UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA“ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZDEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIALINGENIERÍA FINANCIERA PROFESOR: Ing. Andrés E. Blanco INTEGRANTES: López Carmary Páez Mariela Rondón María CIUDAD GUAYANA, FEBRERO 2009 UNEXPO PRESUPUESTO EMPRESARIAL: UN PROYECTO DETALLADO
INTRODUCCIÓN
El presupuesto es un proyecto detallado de los resultados de un programa oficial de operaciones que se relacionan con el control financiero de la organización descubriendo qué es lo que se está haciendo y comparando los resultados con los datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias. Los presupuestos tienen vital importancia porque pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización. Estos ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización y sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables y son indispensables para las finanzas de una empresa u organización.
PRESUPUESTO EMPRESARIAL. La palabra Presupuesto, se deriva del verbo presuponer, que significa “dar previamente por sentado una cosa. Se acepta también que presuponer es formar anticipadamente el cómputo de los gastos o ingresos, de unos y otros, de un negocio cualquiera. Ahora presupuesto empresarial Es una proyección de los gastos e ingresos que tendrá la empresa, en un lapso que es por lo general de un año. Dentro de la empresa u organización se realizan diferentes tipos de presupuestos, ya se sean presupuestos de materiales o los presupuestos financieros.
Consideración del futuro, para que los planes trazados, permitan la obtención de la utilidad máxima, de acuerdo con las condiciones que se presenten. La coordinación de todas las actividades, para obtener ése fin. Asegurar la liquidez financiera de la empresa. Establecer un control para conocer si los planes son llevados a cabo y determinar la dirección que se lleva con relación a los objetivos establecidos. OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO
REQUISITOS PARA UN BUEN PRESUPUESTO Para que un presupuesto cumpla en forma adecuada con las funciones que de él se esperan, es indispensable basarlo en determinadas condiciones que obligatoriamente deben observarse en su estructuración, como son:
Conocimiento De La Empresa
Los presupuestos van siempre ligados al tipo de empresa, a sus objetivos, a su organización, y a sus necesidades; su contenido y forma varían de una entidad a otra, por lo cual es indispensable el conocimiento amplio de las empresas, objetivos y necesidades en que se hayan de aplicar. La preparación del presupuesto se basa en el principio de que todas las transacciones de la Entidad están íntimamente relacionadas entre sí, de suerte que si una determinada parte del plan pudiera ser tomada como punto de partida, el resto del mismo podría ser establecido con un grado razonable de seguridad y certeza, permitiendo a la gerencia tomar decisiones adecuadas.
REQUISITOS PARA UN BUEN PRESUPUESTO Exposición Del Plan O Política El conocimiento del criterio de los directivos de la compañía, en cuanto al objetivo que se busca con la implantación del presupuesto, deberá exponer en forma clara y concreta por medio de manuales o instructivos, cuyo propósito será, además de lo anterior, uniformar el trabajo y coordinar las funciones de las personas encargadas de la preparación y ejecución del presupuesto, definiendo las responsabilidades y los límites de autoridad en cada uno de ellos, así como evitar opiniones particulares o diversas.
Coordinación Para La Ejecución Del Plan O Política La sincronización de las diferentes actividades se hará elaborando un calendario, en que se precisen las fechas en que cada departamento deberá tener disponible la información necesaria, para que las demás secciones puedan desarrollar sus estimaciones. La responsabilidad de la preparación de El Presupuesto recae sobre él mismo, pero los funcionarios de los diversos departamentos tendrán la obligación de proporcionarle los informes y estudios necesarios para su elaboración.
REQUISITOS PARA UN BUEN PRESUPUESTO Fijación Del Periodo Presupuestal La determinación de este periodo opera en función de diversos factores, tales como: estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa, el período del proceso productivo, las tendencias del mercado, ventas de temporada, etc. Por ejemplo, a una empresa estable en sus operaciones, le será más fácil hacer sus presupuestos por períodos más largos que otra que no lo sea. Otros factores que influyen en la fijación partidas de operación. Dirección Y Vigilancia Una vez aprobado el plan, cada uno de los departamentos recibirá la delegación de elaborar los presupuestos que les correspondan, con las instrucciones o recomendaciones que ayudarán a los jefes a poner en práctica dichos planes. El siguiente paso será hacer un estudio minucioso de las diferencias que surjan de la comparación de los datos reales con los predeterminados, revisar periódicamente las estimaciones y, de ser necesario, modificarlas en función con la entidad a la que pertenecen, etc.
