Reuniones. Cómo hacerlas con éxito

1. Reuniones. Planifique aspectos importantes de la reunión
3. Reuniones. Comunique las expectativas a los convocados
4. Reuniones. Condicione el ambiente
5. Reuniones. Guarde una constancia de tal reunión

Reuniones. Cómo hacerlas con éxito, la mayoría de los asuntos que tienen que resolverse con éxito en una organización se pueden llevar a cabo más eficazmente cuando son expuestos, atacados, analizados y aprobados en reuniones. Es por este motivo que las reuniones dentro de una organización son un asunto de gran importancia.Este curso te dará herramientas para gestionar la programación de reuniones que sean productivas y generen resultados exitosos en tu organización.

Reuniones. Planifique aspectos importantes de la reunión

Capítulo siguiente: 2 – Reuniones. Determine los detalles de la reunión

Para que una determinada reunión pueda ser productiva, se necesita que haya habido una planificación previa, acerca de todos los asuntos concernientes a la reunión, asuntos tales como:  

-        Objetivo de la reunión,

-        Cantidad de tópicos a tratar,

-        Tema principal,

-        Temas secundarios,

-        Problemática a resolver,

-        Estilo de reunión, participativa o informativa, etc

-        Normas generales para efectuarse la reunión,

-        Soluciones, Alternativas, Sugerencias.  

Es inconcebible, reunir a un grupo de personas en una organización, para improvisar acerca de algunos temas, que no están bien definidos, no se está claro de cuáles son los objetivos de la reunión, no hay una lista de temas para tratar en la reunión, y esto puede generar en el ambiente demasiada inconformidad, confusión, aburrimiento, apatía, y desagrado.

Reuniones. Determine los detalles de la reunión

Capítulo anterior: 1 – Reuniones. Planifique aspectos importantes de la reuniónCapítulo siguiente: 3 – Reuniones. Comunique las expectativas a los convocados

Para que una determinada reunión pueda ser efectiva al momento de efectuarse, es necesario planificar previamente, algunos detalles:  

 -        El tiempo de duración,

-        El Ambiente,

-        La lista de los asistentes,

-        El porcentaje máximo de ausentes permitidos,

-        Si requiere repartir convocatorias a los convocados,

-        Si requiere repartir comunicados a los convocados,

-        Si requiere elaborar un acta de la reunión,

-        Si requiere realizar una lista de los presentes,

-        Si la reunión amerita sancionar a los que no asistan.  

Cuando se planifican todas estos detalles, se hace muy significativa la reunión, ya que si es necesario darle carácter de reunión formal, tomando en cuenta los pasos previos, en medio de la reunión, y posteriores a la reunión, puede darle carácter de reunión formal, a los involucrados desde el primer momento que reciben la convocatoria, al recibir un comunicado escrito, al verse incluidos en la lista de asistentes, y al ver que se está llevando a cabo un acta de reunión, para dejar plasmada las decisiones finales.    

Esto permite que desde el primer momento, los convocados, le den mayor importancia a la reunión, por el sólo hecho, de percibir, que la reunión tiene carácter formal.

En caso de ser una reunión sencilla, también lo percibirán desde el primer momento, de acuerdo a como la organización se lo transmita.  

En el caso de que la reunión sea de poca importancia, y para tratar temas menos urgentes, y pueda darse la reunión de manera improvisada, ya los empleados podrían ver el carácter de la reunión, desde el primer momento que son convocados, en medio de la reunión y luego de ella, ya que este tipo de reunión, no amerita, convocatorias, ni actas, ni listado de asistentes, ni comunicados. 

Reuniones. Comunique las expectativas a los convocados

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La comunicación, es un factor determinante en toda organización, no solamente es necesario, planificar todos los aspectos de la reunión, y todos los detalles, también es de gran importancia, transmitirle estos detalles, y aspectos de la reunión, a todos los convocados, mientras más pronto se les comunique los detalles y aspectos de la reunión, mayor grado de acertividad tiene el proceso de la comunicación, con los convocados.