Negocios y Contabilidad (página 2)

El medio por el cuál se resuelven muchos de los problemas relacionados con la evidencia económica y financiera es el objeto principal de la Técnica Contables. La selección que la contabilidad realiza de los diferentes hechos reales son aquellos que impactan en lo económico, es decir, en aquellos que pueden ser medidos y expresados en términos monetarios y son éstos en los cuales centra su interés fundamental. La contabilidad también provee los mecanismos necesarios para el registro de los hechos seleccionados, el cual se basa en el principio fundamental de la partida doble o también conocido como principio de dualidad económica. Los mecanismos por los cuales los hechos económicos son acumulados y resumidos también son provistos por la contabilidad.

De acuerdo a lo anterior la contabilidad se encuentra en cualquier lugar donde sea necesario procesar información de negocios. Las empresas deben, por lo tanto, implementar un sistema de contabilidad – por elemental que este pudiera resultar -, si desean contar con información relevante y relacionada con la rentabilidad y dirección de sus negocios.

Capital, activos y pasivos

La contabilidad, como técnica auxiliar de la ciencia económica, utiliza ciertos conceptos fundamentales para satisfacer las funciones que de ella se espera. El capital – y sus variaciones -, los activos y pasivos constituyen algunos de estos conceptos.

EL CAPITAL

El capital debe ser conformado por una empresa para financiar sus actividades económicas. Los recursos que son transferidos inicialmente a una empresa, por los inversionistas, para que ésta los explote con la finalidad de obtener resultados favorables conforman el capital de la empresa. El capital, por lo tanto, se define, en este análisis, como aquellos recursos de los cuales la empresa logra extraer prestaciones concretas para apoyar su función productiva y, por lo mismo, no sólo corresponde a dinero, sino que a cualquier otro bien, sea material o no, con algún valor de intercambio económico que han aportado los inversionistas.

Supongamos que un inversionista transfiere a una empresa lo siguientes recursos: camión, mercaderías, muebles, computadores y máquinas. No es posible determinar el monto de los recursos transferidos hasta que se haya determinado el valor de cada uno de ellos. Para esto, puede ser necesario llevar a cabo un procedimiento de tasación. La tasación puede ser realizada por diferentes medios; tasadores profesionales, precios de mercado, acuerdo entre las partes, etc. Supongamos, entonces, que estos bienes ya han sido tasados y, por lo mismo, se les han asignado los valores expuestos en la tabla siguiente:

De esta forma podemos decir que los recursos invertidos por los inversionistas y, que se constituyen en el capital de la empresa, ascienden a $23.125.000.

Ahora bien, si un inversionista ha adquirido un bien a crédito y decide transferirlo a una empresa, para que ésta conforme su capital inicial, puede ser conveniente transferir no sólo el bien sino que también la deuda asociada que se encuentre pendiente de pago por parte del dueño.

Considere que un inversionista que decide transferir a una empresa un camión avaluado en $17.000.000. El inversionista mantiene una deuda asociada al financiamiento del bien aportado de $5.000.000. El inversionista considera que este negocio, no sería muy interesante si transfiere este bien teniendo él que soportar la carga financiera asociada al camión, por lo que ha decidido transferirla junto a él.

En este caso el capital inicial que debe reconocer la empresa se calcula en la tabla siguiente:

De esta forma, la tabla anterior, presenta el capital inicial, realmente aportado por el inversionista, el cual asciende a $18.125.000.

ACTIVOS Y PASIVOS

De acuerdo a lo que se ha explicado en los párrafos precedentes podemos denominar Activos a todos aquellos recursos apreciables en dinero que puedan ser utilizados para obtener prestaciones concretas y favorables en la explotación de una actividad económica y, que son financiados tanto por los inversionistas de capital como por terceros – acreedores -.

Para evitar confusiones futuras recuerde que, en este análisis, se considera que los activos constituyen los recursos de los cuales dispone un negocio para llevar a cabo su actividad económica mientras que el capital constituye aquella parte de los activos financiados por los inversionistas.

Los Pasivos constituyen la fuente de financiamiento de los activos. La fuente de financiamiento puede constituir obligaciones tanto con los inversionistas como con terceros denominados genéricamente acreedores. Cuando las obligaciones correspondientes al capital, es decir, obligaciones con los inversionistas constituyen pasivos no exigibles y cuando éstas se mantienen con los acreedores se denominan pasivos exigibles.

