Manual de normas y procedimientos, gestión de ventas al detal (PPT) (página 2)

Personal Métodos Rotaciónde personal

Carencia de unidad de organizacióny métodos

Organización Capacitacióny adiestramiento

Ausencia de manuales de normas y procedimientos de la gestión Retail.

Crecimientoaceleradoen el mercado No están definidas formalmentelas funcionesde cada cargo

Cambiosconstantesa los procedimientos

Conocimientoempíricode procesos

Procedimientos

Personal Métodos Procedimientos Organización Los factores que representan esta causa están definidos por la rotación de personal y la de falta de capacitación y adiestramiento que reciben los mismos, la finalidad de la capacitación radica en mantener actualizados y con nuevos conocimientos acerca de los manuales administrativos a los empleados. En la organización no existe formalmente la descripción de los cargos o puestos de trabajo. El análisis de un puesto permite conocer las responsabilidades que el cargo impone, los requisitos físicos e intelectuales que debe cumplir el ocupante y las condiciones como normas o políticas en que se debe realizar el trabajo Actualmente los procedimientos que conforman la gestión Retail sufren constantes modificaciones, una de las razones es la migración de datos de RP3 Retail Software a SAP, con la finalidad de optimizar la gestión empresarial. Igualmente la organización inició la importación de distintos productos alimenticios y de cuidado e higiene personal. La compañía no cuenta con una unidad de organización y métodos. Así mismo debido al rápido crecimiento de Traki en el mercado, la compañía se ha asentado en la parte comercial y no en el área organizacional que requiere la red de empresas. Causas de la ausencia de los manuales de normas y procedimientos en la organización.

A continuación se presentan las causas raíces del problema, estudiado mediante el diagrama de Ishikawa: a.

b. c. d. e. f.

g. No están definidas formalmente las funciones de cada cargo. Rotación de personal. Capacitación y adiestramiento. Cambios constantes a los procedimientos. Conocimiento empírico de los procesos. Carencia de una unidad de organización y métodos. Crecimiento acelerado.

Ponderación de dichas causas de acuerdo a su nivel de impacto en la organización Porcentaje de forma descendente de acuerdo a su impacto en el problema.

Frecuencia de impacto de las causas

Una vez obtenido los datos de la frecuencia absoluta y la frecuencia acumulada, se procedió a graficar el diagrama de Pareto asociado a la carencia de manuales de procedimientos en Traki, donde se establecieron las principales causas del problema.

El diagrama anterior indica que el 80% de los problemas, quienes constituyen los aspectos más significativos atribuidos a la falta de manuales de normas y procedimientos corresponden a: carencia de una unidad de organización y métodos, cambios constantes a los procedimientos, rotación de personal, conocimiento empírico de los procesos y que no están definidas las funciones de cada cargo formalmente.

el grafico refleja que el 20% de los factores que tienen poca incidencia en la problemática, es decir, no afectan directamente al problema y son de tipo secundario son las siguientes: el crecimiento acelerado de Traki en el mercado y la poca capacitación y adiestramiento recibida en la empresa.

el grupo de empresas al no contar con un departamento de organización y métodos que se encargue de analizar, estudiar y asesorar las estructuras, objetivos, funciones y normativas de las distintas unidades, trae consigo la generación de los aspectos o causas estudiadas anteriormente, como la falta de descripción de cargos, la rotación continua de personal, los cambios constantes a los procedimientos y el escaso personal disponible para documentar los procesos. El problema radica en que no existe recurso humano destinado a la creación de manuales de organización y de normas y procedimientos, dichos documentos administrativos constituyen una herramienta de soporte para una organización y comunicación eficaz dentro de la red de empresas Traki.

Fases para la elaboración de los manuales de normas y procedimientos 1. Proceso de elaboración: En esta primera etapa se conformó un grupo de trabajo encargado de la búsqueda y levantamiento de la información requerida, también en esta fase se estableció cuáles serán las herramientas metodológicas que se utilizarán para obtener la información con el fin de elaborar los manuales, como entrevistas y la observación directa, así como el tipo de información necesaria y el cronograma de las actividades a desarrollar para la ejecución de los manuales. Una vez cumplidos los aspectos anteriores, se transcribió la información recolectada y se elaboró los diagramas de flujos de todos los procesos de la gestión de ventas al detal para la posterior realización y diseño de los manuales. Cada documento debe tener su nomenclatura la cual se define según el tipo de documento, para ello se utilizó como guía lo siguiente:

Los tres (3) primeros dígitos están relacionados con el tipo de documento: • • • • POL: Política PRO: Manual de Procedimiento PRA: Práctica Operativa AUT: Manual de Autorización Los tres (3) segundos dígitos están relacionados con el módulo de la empresa que se está normando. • • CDT: Centro de Distribución TDA: Tienda Los tres (3) terceros dígitos corresponden al proceso que se esté normando:

• COM: Compras • VEN: Ventas • LOG: Logística • FIN: Finanzas • IMP: Impuesto • CON: Contabilidad

Los tres (3) cuartos dígitos corresponden a un correlativo numérico:

• 001 • 002

2. Verificación y revisión: Consiste en la validación por parte de los responsables o usuarios finales de la unidad correspondiente, para que procedan a revisar si la información presentada cumple con las funciones y actividades que realizan en su departamento.

3. Aprobación: Luego de la verificación y revisión, corresponde la fase de autorización y validación final por parte de la junta directiva, de manera que se pueda comenzar con la reproducción, difusión y distribución de los documentos administrativos (Manuales de Normas y procedimiento). 4. Publicación y divulgación: Validados los manuales, es importante que se distribuya el mismo entre las unidades correspondientes y la Organización en general, con el propósito que puedan tenerlos a su disposición, conocer el documento, utilizarlo como guía en sus labores diarias y como instrumento de capacitación para el personal nuevo ingreso. La versión digital del documento podrá ser trasmitido a través del intranet de la empresa, o creando un servidor central donde se concentren todos los manuales con el objetivo de que pueda ser de libre acceso para los empleados, sin embargo deberá poseer ciertos parámetros de seguridad y confidencialidad, a fin de evitar que sean modificados o alterados.