Manejo de almacen

Concepto almacén

Es el sitio o lugar destinado a guardar, proteger, custodiar y despachar toda clase de materiales y/o artículos. La palabra Almacén proviene de Almagacen, vocablo árabe que significa "Tesoro", por tal significación se identifica el almacén y sus mercancías como un tesoro muy valioso, apreciado que se debe guardar, custodiar y cuidar para el futuro.

Veamos en la siguiente figura.

¿Qué función cumple un almacén?

• Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.

• Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.

• Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima.

• Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)

• Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

Función de las Existencias:

Garantizar el abastecimiento e invalida los efectos de:

• Retraso en el abastecimiento de materiales.

• abastecimiento parcial

• Compra o producción en totales económicos.

• Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.

El mal uso del almacén

Son almacenes mal ubicados y cuentan con el riesgo de perder sus productos.

Veamos en la siguiente figura.

¿Qué función cumple un almacenista?

Es aquella persona capaz de guardar, proteger, custodiar y despachar toda clase de materiales y/o artículos.

• Tiene que contar, medir y pesar la mercancía.

• Se debe delegar en una sola persona la responsabilidad de la descarga.

• Comparar el resultado del conteo con los documentos respectivos (A la hora cuando se despacha y cuando se recibe mercancía, observar la factura).

• Debe utilizar equipos móviles en las descarga (Seguridad Industrial).

• El Almacenista debe evitar la indisciplina.

¿Para qué es necesario un almacén de materia prima?

Debemos partir del principio de que lo que representa materia prima para algunas empresas, es producto terminado para otras. Un almacén de materia prima, tiene (03) pasos lógicos:

• Recepción.

• Control de Calidad.

• Despacho oportuno a Producción.

• a) Almacén de productos en Proceso

Es aquel almacén donde se guardan mercancías que han sufrido una transformación física y/o química y han adquirido valor en base al tiempo, la mano de obra y otros costos.

• b) Almacén de productos terminados

Almacén donde se guardan mercancías listas para el consumo directo y o indirecto.

• c) Almacén de Materiales Auxiliares

No forman parte del proceso, pero sin ellos sería imposible completarlo. Ejemplos: Bolsas, Cajas, Sacos, Envases, Botellas, Tapas, Etiquetas, Cinta para embalar.

• d)  Almacén de Insumos Generales

Aquí guardamos todos aquellos elementos necesarios para la operación de la empresa. Ejemplo: Papelería, Productos de Limpieza, repuestos en sus diferentes presentaciones, herramientas, equipos, etc.

• e) Almacén de Devoluciones

Es un almacén provisional, aquí se guarda en forma transitoria las devoluciones de los clientes internos y externos.

• f)  Almacén de desperdicios

Son elementos que se pueden reciclar o aprovechar. Ejemplo: Cartón, Papel, Madera, Vidrios, Plásticos, otros metales (Aluminio, Hierro, etc.).

Seguridad en los Almacenes

• Colocar rejas o rejillas en todas las posibles entradas o salidas.

• Dependiendo del caso, colocar Circuito Cerrado de Televisión (CCTV).

• Colocación de lámparas de emergencias y extintores contra fuego.

• Señalización de las vías de escape, en caso de emergencia.

• Dotar al personal de Almacén de los equipos de protección personal (EPP) adecuados, ejemplo: Cascos, guantes, mascarillas, lentes de seguridad, botas de seguridad, protector auditivo, entre otros.

• No permitir al personal del Almacén la entrada con bolsas, bolsos, morrales, entre otros.

• Colocar bajo llave los objetos de fácil sustracción.

• Adiestrar al personal en Materiales peligrosos, Seguridad Industrial y Primeros Auxilios, entre otros.

Inventario

Es una Técnica o procedimiento que nos permite llevar un control de las existencias a través de un conteo, con la finalidad de maximizar las operaciones de la empresa y minimizar los costos.

¿Por qué se hace un inventario?

• Disposición superior.

• Ejercicio Económico (Ganancias y/o Pérdidas)

• Hurto ó Robo.

• Catástrofe natural (Inundación, Tormenta, Terremoto, entre otros).

• a) Importancia de los Inventarios

• Podemos planificar debidamente la producción.

• Nos permite simplificar y ahorrar en las compras.

• Se simplifica y se facilita el proceso contable.

• Podemos tomar decisiones con más claridad (A Nivel de Gerencia).

• b) Análisis de Fallas

• Mucho reclamo.

• Pedidos pendientes por despachar y paralelamente los almacenes abarrotados de mercancías que no tienen salidas.

• Cambios en la planificación o en la programación.

• Ajustes por pérdidas, cada vez que termina el ejercicio económico.

• c) Tipos de inventarios, según su utilización

• Inventarios Activos.

• Inventarios Inactivos (Material y/o mercancía que aún puede ser aprovechado).

• Obsoletos (Dañado, Pérdida Total).

• d) Tipos de Inventarios, según el tipo de Almacén

• Materia Prima.

• Productos en proceso.

• Productos terminados.

• Materiales auxiliares.

• Desperdicios

• Devoluciones.

• Insumos Generales.

• e) Pasos para inventariar

• Elección de un líder.

• Planificación de los grupos de trabajo.

• Publicación de las instrucciones complementarias (Fecha, Hora, Logística, entre otros).

• Conteo (mercancías que se pesa, se cuenta, se mide dependiendo de la naturaleza del producto).

• Reconteo -//- Rotación de grupo.

• Corrección de fallas y ajustes (Otro Conteo). El Grupo Nº 1 y el Grupo Nº 2 no coinciden en las cifras.

• f) Responsabilidades del Personal de Almacén para el día del inventario.

• Corregir situaciones adversas (Limpiar, quitar polvo, organizar, ubicar las mercancías en orden).

• Separar mercancías que ya han sido facturadas o detalladas en algún documento.

• Apoyar y ayudar al personal del inventario, el día de su realización.

• Despachar las emergencias.

El Stock

Es la cantidad total de materiales y mercancías existentes en un almacén. Por ejemplo cuando hablan solo hay 15 de stock es como decir solo quedan 15 productos.

Tenemos 2 clases de stock.

• Mínimo: Es importante establecer un nivel máximo para cada producto y verificar periódicamente estas dos cifras, esto quiere decir "No bajar del mínimo, ni pasarse del Máximo". Normalmente el nivel mínimo se determina en función de la inversión que la empresa desea hacer y para eliminar el riesgo de agotamiento es importante crear el stock de seguridad.

• Máximo: El nivel máximo es mucho más complejo pues hay que tomar en cuenta muchos factores tales como: El costo de las existencias, los costos administrativos, los costos de almacenaje, el consumo y el tiempo. Otro elemento que hay que analizar (ABC) para establecer el nivel máximo y nivel mínimo.

El kárdex

Es una herramienta contable que nos permite controlar la entrada y salida de toda clases de mercancías con la finalidad de mantener y obtener un saldo.

• Entrada: Son las compras y devoluciones de nuestros clientes.

• Salida: Son las ventas o devoluciones de nuestros clientes internos y externos.

Autor:

Guillermo Tacca L.