Antes de comenzar la reunión, es necesario comunicar a los presentes, los puntos a tratar, los objetivos previstos para tal reunión, las normas de la reunión, las expectativas que se tiene la organización, para con todos los involucrados en la reunión, y en el caso, de que la reunión sea participativa, el tipo de participaciones, que desea la organización, por parte de los presentes en la reunión.
Cuando todas estas informaciones, son manejadas con anticipación, antes de comenzar propiamente a tratar los temas de la reunión, estas primeras bases, le darán mayor efectividad al proceso de la reunión, desde el principio, hasta el final.
Reuniones. Condicione el ambiente
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El ambiente, es un factor muy importante e imprescindible en la realización de la reunión, cuando tratamos el tema de ambiente adecuado para llevar a cabo la reunión, nos referimos a dos tipos de ambientes:
1,.- Ambiente físico: Es el lugar seleccionado para estar en el tiempo de la reunión, este debería ser cómodo, que no permita que hayan interferencia por ruidos externos, que el clima no sea un factor de impedimento, que no haya recursos visuales, que distraigan a los presentes. Que el espacio físico sea correspondiente a la cantidad de presentes, que haya asientos para todos, que no haya obstáculos de olores desagradables, o por el contrario, olores que estimulen a los presentes a pensar en otras cosas, etc.
2.- Ambiente Socio-emocional: Todos los seres humanos, tenemos sentimientos, emociones, problemas, maneras diferentes de enfrentar los problemas, y muchísimas características de la personalidad que nos diferencia a unos de otros, sin embargo, hay ambientes, que aunque no podemos controlar el interior de las personas, podemos controlar el ambiente exterior, para poder hacer calmar las incomodidades que puedan estar sintiendo las personas que están en la reunión.
Todos podemos saber cuando en una reunión hay en el ambiente:
1. Tensiones, problemas entre los compañeros,
2. Tensión por un problema general sin solucionar,
3. Preocupación por las expectativas de la reunión,
4. Apatía por no haber credibilidad en la organización,
5. Rebeldía general de los asistentes,
6. Incomodidad por el tema a tratarse, etc. Hay muchos ambientes socio-emocionales, que pueden presentarse en una reunión, e incluso antes de darse por comenzada, ya se puede visualizar la actitud general del grupo, o por lo menos de la mayoría, e incluso dependiendo del tema a tratarse, muchas veces se pueden prever las actitudes, que se pueden esperar de los convocados, por ello, es necesario, planificar el ambiente propicio, al momento de planificar los asuntos y detalles de la reunión.
Hay factores que pueden estimular una ambiente propicio, para dar la reunión, veamos algunos ejemplos:
- Una mesa para refrigerio, dispuesta en la sala de reunión,
- Una decoración especial, que le de carácter de importancia a los asistentes,
- Proyectar un video que sea ameno y que guarde alguna relación con la reunión.
- Mantener una música tranquila de fondo,
- La presentación visual, del moderador de la reunión. Etc.
Hay muchos recursos, que con un poco de creatividad se pueden usar para adecuar el ambiente, y mantener relajados y quietos a los presentes.
Reuniones. Guarde una constancia de tal reunión
Capítulo anterior: 4 – Reuniones. Condicione el ambiente
Reunión mientras más importantes, y mayores resultados se esperan de ella, a largo, mediano o corto plazo, siempre es imprescindible, guardar una copia de la reunión, donde se archive las ideas, sugerencias, soluciones, normas, y demás situaciones resueltas en una reunión, e incluso guardar constancia, si hay algunos asuntos que se citaron como alternativas, para ser temas de discusión en reuniones posteriores.
Lo importante no es solamente guardar las constancias, los comunicados, y todos los documentos relacionados con las reuniones en la organización, sino que también es necesario, que constantemente, se estén haciendo énfasis dentro de la organización, acerca de todos y cada uno de los acuerdos que se han concretado en cada una de las reuniones, sobre todo los que tienen mayor trascendencia, y que pueden ser fácilmente olvidados por el resto del grupo.
Otro dato importante, es que si hay una reunión por hacerse, y tiene mucho en común con reuniones anteriores, sería muy excelente antes de comenzar la nueva reunión, leer el acta correspondiente a los asuntos tratados en aquella dicha reunión, y proseguir luego con los asuntos relativos, que conciernen a la nueva reunión, esto le dará mayor fuerza al tema de discusión, a permitir aclaratorias, recordatorios, y hasta información, a los nuevos asistentes, que no estuvieron en la anterior reunión.
Autor:
Maria de los A. Pérez
Fecha de publicación: 21/10/08
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