Ecuación fundamental del capital

O ECUACIÓN DEL INVENTARIO

La ecuación del inventario – que constituye el axioma fundamental de la contabilidad -, corresponde a la expresión matemática de lo expuesto hasta aquí.

Como se puede apreciar, la ecuación del inventario posee 3 elementos básicos; Capital, representado por "K"; Activos, representado por "A" y; Pasivos, representado por "P". Como expresión matemática, la ecuación del inventario, puede ser presentada de diferentes formas, lo que depende de cuál sea el componente que se desee determinar o cuál relación se desee describir:

1.- Presentación por componente[3]

• a. Obteniendo el monto representativo del Capital (Variable K):

• b. Obteniendo el monto representativo de los activos (Variable A):

• c. Obteniendo el monto representativo de los pasivos (Variable P):

2.- Presentación por relación o Balance General:

• a. Presentación por relación de los activos y su financiamiento:

Nótese que esta presentación equivale al monto representativo de los activos, descrita en el punto 1, b, anterior.

La relación de los activos y su financiamiento, pude ser presentada de acuerdo al formato, horizontal o vertical, del Balance General:

a.1. Presentación horizontal de Balance General:

a.2. Presentación vertical de Balance General:

La tabla siguiente muestra la aplicación de la ecuación del inventario a través de la relación del activo con su financiamiento. Considere el caso en que un inversionista transfiere a una empresa en formación una cierta cantidad de activos con sus respectivos pasivos asociados:

El formato utilizado permite responder diferentes preguntas relacionadas con la fuente de financiamiento de los activos. Suponga que un inversionista le formula la siguiente pregunta: ¿Por qué el balance general anterior presenta un monto de activos que asciende a $6.957.000 si su capital refleja propiedad sobre los mismos de sólo $4.977.000. La ecuación del inventario, a través del formato presentado, nos indica que éstos han sido financiados en $4.977.000 por los inversionistas. Los restantes $1.980.000 han sido financiados por acreedores. Esta diferencia constituye la diferencia entre los activos disponibles y los activos aportados por los inversionistas de capital.

Balance general

El balance general, también llamado estado de situación, corresponde a otra forma de presentar la ecuación del inventario, donde los componentes; capital, activos y pasivos, se disponen de tal forma de provocar una comprobación de sumas, el que puede ser presentado tanto en forma horizontal como vertical. En el punto 2.a.1 se presenta la ecuación del inventario de acuerdo al formato horizontal de Balance General y en el punto 2.a.2 se presenta en forma vertical.

Considere que la tabla siguiente presenta los activos y pasivos que una empresa ha recibido para la conformación de su capital, los que se encuentran debidamente valorizados:

El balance general, según formato horizontal, que describe este aporte es el siguiente:

Utilizando los mismos antecedentes del caso anterior se presenta, en el cuadro siguiente, el formato vertical del Balance General:

Medición de los beneficios

La medición de los beneficios que provienen de la explotación de una actividad económica constituye una función principal de la contabilidad. La medición de los beneficios requiere básicamente que se realice la comparación entre el capital con el cual se dio inicio – capital inicial – a la actividad y aquel con el que se dio fin – capital final – a la misma. La diferencia resultante entre el capital inicial y el final corresponde a los beneficios generados. Si el capital inicial resulta ser menor al capital final se ha originado utilidad, si por el contrario, el capital inicial resulta ser mayor que el capital final se ha originado pérdida. Si no existe diferencia entre el capital inicial y final, la empresa no ha experimentado mejoras económicas.

De lo anterior se desprende que la función empresarial tiene entre sus objetivos de mayor relevancia situar el capital final por encima del capital inicial.

BASES PARA LA MEDICIÓN DE LOS BENEFICIOS

Los procedimientos utilizados para la determinación del capital inicial y final deben considerar que existe una justificación para las diferencias que entre ellos se originan. Las diferentes transacciones económicas que son realizadas por las empresas dan paso a los resultados obtenidos por las mismas y son ellas, en definitiva, la causa de tales diferencias. Pero si se desea calcular los resultados logrados por una empresa ¿después de cuantas transacciones se debiera calcular estos resultados?. La determinación de los resultados podría ser realizada luego de cada una de las transacciones realizadas y, desde luego, esto resulta conveniente en aquellas actividades económicas caracterizadas por transacciones de baja recurrencia pero que involucran una gran cantidad de recursos y beneficios asociados. Sin embargo, para aquellas actividades económicas caracterizadas por una alta recurrencia no resulta operativa la determinación de los beneficios originados luego de cada una de ellas, más aún, esto podría entorpecer las actividades comerciales habituales de la empresa.

