Diseño de un modelo de información dinámico para la planificación y toma de decisiones de una empresa de ingeniería

RESUMEN

En el presente Trabajo de Grado se presenta el estudio que tuvo como propósito la elaboración de un modelo de información dinámico para la planificación y toma de decisiones de una empresa de ingeniería, para dar respuesta a la problemática que en la actualidad tiene planteada esta empresa. El estudio que se propone en este trabajo se desarrolló en una primera etapa como un estudio diagnóstico y en su segunda etapa se desarrolló como una investigación no experimental de tipo aplicada, ya que se planteó un modelo para la optimización al sistema actual de la empresa. Para ello el trabajo abarca los siguientes resultados: a) Determinación de la situación actual de la empresa, b) Identificación y selección de productos, c) Análisis y definición de Procesos, d) Definición de diagramas de caracterización, y determinación de recursos necesarios para los procesos, e) Definición de indicadores de gestión de los procesos a través de la elaboración de matrices de control, f) Determinación de indicadores de gestión de procesos claves a través de consulta con dueños de procesos g) Definición del flujo de información h) Presentación del modelo de información dinámico i) Conclusiones y Recomendaciones. Se logró con este trabajo un modelo de información dinámico para la planificación y toma de decisiones de una empresa de Ingeniería.

Palabras claves:

1. Modelo. 2. Información 3. Dinámico. 3. Planificación. 4. Toma de Decisiones. 4. Ingeniería.

INTRODUCCIÓN

En este mundo de hoy en que la rapidez, la eficiencia y la calidad tienen un lugar primordial dentro de la empresa moderna, donde la información es el arma más poderosa para competir en un mercado cada vez mas duro con altos grados de exigencia, solo una organización preparada permitirá a la organización mantenerse en el tiempo y hacer que esta logre sus objetivos.

Para que la empresa moderna obtenga los mayores beneficios posibles, es necesario que esta reduzca sus costos, para mantenerse competitiva frente a sus similares en el mercado en el cual participa, y la forma de lograr esto es con una buena organización interna, monitoreando a través de la información disponible, todas las operaciones para tomar las decisiones necesarias en el momento oportuno.

La empresa de ingeniería donde fué desarrollado el presente trabajo, se ve enfrentada a la difícil situación de tomar decisiones día a día sin contar con un sistema de información ni de gestión oportunos que permitan planificar las operaciones diarias, mensuales o periódicas, ni saber la rentabilidad de sus proyectos.

El presente proyecto tuvo como propósito desarrollar un modelo de información dinámico para la planificación y toma de decisiones de una empresa de Ingeniería que garantiza información oportuna y permite la planificación de las actividades claves de la empresa.

Este trabajo es importante porque proporciona un modelo que puede ser aplicado posteriormente en pequeñas y medianas empresas de ingeniería y además plantea una solución a una empresa de ingeniería para su sistema de planificación y toma de decisiones que permite la disponibilidad inmediata de información y de esta manera también tomar decisiones oportunas (en base a hechos y cifras) para poder planificar adecuadamente las operaciones de la empresa, determinar la rentabilidad de sus proyectos, y orientar las actividades diarias hacia sus objetivos estratégicos.

Este trabajo se desarrolla dentro y para las operaciones de una empresa de ingeniería, específicamente está orientado hacia los sistemas de gestión de ingeniería y el flujo de información en las actividades claves que garantizan una adecuada y oportuna toma de decisiones y planificación de las operaciones y estrategias.

Para el desarrollo del Modelo de información dinámico para la planificación y toma de decisiones de una empresa de ingeniería se utiliza un modelo de gestión que optimiza el sistema actual de la empresa. Para ello se procedió de la siguiente manera: determinación de la situación actual de la empresa, identificación de productos, análisis y definición de procesos, definición de diagramas de caracterización, y determinación de recursos necesarios para los procesos, definición del control de los procesos a través de la elaboración de matrices de control y fijación de indicadores, definición de flujo de información, presentación del modelo de información dinámico para la planificación y toma de decisiones de la empresa, conclusiones y recomendaciones.

