RESUMEN
En el siguiente trabajo se diseñó un Sistema Automatizado para el seguimiento y control de los Procesos de Gestión del Departamento de Mantenimiento de Control e Instrumentación de la División de Planta Macagua de CVG EDELCA, alineado a los Documentos normalizados para el Sistema de Gestión de la Calidad certificados con la norma COVENIN – ISO
9001:2000. El presente estudio obedece a una investigación no experimental, de tipo Descriptivo-Evaluativo-Aplicada, donde se realizó un diagnóstico de la situación actual de los Procesos de la Gestión del Departamento que permitió afianzar y determinar la descripción de los procesos a través de flujogramas. Se detectaron las no conformidades a través de un Diagrama Ishikawa, se realizó una encuesta estructurada para conocer los requerimientos del personal en cuanto a la propuesta del diseño y posteriormente se desarrollaron las herramientas de modelado lógico de datos y el diseño físico de éste a través del Software Dreamweaver8®. El Diseño de este Sistema mostrará un aporte de solución y una herramienta eficaz que para mejorar en los Procesos de Gestión del Departamento a fin de cumplir con los estándares actuales establecidos en la empresa, proporcionar al usuario los Reportes y Programas necesarios para llevar el control eficaz de su Gestión y de esta manera dar avances en sus metas y reflejar cada día la política de la calidad de CVG EDELCA.
Palabras claves: Procedimientos, procesos, flujogramas, Ishikawa, Control, Gestión de Mantenimiento, Gestión Administrativa, Software Libre, OpenOffice, Sistema Automatizado, Dreamweaver, Reportes, Programa.
CVG EDELCA
INTRODUCCIÓN
CVG Electrificación del Caroní C.A. (EDELCA), es una empresa de generación hidroeléctrica del estado venezolano perteneciente a la Corporación Venezolana de Guayana adscrita al Ministerio del Poder Popular para las Industrias Básicas y Minería; la División de Planta Macagua perteneciente a esta empresa esta formada por siete Departamentos, entre ellos el de Mantenimiento de Control e Instrumentación, actualmente, necesita controlar las actividades que realiza su personal en su Gestión Administrativa y de la Gestión de Mantenimiento, de manera que se puedan conocer las horas invertidas por trabajador en cada tipo de actividad, así como también el tiempo de disponibilidad que poseen. A pesar de que el Departamento cuenta para ello, con una diversidad de documentos de control en físico y en digital, su búsqueda y almacenamiento para su seguimiento resultan complejos, presentándose entonces la dificultad en la ubicación de la información requerida por los programadores, documentos no actualizados, la duplicidad y altos costos en el manejo de los mismos.
La empresa cuenta con la Intranet la cual ayuda a la publicación de información seleccionada de la Organización y para la tramitación de Servicios internos. Sin embargo, tal sistema no cumple con las necesidades que éste requiere, las cuales abarcan el diseño de un sistema Automatizado para llevar el seguimiento y control de los procesos de Gestión que realiza su personal, tanto Administrativos como de Mantenimiento.
El presente trabajo de investigación tiene como objetivo "Diseñar un Sistema Automatizado para el Control de los procesos de Gestión del Departamento de Mantenimiento de Control e Instrumentación", cuya importancia radica en la mejora del manejo, seguimiento y control de los documentos; para obtener la información deseada y en los documentos adecuados además de facilitar
1 Introducción
CVG EDELCA el acceso a la información de forma oportuna, confiable y segura, enmarcado en sus usuarios, disminuyendo así, el trabajo manual y el uso de programas de ofimática para su realización.
El presente estudio obedece a una investigación no experimental, de tipo Descriptivo-Evaluativo-Aplicada; donde se describe la situación actual de los Procesos de la Gestión del Departamento realizando entrevistas no estructuradas al personal y revisando la documentación del Departamento existente que permitió afianzar y determinar la descripción de los procesos a través de flujogramas, el desarrollo de las herramientas del modelado lógico de datos del sistema y el diseño físico (interfaz) de éste a través del software Dreamweaver8® el cual conducirá al mejoramiento de los Procesos de Gestión.
A través de este informe se presenta el resultado de la investigación realizada en los siguientes capítulos:
En el Capítulo I se expone el planteamiento y la formulación del problema, los objetivos generales y específicos, así como también el alcance, delimitaciones, limitaciones, justificación e importancia de la investigación.
En el Capítulo II se describen las generalidades de la empresa, así como también las del Departamento de Mantenimiento de Control e Instrumentación de la División de Planta Macagua.
En el Capítulo III se presenta el marco teórico, el cual contiene los conceptos básicos requeridos para la elaboración de la investigación.
En el Capítulo IV se muestra el Marco Metodológico, el cual presenta la metodología utilizada para la recopilación de la información necesaria para la elaboración de la investigación y los pasos necesarios para su realización.