Los profesionales contadores han convenido una respuesta a esta interrogante; ¡la definición de períodos de tiempo! En la determinación de los resultados se consideran todas las transacciones que se hayan realizado dentro de un período de tiempo definido.

Considere que una empresa da inicio a sus negocios con un capital inicial de $950.000. Luego de haber realizado un cierto número de transacciones económicas la empresa finaliza sus negocios con un capital final de $1.030.000. La figura siguiente describe la comparación entre el capital inicial y final comprometidos en los negocios de esta empresa.

La figura anterior describe un período de tiempo comprendido entre enero y diciembre de 2006. En este período la empresa ha realizado un cierto número de transacciones que han originado resultados ascendentes a $80.000.

Período de tiempo

Los períodos de tiempo, que los profesionales contadores reconocen como de utilidad en la medición de los beneficios originados por la explotación de una actividad económica, corresponden a; un mes, un trimestre, un semestre o un año, sin embargo, esto no significa que no puedan ser reconocidos otros intervalos de tiempo. No importando la fracción de tiempo considerado en la medición de los resultados, se le denomina ejercicio o ejercicio comercial a aquel período de tiempo que se constituye en la base de dicha medición. Sin embargo, en la práctica habitual de los negocios, en el mundo globalizado, se reconoce preferentemente como ejercicio comercial al período de actividad económica comprendida dentro de un año calendario.

Movimientos económicos

Si las transacciones que realiza una empresa tienen efecto sobre el capital entonces se ha originado un movimiento económico.

Aquellos que tienen la responsabilidad de dirigir la empresa hacia los beneficios esperados deben destinar recursos que resultan, más bien, limitados a las operaciones que generen efectos favorables sobre su capital. El tratamiento de aquellas operaciones que no afectan el capital y de aquellas que generan efectos positivos sobre él difiere y, deben por lo tanto, ser disgregados con la finalidad de gestionarlos en forma adecuada.

Objetivos de negocio

De acuerdo a lo expuesto, hasta aquí, podemos inferir que uno de los objetivos de mayor relevancia empresarial lo constituye situar el capital inicial por encima del capital final. Entre mayor sea la diferencia resultante entre el capital inicial y final, mayor es la rentabilidad que presenta la actividad económica que se explota.

En el cuadro siguiente se muestran los capitales iniciales y finales de 5 diferentes empresas con los cuales se determina el resultado de cada una de ellas, en un período de tiempo determinado:

En el cuadro siguiente se muestran los resultados de 5 períodos de operación de la empresa 6, correspondientes a 5 años consecutivos:

Nótese que, el capital final para un período, constituye el capital inicial para el período consecuente.

Si se da término a este negocio, al final de los 5 años de explotación, los resultados originados constituyen, precisamente, la diferencia resultante entre la comparación del capital con que se dio inicio al negocio y aquel con que se da término al mismo. En este caso los resultados comprenden una utilidad ascendiente a $1.300.000:

La explotación del capital

Las empresas requieren capitales para financiar la explotación de sus actividades económicas, las que realizan con la finalidad de originar beneficios económicos favorables. Una vez que un negocio puede disponer del capital requerido, la modificación favorable de éste resulta ser una prioridad. La modificación, a la que nos referimos, guarda relación con la actividad económica que ellas explotan. La actividad económica que una empresa ha decidido explotar se encuentra caracterizada por un objeto de explotación, es decir, el bien o servicio que se constituye en el centro de las actividades económicas del negocio. La cuestión fundamental de una actividad económica radica en originar recursos por encima de aquellos que se han comprometido en la generación de los mismos, lo que se consigue a través del proceso de creación de valor.

