La computación como herramienta para el control de Nomina en el Departamento de Administración (página 2)

CAPITULO III

La propuesta

3.1 Descripción de la situación actual:

La empresa Fox Tuning C.A. es una corporación que busca mejorar continuamente su efectividad, productividad y competitividad. Se puede observar que en dicha empresa existen varios déficits, que desfavorecen el buen desarrollo organizacional y sus patrones de excelencia. Una de estas fallas se presenta a la hora de los pagos nómina de los empleados, ya que al realizar tantos cálculos numéricos para cada uno de ellos de forma manual ocurren errores, en los cuales afecta a los trabajadores y por lo tanto, a la empresa.

Para poder realizar los cálculos en el sistema nomina, es necesario llevar un registro de asistencia de los empleados. Este control se realiza en una planilla que contiene: nombre completo del trabajador, código del trabajador y área de trabajo, con espacios en blanco para llenar hora de entrada, hora de salida y horas de descanso (opcional). Estos datos son indispensables para el cálculo de nomina de cada empleado.

Los trabajadores a la hora de recibir su pago, firman una planilla que hace constar que el salario ha sido depositado en su cuenta nomina. Además, se le proporciona un recibo con sus respectivas indicaciones: sueldo fijo, asignaciones, deducciones, horas extras, bonos, entre otras cosas.

Los empleados del departamento de administración de la empresa Fox Tuning, C.A. cuentan con un ordenador para proporcionar a los trabajadores los recibos de pago de cada uno de ellos. Además les proporciona un pequeño apoyo a la hora de realizar sus cálculos nomina. Este sistema no es factible para la empresa, porque no explotan el recurso técnico que poseen, además se emplea demasiado tiempo por lo que se requiere la implantación de un sistema computarizado de nomina.

La empresa tiene gastos económicos innecesarios, principalmente en materiales de oficina, ya que es indispensable la impresión diaria de planillas de asistencia, así como el manejo de diferentes artículos de papelería para la elaboración de la nomina del personal.

Los trabajadores de en departamento de administración se encuentran inconformes con el sistema manual para el pago de nomina del personal, ya que para efectuar todos los cálculos que se requieren emplean demasiado tiempo.

Al igual que trae consigo un gasto mensual en materiales de oficina que utilizan los empleados de la empresa para el cálculo de la nomina.

A continuación se muestra una tabla de los costos de dichos materiales:

3.2 Descripción de la propuesta:

Primordialmente, seria implantar la computación como un instrumento, en él que un software simple es el que permitiría elaborar la nomina del personal que labora en la empresa. Con esto se solucionaría la mayoría de las dificultades que presenta el departamento y todos los beneficios que esto proporciona serán notorios rápidamente; lo cual incentivará a los empleados, además de aumentar su productividad. Otra recomendación importante es la elaboración de un pequeño programa computarizado para el control de asistencia de los empleados y que directamente estos datos se enlacen con el software de nomina propuesto. Esto es necesario ya que el extravío de las planillas de asistencia afecta el cálculo del salario neto de los trabajadores.

Dicho software funcionaria de la siguiente manera para el cálculo de la nomina:

Primerio se ingresaría sería código del trabajador, el cual es proporcionado por la empresa a la hora de efectuar el contrato. Al introducir dicho código en el sistema computarizado de nómina, este enlazará directamente con la base de datos y proporcionara la siguiente información:

• Nombres

• Apellidos

• Cargo

• Sueldo Base

• Fecha de Ingreso

• Número de Cuenta Nomina

Los siguientes datos serán ingresados por el operador del sistema: Días Trabajados, asignaciones (Bonos, Domingos, Feriados, Horas Extras, entre otros), deducciones (IVSS, LPH, Paro Forzoso, SSO, Prestamos).

El sistema proporcionará como datos de salida los siguientes reportes:

• Recibo de Pago de cada trabajador (Sueldo Neto, Asignaciones, Total de Asignaciones, Deducciones, Total de Deducciones)

• Listado de nómina de la empresa para el período correspondiente

• Ficha Personal de Información del empleado con todos sus datos correspondientes

La siguiente pantalla será la pantalla de inicio para ingresar al programa. Se crea con la finalidad de darle al usuario la bienvenida al sistema, en un breve momento es dirigido a la segunda pantalla después de cargar los datos necesarios .En la parte superior izquierda se observa el nombre del programa y la versión del mismo.

En la segunda pantalla  se obtiene un menú representado en la próxima imagen, en el cual al hacer clic sobre cualquier opción de dicho menú, se despliegan a continuación los submenús donde el usuario podrá elegir la tarea que va a realizar.

 En la siguiente pantalla es donde se efectuarán los cálculos de nomina de cada empleado, el operador ingresará el código del trabajador y luego se validara presionando el botón "OK". A continuación el sistema arroja datos como: Nombre del Trabajador, cargo desempeñado, Sueldo Base, Fecha de ingreso, Numero de cuenta nomina entre otros. Y el sistema le dará el salario neto a pagar.

Conclusión

La actividad tecnológica influye en el progreso social y económico, pero su carácter abrumadoramente comercial hace que esté más orientada a satisfacer los deseos de los más prósperos; los sistemas computarizados son instrumentos abiertos que interactúan con su medio ambiente, permitiendo un control eficiente y óptimo que brinda un adecuado manejo de los datos.

Por eso se llega a la conclusión que primordialmente en la empresa "Fox Tuning C.A", debería implantar la computación como una herramienta que mediante un sistema computarizado que elaboraría la nomina del personal que labora en la empresa. Con esto se solucionaría la mayoría de las dificultades que presenta el departamento y todos los beneficios que esto proporciona serán notorios rápidamente; lo cual incentivará a los empleados, además de aumentar su productividad. Una recomendación importante es la elaboración de un pequeño programa computarizado para el control de asistencia de los empleados y que directamente estos datos se enlacen con el sistema computarizado de nomina propuesto. Esto es necesario ya que el extravío de las planillas de asistencia afecta el cálculo del salario neto de los trabajadores.

Autor:

Hery Daniel Villarreal

Instituto Universitario de Tecnología

"Juan Pablo Pérez Alfonso"

I.U.T.E.P.A.L

Valencia, Febrero 2012