Análisis y descripción de Cargos

¿Qué es un Puesto?

Se define como la agrupación de todas aquellas actividades realizadas por un solo empleado y que ocupa un lugar especifico dentro del organigrama de la empresa.

Análisis de Cargos

Definición del Análisis de Cargos

Estudia y determina los requisitos, responsabilidades y condiciones que el puesto exige para su adecuado desempeño. Proporciona datos sobre los requerimientos del puesto que más tarde se utilizaran para desarrollar las descripciones de los puestos. Evalúa la complejidad del cargo, parte por parte y permite conocer con algún grado de certeza las características que una persona debe cumplir para desarrollarlo normalmente. Es importante resaltar que el análisis de cargos tiene como meta principal, analizar cada puesto de trabajo y no a las personas que los desempeñan.

Objetivos del Análisis de Cargos

Casi todas las actividades de recursos humanos se sustentan en la información proporcionada por el análisis de puestos, por lo tanto, sus objetivos son muchos, ya que los puestos constituyen la base de cualquier programa de recursos humanos.

• a. Obtener apoyo económico para la elaboración de anuncios, demarcación del mercado de mano de obra, donde se debe de reclutar, etc., que es la base para el reclutamiento del personal.

• b. Determinar el perfil del ocupante del puesto, que es la base para la selección del personal.

• c. Obtener el material necesario para el contenido de los programas de capacitación, que es la base para la capacitación del personal.

• d. Determinar, mediante la valuación y clasificación de puestos, los niveles salariales de acuerdo con la importancia relativa de los puestos dentro de la organización y del nivel de los salarios en el mercado de trabajo, que es la base de la administración de sueldos y salarios.

• e. Estimular la motivación del personal para facilitar la evaluación del desempeño y del merito funcional.

• f. Servir de guía tanto al supervisor en el trabajo con sus subordinados, como al empleado en el desempeño de sus funciones.

• g. Proporcionar información para la higiene y seguridad industrial, con objeto de minimizar la insalubridad y el peligro en determinados puestos.

Importancia del Análisis de Cargos

• 1. Para los directivos de la empresa: constituye la posibilidad de saber en detalle las obligaciones y característica de cada puesto de trabajo.

• 2. Para los supervisores: les permite distinguir con precisión y orden los elementos que integran cada puesto de trabajo para explicarlo y exigir más apropiadamente las obligaciones que supone.

• 3. Para los trabajadores: les permite realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien.

La Estructura del Análisis de Cargos

El análisis de puestos es la revisión comparativa de las exigencias de las tareas o responsabilidades que le impone el puesto a la persona que lo va a desempeñar, es decir, cuales son los requisitos intelectuales y físicos que debe tener el ocupante para desempeñar exitosamente el puesto; cuales son las responsabilidades que el puesto le exige y en qué condiciones debe ser desempeñado. Por lo tanto, se concentra en cuatro áreas casi siempre aplicadas a cualquier tipo o nivel de cargo:

• Requisitos Intelectuales: exige la preparación académica, conocimientos generales, experiencia profesional; como también, inteligencia, memoria, reflexión mental, numérica y verbal, habilidad para trabajar con personas, imaginación, liderazgo e iniciativa.

• Requisitos Físicos: comprende la cantidad y la continuidad de la energía y del esfuerzo físico e intelectual que se requieren, y la fatiga que ocasionan. Consideran también la complexión física que debe tener el ocupante para el desempeño adecuado del puesto.

• Responsabilidades Adquiridas: consideran las responsabilidades que, además del desempeño normal de sus atribuciones, tiene el ocupante del puesto en relación con la supervisión directa e indirecta del trabajo de sus subordinados.

• Condiciones de Trabajo: comprenden las condiciones de ambiente y los alrededores en que se realiza el trabajo, lo que lo hace desagradable, adverso o sujeto a riesgos. Evalúan el grado de adaptación de la persona al ambiente y al equipo de trabajo para facilitarle su desempeño.

• Métodos utilizados en la recolección de la información para el análisis de cargos (ventajas y desventajas)

Los métodos más utilizados suelen ser los siguientes:

Método de Observación Directa: se realiza con la observación directa y dinámica del ocupante en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista de puestos anota en una "hoja de análisis de puestos" los puntos clave de sus observaciones. Es lo más adecuado para trabajadores que realizan operaciones manuales o de carácter sencillo y repetitivo.

Ventajas:

• Veracidad de los datos obtenidos, en virtud de la unidad de origen (el analista de puestos) y del hecho de que sea ajeno a los intereses de quien realiza el trabajo.

• No requiere la paralización del ocupante del puesto.

• Método ideal para puestos sencillos y repetitivos.

• Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la formula básica del análisis de puestos (¿Qué hace?; ¿Cómo lo hace?; ¿Para qué lo hace?)

Desventajas:

• Costo elevado, pues para que el método sea completo se requiere un tiempo prolongado en el análisis de puestos.

• La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del puesto, no permite la obtención de datos verdaderamente importante para el análisis.

• Contraindicado para puestos que no sean sencillos y repetitivos.

Método del Cuestionario: se efectúa al solicitar al personal (generalmente a los ocupantes del puesto por analizar o sus jefes o supervisores) que conteste un cuestionario para el análisis de puestos, que responda por escrito todas las indicaciones posibles sobre el puesto, su contenido y sus características. Debe ser un cuestionario hecho a la medida que permita obtener las respuestas correctas y una información que pueda ser utilizada. Un requisito de este cuestionario es que se someta primero a uno de los ocupantes del puesto y a su supervisor para probar la aptitud y la adecuación de las preguntas, así como para eliminar los detalles innecesarios, las distorsiones o las dudas en las preguntas.

Ventajas:

• El cuestionario puede ser contestado, por los ocupantes del puesto o por sus jefes directos, de manera conjunta o secuencial, con ello se obtiene una visión más amplia del contenido y de sus características, además de contar con la participación de varios niveles.

• Es el método más económico para el análisis de puestos.

• Es el método más completo; el cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de los puestos, contestado por ellos y devueltos con relativa rapidez. Esto no ocurre con los demás métodos para el análisis de puestos.

• Es el método ideal para analizar puestos de alto nivel, sin afectar el tiempo y las actividades de los ejecutivos.

Desventajas:

• El cuestionario está contraindicado para puestos de bajo nivel, en los cuales los ocupantes pueden tener dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.

• Exige planeación y realización cuidadosa.

• Tiende a ser superficial y distorsionado.

Método de la Entrevista: consiste en obtener los datos relativos al puesto que se desea analizar, por medio de contacto directo y verbal con el ocupante del puesto o con su jefe inmediato. Se puede hacer solo con uno de ellos o con ambos, juntos o separados. Si la entrevista está bien estructurada, se puede obtener información sobre todos los aspectos del puesto, sobre la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que lo componen y sobre los porqués y cuándos. Garantiza una interacción directa entre el analista y el empleado, lo que permite la eliminación de dudas y sospechas, especialmente en el caso de empleados difíciles.

Ventajas:

• Obtención de datos del puesto a través de las personas que mejor lo conocen.

• Posibilidad de discutir y aclarar todas las dudas.

• No tiene contraindicación; se puede aplicar a puestos de cualquier tipo de nivel.

• Es el método de mayor conveniencia y el que proporciona un mayor resultado en el análisis, debido a la obtención estandarizada y racional de los datos.

Desventajas:

• Una entrevista mal dirigida puede llevar a reacciones negativas en el personal, que resultan en una falta de comprensión y no aceptación de sus objetivos.

• Posibilidad de una confusión entre opiniones y hechos.

• Pérdida de tiempo, si el analista de puestos no se prepara bien para esa tarea.

• Costo operacional elevado, se necesitan analistas con experiencia y la paralización del trabajo del ocupante.

Métodos Mixtos: para neutralizar las desventajas de los métodos y sacar el mayor provecho posible de las ventajas, la opción es utilizar métodos mixtos. Estos son combinaciones escogidas de dos o más métodos de análisis. Los métodos mixtos más utilizados son:

• Cuestionario y entrevista, ambos con el ocupante del puesto, este ultimo llena el cuestionario y después es sometido a una entrevista rápida, con el cuestionario como referencia.

• Cuestionario con el ocupante y la entrevista con el superior, para ampliar y aclarar los datos obtenidos.

• Cuestionario y entrevista, ambos con el superior.

• Observación directa con el ocupante y entrevista con el superior.

• Cuestionario y observación directa, ambos con el ocupante.

• Cuestionario con el superior y observación directa con el ocupante.

Etapas del Análisis de Cargos

Un programa de análisis de puestos incluye normalmente las siguientes etapas:

• 1. Etapa de Planeación: es donde se planea y se organiza cuidadosamente todo el trabajo de análisis de puestos. Y dependiendo de la situación en que se encuentre la empresa, puede darse los siguientes pasos:

• Determinación de los cargos que van a describirse.

• Elaboración del organigrama.

• Elaboración del cronograma de trabajo.

• Elección de los métodos de análisis que se aplicaran.

• Selección de los factores de análisis.

• 2. Etapa de Preparación: se reúnen a las personas y se preparan los esquemas y materiales de trabajo. Esta fase comprende las siguientes actividades:

• Reclutamiento, selección y entrenamiento de las personas que conformaran el equipo de trabajo.

