Pronósticos de ventas

Pronósticos de ventas

El pronóstico de ventas pertenece al llamado Plan estratégico de mercadeo y este a su vez está incluido en el Plan estratégico de la compañía.

El plan estratégico de una compañía está compuesto de varias partes o informaciones, estas son:

• Análisis del entorno: -Económico, – Político, -Social, – Legal, -Ambiental, etc.

• Situación competencia

• Matriz DOFA

• Pronóstico de ventas

El pronóstico de ventas siempre será la parte más importante de un plan de mercadeo y aún del Plan estratégico de la compañía, ya que toda la empresa se moverá para adaptarse a la cifra futura de ventas del próximo periodo; la división de Producción deberá prepararse para poder fabricar las nuevas cantidades informadas por la división comercial o de mercadeo, esto puede implicar aumento de capacidad, la cual se puede conseguir o con compra de más maquinaria o con tercerización (outsourcing), la división de Finanzas deberá apropiar los recursos necesarios para la compra de la maquinaria o de las unidades adicionales en la tercerización , y la división de Personal o Recursos Humanos a su vez deberá contratar personal adicional para dicho aumento de capacidad.

Debido a la importancia de los pronósticos de venta es necesario hacerlos de la mejor forma posible, para ello hay dos grupos de métodos:

• Métodos Subjetivos

• Métodos Objetivos

Métodos subjetivos:

• Comité ejecutivo: Consiste en reuniones con los ejecutivos del primer y segundo nivel de la compañía (Presidente y Vicepresidentes) para , con base en la información de cada departamento, llegar a una cifra de ventas para el periodo próximo.

• Delphi ó Delfos: Es reunir a unos expertos externos para , previo estudio de las cifras de la empresa, que expresen sus opiniones sobre la cifra a vender en el período siguiente.

Este método tiene la ventaja de que estos expertos normalmente conocen muy bien el entorno en el que se desenvuelve la compañía pero no conocen las ventajas internas de esta, como si lo pueden conocer los ejecutivos en el método anterior.

• Vendedores: La opinión de los vendedores tiene la ventaja de que son ellos los que tienen la mejor información del mercado ya que están en permanente comunicación con los clientes, el único defecto de este método es lo conservadores que tienden a ser los vendedores ya que con base en la cifra de ventas es que le fijan las cuotas a cada vendedor y ya mayor parte de ellos buscan tener una cuota baja de cumplimiento que les facilita la labor de evaluación y control en le futuro.

Métodos objetivos:

Son esencialmente métodos matemáticos, el principal que se utiliza es el de las series de tiempo, el cual se basa en el análisis de las cifras antiguas de ventas para proyectar las cifras futuras.

En este procedimiento se parte de la base que todo número tiene 4 ingredientes o componentes así:

• Tendencia (T),

• Estacionalidad (E),

• Ciclicidad (C)

• Incertidumbre o Irregularidad (I)

Qué es Tendencia? Son cambios continuos, tanto positivos como negativos, que ocurren en un período de tiempo determinado.

Estacionalidad: Son cambios fuertes, positivos o negativos, que se presentan en ciertas épocas del año y se repiten en los años siguientes, las épocas mencionadas pueden ser: día del amor y la amistad, día del padre, día de la madre, temporada escolar, semana santa, navidad, etc.

La estacionalidad sólo se puede dar para períodos superiores a un año.

Ciclicidad: Son cambios continuos que ocurren en períodos largos de tiempo, cuya principal característica es que se conoce el inicio pero no se conoce el final, principalmente son ciclos económicos y se repiten con el transcurrir de los años.

Incertidumbre: Son alteraciones súbitas o fuertes que se presentan por situaciones ajenas a la compañía y que no se conoce si ocurrirá nuevamente, principalmente se presenta por fenómenos naturales como: terremotos, huracanes, o crisis en servicios públicos que pueden beneficiar a terceras personas o compañías.

El método se inicia con una modificación a la llamada ecuación de la recta: y=a +bx, donde Y y X son las variables, siendo X la variable independiente y Y la dependiente, y las incógnitas a buscar serían a y b , siendo b la pendiente de la recta, si es positiva será una recta en crecimiento y si es negativa será una recta en decrecimiento.

La nueva ecuación será V= a+bt, donde V es ventas y t es tiempo.

El pronóstico de ventas es igual a T x E, o sea Tendencia x Estacionalidad

Cómo encontramos T (tendencia)? Partiendo de unos períodos de tiempo, podemos calcular la ecuación necesaria mediante el sistema de mínimos cuadrados.

