Evaluación técnico-económica de la estandarización del parque computacional e impresoras en CVG Venalum C.A.

INTRODUCCIÓN La Gerencia de Ingeniería Industrial es una unidad encargada de suministrar servicios de asistencia técnica en materia de Ingeniería de Métodos e Ingeniería Económica que garanticen calidad y que conlleven a la racionalización y/o optimización en el uso de los recursos de la empresa así como la mejora continua de sus procesos. Es por ésta razón que se requiere el estudio de la asignación actual de los microcomputadores por persona y las impresoras bien sea por persona, espacio físico o gerencia, de manera que según las funciones que desempeñen dentro de la organización todas las personas dispongan de un equipo adecuado, del mismo modo la designación o reubicación de impresoras para su uso común dentro de un mismo espacio físico, de ésta manera lograr un ahorro en la asignación de equipos y la reducción del desplazamiento de las personas para la ejecución de esa actividad.

EL PROBLEMA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ¿Todas las personas deben poseer un microcomputador, si es así, estos microcomputadores tienen las especificaciones tecnológicas mínimas requeridas para llevar a cabo las actividades que deben realizar de manera satisfactoria? (Gp:) Según las actividades que amerita los diversos programas que emplean las personas en la ejecución de sus funciones (Gp:) En función de la demanda de impresiones realizadas por las personas que integran dicha unidad ¿Requiere el uso de una impresora, que características deben poseer éstas, es necesario la designación de una impresora por persona o se debe contemplar el espacio físico de la unidad correspondiente para la asignación de las impresoras para el uso común? Al darle solución a estas interrogantes se plantea entonces la más importante de todas: en términos económicos, ¿En cuánto se estima el costo en que incurrirá CVG VENALUM C.A para estandarizar los equipos microinformáticos y las impresoras?

ALCANCE DELIMITACIÓN El estudio está orientado a la estandarización de los microcomputadores y las impresoras en las Gerencias de producción de CVG VENALUM C.A Gerencia de Reducción. Gerencia de Colada. Gerencia de Mantenimiento Industrial. Gerencia de Carbón. Gerencia de Suministros Industriales. Gerencia de Control de Calidad y Procesos.

LIMITACIÓN La limitación presente fue básicamente la naturaleza de los equipos estudiados debido a la tecnología y las necesidades del personal, que bien los equipos cambian de lugar o ubicación. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DEL TRABAJO Es importante porque de ésta manera se garantiza la continuidad de los diversos procesos que son llevados a cabo por las personas que integran a la organización y permite tener un costo estimado de las futuras inversiones en pro de la continuidad de los procesos.

OBJETIVO GENERAL Evaluar Técnica y Económicamente la Estandarización del Parque Computacional e Impresoras en CVG VENALUM C.A. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Realizar un inventario de los microcomputadores y las impresoras designadas en las Gerencias de Producción de CVG VENALUM. Obtener información referente a las actividades que realizan las personas en función del uso de los microcomputadores y las impresoras. Hacer una evaluación física del espacio donde se encuentran ubicados los microcomputadores y las impresoras.

Realizar un análisis en función del cargo de las personas y las actividades que ejecutan con los microcomputadores y las impresoras, de ésta manera tener un criterio de asignación de equipos. Verificar las especificaciones tecnológicas actuales de los equipos microinformáticos y de las impresoras asignados en las Gerencias Operativas. Determinar según las especificaciones tecnológicas aceptables emitidas por la Gerencia de Organización y Sistemas, la necesidad de reemplazo o repotenciación de los equipos estudiados. Elaborar una matriz de comparación conforme la información recopilada con la información que pudiese plantearse como alternativa de solución. Determinar el número de equipos nuevos, para las diversas personas, que han de adquirirse, según las necesidades estudiadas y analizadas. Hacer una evaluación económica, que estime los costos en que se incurrirán bien sea por la adquisición de equipos.

TIPO DE INVESTIGACIÓN DESCRIPTIVA EVALUATIVA DE CAMPO Describir, registrar, analizar e interpretar valoración de la necesidad de equipos microinformáticos Observación directa

POBLACIÓN MUESTRA Gerencias Administrativas: Gerencia de Seguridad y Control de Pérdidas. Gerencia de Proyectos. Gerencia de Administración y Finanzas. Gerencia de Sistemas y Organización. Gerencia de Logística. Gerencia de Investigación y Desarrollo. Gerencia de Personal. Gerencia de Comercialización. Gerencia de Asuntos Públicos. Gerencias de Producción: Gerencia de Reducción. Gerencia de Carbón. Gerencia de Suministros Industriales. Gerencia de Control de Calidad y Procesos. Gerencia de Mantenimiento Industrial.