• Preparación del material y del ambiente de trabajo.

• Recolección previa de datos.

• 3. Etapa de Ejecución: se procederá a recolectar los datos relativos a cada uno de los cargos que se analizaran y luego se redactara el análisis. Un detalle de las actividades que se realizaran en esta etapa son:

• Recolección de los datos.

• Selección de los datos obtenidos.

• Redacción transitoria del análisis.

• Presentación de la redacción transitoria al supervisor inmediato.

• Redacción definitiva del análisis.

• Presentación de la redacción definitiva al comité.

• Descripción de Cargos

  • Concepto de Descripción de Cargos.

  Para conocer el contenido de un puesto es necesario describirlo. Su descripción es un proceso que consiste en enunciar las tareas o responsabilidades que lo conforman y lo hace distinto a todos los demás puestos que existen en la organización. Asimismo, su descripción es la relación de las responsabilidades del puesto (lo que hace el ocupante); la periodicidad de su realización (cuando lo hace); los métodos que se emplean para el cumplimiento de esas responsabilidades (como lo hace) y los objetivos (por que lo hace).

  • Importancia de la Descripción de Cargos.

  Es importante porque, para toda empresa, la descripción de puestos es una herramienta que le permite reunir en un solo documento relevante, las atribuciones, funciones y tareas de un cargo, desplegadas en relación a su periodicidad en el ejercicio y respondiendo claramente las interrogantes relacionadas con el cargo como son: qué hace, cómo lo hace y porqué lo hace. Además, es una valiosa guía para quién le toca desempeñar el cargo en forma estable o eventual, permitiendo su operatividad y productividad en el mínimo tiempo.

  Igualmente, si la persona que está desempeñando el cargo se enferma imprevistamente, quién lo reemplazará podrá ejecutar el cargo con el mínimo de contratiempos y afectando en menor grado la productividad, como sucedería si el cargo no estuviera descrito. Aún si la persona que le tocara desempeñar el cargo fuera externa, el beneficio sería el mismo.

  • Utilidad de la Descripción de Cargos.

  Su gran utilidad está dada, porque contribuye al diseño y aplicación de las diferentes actividades de la administración del personal que derivan de ella, como lo son:

  • Reclutamiento y Selección del Personal: para reclutar a personas, lo que debemos tener en cuenta es, establecer las características y los requisitos que ha de tener un candidato para desempeñar de manera eficaz un puesto de trabajo, y con esta información podremos desarrollar todo el proceso de selección entre las personas que se han reclutados. Así pues, los perfiles profesionales se basan en los requerimientos y exigencias que un determinado puesto va a imponer a quien lo desempeñe. Y la pregunta que engloba aquí es ¿Cómo reclutamos al personal, cómo realizamos un proceso de selección si ni tan siquiera conocemos lo que el propio puesto impone a su ocupante?

  • Capacitación: Para planificar la formación necesaria para un trabajador es necesario saber lo que hace, cómo lo hace y dónde lo hace, para así determinar que capacidades, aptitudes y conocimientos tiene, en cuáles muestra carencia y, en función de ello proporcionarle la formación necesaria.

  • Valoración de Cargos: La valoración de puestos es un procedimiento que proporciona información acerca del valor o el "peso" específico que un determinado puesto tiene, cuestión fundamental a la hora de establecer retribuciones. Para hacer una valoración de puestos es necesario la información aportada por la descripción de puestos. Si no sabemos cuáles son las tareas de un puesto de trabajo, ¿cómo podremos determinar su valor?

  • Evaluación de Desempeño: Para evaluar o medir el desempeño de un trabajador es necesario conocer con exactitud cuáles son las tareas que hace, cuáles son sus funciones, sus objetivos. Si no tenemos esta información, ¿qué variables vamos a utilizar para medir su eficiencia?

  • Redacción y Elaboración de la Descripción de Cargos.

  Un ejemplo de cómo se redacta y se elabora una hoja de Descripción del Puesto:

  

  • a) Encabezado:

  • Titulo del puesto.

  • Su fecha de elaboración y su fecha de revisión.

  • Clave del puesto: la empresa le agrega a cada puesto una serie de números y letras para diferenciarlo de los otros cargos similares.

  • Ubicación del Puesto dentro de la organización.

  • b) Descripción Genérica: consiste en una explicación del conjunto de las actividades del puesto consideradas como un todo.

  • c) Descripción Específica: consiste en una exposición detallada de todas y cada una de las operaciones y/o actividades que realice el trabajador.

   

   

   

  Autor:

  Marielys Acuña

  marielysacu_93[arroba]hotmail.com