PASO 1: IDIOMA ¿Cómo hacer un documento Word accesible? Indicar el idioma del documento.
Si en partes del texto, el idioma cambia respecto al del documento, también hay que indicarlo.
Esta pauta es fundamental para que los productos de apoyo como un lector de pantalla puedan dar acceso a los contenidos en el idioma correctamente a los usuarios.
PASO 2: TIPOGRAFÍAS ¿Cómo hacer un documento Word accesible? Es conveniente utilizar tamaños de fuente entre 12 y 18 puntos sobre todo cuando el documento se va a imprimir.
Utilizar las fuentes de tipo normal, evitar el uso de cursiva. Si se utilizan negritas para enfatizar el texto, usar con moderación.
Use tipo de fuentes estándar, con caracteres claros en las que sea fácil distinguir mayúsculas de minúsculas. Son recomendables las de la familia Sans Serif (por ejemplo, Arial, Verdana, etc.) entre otras.
PASO 3: IMÁGENES ¿Cómo hacer un documento Word accesible? Deben ir posicionadas en línea con el texto, de forma que se asegure que mantienen la referencia con el texto donde han sido colocadas.
Para hacerlo, hay que seleccionar el objeto imagen, ir a la pestaña Diseño de página > Posición > En línea con el texto.
PASO 3: IMÁGENES ¿Cómo hacer un documento Word accesible? Deben contener su correspondiente texto alternativo.
Para añadir un texto alternativo a una imagen, hay que seleccionarla y hacer click con el botón derecho del ratón.
Una vez dentro del menú contextual, seleccionar la opción de Formato de imagen > Formato de imagen > Texto alternativo seleccionar esta última e incluir el texto alternativo en la caja de texto con el nombre “Descripción”.
PASO 3: IMÁGENES ¿Cómo hacer un documento Word accesible? Cuando el texto alternativo es una descripción larga (p.e. en gráficos o esquemas) se recomienda lo siguiente:
Incluir la descripción larga en el texto normal referenciando la imagen.
Insertar un hipervínculo junto a la imagen que enlace con la descripción larga situada en otra parte del documento (p.e. un anexo). Incluir un hipervínculo que lleve de vuelta a la imagen.
Ofrecer un documento universal como un “.txt” que incluya todas las descripciones largas de las imágenes.
PASO 4: COLORES ¿Cómo hacer un documento Word accesible? Elegir correctamente la combinación de colores de todos los elementos del documento
Combinación más accesible: Texto negro sobre un fondo blanco.
Para comprobar los niveles de contraste, utilizar las herramientas ya comentadas.
PASO 5: ESTILOS ¿Cómo hacer un documento Word accesible? Dar una estructura lógica al contenido.
Para conseguirlo, hay que definir grupos de contenidos principales o secciones, y a cada una de estas secciones asignarle un encabezado o “Título1“ dentro de estos se podrá definir otra clasificación de grupo de contenidos de segundo nivel que serán “Título2”, y así sucesivamente.
A través de la pestaña Inicio > Estilos, y a Título1, Título2, Título3,… se le pueden asignar características diferentes de presentación como tamaño, color, sangría, etc.
PASO 6: LISTAS NUMERADAS Y NO NUMERADAS ¿Cómo hacer un documento Word accesible? Es conveniente el uso de numeración y viñetas siempre que queramos representar listas de elementos.
Para marcar un grupo de elementos como lista, accedemos a la pestaña Inicio > Numeración en el grupo de opciones “Párrafo”.
PASO 7: COLUMNAS ¿Cómo hacer un documento Word accesible? Solo utilizarlas si realmente es necesario, ya que los usuarios que usan tecnologías de apoyo tienen dificultades para acceder a la información de columnas.
No deberemos usar tabuladores o tablas para simular el texto en multicolumna, y tampoco separar las columnas con amplios espacios en blanco. Deben crearse con la herramienta de Word diseñada a tal efecto:
Accederemos a esta opción a través de la pestaña Diseño de página > Columnas, en el grupo de opciones de “Configurar página”.
PASO 8: TABLAS ¿Cómo hacer un documento Word accesible? No crear tablas con tabulaciones o espacios, sino con la herramienta de Word destinada a ello.
No crear tablas excesivamente grandes, si es posible que quepa en una sola página. Si tenemos que introducir una tabla de más de una página por que no hay más remedio, deberemos repetir las cabeceras de la tabla en cada página y no dividir filas al pasar de página.
Para crear una tabla hay que ir a la pestaña Insertar > Tabla
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