Excel

2. Abrir un libro en el disco duro, en la red o en un servidor Web
3. Buscar archivos específicos
4. Barra de ubicaciones
5. Teclas para trabajar con los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como
6. Manejar libros
7. Introducir una fórmula
8. Trucos
9. Configuración del tiempo de la copia de seguridad de Excel
10. Aplicar distintos formatos a una frase que está en la misma celda

Excel es lo que se conoce como una 'Hoja de Cálculo'. Las Hojas de Cálculo son muy utilizadas hoy día. Sus aplicaciones van desde contabilidad en oficina, previsiones, estadística. Incluso en tu casa puede servirte para ayudarte a llevar las cuentas de la casa …

Para activar el programa de Excel tienes dos posibilidades:

Buscar en el escritorio de Windows un acceso al programa Pulsar el botón Inicio, luego Programas y buscar un acceso al programa

La primera característica de una Hoja de Cálculo cuando la tienes en pantalla es que está completamente reticulada. Si te fijas verás una serie de 'celdas' o 'rectángulos' en que está dividida la ventana de Excel.

En cada una de estas 'celdas' vas a poder escribir tanto texto, como números, fechas, etc. Es tan sencillo como comenzar a escribir. Prueba a teclear tu nombre y luego pulsa la tecla ENTER.

Siempre hay una celda que aparece más resaltada que otras (con el borde más grueso). Esta celda es la celda activa, es decir, donde va a aparecer lo que escribes.

Por ejemplo, escribe tu apellido. La celda donde van apareciendo las letras que escribes es la 'celda activa'. Luego pulsa la tecla Enter. Al pulsar Enter, la celda activa pasa a ser la que está abajo, lo sabrás porque aparece con el borde más grueso.

El borde grueso que rodea a la celda activa se llama 'cursor'. Si utilizas las teclas de movimiento del cursor (las flechas que están a la derecha de la tecla 'Ctrl' en el teclado) veás que el cursor se va moviendo de celda en celda arriba, abajo, a la izquierda o a la derecha, según que tecla pulses.

La celda sobre la que dejes puesto el cursor es la 'celda activa'

Abrir un libro en el disco duro, en la red o en un servidor Web

1. Haga clic en Abrir .
2. En la lista Buscar en, haga clic en la unidad, la carpeta o la dirección FTP que contenga el libro que desea abrir y, a continuación, localice la carpeta en la que se encuentre el libro y haga doble clic en ella.

Si no encuentra el libro, puede hacer una búsqueda.

¿?

1. Haga doble clic en el libro que desee abrir.

Notas  

Para abrir un archivo que haya usado recientemente, haga clic en Historial en la Barra de aplicaciones.

• Cuando abra un archivo HTML creado o guardado en un programa de Office, el archivo se abrirá en el último programa con que se guardó. Para abrirlo en Microsoft Excel, haga clic en la flecha situada a la derecha del botón Abrir y seleccione Abrir en Microsoft Excel.

Buscar archivos específicos

1. Haga clic en Abrir.
2. En el menú Herramientas, haga clic en Buscar.
3. En Definir más criterios, escriba los criterios de búsqueda que desee y haga clic en Agregar a la lista.

Barra de ubicaciones

Barra que se encuentra en el lado izquierdo de algunos cuadros de diálogo (tales como Abrir, Guardar como o Insertar imagen) y que contiene accesos directos a las carpetas Historial, Mis documentos, Escritorio, Favoritos y Carpetas Web. Haga clic en un acceso directo para mostrar el contenido de la carpeta.

Teclas para trabajar con los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como

Nota   Para ampliar la ventana de ayuda a toda la pantalla, presione las teclas ALT+BARRA ESPACIADORA y después presione X. Para restaurar la ventana a su tamaño y ubicación anteriores, presione ALT+BARRA ESPACIADORA y, a continuación, presione R. Para imprimir este tema, presione ALT+O y, a continuación, presione I.

Manejar libros

En Excel vamos a trabajar con 'Libros'. Un libro no es más que un grupo de hojas (igual que un libro de verdad). Normalmente vamos a trabajar con tres hojas, que son las que aparecen en la parte inferior de la ventana de Excel. Busca donde dice Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3. Puedes activar cualquiera de estas tres hojas pulsando con el botó izquierdo del ratón sobre cualquiera de ellas. Por ejemplo,

Pincha con el botón izquierdo del ratón sobre la hoja 3 (en la parte inferior de la ventana de Excel) Escribe en cualquier celda tu nombre Prueba a pinchar sobre 'Hoja 2' (en la parte inferior de la ventana de Excel) Verás que, aparentemente, el nombre que habías escrito ha desaparecido. Eso es porque hemos 'pasado la página' por decirlo de alguna forma. Escribe tu apellido en cualquier celda Prueba a activar de nuevo la hoja 3 (pinchando sobre 'Hoja 3' en la parte inferior de la ventana de Excel) Verás que vuelve a aparecer tu nombre. Puedes activar una hoja u otra y rellenar cada hoja con una información diferente. Por ejemplo, puedes llevar la contabilidad de una empresa por meses, y cada mes añadirlo en una hoja distinta (Hoja 1 para el mes de Enero, Hoja 2 para el mes de Febrero, etc.)

También puedes modificar los nombres de las hojas, ya que hoja 1, hoja 2 y hoja 3 no son muy descriptivos, para ello:

Haz un clic con el botón DERECHO del ratón sobre la palabra 'Hoja 1' (en la parte inferior de la ventana de Excel). Aparecerá un menú con varias opciones. Selecciona 'Cambiar nombre' Ahora suelta el ratón y escribe 'Enero' Repite los mismos pasos anteriores para la Hoja 2 y la Hoja 3 y asigna los nombres de 'Febrero' y 'Marzo' respectivamente

Es posible añadir más hojas, por ejemplo para rellenar los doce meses del año, pero esto lo veremos en otro Capítulo.

