El tratamiento archivístico de los documentos en las fases de archivo de oficina y central (página 2)
Enviado por Josep Bernis
Instalación, que consiste en colocar físicamente los documentos en el lugar donde deben conservarse.
El archivo de oficina posee una utilidad inmediata para la acción administrativa por lo que el acceso a la documentación debería ser especialmente ágil.
Al mismo tiempo, dicho documentación debe estar controlada para evitar que con el movimiento de sus fondos, estos puedan extraviarse o separarse. Con el fin de conseguirlo, el encargado del archivo de cada oficina debe registrar el movimiento de dichos fondos, dejando constancia del expediente prestado u consultado, el nombre de la persona interesada, su firma, y las fechas de préstamo y devolución.
Con el fin de preservar la integridad de documentos valiosos o bien de aquellos consultados de manera habitual es recomendable librar una fotocopia de los mismos.
El tratamiento archivístico en la fase de archivo central
El archivo central recibe la totalidad de los expedientes en los que se haya dictado actos administrativos de resolución que afecten de alguna manera a los derechos e intereses de la Administración o de los ciudadanos, cuando dichos actos se han convertido en firmes y se han practicado por parte de la Administración aquellas actuaciones que habrán conducido a la total ejecución de sus pronunciamientos.
Los documentos de esta fase de archivo deben ser tratados por el archivero, son objeto de consulta frecuente por parte de los gestores de la documentación y, de manera puntual -directa o indirectamente- por el ciudadano.
Los documentos en esta fase de archivo poseen vigencia jurídica y administrativa y deben permanecer en esta fase hasta un máximo de diez años a partir de su ingreso, salvo excepciones razonadas.
Además de las funciones propias de cada fase de archivo, en los archivos centrales se realiza la asistencia técnica a los archivos de oficina para su organización y servicio. Al mismo tiempo, desde el archivo central se ayuda a las oficinas a preparar las transferencias en los plazos estipulados y se realizaron su colaboración el análisis de la producción documental, la identificación de las series documentales, el establecimiento de los diversos valores de los documentos y un primer avance de su posible valor histórico.
El tratamiento archivístico en esta fase de archivo consta de diversas operaciones, tareas y procedimientos:
Identificación, que procede básicamente de las Relaciones de Entrega, donde constan el órgano productor, con sus unidades, la función y el tipo documental. Esta identificación básica se completa con un estudio exhaustivo posterior.
Clasificación, en series documentales, que es como se han recibido las transferencias de las oficinas.
Ordenación, que viene dada por las oficinas.
Descripción, reflejada a través de diversos instrumentos de control y de información.
Instalación, tarea en la que los documentos se colocan en cajas de cartón y se instalan en depósitos.
Valoración de las Series Documentales, procedimiento esencial que consiste en establecer en cada una de ellas los valores que poseen sus documentos en función de los efectos que causan, de la información que contienen o de la importancia como fuente primaria para la historia o la ciencia y en el establecimiento de la prescripción de sus valores.
El responsable del archivo central debe recabar de las diversas oficinas una serie de informaciones, necesarias para el análisis de cada serie documental:
identificar las competencias y normas de procedimiento que se aplican a cada tipo documental
información sobre el trámite, que permitirá saber qué organismos intervienen en el mismo, con el fin de ssaber si se conservan duplicados en otras oficinas
información para el conocimiento de los valores de la serie documental y su período de prescripción
información sobre la frecuencia de consulta en la oficina, lo que determina el período de permanencia en cada fase
información sobre la reproducción del contenido de los documentos en otros documentos o en instrumentos de control.
Respecto a la organización de un archivo central, además de las Relaciones de entrega u Hojas de remisión hay que elaborar:
Un Inventario General, en fichas, según el cuadro de clasificación establecido
Un Índice General, que recoge por orden alfabético los nombres de personas, lugares o materias, además de las signaturas y los dígitos de clasificación.
Bibliografía
– CRUZ MUNDET, José Ramón
Manual de archivística
Fundación Germán Sánchez Ruipérez. Biblioteca del libro.
Madrid, 2001
– DUPLÁ DEL MORAL, Ana
Manual de Archivos de Oficina para Gestores. Comunidad de Madrid
Marcial Pons Ediciones Madrid, 2006
– HEREDIA HERRERA, Antonia
¿Qué es un archivo?
Ediciones Trea.
Gijón, 2007
Autor:
Josep Bernis Pueyo
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