Este proyecto consta de los siguientes capítulos. Capítulo 1: se expone el problema objeto de investigación. En el capítulo 2: se presenta el marco teórico, donde se detallan los aspectos referidos a la revisión de literatura, bases teóricas, sistema de preguntas de investigación y sistema de operacionalización de las variables que sustentan el estudio. En el Capítulo 3: se explica el diseño metodológico que se sigue para realizar el estudio. Capítulo 4: la presentación de los resultados. Capítulo 5: Presentación del Modelo. Finalmente se presentan las conclusiones, recomendaciones, la bibliografía, los apéndices y anexos.

CAPÍTULO 1

EL PROBLEMA

Los procesos de internacionalización de mercados, y el acceso prácticamente inmediato, a la información, han generado la idea de una gran masa social capaz de conocer y por tanto contagiarse, de manera casi instantánea del flujo informativo a que se ve sometida. Los competidores de un mercado, ahora son capaces de conocer de forma inmediata las estrategias de sus rivales, aunque estén en un entorno geográfico y cultural muy lejano y distinto.

Hoy en día la información es el arma más poderosa para competir en un mercado cada vez mas duro con altos grados de exigencia, además, la rapidez, la eficiencia y la calidad tienen un lugar primordial dentro de la empresa moderna, donde, solo una organización preparada para estos cambios vertiginosos, podrá mantenerse en el tiempo y lograr sus objetivos.

Una organización preparada significa contar con una buena organización interna, monitoreando a través de la información disponible todas las operaciones, para tomar las decisiones necesarias en el momento oportuno y planificar adecuadamente las actividades y recursos para obtener los mayores beneficios posibles, de tal forma que se reduzcan los costos y así mantenerse competitiva frente a sus similares en el mercado en el cual participa.

El servicio de ingeniería hace primordial un correcto manejo de la información, por lo cual es de vital importancia considerar que la toma de decisiones y la planificación en el rubro de la empresa de ingeniería, donde se desarrolla este trabajo, requiere de la oportunidad, calidad, y eficiencia necesarias para hacer frente a todos los cambios en el entorno.

La Empresa de Ingeniería, es una empresa Venezolana fundada, en Ciudad Guayana Estado Bolívar en noviembre de 1992, por un grupo de profesionales quienes visualizaron y conceptualizaron el negocio para concentrarse en él. La empresa presta servicios de ingeniería de consulta para el desarrollo de ingeniería básica y de detalle, especificación y soporte en la procura de materiales y servicios. La conforman un equipo multidisciplinario de profesionales con amplia experiencia en proyectos Industriales, especialmente de la Industria petrolera nacional, empresas básicas de Guayana y empresas privadas nacionales.

Actualmente La Empresa está posicionada claramente en el mercado de la ingeniería a nivel regional, posee una cartera de clientes reducida pero importante, que ocupan la máxima capacidad de la empresa y le otorgan cierta tranquilidad, pero los clientes cada vez más exigentes no le permite quedarse estancada, sino por el contrario le exige constantes avances en el plano de los servicios que está prestando.

La Empresa cuenta actualmente con una capacidad de producción de 60.000 h-h /año, una facturación de menos de 50.000 unidades tributarias, 20 empleados, un espacio físico de 400 m2 de oficina y los siguientes equipos principales: un (01) servidor de red (Windows 2000 server), red lan (TCP/IP) con servicio de e-mail interno, 01 servidor de internet dedicado (banda ancha), 26 PC desktop / laptop en red, 01 impresora HP Deskjet 1120 (tamaño A2) en red, 02 plotters HP designjet 450C/1050C (tamaño A0). Como se mencionó anteriormente esta capacidad está utilizada actualmente en su totalidad.

La organización se ve enfrentada a la difícil situación de tomar decisiones día a día sin contar con un sistema de información, ni de gestión oportunos que permitan retroalimentar y planificar las operaciones diarias, mensuales o periódicas, ni saber con precisión la rentabilidad de sus proyectos a pesar de que cuenta con las herramientas adecuadas como hardware, software y capital humano calificado. Como evidencia de esto se muestra en las figuras que se presentan a continuación, el análisis de los datos de uno de los proyectos desarrollados en el 2003. Esta información se determinó seis meses después de concluidos los proyectos, ya cuando no había más remedio que asumir los costos y pérdidas de ellos (ver gráficos 1 y 2).

