La solicitud de devolución y/o compensación debe ser acompañada de la siguiente documentación:
Certificado de existencia y representación legal.
Poder si actúa mediante apoderado.
Garantía con el lleno de los requisitos de ley.
Cuando el saldo a favor se origine en una declaración del impuesto a la renta se debe adjuntar una relación de las retenciones en la fuente que dieron lugar al saldo a favor.
Cuando se origine en un saldo a favor liquidado en una declaración del impuesto a las ventas se debe adjuntar una relación de los impuestos descontables que originan el saldo a favor y un certificado de contador público o revisor fiscal en el que haga constar que se ha efectuado el ajuste a cero de la cuenta "impuesto a las ventas por pagar" y el ajuste a cero de la cuenta "impuesto a las ventas retenido" en el caso de que los responsables del impuesto a las ventas hayan sido objeto de retención.
Una vez conformado el expediente, el funcionario sustanciador o auditor procede a verificar cada uno de los documentos analizando el cumplimiento de los requisitos exigidos por la ley, tales como:
El correcto diligenciamiento del formulario.
Se verifica que la declaración objeto de la solicitud de devolución y/o las que solicita sean compensadas no incurran en alguna de las causales para tener la declaración por no presentada.
Se analiza la consistencia de las declaraciones que originan el saldo a favor verificando que no contenga error aritmético, que esté activa en el sistema, si tiene imputaciones que se hayan efectuado en forma correcta y oportuna, en el caso de la solicitud de devolución sobre las ventas se debe verificar que se trate de una declaración presentada por un exportador y/o productor de bienes exentos y/o sujetos de retención del impuesto a las ventas.
Se comprueba que haya relación de causalidad y proporcionalidad entre los ingresos y las retenciones declaradas.
Luego se analiza la cuenta corriente para verificar se existen obligaciones pendientes de pago, las cuales deben ser compensadas previamente a la devolución , las Ordenes Administrativas que indican el procedimiento interno en la sustanciación han contemplado la conformación de un comité que tiene la responsabilidad de seleccionar algunas solicitudes para verificación, la cual se efectué conforme a las facultades consagradas en el artículo 856 del ET y cuyo fin es constatar la existencia de las retenciones en la fuente impuestos descontables o pagos en exceso que dan lugar al saldo a favor.
Una vez verificados los documentos y su correcta contabilización se proyecta el acto administrativo por medio del cual se ordena devolver y/o compensar el saldo a favor de la declaración.
De éste análisis se puede concluir que el control que actualmente efectúa la División de Devoluciones a las solicitudes de devolución y/o compensación en un control formal dirigido mas a la constatación de la correcta presentación de las solicitudes y sus documentos soportes, así como a la verificación de la existencia de las retenciones en la fuente, impuestos descontables y su correcta contabilización. Y comprende actividades tendientes a analizar aspectos de fondo de las declaraciones de renta y venta que también inciden en la determinación de los impuestos y por consiguiente en la procedencia del saldo a favor cuya devolución y/o compensación se solicita tales como:
Inclusión de la totalidad de los ingresos obtenidos durante el respectivo prorrateo.
Procedencia de los costos y deducciones solicitados.
Cumplimiento de los requisitos para tener derecho a la solicitud de ingresos no constitutivos de renta ni de ganancia ocasional, rentas exentas y descuentos tributarios.
Procedencia de los ingresos declarados cono exento y excluidos del impuesto a las ventas.
Correcta aplicación de la tarifa.
El artículo 856 del Estatuto Tributario establece la competencia funcional para el estudio de las solicitudes de devolución diciendo que le corresponde al jefe de la Grupo Interno de Trabajo de Devoluciones , proferir los actos para ordenar, rechazar o negar las devoluciones y que corresponde a los funcionarios de dicha unidad, previa autorización, comisión o reparto del jefe de la Grupo Interno de Trabajo de Devoluciones , estudiar, verificar y en general efectuar todas las actuaciones preparatorias y necesarias tendientes a resolver las solicitudes de devolución.
El artículo 856 del Estatuto Tributario, al hablar de la verificación de las solicitudes seleccionadas por la Administración, exige que en todos los casos se constate la existencia de las retenciones en la fuente, impuestos descontables o pagos en exceso, sin contemplar en forma expresa la facultad de verificación de los demás aspectos de los cuales se compone la declaración y que de igual forma son generadores del saldo a favor objeto de solicitud.
Del análisis de esta norma se deduce lo relevante que es para el legislador que en la verificación se constate la existencia de las retenciones e impuestos descontables hasta el punto que el artículo 857-1 del ET faculta la suspensión de términos para devolver o compensar hasta por 90 días para que la División para el Control y penalización Tributaria, adelante la correspondiente investigación, cuando se verifique que algunas de las retenciones o pagos en exceso denunciados por el solicitante no cumplen con los requisitos legales para su aceptación, o cuando sean inexistentes, ya sea porque el impuesto no fue liquidado o porque el proveedor o la operación no existe por ser ficticio. Pero igualmente el artículo 857-1 contempla una tercera causal que posibilita también la suspensión del término para devolver y es cuando a juicio del Administrador de Impuestos existe un indicio de inexactitud en la declaración que genera el saldo a favor. Si acudimos al mismo Estatuto, el artículo 647 define lo que para el legislador constituye inexactitud así: "….. la omisión de ingresos, de impuestos generados por las operaciones gravadas, de bienes o actuaciones susceptibles de gravamen, así como la inclusión de costos, deducciones, descuentos, exenciones, pasivos, impuestos descontables, retenciones o anticipos, inexistentes, y en general, la utilización en las declaraciones tributarias, o en los informes suministrados a las oficinas de Impuestos, de datos o factores falsos, equivocados, incompletos o desfigurados, de los cuales se derive un menor impuesto o saldo a pagar, o un mayor saldo a favor para el contribuyente o responsable…"
Habida cuenta de la definición anterior, se puede concluir que la verificación que debe efectuar la Grupo Interno de Trabajo de Devoluciones para determinar si hay un indicio de inexactitud, es a la depuración de la declaración respectiva de renta o ventas, esto es, de todos los factores que inciden en la determinación de los impuestos y dicha verificación debe efectuarla el funcionario a cuyo cargo se encuentra el estudio del expediente correspondiente, siendo por tanto éste el responsable de poner en conocimiento del Administrador de Impuestos el indicio de inexactitud que encuentre y las razones en que se fundamente el mismo, de donde resulta claro que existe facultad legal para examinar la consistencia de la declaración en su parte sustantiva, de una forma integral y no circunscrita a algunos aspectos de la declaración como en principio lo da a entender el artículo 856 del Estatuto Tributario, al contemplar la verificación para la constancia de la existencia de las retenciones, impuestos descontables o pagos en exceso que dan lugar al saldo a favor; esta herramienta quizás no es conocida por muchas personas, y es a falta de crear una conciencia colectiva y generar una cultura tributaria, investigar del tema, informarse de la manera adecuada, saber que además de que los impuestos los pagamos como retribución a la "inversión" que el Estado hace en cada uno de nosotros, podemos solicitar que nos sea imputada la devolución o compensación del saldo a favor de que gozamos.
División de Recaudación – Grupo de Devoluciones
Regional Centro – Personas Naturales
Estatuto Tributario
www.dian.gov.co
www.minhacienda.gov.co
Autor:
José Orlando Morera Cruz
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