentes pueden sacar de balance al proceso. El cuerpo directivo pasa la mayor parte de su tiempo "apagando fuegos", en vez de conducir a la empresa como es debido.

Las razones por las cuales los presupuestos y la planeación no tienen más éxito son, entre otras, son las siguientes:

• 1. La incapacidad de la dirección para comprender su sistema. Los directivos se preocupan por el detalle o tratan de controlar los factores equivocados.

• 2. La falta de respaldo por parte de la dirección al sistema presupuestal. La dirección general no apoya a la actividad o no participa en esta con sentido.

• 3. La incapacidad para entender la importancia crítica del papel de los presupuestos en el proceso administrativo.

• 4. El compromiso excesivo del proceso presupuestal o la indebida dependencia en el mismo, es decir, tratar de sustituir el juicio por los presupuestos. Una ciega adhesión al presupuesto puede someter una empresa a una excesiva restricción, inhibiendo las innovaciones.

• 1. La evaluación inadecuada y desajustes entre productos y mercados.

Etapas del control presupuestario

El control simplemente es la comparación entre lo presupuestado con la realidad. La oportunidad del mismo determinará el grado de eficiencia y utilidad.

Las etapas del control presupuestario:

• Comparación del presupuesto con la realidad.

• Determinación de los desvíos.

• Análisis de los desvíos.

• Acciones correctivas.

Responsabilidad del Director de presupuesto

La responsabilidad del manejo del presupuesto y su control se delega, como se mencionó anteriormente, a una persona que habrá de fungir como Director del mismo, sin olvidar que todo el personal que ha participado en la elaboración de los planes es responsable de su realización.

La persona que lleva a cabo lo que planeó hacer no puede eludir la responsabilidad por los resultados obtenidos, pues como dijimos antes, la realización que no resulta de acuerdo con lo planeado sólo tiene dos orígenes: La mala planificación o la ejecución deficiente, y en cualquiera de los dos casos existe un responsable.

Cabe aclarar que es sobre el director de presupuestos sobre quien cae la responsabilidad de la elaboración del mismo para poder lograr esto necesitara de la colaboración de todo el personal de la empresa por lo que se forma un comité de presupuestos que esta compuesto por los directivos que le siguen al director de presupuestos que son contador, contralor, director de finanzas, gerente de ventas, gerente de producción. Estos son los que estarán íntimamente ligados con la función de presupuestos.

Las principales funciones del director de presupuestos son:

• Estudiar las variaciones así como su causa

• Formular el presupuesto general

• Preparar estados pro forma y presupuestados

• Coordinar y supervisar los presupuestos parciales

• Aprobar el diseño de las formas que se utilizan

• Informar oportunamente a su comité y superiores

• Aprobar o ajustar las operaciones de los presupuestos

Las principales responsabilidades del Director Financiero exigen:

• Administrar correctamente los recursos de la empresa

• Tener un control económico exhaustivo de unidades de negocio, departamentos, delegaciones (gastos, ingresos, rentabilidades)

• Garantizar la estabilidad y liquidez de la empresa mediante estrategias adecuadas de financiación e inversiones

• Gestionar las deuda, equilibrar la tesorería

• Elaborar anualmente el presupuesto anual de acuerdo con los objetivos de negocio, control y seguimiento del mismo

• Ajustar el presupuesto periódicamente a los resultados reales (rollingforecast)

• Proporcionar informes económico financieros a la dirección general

• Negociar con entidades de crédito e instituciones financieras las mejores condiciones para su empresa

Seguimiento y ajuste del presupuesto

El departamento financiero es el área más crítica de la empresa donde se concentra la mayor parte de las necesidades de análisis y reporting. Gestionar  los recursos adecuadamente solo puede funcionar si se dispone de los mecanismos de control y seguimiento adecuados.

Para poder cumplir con sus responsabilidades y tomar las decisiones más adecuadas en el ámbito económico-financiero, es absolutamente imprescindible, conocer y disponer de la información necesaria y, ante todo, tener la seguridad de que los datos proporcionados son los correctos.