Estado de resultados

El estado de resultados o también llamado estado de pérdidas y ganancias, corresponde a la descripción de las variaciones que ha sufrido el capital inicial como consecuencia de las transacciones económicas realizadas en un negocio. La descripción de las modificaciones del capital, que el estado de resultados presenta, considera todas aquellas transacciones realizadas dentro de aquel período de tiempo en el cual se ha explotado éste y, en rigor, se consideran sólo los movimientos económicos.

El capital es descrito en el balance general y sus variaciones son descritas en el estado de resultados lo que hace de ambos estados informativos complementarios.

El estado de resultados puede ser presentado a través de un formato horizontal como vertical.

Considere que una empresa adquiere un bien con la finalidad de comercializarlo a un precio mayor al de compra. Los datos de esta operación se presentan en la tabla siguiente:

De acuerdo a la tabla anterior podemos distinguir los siguientes componentes:

• Ventas: Constituye los ingresos brutos, es decir, los ingresos provenientes de la explotación, antes de la deducción de los costos asociados a los mismos.

• Costo de venta: Constituye los costos asociados a los ingresos brutos.

• Resultados (Ingresos Netos): Constituyen los ingresos brutos menos sus costos asociados:

La relación "costo – gasto – pérdida[4]

Los costos corresponden a aquellos egresos financieros en los cuales se incurre con la finalidad de adquirir recursos de los cuales se espera extraer prestaciones concretas que apoyen los objetivos de negocio. De acuerdo a esta definición los activos representan costos. Una vez que se ha logrado extraer de ellos las prestaciones que justificaron su erogación, los costos expiran transformándose en gastos. Es decir, que los gastos constituyen costos expirados. Las pérdida constituyen aquellos costos que se han erogado con la finalidad de extraer de ellos prestaciones concretas pero que, sin embargo, no proveen dichas prestaciones. Estos tres términos muchas veces utilizados arbitrariamente se encuentran profundamente relacionados

Autor:

Luis E. Olmos M.

Santiago de Chile

[1] Básicamente, rentabilidad se refiere a la relación entre los recursos que se invierten y los beneficios que ellos originan.

[2] Básicamente, riesgo se refiere a la probabilidad de que los hechos no sucedan como se espera.

[3] Utilizando las reglas del álgebra.

[4] Costo, Gasto y Pérdida: ¿Cuál es la diferencia entre costo gasto y pérdida? En primer lugar, se debe aclarar que, no existe diferencia sino relación entre los términos costo, gasto y pérdida. La definición de costos versa así: "Es el sacrificio económico incurrido en la obtención de activos, con la finalidad de obtener beneficios futuros". Esto quiere decir que, los costos son activos y por lo tanto deben ser clasificados como tales en la Hoja de Balance. Por ejemplo, cuando una empresa comercializadora adquiere mercaderías para la venta incurre en un costo denominado Existencias. Pero, ciertamente, la adquisición de esta existencia ha sido realizada para, luego, ser vendida con algún beneficio. Así, la empresa ha realizado un sacrificio económico para la adquisición de esos activos (existencias) con la finalidad de obtener beneficios futuros que corresponde a las utilidades por ventas que espera obtener. Los Gastos representan "costos expirados", es decir, a aquellos costos que ya han proporcionado los beneficios para lo cual han sido adquiridos. Así, la proporción del costo de las existencias que representan las existencias vendidas, debe ser retirado de la hoja de balance y ser imputados al Estado de Resultado donde se concentran, por supuesto, los gastos y las pérdidas. Sería improcedente mantener esta proporción en la hoja de balance como un activo, ya que estas mercaderías ya no existen en la empresa; ellas han sido vendidas. Esta parte proporcional, se ha convertido, entonces, en "gasto", es decir, en un costo expirado. Si aquella mercadería sufre un imprevisto que la inutiliza, es decir, no podrá ser vendida, este costo se ha convertido en una pérdida, puesto que no ha generado beneficio y no lo generará. Se debe tener presente que la parte proporcional de los costos de las mercaderías vendidas se denomina "Costo de Ventas" y deben figurar en el Estado de Resultado. Esto parece ser contradictorio con lo anterior, puestos que los costos se ubican en la hoja de balance. Se debe entender que la partida "Costo de Venta" es un "gasto" denominado "Costo de ventas" para relacionar a éstos con el giro de la empresa y, de esta manera impedir su confusión con otros tipos de gastos como los que generan la Administración y las Ventas.