En el Capítulo V se presenta la situación actual, la cual muestra la descripción del entorno actual de los procesos de Gestión de Mantenimiento y de los procesos de Gestión Administrativa (Adiestramiento, Vacaciones, Permisos, Reposos y Actividades semanales) del Departamento de Mantenimiento de Control e Instrumentación Macagua.
En el Capítulo VI se presentan los análisis y los resultados de los problemas hallados de la situación actual con respecto a los procesos de la Gestión del Departamento de Mantenimiento de Control e Instrumentación Macagua.
En el Capitulo VII se expone la situación propuesta, donde se plantean las alternativas de solución de las no conformidades detectadas en el diagnóstico de la situación actual, mediante las propuestas de la adquisición y distribución de hardware actualizado (computadoras) y la creación de un Sistema Automatizado en Dreamweaver8® donde se llevará el seguimiento y control de los procesos de la Gestión Administrativa y de la Gestión de Mantenimiento, como herramienta de gran utilidad para personal del Departamento; para indagar sobre los requerimientos del personal se realizó una encuesta estructurada; con los resultados de la misma se desarrollan las herramientas de modelado lógico y físico del prototipo del Sistema; y finalmente, se presentan las conclusiones, recomendaciones, glosario de términos y bibliografías consultadas.
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1 Antecedentes
CVG EDELCA es una empresa hidroeléctrica de generación, transmisión y distribución de energía eléctrica de manera confiable, segura y en armonía con el ambiente; integrada por mujeres y hombres con el más alto nivel ético y humano; quienes con su esfuerzo contribuyen con el desarrollo social, económico, endógeno y sustentable del País.
La Central Hidroeléctrica Antonio José de Sucre (Macagua) forma parte de esta importante empresa, la cual opera con tres Casas de Máquinas con veinte (20) Unidades Generadoras en total, de acuerdo con los estándares de calidad establecidos; actualmente posee la certificación de la norma COVENIN – ISO 9001:2000 en el proceso de Producción de Energía Eléctrica.
La División de Planta Macagua esta estructurada por siete (7) Departamentos, entre ellos el Departamento de Mantenimiento de Control e Instrumentación, el cual realiza la Gestión tanto Administrativa como de Mantenimiento de los equipos y sistemas electrónicos, electromecánicos y mecánicos de instrumentación y control, requeridos para la producción de potencia y energía; cumpliendo con el mejoramiento continuo y de esta manera poder incrementar la ventaja competitiva, asegurar al cliente el suministro continuo de energía eléctrica y alcanzar la excelencia.
El personal del Departamento realiza sus procesos de Gestión Administrativa y de Mantenimiento, de forma tal, que se necesita que sus programadores de Mantenimiento, Adiestramiento y de Vacaciones conozcan la disponibilidad de tiempo del personal para una fecha específica, además conocer la cantidad de horas hombres invertidas por el mismo en cada uno de los procesos de Gestión que realizan; también deben mantener actualizados los programas mensuales y anuales de mantenimiento a partir de la ejecución de las actividades contenidas en el programa semanal de mantenimiento; pero éstos no son realizados de forma eficaz y eficiente.
Para cumplir con la mejora continua de los Procesos de Gestión del Departamento, se necesita contar con un Sistema de suministro adecuado de la información para mantener el control de la Gestión de los Procesos, considerando en todo momento que los mismos sean obtenidos con la calidad, oportunidad y confiabilidad, según los lineamientos establecidos por el Sistema de Gestión de la Calidad de la División de Planta Macagua; además de proporcionar seguridad en el resguardo de informaciones importantes para el Departamento.
De este modo, la empresa cuenta con el Intranet de CVG EDELCA para la publicación de información importante y para el trámite de Servicios internos para sus trabajadores. Sin embargo, los requerimientos del Departamento de Mantenimiento de Control e Instrumentación para el cumplimiento de las actividades de la Gestión Administrativa y de la Gestión de Mantenimiento no son cubiertos con este sistema. Esto debido, principalmente, a las normativas que se han dado para el desarrollo de sistemas en la empresa y a la migración de todos los Documentos a los programas de Software libre (OpenOffice.org2.0).
Según lo descrito anteriormente, es necesario el desarrollo de una herramienta que funcione en el Sistema Operativo de Software Libre, que permita facilitar la Gestión en los procesos Administrativos y de Mantenimiento y a su vez obtener las programaciones y reportes necesarios para llevar el seguimiento y control de los mismos. Por tal motivo el Departamento tiene la necesidad de diseñar un sistema automatizado para llevar el control de la Gestión de los Procesos de a fin de reducir la cantidad de trabajo manual, tiempo de trabajo, ahorro de materiales, contar con información actualizada y confiable, además del resguardo de la información que se genera en los procesos mencionados anteriormente.
