Manual de procedimientos para el control de bienes y ventas dentro del almacén general de una ferretería (página 2)

• Verificar que las salida de almacén de artículo de oficina o formas impresa se efectúen de acuerdo al costo promedio de la fecha de baja, con base al calculo efectuado en el sistema de almacenes

• Proporcionar copia del "vale al almacén" o del listado "consumo de papelería por área responsable". Cuando las áreas centrales o los estatutos lo requieran.

• Reportar mensualmente a la gerencia de registro e información contable, las entradas, salidas y bajas que procedan de bienes del consumo del almacén general.

• Efectuar las aclaraciones y/o conciliaciones que requiera la gerencia de registro e información contable y, en su caso, efectuar los ajustes necesarios para evitar partidas no conciliadas.

• Suspender la recepción y abastecimiento de artículos y materiales durante el levantamiento de inventario y comunicar con oportunidad la suspensión a todas las áreas de la institución.

• Mantener permanentemente actualizadas las tarjetas de control del almacén general y los movimientos en el sistema del almacén

• Mantener resguardados y debidamente controlados en el sistema de almacén, los movimientos en el sistema de almacén.

• Mantener resguardados y debidamente controlados en el sistema de almacén, los artículos sujetos a devolución.

• Identificar una vez al año por lo menos, los bienes de consumos obsoletos o deteriorados, dictaminar su reaprovechamiento o rehabilitar y tramitar su destino final conforme a las normas establecidas.

• Realizar de acuerdo al programa establecido en coordinación con la auditoria general, una vez al año, el inventario físico de existencias de bienes de consumo y comunicar a la gerencia de registro e información contable, el resultado es el mismo.

POLITICAS GENERALES

• Nombrar un responsable de solicitar, recibir y custodiar los artículos de papelería y formas impresas.

• Solicitar mediante "Vale al Almacén", firmado por funciones de nivel Gerente o superior, del 1º al 5º día hábil del mes, los artículos de oficina y formas impresas que requiera.

DEFINICIONES

Almacén: Sitio donde se encuentra los bienes de consumo de la ferretería

Inventario: procedimiento que se efectúa para conocer la cantidad de bienes de consumo que se tienen en existencia.

Lotus Notes: Programa de cómputo que se utiliza para enviar información a través de la red interna de la institución.

Método de trabajo

Este diagrama presenta de forma general las actividades para elaborar las actividades para elaborar documentos.

LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO EN EL ALMACEN GENRAL Y PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES DE CONSUMO DE LENTO O NULO MOVIMIENTO

METODO DE TRABAJO

Este diagrama presenta de forma general las actividades.

DIAGRAMA DE FLUJO

ABASTECIMIENTO DE BIENES DE CONSUMO AL ALMACEN GENERAL

DIAGRAMA DE FLUJO

VENTAS AL CONTADO

VENTAS A CREDITO

DIAGRAMA DE FLUJO

PRESUPUESTO

DIAGRAMA DE FLUJO

PRESUPUESTO

REGISTRO DE OPERACIONES

Glosario de abreviaturas y conceptos técnicos

• Archivar: Guardar documentos o información en un archivo.

• Adquirir: comprar.

• Autorizar: Dar o reconocer a alguien facultad o derecho para hacer algo.

• Bodeguero: Persona que tiene a su cargo la bodega.

• Cajera: En los comercios, bancos, etc., persona encargada de la caja.

• Cliente: Persona que utiliza con asiduidad los servicios de un profesional o empresa.

• Crédito: Cantidad de dinero, o cosa equivalente, que alguien debe a una persona o entidad, y que el acreedor tiene derecho de exigir y cobrar.

• Chofer: Persona que, por oficio, conduce un automóvil.

• Conservar: Mantener algo o cuidar de su permanencia.

• Construcción: Acción y efecto de construir.

• Computadora: Someter datos al tratamiento de una computadora.

• Cantidad: Cierto número de unidades.

• Descarga: Acción y efecto de descargar.

• Domicilio: Lugar en que legalmente se considera establecido alguien para el cumplimiento de sus obligaciones y el ejercicio de sus derechos.

• Despacha: Resolver o tratar un asunto o negocio.

• Diagrama. Figura gráfica que representa las relaciones entre las diferentes partes de un conjunto o sistema.

• Empleado de mostrador: persona que atiende al cliente.

• Factura: Relación de los objetos o artículos comprendidos en una venta, remesa u otra operación de comercio.

• Imprimir: Marcar en el papel o en otra materia las letras y otros caracteres gráficos mediante procedimientos adecuados.

• Materiales: Cada una de las materias que se necesitan para una obra, o el conjunto de ellas.

• Mercancía: Cosa mueble que se hace objeto de trato o venta.

• Negocio: Ocupación, quehacer o trabajo.

• Procedimiento: Actuación por trámites judiciales o administrativos.

• Negocio: Ocupación, quehacer o trabajo.

• Presupuesto: Cómputo anticipado del coste de una obra o de los gastos y rentas de una corporación.

• Recibir: Dicho de una persona: Tomar lo que le dan o le envían.

• Responsable. Que debe responder, rendir cuentas de sus actos ó de los otros.

• R.F.C: Registro Federal del Contribuyente.

• Solicitud: Memorial en que se solicita algo.

• Truper: nombre de la empresa de Ferretería Industrial.

• Subsecuente: Dicho de una cosa: Seguir inmediatamente a otra.

• Sistema: Conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente enlazados entre sí.

• S.A de C.V: Sociedad Anónima y de Capital Variable.

• Verificar: Comprobar o examinar la verdad de algo.

• Vale: Nota o apuntación firmada y a veces sellada, que se da a quien ha de entregar algo, para que después acredite la entrega y cobre el importe.

Conclusión

Este manual de procedimientos fue hecho con la intención de saber cual es la estructura funcional de esta empresa, desde la mínima actividad que se elabora, hasta el puesto más alto, este manual sirve como un análisis, en cuanto a su estructura ya la forma de manejar los recursos, pero analizándolos paso a paso.

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal.

Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.

Autor:

Manuel Enrique González Rodríguez