Iniciemos el método, supongamos que tenemos las ventas de 10 períodos de tiempo así:

Y nos piden pronosticar las ventas para los períodos 11-12 y 13

Cómo hallamos la ecuación? Por los mínimos cuadrados cuya fórmula es:

Reemplazamos valores en b así:

Los valores hallados son T (Tendencia), que significa que si todo sigue igual , se deberían vender estas cantidades en los períodos 11-12 y 13

Ahora debemos buscar la E (Estacionalidad)

Buscando quitarle irregularidad a las ventas, que en matemáticas se llama achatar, utilizaremos una herramienta llamada Promedio Móvil, este puede ser impar o par, es más utilizado es el Promedio Móvil base 3, y consiste en sacar un promedio primero de las tres cifras iniciales de ventas, o sea sumar y dividir por 3, luego se hace lo mismo

con el segundo, tercer y cuarto período, y así sucesivamente.

El resultado de la primera suma de los 3 periodos iniciales quedará ubicado en el segundo período, el cual corresponde a la mitad visual de 3 cifras (1+2+3)/3= 2

Revisando: 37.67 es el resultado de (45+38+30)/3, y luego (38+30+29)/3=32.33 y asi sucesivamente.

Qué hemos hecho hasta ahora?

Pasos:

• 1) Calculamos a y b

• 2) Definimos la ecuación

• 3) Conseguimos la tendencia de los períodos a pronosticar y esa es T

• 4) Sacamos promedio móvil de las ventas, para suavizar la gráfica (sugiero graficar las ventas contra el tiempo y en la misma gráfica colocar el promedio móvil con el tiempo y se podrá observar que el promedio móvil ha suavizado la gráfica inicial). En matemáticas el proceso de suavizar la gráfica se llama deflactar.

Esta columna del promedio móvil se llamará TC, por qué, de los cuatro conceptos: T, E, C e I, hemos quitado la E y la I que eran los que tenían irregularidades (ver gráfica de cada uno)

Ahora vamos a dividir las ventas (que tienen los 4 conceptos incluidos o sea ventas=TECI) entre TC, resultado TECI/TC= EI (se cancelan las T y las C)

Hemos añadido dos pasos más:

• 5) La columna resultante del promedio móvil se llamará TC

• 6) Dividimos Ventas (TECI)/TC y obtenemos EI y seguiríamos con el paso 7:

• 7) Ahora ubicamos EI en sus respectivos períodos

Hasta el momento no habíamos hablado de períodos de tiempo, llego el momento de hacerlo, como habíamos informado, sólo se puede trabajar en series de tiempo para períodos totales mayores a un año, debemos repasar como podemos dividir el año:

Semestres=2

Cuatrimestres=3

Trimestres=4

Bimensual=6

Meses=12

Supongamos que para este ejemplo el primer período o sea las ventas de 45 corresponden al tercer cuatrimestre del año 2009, entonces tendríamos lo siguiente:

Comenzamos en el 3 período ya que me informan que las ventas del primer período son las del 3er cuatrimestre.

Paso 8) Sacamos promedio aritmético de cada período:

O sea sumamos cada columna y la dividimos por el número de cifras que tiene cada período, ejemplo 1ª columna: (1.01+0.76+0.71)= 2.48, esto dividido entre 3= 0.83

• 9) La suma de los promedios aritméticos obtenidos debe ser igual al número de períodos , en este caso 3, si no lo es, debemos hacer regla de 3

Como el resultado dio 3.03, hacemos regla de 3 con cada período, (si 0.83 nos da 3.03 como resultado, cómo hacemos para que de 3? = 0.82

• 10) Los resultados obtenidos serán E, o sea 0.82-0.96 y 1.22, por qué E? porque con el promedio aritmético le quitamos la irregularidad (I) a los períodos, luego EI se transforma en E.

• 11) Ubicamos E en los períodos respectivos:

Importante tener en cuenta que colocamos 1.22 en el primer período, la cual corresponde a la E del período inicial que en este caso era el 3er cuatrimestre, cuál será la E que le corresponde al período 11 a pronosticar? La que le sigue a 1.22 o sea 0.82

• 12) Colocamos la E de los períodos a pronosticar:

• 13) Multiplicamos T x E:

• 14) La suma de T x E (en este caso 43,41) debe ser igual a la suma de T (44,24 en este caso), si no lo es, hacemos regla de 3 así:

• 15) Los resultados obtenidos serán el pronóstico final de ventas para los períodos 11-12 y 13

Autor:

José Eduardo García I.