1.2 Formulación del Problema
CVG EDELCA es una empresa que se caracteriza por normalizar los procedimientos de manejo de documentos, ayudada con la incorporación de una tecnología de vanguardia que permita administrar, almacenar, centralizar, integrar, distribuir y proveer un acceso rápido y seguro de la información. La empresa cuenta con la Intranet de CVG EDELCA que permite la publicación de información de interés para todos los integrantes de la organización, tales como enlaces con algunos Servicios, Noticias y Medios, así como también enlaces con organismos e Instituciones del Estado. Este sistema esta definido bajo ciertas políticas y normativas que se deben cumplir, que no permite actualmente, el registro y actualización de información de la gestión de procesos y no genera reportes necesarios para controlar y evaluar la Gestión Administrativa y de Mantenimiento, pertenecientes a cada uno de los procesos involucrados en el estudio (Mantenimiento, adiestramiento, permisos, vacaciones, reposos y actividades semanales).
En virtud de lo antes descrito, el Departamento de Mantenimiento de Control e Instrumentación de la División de Planta Macagua se ha dispuesto el diseño de un Sistema Automatizado que cumpla con éstas exigencias.
1.3 Objetivos
1.3.1 Objetivo General
Diseñar un Sistema Automatizado para el seguimiento y control de los Procesos de Gestión realizados por el Departamento de Mantenimiento de Control e Instrumentación de la División de Planta Macagua, consolidando los requerimientos y que reúna a las áreas involucradas en los Procesos de Mantenimiento y Administrativos del mismo, con el fin de cumplir con los requisitos establecidos por la norma COVENIN – ISO 9001:2000, bajo la cual están certificados.
1.3.2 Objetivos Específicos
? Realizar el diagnóstico de la situación actual del Departamento de
Mantenimiento de Control e Instrumentación Macagua.
? Presentar el análisis del diagnóstico realizado para determinar las no conformidades de los procesos de Gestión del Departamento.
? Realizar una nueva distribución de las oficinas del Departamento y de sus secciones, de acuerdo a la adquisición de nuevos equipos.
? Proponer el diseño de un Sistema Automatizado para el seguimiento y control de las actividades que realiza el personal inherente a cada Proceso de Gestión.
? Realizar sesiones de trabajo con el personal del Departamento y una encuesta estructurada a fin de detectar los requerimientos y la perspectiva de cada uno de ellos en referencia a la creación del Sistema Automatizado para el seguimiento y control de sus actividades.
? Determinar los requerimientos de los usuarios y la información a manejarse en el Sistema Automatizado según el análisis de la encuesta realizada.
? Desarrollar las herramientas de modelado lógico de datos necesarios para el diseño del sistema.
? Desarrollar las herramientas de modelado físico del sistema según los Estándares para el Desarrollo de Aplicaciones Web v1.0.
? Realizar una prueba piloto y validar el diseño del sistema propuesto con el usuario.
1.4 Alcance
El estudio se concentró en el diseño de una nueva distribución de oficinas según la cantidad de computadoras propuestas las cuales generarán un desarrollo eficaz de las actividades del Personal; y en el Diseño de un Sistema Automatizado de acuerdo al diagnóstico de la situación actual, que permita el control de los procesos de la gestión realizados en el Departamento de Mantenimiento Control e Instrumentación Macagua de CVG EDELCA, la cual se aplicará para todas las actividades relacionadas con los Procesos de Gestión Administrativa así como también las relacionadas con la Gestión de Mantenimientos de control e instrumentación.
A través de la aplicación será posible visualizar por pantalla y en vista de impresión los siguientes formatos y será de gran utilidad para el personal del Departamento: Programa anual de mantenimiento (PRG-654-012), Programa Mensual de Mantenimiento (PRG-654-006), Programa Semanal de Mantenimiento (PRG-654-017), Reporte de Trabajo Ejecutado (FOR-654-007), Control del Plan de Desarrollo del personal (FOR-650-054), Plan Anual de Vacaciones (FOR-650-029), Reporte de Solicitud de Permisos (FOR-034-018 o FOR-034-014), Reporte de Actividades Semanales (FOR-654-029).
1.5 Delimitación
Este proyecto está enfocado específicamente en el análisis y estudio completo de los Procesos de Gestión de Mantenimiento y de los Procesos de Gestión Administrativa (Adiestramiento, Vacaciones, Permisos, Reposos y Actividades semanales) del Departamento de Mantenimiento Control e Instrumentación Macagua, tomando en cuenta sus actividades, el personal, equipos en su fase estructural y operativa hasta la parte del diseño de un sistema automatizado a través del programa Dreamweaver8®.
1.6 Limitaciones
La implementación de un Sistema Automatizado dentro de los procesos del Departamento de Mantenimiento Control e Instrumentación Macagua de CVG EDELCA, no es tan fácil, puesto que primero debe realizarse un periodo de evaluación y transformación para realizar el diagnóstico antes de ser implementado en su totalidad según las adecuaciones de la empresa y de las áreas involucradas dentro del mismo.
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