Importancia del sistema de información gerencial en la alta gerencia
Enviado por JORGE JOFFRE AGUIRRE BEDOYA
CAPITULO I
Problema de investigación
TEMA:
IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL EN LA ALTA GERENCIA PARA LA TOMA DE DECISIONES EN LAS INSTITUCIONES DEL SECTOR PÚBLICO Y PRIVADO DE LA CIUDAD DE ESMERALDAS.
PROBLEMA:
INEFICAZ USO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL (SIG) EN LA ALTA GERENCIA PARA LA TOMA DE DECISIONES EN LAS INSTITUCIONES DEL SECTOR PÚBLICO Y PRIVADO DE LA CIUDAD DE ESMERALDAS.
CONTEXTUALIZACIÓN:
En nuestro País existen organizaciones o instituciones gubernamentales y privadas pioneras en la aplicación de Sistemas de Información Gerencial (SIG) y su aplicabilidad se las están dando en ciudades como Quito, Guayaquil, Cuencadonde se concentran una gran cantidad de Empresas que utilizan ya este Sistema (SIG).
En la ciudad de Esmeraldas tiene una gran cantidad de instituciones gubernamentales y no gubernamentales donde la Alta Gerencia puede aplicar los Sistemas de Información Gerencial (SIG) para el beneficio organizacional.
Los gerentes o administradores dependen de diferentes medios formales e informales para obtener los datos que requieren para tomar decisiones. La información informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus colegas. La experiencia personal, educación, sentido común intuición y conocimiento del medio social y político son partes de los medios informales para la recolección de datos.
En cambio, la información formal diariamente llega a las manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadísticos de rutina. Estos informes generalmente son estandarizados, se producen regularmente y constituyen la parte más visible de lo que se denomina Sistema de Información Gerencial (SIG).
Desafortunadamente en muchas organizaciones, grandes y pequeñas, el SIG no es tan efectivo como debería de ser. Como resultado, los administradores no reciben el tipo de información que requieren, o esta llega demasiado tarde o en formato que puede no ser confiable o es difícil de interpretar.
En este trabajo se presentan los temas de mayor relevancia en el uso de los Sistemas de Información Gerencial (SIG) como instrumento norma de trabajo de los administradores y ejecutivos en general.
ARBOL DEL PROBLEMA:
ANALISIS CRITICO:
En general se puede mencionar que el problemadel ineficaz uso del Sistema de Información Gerencial (SIG); en la alta gerencia para la toma de decisiones en las instituciones del sector público y privado de la ciudad de Esmeraldas es que las informacionesson abordadasen forma muy genérica y global.Las informaciones son consideradas a través de un conjunto decaracterísticas sin diferenciar la finalidad y los distintos tipos de usuarios.
Al no diferenciar si este tipo de información es para uso interno o hacia terceros uno puede imaginar cuál es la calidad de las decisiones asumidas si en vez de degustar la comida por su contenido se la "come con la vista". Las vitaminas, proteínas, minerales están en el contenido, y es esto lo que se debe analizar. Es la única manera de lograr empresas sólidas y fuertes.
A no dudar que esta situación se refleja con frecuencia en las empresas, donde muchosinformes de gestión están destinados más a impresionar en sus formas que en su contenido.
Por eso cuando la información, está referida al análisis de gestión de la empresa, se la deberá realizar a través de formas estandarizadas, para poder concentrar la atención en el contenido de los datos.
Los Sistemas de Información dedican un punto específico al tema.En él se desarrollan, se explican y analizan las diferencias entre el Sistema de Información Administrativa (MIS), el Sistema de Apoyo de Decisiones (SAD), y los Sistemas Inteligentes, (que aún están en proceso de desarrollo).Al respecto se define "como un método formal de poner a disposición de los administradores la información confiable y oportuna que se necesita para facilitar el proceso de la toma dedecisionesypermitir que las funciones de planeación, control y operacionales se realicen eficazmente en la organización".
