Este Trabajo de Grado fue desarrollado en el Departamento Gestión de Proyectos, el cual forma parte de la División de Control de Proyectos de Generación de la Dirección de Expansión de Generación, actualmente ubicado en Caruachi. TRABAJO DE GRADO
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA Misión de la empresa. Norma C.V.G. Excelencia de Gestión. Departamento de Gestión de Proyectos.
OBJETIVOS Implantar el Modelo Excelencia de Gestión C.V.G. EDELCA (M.E.G.E.) en el Departamento Gestión de Proyectos. OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS Estudiar el Modelo de Excelencia de Gestión de C.V.G. EDELCA. Adecuar al Departamento los aspectos relativos al Modelo Excelencia de Gestión.
OBJETIVOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS (Continuación) Elaborar e implementar instrumentos para dar seguimiento a los siguientes aspectos del M.E.G.E.: Divulgación de la Filosofía de Gestión dentro de la Dirección de Expansión de Generación. Grado de satisfacción del cliente. Rol gerencial dentro del departamento.
OBJETIVOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS (Continuación) Desarrollar el Mapa de Procesos y el Mapa de relaciones de la Unidad. Normalizar los indicadores del Departamento a través de los 7 pasos de la norma Excelencia de Gestión. Evaluar y actualizar el Diagrama de Caracterización de la Unidad. Adicionalmente: Conceptualizar el Plan Maestro para la implantación de la Gerencia de Procesos en el Departamento de Gestión de Proyectos.
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN TIPO DE ESTUDIO Documental. Descriptiva. Aplicada. De Campo.
POBLACIÓN Y MUESTRA POBLACIÓN MUESTRA Actividades realizadas para implantar el Modelo de Excelencia de Gestión de C.V.G EDELCA. Personal del Departamento Gestión de Proyectos.
SITUACIÓN ACTUAL 1. FILOSOFÍA DE GESTIÓN Cartelera externa Cartelera interna
SITUACIÓN ACTUAL 2. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y DESPLIEGUE DE OBJETIVOS Informe de Autodiagnóstico 3. FOCALIZACIÓN EN EL MERCADO Y LOS CLIENTES Clientes. Encuesta. Situación Actual Oportunidades de mejora
SITUACIÓN ACTUAL 4. INFORMACIÓN Y ANÁLISIS Indicadores Identificación Actualización Normalización
SITUACIÓN ACTUAL 5. RECURSOS HUMANOS Descripciones de cargos. Sistema de evaluación del personal. Continuo adiestramiento del personal.
SITUACIÓN ACTUAL 6. GERENCIA DE PROCESOS Normalización de procesos. Diagrama de caracterización del DGP.
SITUACIÓN ACTUAL 7. IMPACTO Y DESARROLLO REGIONAL 8. CONSERVACIÓN DEL AMBIENTE Identificación de actividades desarrolladas por la empresa. Identificación de desechos contaminantes dentro del DGP.
RESULTADOS 1. FILOSOFÍA DE GESTIÓN
RESULTADOS 1. FILOSOFÍA DE GESTIÓN (Continuación) Base de datos
RESULTADOS 1. FILOSOFÍA DE GESTIÓN (Continuación)
RESULTADOS 1. FILOSOFÍA DE GESTIÓN (Continuación) (Gp:) V (Gp:) R (Gp:) A (Gp:) 83.3%
RESULTADOS 1. FILOSOFÍA DE GESTIÓN (Continuación) Liderazgo (Encuesta).
(Gp:) V (Gp:) R (Gp:) A RESULTADOS 1. FILOSOFÍA DE GESTIÓN (Continuación) (Gp:) 84.8%
RESULTADOS 1. FILOSOFÍA DE GESTIÓN (Continuación) Base de datos
RESULTADOS 1. FILOSOFÍA DE GESTIÓN (Continuación) Base de datos
RESULTADOS 2. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y DESPLIEGUE DE OBJETIVOS Informe de Autodiagnóstico
RESULTADOS 3. FOCALIZACIÓN EN EL MERCADO Y LOS CLIENTES Clientes Productos (Gp:) PMC: Informe Progreso Mensual Caruachi. PMT: Informe Progreso Mensual Tocoma. IS: Informe semanal. TR: Trípticos. CAR: Cartelera. Encuesta
(Gp:) Escala de evaluación (Gp:) Diez (10) aspectos a evaluar
RESULTADOS 3. FOCALIZACIÓN EN EL MERCADO Y LOS CLIENTES (Continuación) Base de datos
RESULTADOS 3. FOCALIZACIÓN EN EL MERCADO Y LOS CLIENTES (Continuación) Base de datos
RESULTADOS 3. FOCALIZACIÓN EN EL MERCADO Y LOS CLIENTES (Continuación) (Gp:) V (Gp:) R (Gp:) A (Gp:) 82.6%
RESULTADOS 4. INFORMACIÓN Y ANÁLISIS Normalización de indicadores 5. RECURSOS HUMANOS Descripciones de cargos. Adiestramiento del personal. Clima organizacional. Análisis de factores de riesgos. Oportunidad en la entrega de los productos Calidad de la información de los productos Efectividad en la implantación de la Gerencia de Procesos
6. GERENCIA DE PROCESOS RESULTADOS Diagrama de caracterización del DGP.
6. GERENCIA DE PROCESOS RESULTADOS Matriz de selección de los procesos medulares del DGP.
6. GERENCIA DE PROCESOS RESULTADOS Matriz de selección de los procesos medulares del DGP.
RESULTADOS 6. GERENCIA DE PROCESOS (Continuación) Mapa de relaciones.