En la primera figura se observa que las horas-hombre ejecutadas en el proyecto han sido mayores que las horas-hombre facturadas, lo cual evidencia un porcentaje de desviación negativa con respecto a lo facturado de 73%. En la figura siguiente se ratifica la información, tomando como base sólo la disciplina civil. Pero en cualquiera de los dos casos, la actividad donde hay mayor consumo de horas y por ende mayor desviación negativa es la actividad de cálculo.

Estas desviaciones desfavorables para las operaciones de la empresa obviamente evidencian un problema que no pudo ser manejado en su momento por falta de oportunidad de la información y de métodos adecuados para comunicarlo, por lo cual no se han tomado las acciones ni decisiones pertinentes para resolverlo, ni existe la retroalimentación para una planificación de los proyectos acorde a la dinámica.

La situación anteriormente planteada conllevó a la necesidad de realizar el presente estudio que permitió dar respuestas al siguiente planteamiento problemático: No contar con adecuados sistemas de información, que retroalimenten los sistemas de gestión en forma oportuna, el desconocimiento de indicadores gerenciales, de productividad, de calidad en la empresa de ingeniería, han ocasionado la toma de decisiones importantes basados no en hechos sino en la intuición y no ha permitido planificar adecuadamente las operaciones de la empresa, por lo cual se hizo necesario desarrollar un Modelo de información dinámico para la Planificación y Toma de Decisiones y de esta manera mejorar y garantizar información oportuna y por ende dar una base sólida para el desarrollo de las operaciones de la empresa.

Este trabajo es importante porque proporcionó un modelo que puede ser aplicado posteriormente en empresas de ingeniería y además planteó una solución a La Empresa de Ingeniería para su sistema de planificación y toma de decisiones que permite la disponibilidad inmediata de información y de esta manera también tomar decisiones oportunas (en base a hechos y cifras) que retroalimentan el sistema de gestión para poder planificar adecuadamente las operaciones de la empresa, determinar la rentabilidad de sus proyectos, y orientar las actividades diarias hacia sus objetivos estratégicos.

Este trabajo se desarrolló dentro y para las operaciones de La .empresa de ingeniería, específicamente está orientado hacia los sistemas de gestión de ingeniería y el flujo de información en las actividades claves que garanticen una adecuada y oportuna toma de decisiones y planificación de las operaciones y estrategias.

El modelo que se propuso en el presente trabajo se desarrolló en una primera etapa como un estudio diagnóstico, donde se utilizaron herramientas como el análisis FODA, listas de chequeo basadas en los requisitos de la norma de excelencia de gestión y la norma ISO 9001 (2000), que permitieron identificar las fortalezas y debilidades de la empresa. En una segunda etapa, se desarrolló como una investigación no experimental de tipo aplicada ya que permitió entonces a través del análisis de la situación actual de La organización, en cuanto a sus procesos, productos y sistemas de información presentar un modelo de información dinámico para la planificación y toma de decisiones de la empresa de ingeniería.

1 OBJETIVOS

Con la realización del presente estudio se lograron los siguientes objetivos:

1.1 OBJETIVO GENERAL

Elaborar un modelo de información dinámico para la planificación y toma de decisiones de una empresa de Ingeniería y de esta manera mejorar y garantizar el flujo de información oportuna y por ende una base sólida para el desarrollo de las operaciones de la empresa (procesos y servicios).

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1.2.1 Analizar situación actual de la empresa de Ingeniería.

1.2.2 Determinar los productos y /o servicios que representan a la empresa.

1.2.3 Analizar y determinar procesos claves de la empresa e interrelación entre los procesos.

1.2.4 Determinar caracterización y recursos necesarios de los procesos claves de la empresa.

1.2.5 Determinar y aprobar indicadores de gestión de los procesos claves de la empresa.

1.2.6 Proponer modelo de información dinámico para la planificación y toma de decisiones de la empresa de Ingeniería.

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