Para su implementación se requiere la participación del Área de Información queopera como el "vínculo humano entre la alta administración o gerencia y la información".
Por otro lado, establece necesidades de información a un nivel estratégico, administrativo y operacional. Pero el problema no está en la magnitud de la empresa, sino en comprender que la información es única, lo que cambia es el tipo de análisis y conclusiones que se realiza sobre dicha información.
Es obvio que en los nivelessuperiores se tiende a un manejo global de la información,pero:
¿Quién es el responsable de asumir?
¿Cuál es el grado ideal de síntesis?
¿Cómo se resuelve esta situación en la metodología de reportes que es de aplicacióngeneralizada para todos los niveles de la empresa?
Los sistemas de información se trascribe aquí porque expresa en forma sintética la opinión del autor del futuro de los Sistemas de Información desde el punto de vista del Management.
"Es muy probable que las necesidades de información de las empresas y de los ejecutivos cambien rápidamente. Durante estos últimos años las Instituciones se dedican a mejorar la información tradicional, la que casi exclusivamente tiene que ver con lo que sucede dentro de una organización.
El sistema contable, que es el sistema de información tradicional del cual siguen dependiendo la mayoría de los ejecutivos, registra lo que sucede dentro de la compañía. Los cambios y mejoras más recientes del área contable tales como la estimación de costos basada en la actividad, las tarjetas de puntajes para ejecutivos y el análisis del valor económico todavía apuntan a brindar mejor información sobre los acontecimientos que suceden dentro de la empresa. Los datos producidos por la mayoría de los nuevos sistemas de información tienen también este mismo propósito.
En realidad, aproximadamente el 90% o más de la información que cualquier organización recopila tienen que ver con hechos internos.
Pero progresivamente, una estrategia ganadora requerirá información sobre los hechos y condiciones que tienen lugar fuera de la empresa: entre los que no son clientes, con las tecnologías ajenas a las que utiliza la compañía y sus actuales competidores, o en los mercados a los que la empresa todavía no atiende. Sólo con esta información podrá una organización decidir como asignar los recursos del conocimiento para producir el mayor rendimiento posible.
De igual manera queremos mostrar nuestra coincidencia con la importancia que se le asigna la información "externa" fundamentalmente al momento de desarrollar las estrategias competitivas.
Por último y como punto final coincidimos con la necesidad de desarrollar métodos rigurosos para reunir y analizar la información externa
PROGNOSIS:
El Sistema de Información Gerencial (SGI)es una nueva herramienta empresarial que analiza todos los recursos de la empresa y sus objetivos, determina el lugar del camino donde se encuentran y ayuda a diferenciar entre lo óptimo, lo posible y lo real.La información debe ser determinada por la gerencia general y debe ser conocida, analizada, comprendida y aceptada por todos los directivos, que son los encargados de conducir a la empresa hacia los objetivos fijados.
En la actualidad quien tiene la información es quien domina en todos los ámbitos en el que se desarrolle.
FORMULACION DEL PROBLEMA:
¿Cuál será el aporte que brinde la utilización de los Sistema de Información Gerencial(SIG) en las instituciones públicas y privadas de la ciudad de Esmeraldas?
INTERROGANTES:
¿Por qué no se ha implementado el Sistema de Información Gerencial(SIG) en todas las instituciones públicas y privadas de la ciudad de Esmeraldas?
¿Cuáles son las causas por las que no se han implementado el Sistema de Información Gerencial (SIG) en todas las instituciones públicas y privadas de la ciudad de Esmeraldas?
¿Cuáles son los errores más frecuentes que cometen lasorganizacionesen la toma de decisiones en las instituciones del sector público y privado de la ciudad de Esmeraldas?
¿De que manera ayuda las alternativas de decisiones de la Alta gerencia en las instituciones del sector público y privado de la ciudad de Esmeraldas?