Los avances en la generación automática de los informes económico-financieros han sido importantes en la pasada década. La mayoría de las empresas ha invertido en plataformas grandes y costosas para resolver el dilema de la información.

Pero aún así, en la mayoría de los departamentos financieros sigue habiendo muchos recursos dedicados a cortar y pegar datos en Excel para generar así informes, gráficos, presupuestos, etc. El proceso manual o semi-automatizado en la generación de informes significa un elevado coste humano y en tiempo, además de conllevar un alto riesgo en la fiabilidad de la información por la facilidad de cometer errores durante el tratamiento.

ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

Se le llama presupuesto al cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por término de un año.

Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos).

En el ámbito del comercio, presupuesto es también un documento o informe que detalla el coste que tendrá un servicio en caso de realizarse. El que realiza el presupuesto se debe atener a él, y no puede cambiarlo si el cliente acepta el servicio.

El presupuesto se puede cobrar o no, en caso de no ser aceptado. El presupuesto puede considerarse una parte del clásico ciclo administrativo que consiste en planear, actuar y controlar (o, más específicamente, como una parte, de un sistema total de administración.

Tipología de presupuesto

CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS

Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de prioridades que se les dé depende de las necesidades del usuario.

Ver el cuadro sinóptico siguiente

SEGÚN SU FLEXIBILIDAD Rígidos, Estáticos, Fijos o Asignados

Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado éste, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efectúa un control anticipado sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector público.

Flexibles o Variables Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas.

SEGÚN EL PERIODO QUE CUBRAN

A Corto Plazo Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año.

A Largo Plazo En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes empresas. En el caso de los planes del Gobierno el horizonte de planteamiento consulta el período presidencial establecido por normas constitucionales en cada país. Los lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o, como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales.

SEGÚN EL CAMPO DE APLICABILIDAD EN LA EMPRESA

De Operación o Económicos Incluye la presupuestación de todas las actividades para el período siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de pérdidas y ganancias proyectadas. Entre éstos podrían incluirse:

• Ventas.• Producción.• Compras.• Uso de Materiales.• Mano de Obra.• Gastos Operacionales.

Financieros

Incluye el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Convienen en este caso destacar el de la caja o tesorería y el de capital también conocido como de erogaciones capitalizables.

• Presupuesto de Tesorería: Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. También se denomina presupuesto de caja o efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas con las entradas de fondos monetarios o con la salida de fondos líquidos ocasionada por la congelación de deudas, amortización u otros.

• Presupuesto de Erogaciones Capitalizables: Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá el importe de las inversiones particulares a la adquisición de terrenos, la construcción o ampliación de edificios y la compra de maquinaria y equipos. Sirve para evaluar alternativas de inversión posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad de tiempo.

SEGÚN EL SECTOR EN EL CUAL SE UTILICEN

Presupuestos del Sector Privado Los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requieren la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales. Al efectuar los estimativos presupuestales se contemplan variables como la remuneración de los funcionarios que laboran en instituciones del gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades estatales, la inversión de proyectos de apoyo a la iniciativa privada, la realización de obras de interés social y la amortización de compromisos ante la banca internacional.

Presupuestos del Sector Público Los utilizan las empresas particulares como base de planificación de las actividades empresariales.

Bibliografía

http://es.wikipedia.org/wiki/Presupuesto

http://html.rincondelvago.com/presupuesto.html

Sitio Buenas tareas

http://www.digepres.gob.do/EtapasdelPresupuesto/tabid/120/Default.aspx

http://www.edisa-bi.com/finanzas.asp

http://www.gestiopolis.com/recursos3/docs/fin/tippresu.htm

http://www.gestiopolis.com/recursos4/docs/eco/tipopresu.htm

http://www.mailxmail.com/curso-tecnica-presupuestal-empresa/responsabilidades

http://www.mercadotendencias.com/el-presupuesto/

Autor:

Maria de los A. Pérez