REQUISITOS PARA UN BUEN PRESUPUESTO Resumiendo, se puede decir que El Presupuesto debe tener, cuando menos, los siguientes puntos primordiales 1. Conocimiento de la entidad, pues es la base para hacer El Presupuesto con adecuación. 2. Una planificación general previa, que integra la determinación de políticas y objetivos futuros generales, a gran nivel. 3. La formación de programas, detallados, o analíticos, que conviertan los objetivos generales, en planes de operación. 4. La cuantificación, en términos monetarios en unidades de valor reconocido, de los planes operativos. 5. El control, o sea la realización de que los planes presupuestados se cumplan, o se superen, pero en todo caso con un análisis de las variaciones o desviaciones, conocimiento de sus causas, y sus posibles rectificaciones o ajustes a tiempo.
Gerencia y sistema presupuestario. El sistema presupuestario es un proyecto detallado de los resultados de un programa oficial de operaciones, basado en una eficiencia razonable. Aunque el alcance de la “eficiencia razonable “ es indeterminado y depende de la interpretación de la política directiva, debe precisarse que un proyecto no debe confundirse con un presupuesto, en tanto no prevea la corrección de ciertas situaciones para obtener el ahorro de desperdicios y costos excesivos. El presupuesto representa la etapa de evaluación y control expresada en términos cuantificables (económico-financiero) de las diversas áreas o unidades de la empresa como parte de sus planes de acción a corto plazo todo eso enmarcado dentro del plan estratégico adaptado inicialmente por le empresa y determinado por la alta dirección. Hasta hace algunos años ésta era la forma de administrar de muchos empresarios. El progreso o el fracaso de la organización era el premio o el castigo que obtenía únicamente el gerente y de esos resultados dependía la supervivencia en el puesto. Hoy el enfoque ha cambiado. Los resultados dependen generalmente de un grupo humano que se compromete y lucha por unos objetivos que se ha trazado.
Preparación e instalación de un sistema presupuestario. El presupuesto es utilizado como una herramienta planificación y control que debe considerar cinco etapas en su preparación e instalación, ya se trate de comenzar o cuando ya se tenga implementado el sistema. Estas etapas son fundamentales para un buen sistema presupuestario y poseen una relación. Las etapas son: Preiniciación Elaboración del presupuesto Ejecución Control Evaluación El presupuesto de una organización supone la base para tomar la decisión que permite que las realizaciones efectivas se ajusten lo más posible a sus objetivos establecidos, normalmente se elaboran los presupuestos para periodos de un año, representando la concretización de los objetivos fijados a más largo plazo. Tiene por objeto prever la asignación de los recursos entre las diferentes alternativas de gasto, así como los ingresos con que financiarlos.
presupuesto de ventas.
El punto clave para la exactitud de la mayor parte de los presupuestos de efectivo, es la proyección de las ventas. Son estimaciones que tienen como prioridad determinar el nivel de ventas real y proyectado de una empresa, para determinar limite de tiempo. El presupuesto de ventas se encuentra compuesto por las siguientes categorías: Productos que comercializa la empresa Servicios que prestará Los ingresos que percibirá Los precios unitarios de cada producto o servicio El nivel de venta de cada producto El nivel de venta de cada servicio El presupuesto de ventas se basa en el pronóstico de ventas, por lo que dicho pronostico debe ser realizado cuidadosamente y con exactitud para que el proceso presupuestal sea mucho más confiable.
Presupuesto de ventas. El pronóstico de ventas suministra los gastos para elaborar los presupuestos de:
Producción Compras Gastos de ventas Gastos administrativos
El pronóstico de venta empieza con la preparación de los estimados de venta, realizado por cada uno de los vendedores, luego estos estimados se remite a cada gerente de unidad, dependiendo del tipo de organización que posea.