RESULTADOS 6. GERENCIA DE PROCESOS (Continuación) Mapa de procesos.
RESULTADOS 6. GERENCIA DE PROCESOS (Continuación) Plan para la implantación de la Gerencia de Procesos en el DGP.
7. IMPACTO Y DESARROLLO REGIONAL RESULTADOS Fortalecimiento de los nexos entre los trabajadores y comunidad en general.
7. IMPACTO Y DESARROLLO REGIONAL RESULTADOS Fortalecimiento de los nexos entre los trabajadores y comunidad en general.
8. CONSERVACIÓN DEL AMBIENTE RESULTADOS
9. RESULTADOS DE GESTIÓN RESULTADOS
CONCLUSIONES Las actividades realizadas, así como los mecanismos diseñados en este trabajo de implantación del Modelo de Excelencia de Gestión en el Departamento de Gestión de Proyectos, partieron de las acciones de mejora arrojadas en el autodiagnóstico realizado a finales del año 2004, las cuales forman parte de los planes y metas establecidas por la unidad para el año 2005. 2. Con el fin de evaluar y hacer seguimiento al conocimiento y compromiso del personal del Departamento de Gestión de Proyectos con la Filosofía de Gestión de la organización (Misión, Visión, Valores y Principios), se diseñó y aplicó una encuesta sencilla y de fácil manejo. De igual manera se realizó seguimiento a los mecanismos de divulgación de la misma dentro de la unidad. 3. Se diseñó, aplicó y analizó una encuesta como mecanismo de medición del rol gerencial dentro del Departamento, la cual permitió y permitirá establecer patrones para futuras comparaciones en lo que se refiere a este aspecto del modelo.
CONCLUSIONES 4. En cuanto al aspecto 3 (Focalización en el mercado y los clientes) del modelo, se diseño, aplicó y analizó una encuesta cuyo objetivo principal es determinar el grado de satisfacción del clientes con los productos más importantes generados en el Departamento de Gestión de Proyectos, permitiendo la retroalimentación con los mismos, aprendiendo de sus necesidades para mejorar continuamente en el desempeño de las actividades y procesos realizados por la unidad. 5. Se realizó la normalización de los indicadores asociados a los procesos claves identificados en el diagrama de caracterización de la unidad bajo la metodología de los siete (7) pasos identificada en el Modelo de Excelencia de Gestión de CVG EDELCA. 6. Se solicitó la determinación y medición de los factores de riesgos en el lugar de trabajo a la unidad especializada (Departamento de Protección Integral), quienes realizaron las respectivas mediciones ergonómicas, nivel de ruido, temperatura, luminosidad, entre otras.
CONCLUSIONES 7. Adaptando los procesos claves de acuerdo a las mejores prácticas de gestión de proyectos, se actualizó el Diagrama de caracterización de la unidad. También se elaboraron los mapas de relaciones y de proceso. 8. Se desarrolló un plan para la implantación de la Gerencia de Procesos en el Departamento de Gestión de Proyectos, en el cual se identifican los procesos a normalizar inicialmente y los recursos que se necesitan para tal actividad.
RECOMENDACIONES 1. Mantener la elaboración del autodiagnóstico a finales de cada año, aplicando los 9 aspectos del Modelo de Excelencia de Gestión, de modo de identificar las oportunidades de mejora. 2. Nombrar un responsable dentro del departamento, encargado de aplicar y hacer seguimiento a las distintas encuestas (Satisfacción del Cliente, Rol Gerencial y Filosofía de Gestión) diseñadas en este trabajo, de manera de seguir en búsqueda del mejoramiento continuo en las actividades de la unidad, elevando su desempeño y la calidad de sus productos. 3. Aplicar en el Departamento de Gestión de Proyectos el plan diseñado para la implantación de la Gerencia de procesos a fin de documentar todos los procesos claves llevados a cabo en la unidad. 4. Aplicar y hacer seguimiento a los indicadores asociados a los procesos claves de la unidad para establecer parámetros de comparación y permitir la toma de decisiones por parte del nivel gerencial, en cuanto a oportunidades de mejoras o posibles desviaciones. 5. Estimular al personal del Departamento de Gestión de Proyectos para la adopción del Modelo de Excelencia de Gestión como filosofía de vida organizacional.