¿Por qué los recursos de Información existentes en las instituciones del sector público y privado de la ciudad de Esmeraldas no han sido debidamente utilizados, con la finalidad de dar buena información para la toma de decisiones de la Alta Gerencia?
¿En que tiempo se lograra la aplicación de losSistema de Información Gerencial (SIG) en todas las instituciones públicas y privadas de la ciudad de Esmeraldas?
¿Qué se lograra con la utilización de los SIG en las Instituciones públicas y privadas de la ciudad de Esmeraldas?
¿Qué función tendrán el personal de las Instituciones públicas y privadas de la ciudad de Esmeraldas en el Sistema de Información Gerencial (SIG)?
¿Qué hacer para promocionar la propuesta elaborada en la presente investigación?
DELIMITACIONES:
OBJETIVOS.
OBJETIVO GENERAL:
Plasmar la importancia de los Sistemas de Información Gerencial en todas las instituciones públicas y privadas de la ciudad de Esmeraldas.
OBJETIVO ESPECIFICO:
Diagnosticar la aplicación y uso de los Sistemas de Información Gerencial (SIG)en las Instituciones Públicas y Privadas existentes, en la ciudad de Esmeraldas.
Analizar la operatividad de los Sistemas de Información Gerencial (SIG) en las Instituciones Públicas y Privadas de la ciudad de Esmeraldas.
Considerar la aplicabilidad de los Sistemas de Información Gerencial (SIG) en las Instituciones Públicas y Privadas de la ciudad de Esmeraldas.
Establecer lineamiento general para la elaboración de la propuesta.
Justificación
Las instituciones públicas y privadas en la ciudad de Esmeraldas y su Alta Gerencia serán las beneficiadas
Los Sistemas de Información Gerencial son la mejor herramienta a la hora de procesar gran cantidad de datos, de otra forma los datos procesados serían menos confiables. En este orden, el sistema propuesto es una herramienta confiable para el manejo y manipulación de información.
El sistema propuesto en esta investigación esta orientado a mejorar el proceso de tomas de decisiones de la Alta Gerencia de las Instituciones públicas y privadas de la ciudad de Esmeraldas , además de permitir al interesado que maneje el sistema, realizar tareas de manera rápida, evitando así pérdida de tiempo y de información.
La iniciativa de incluir esta herramienta en lasInstituciones públicas y privadas de la ciudad de Esmeraldas, responde a la carencia de control de inscripciones antes mencionados, sin embargo, el propósito del diseño de un sistema automatizado para las instituciones, es el mayor y mejor control en el manejo de los procesos de información, creando un ambiente cómodo para el beneficiario.
La comunicación entre el beneficiario y el sistema propuesto será más confiable y amigable para así facilitar la efectiva toma de decisiones de las Alta Gerencia de las Instituciones públicas y privadas de la ciudad de Esmeraldas.
Factibilidad
Las Instituciones publicas y privadas de la ciudad e Esmeraldas pueden acceder a este Sistema con los recursos técnicos con que cuentan las instituciones como son: el equipo que se cuenta, la tecnología existente de software y el personal disponible y también traerá beneficios económicos y sin duda este aspecto es el mas importante en las instituciones ya que los gerentes muchas veces no están dispuestos a solventar estos costos cuando no hay los suficientes fundamentos que los convenzan de que es necesario la realización del proyecto por los beneficios ya sea tanto económicos como de calidad y rapidez en la ejecución de actividades que se podrán realizar en menos tiempo.
Este Sistema una vez ya desarrollado e implantado en lasinstitucionesserá muy útil y necesario para todos los que hacen la Organización.
Autor:
MAESTRANTE
Ing. Aguirre Bedoya Jorge Joffre
UNIVERSIDAD TÉCNICA DE ESMERALDAS
"LUIS VARGAS TORRES"
VICERRECTORADO ACADÉMICO DIRECCIÓN DE POSTGRADO
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
ANTEPROYECTO DE TESIS PREVIO LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE MÁSTER EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESA
AÑO 2011