Presupuestos de gastos relacionados con las ventas. Este presupuesto incluye todos los gastos del departamento de ventas principal como de otras subdivisiones que existan y estén adscritas a la empresa principal. Para elaborar dicho presupuesto es condición importante tener presente al personal de ventas, sus sueldos y comisiones, ya que son ellos quienes visitan a los clientes y hacen que estos formulen pedidos.
Es el presupuesto de mayor cuidado por los gastos que ocasiona y su influencia en el gasto financiero. Se le considera como estimados proyectados que se origina durante todo el proceso de comercialización para asegurar la colocación y adquisición del mismo en los mercados de consumo.
Presupuesto de producción e inventarios. Para la valuación de los presupuestos de producción, inventarios y costo de producción y / o adquisición de los artículos vendidos, la mejor alternativa es la utilización de costos estándar, que constituyen las metas a lograr en el campo de la eficiencia y, dentro de esto, el estándar marginal representa la mejor posibilidad potencialmente aplicable; los costos estimados serían la segunda alternativa, básicamente en entidades de mediana y poca magnitud. Son estimados que se hallan estrechamente relacionados con el presupuesto de venta y los niveles de inventario deseado, donde el ejecutivo de más jerarquía en el área de producción tiene la responsabilidad de este presupuesto, ya que es la persona que tiene poder de mando o modo de tomar decisiones respecto a éste, quien a su vez puede delegar funciones y autoridad pero no responsabilidad. En realidad el presupuesto de producción es el presupuesto de venta proyectado y ajustados por el cambio en el inventario, primero hay que determinar si la empresa puede producir las cantidades proyectadas por el presupuesto de venta, con la finalidad de evitar un costo exagerado en la mano de obra ocupada.
Presupuesto de compras y materiales directos. Son estimados de compras preparado bajo condiciones normales de producción, mientras no se produzca una carencia de materiales esto permite que la cantidad se pueda fijar sobre un estándar determinado para cada tipo de producto así como la cantidad presupuestada por cada línea, debe responder a los requerimiento de producción, el departamento de compras debe preparar el programa que concuerde con el presupuesto de producción, si hubiere necesidad de un mayor requerimiento se tomara la flexibilidad del primer presupuesto para una ampliación oportuna y así cubrir los requerimiento de producción.
Sus objetivos se refieren básicamente: Garantizar el abastecimiento oportuno de la demanda interna de materias primas, materiales, artículos de consumo e inventarios para su venta en caso de una entidad comercial; Obtener adecuados precios de adquisición, lo cual incluiría el máximo aprovechamiento de descuentos por pronto pago y bonificaciones sobre volumen y, en su caso, rebajas sobre compras; y Coordinadamente con lo anterior evitar en lo posible la sobre inversión en inventarios.
Presupuesto de compras y materiales directos. Los requisitos básicos para su formulación son: Se requiere que esté perfectamente coordinado con el presupuesto de producción, teniendo en cuenta las mismas especulaciones y alternativas que en el presupuesto de ventas, en cuanto a que pueda estar ligado o desliado al presupuesto de producción, sobre la base de una cuota estándar mensual o como un programa de compras concretado, todo ello con la suficiente flexibilidad y considerando las características de la entidad, sus proveedores y las necesidades especificas del caso. Requiere de detalle para cada una de las materias primas y materiales que estén incluidos en el mismo, así como en cuanto a los periodos de compra. Estimar el inventario de materias primas y demás materiales al inicio del periodo a presupuestar: a este respecto es indispensable investigar y definir si dentro de este inventario existen artículos dañados, obsoletos, de lento movimiento, etc., que deben eliminarse. Investigar a actuales y posibles proveedores, seleccionarlos y determinar con cuáles se trabajará durante el período a presupuestar, obtener sus cotizaciones, definir sus condiciones de pago, plazos de entrega, descuentos, bonificaciones, etc., determinando además si se pueden o deben firmarse contratos para tener garantizados precios, fechas y condiciones a si sólo deben suscribirse pedidos anuales abiertos.
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