GENERALIDADES DE LA EMPRESA

LINGOTES DE 10 KG. LINGOTES DE 22 KG.

LINGOTES DE 680 KG.

CILINDROS

(Gp:) INGENIERÍA INDUSTRIAL (Gp:) ING. ECONÓMICA (Gp:) ING. de MÉTODOS

(Gp:) Suministrar servicios de asistencia técnica en materia de Ingeniería de Métodos e Ingeniería Económica que garanticen calidad y que conlleven a la racionalización y/o optimización en el uso de los recursos de la Empresa así como la mejora continua de sus procesos. MISIÓN

Proponer el desarrollo de proyectos de mejoras que permitan la evaluación de áreas de oportunidad que ameriten atención especializada de las áreas bajo su dependencia. FUNCIONES Realizar estudios y análisis de factibilidad que permita determinar la realidad técnica y económica de los proyectos planteados, incluyendo objetivos, alcances, antecedentes, beneficios que se esperan y costos estimados de inversión. Determinar los estándares básicos de producción, mano de obra y gastos, para llevar un mejor control sobre la función y utilización de los mismos y facilitar la gestión gerencial.

SITUACIÓN ACTUAL

1. Realizar un inventario de los microcomputadoras y las impresoras asignadas en las Gerencias de Producción de CVG VENALUM. 2. Obtener información referente a las actividades que realizan las personas en función del uso de los microcomputadoras y las impresoras.

3. Hacer una evaluación física del espacio donde se encuentran ubicados los microcomputadores y las impresoras.

4. Realizar un análisis en función del cargo de las personas y las actividades que ejecutan con los microcomputadores y las impresoras, de ésta manera tener un criterio de asignación de equipos.

5. Verificar las especificaciones tecnológicas actuales de los equipos microinformáticos y de las impresoras asignados en las Gerencias Operativas.

6. Determinar según las especificaciones tecnológicas aceptables emitidas por la gerencia de Organización y Sistemas, la necesidad de reemplazo o repotenciación de los equipos estudiados. Procesador Intel Pentium 4 de 3.2 Ghz. 1 MB Cache. 1 GB de Memoria RAM. DDR SDRAM (2x512M) Disco duro de 80 GB 7200 rpm Adaptador de vídeo 64 MB. 10/100/1000 Ethernet Áudio integrated, unidad DVD ROOM, Monitor de 17 pulgadas, teclado Enhanced Español, Mouse USB 2-Button óptico con escroll, Sistema Microsoft Windows XP Profesional en español. Preinstalado con sus respectivas licencias.

6. Determinar según las especificaciones tecnológicas aceptables emitidas por la gerencia de Organización y Sistemas, la necesidad de reemplazo o repotenciación de los equipos estudiados.

6. Determinar según las especificaciones tecnológicas aceptables emitidas por la gerencia de Organización y Sistemas, la necesidad de reemplazo o repotenciación de los equipos estudiados.

7. Determinar el número de equipos nuevos, para las diversas personas, que han de adquirirse, según las necesidades estudiadas y analizadas.

RESUMEN REQUERIMIENTO DE COMPUTADORAS

Constitución/Existencia de Equipos por Gerencia

Representación porcentual de déficit de equipos por Gerencia

9. Hacer una evaluación económica, que estime los costos en que se incurrirán bien sea por la repotenciación, reemplazo ó ADQUISICIÓN de equipos. Alternativa 1 Seguir con el sistema actual instalado de computadoras. FACTOR DE MANTENIMIENTO FACTOR DE MERCADO FACTOR DE TECNOLOGÍA

Procedimiento: 1. ACTUALIZACIÓN DEL VALOR DEL ACTIVO Costo de adquisición o bien Inversión Inicial: Bs. 657.720.000 (a) Paridad Cambiaria (30/04/2003): 1.600 Bs/$ (b) Costo de adquisición ($): 411.075 (c) = (a/b) Factor de actualización: (1+1,5%)ª (1+0,015)4=1,061 (d). Subtotal del valor de reposición = 403.300,0216 $ = (c * d). El Valor de reposición a Nuevo = 938.045.046,4 Bs.

2. CÁLCULO DEL FACTOR DE MANTENIMIENTO

3. DETERMINACIÓN DEL PORCENTAJE (%) DEL FACTOR DE MERCADO Y EL FACTOR DE TECNOLOGÍA

TABULACIÓN POR CONSERVACIÓN

RESUMEN VALOR AVALÚO = VR x FMtto x FM x FT VALOR AVALÚO = 267.905.665,2 VALOR PRESENTE 267.905.665

Cálculo del Valor Presente Neto (VPN) Inversión Inicial (I.I) = Bs. 267.905.665,2 Costo Anual de Mantenimiento (C.A.M) = Bs. 13.395.283,26 Valor de salvamento (Vs) = Bs. 0 n = 5 años (Gp:) I.I = 267.905.665 (Gp:) C.A.M = 13.395.283 (Gp:) VS = 0 (Gp:) Años (Gp:) 1 (Gp:) 2 (Gp:) 3 (Gp:) 4 (Gp:) 5 (Gp:) 0 VPN = [(-267.905.665) – (13.395.283) x (P/A, 15%, 5) + 0] Bs. VPN = [(-267.905.665) – (13.395.283) x (3,3522) +0] Bs. VPN = Bs. -312.809.333,5

Alternativa 2 Adquirir el número de equipos que constituyen el déficit estimado. 9. Hacer una evaluación económica, que estime los costos en que se incurrirán bien sea por la repotenciación, reemplazo ó ADQUISICIÓN de equipos.

VPN1 = Bs. -115.488.305 VPN2 = Bs. -125.567.243 VPN3= Bs. -137.532.007 SEGUIR CON LA SITUACIÓN ACTUAL ADQUIRIR EQUIPOS FALTANTES Bs. -312.809.334 Bs. -115.488.305

CONCLUSIONES Hay un déficit de cuarenta y dos (42) microcomputadoras y dos (2) impresoras en general, es decir, en todas Gerencias operativas. Todas las personas a las que les fueron asignadas el microcomputador y por ende hacen uso del mismo, requieren el equipo. Las descripciones de cargo estudiadas y analizadas no difieren en las funciones realizadas por las personas entrevistadas. Se cuenta con espacio físico disponible para la asignación de equipos en los casos que son necesarios.

5. El estándar en este caso es un factor o elemento que tiene variabilidad en el tiempo. 6. Los sistemas operativos de registros de información de la Organización demanda la actualización de la tecnología de las microcomputadoras en un período de tiempo relativamente corto. 7. Los equipos microinformáticos tienen una vida útil corta con relación a otros equipos, debido a la tecnología cambiante. 8. No se encontró en ningún caso, la existencia de éste tipo de equipos ociosos. 9. Las impresoras se encuentran dispuestas de manera correcta. 10. En función del análisis económico, la alternativa entre seguir con la situación actual y adquirir equipos nuevos (el déficit calculado) es Adquirir los equipos nuevos necesarios.

RECOMENDACIONES Adquirir el número de equipos necesarios para cumplir con el estándar, esto es, la adquisición de cuarenta y dos (42) microcomputadoras y dos (2) impresoras. Garantizar los recursos (los equipos microinformáticos) a las personas que según el estudio, requieren el equipo. Mantener el equilibrio entre las funciones y obligaciones del personal de manera que no incida en los recursos que éstos deban manejar. Considerar la variabilidad del tiempo, en función de que las necesidades de la Organización aumentan, por ende sólo considerar el estándar determinado sólo como una referencia.

Crear un sistema que contenga una base de datos con los registros de las operaciones de los últimos años de manera de depurar el sistema actual y así disminuir los requerimientos técnicos del sistema. Hacer un estudio para determinar el número de personas que están contratadas por VENALUM C.A, y que hacen uso de los equipos microinformáticos, específicamente de las computadoras, y así determinar el período de estadía en planta para asignar equipos alquilados. Por la naturaleza de los equipos, no se tiene un valor de salvamento al final de la vida útil estimada, por ende se debe plantear posibilidades de negociación con los equipos desincorporados. Verificar los costos relacionados con el alquiler de computadoras para la asignación de los mismos a personas que realizan trabajos temporales dentro de la Organización.