Una vez que has terminado de trabajar con un libro de Excel seguramente quieras guardarlo en un disco para no perderlo. Para guardar un libro puedes seguir estos pasos:

Selecciona archivo (en la parte superior de la ventana de Excel)

Selecciona guardar

En la nueva ventana que aparece tienes que hacer lo siguiente: En la casilla inferior te indica el nombre que se le va a dar al libro. Por defecto, Excel va a indicar como nombre la palabra 'Libro' seguida de un número (Libro1, Libro2, etc.). Pincha con el ratón sobre este nombre, bórralo e indica uno nuevo. Por ejemplo escribe 'Meses' y luego pulsa la tecla Enter. En la casilla superior te indica 'Guardar en:'. Si pinchas con el ratón en esta casilla puedes indicar el disco en el que quieres guardar la hoja (disco duro, disquete, etc.). Por defecto aparece la carpeta 'Mis documentos' que está en el disco duro. Si no estás seguro de donde guardarlo, puedes dejar 'Mis documentos'

De esta forma, el Libro quedará guardado en tu disco duro con el nombre de 'Meses'.

Una vez que has guardado el libro, seguramente querrás cerrarlo para hacer otra cosa, para ello:

Selecciona la opción archivo (en la parte superior de la ventana de Excel) Selecciona 'Cerrar'

Como verás, ahora no tienes ninguna hoja en pantalla. Para obtener una nueva hoja vacía:

Selecciona la opción archivo Selecciona nuevo Pulsa el botón 'Aceptar'

De esta forma obtienes una hoja vacía para comenzar a escribir

Si lo que quieres es recuperar la hoja que grabaste antes:

Selecciona la opción 'archivo' Selecciona la opción 'abrir'

Aparecerá una ventana mostrando los archivos guardados en el disco. Debería de aparecer el libro que guardaste antes (Meses). Si no aparece, seguramente será porque cambiaste el valor de la casilla 'guardar en' (en la parte superior de la ventana). En este caso tendrías que volver a poner en esta casilla el mismo lugar que indicaste cuando guardaste el libro.

Una vez que aparezca el nombre de tu archivo pincha sobre él con el botón izquierdo del ratón y luego pulsa el botón 'Abrir'

Si has seguido bien los pasos, debería de aparecer el libro en pantalla (fíjate que en la parte inferior de la ventana aparecen los nombres de los meses)

Introducir una fórmula

Para obtener más información sobre cómo se calculan los valores en las fórmulas, haga clic en.

1. Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula.
3. Escriba un signo igual (=).
4. Si hace clic en Modificar fórmula o Pegar función, Microsoft Excel insertará un signo igual.
5. Introduzca la fórmula.
6. Presione ENTRAR.

Sugerencias

• Para introducir la misma fórmula en un rango de celdas, seleccione en primer lugar el rango, introduzca la fórmula y, a continuación, presione CTRL + ENTRAR.
• También puede introducirse una fórmula en un rango de celdas, copiando una fórmula de otra celda. Para obtener más información sobre cómo copiar una fórmula,

Fórmulas sencillas

Ahora que ya sabes como hacerlo, cierra la hoja que tengas abierta seleccionando 'Archivo' y luego 'cerrar'. Luego vuelve a seleccionar la opción 'Archivo' , 'Nuevo' y pulsa la tecla Enter. Siguiendo estos pasos obtendrás una nueva hoja de Excel vacía.

Sobre esta hoja vacía vamos a realizar operaciones sencillas (suma, resta, multiplicación y división), y comprobarás que Excel es mucho mejor que una calculadora.

Copia la siguiente tabla en tu hoja de Excel (ten en cuenta que las letras A, B, C, D y los números 1, 2, 3, 4, son los que aparecen ya en la parte superior y en la parte izquierda de la hoja)

 En esta tabla se supone que llevamos el control de las ventas de lámparas y mesas de una tienda de muebles. Tenemos las ventas que se han realizado durante los meses de Enero, Febrero y Marzo (Por ejemplo, en el mes de Enero se vendieron 10 lámparas y 8 mesas)

En la cuarta columna 'Total' se tendría que calcular la suma de lámparas y mesas para saber cuántos objetos se han vendido en total. Para ello:

Sitúa el cursor en la celda D2 (la que está debajo del 'Total'). Para ello puedes pinchar una sola vez con el botón de la izquierda del ratón sobre la celda D2. Escribe el signo igual (=), esto indicará a Excel que vas a escribir una fórmula Escribe 'B2+C2' (sin las comillas). Esto indicará a Excel que sume los números que están dentro de las celdas B2 y C2 Pulsa la tecla Enter Si lo has hecho bien, el ordenador habrá dado como resultado '18', es decir, la suma de 10+8.

En la siguiente fila tendríamos que hacer unos pasos parecidos:

Sitúa el cursor en la celda D3 Escribe el signo igual (=) seguido de B3+C3. Pulsa la tecla Enter En este caso se sumarán los números 12 y 5, o sea, que el resultado que nos dará Excel será 17

En la última fila, el resultado se hará igual que en las anteriores:

Sitúa el cursor en la celda D4 Escribe '=B4+C4' (sin las comillas) Pulsa la tecla Enter El resultado debería se 18 (11+7)

Fíjate que al escribir la fórmula =B2+C2, Excel sustituye B2 por su valor (10) y C2 por su valor (8). Esto significa que si cambiamos los valores de cualquiera de las dos celdas, Excel se dará cuenta y, automáticamente, cambiará el resultado de la suma. Por ejemplo:

Sitúa el cursor en la celda B2 haciendo clic sobre ella con el botón izquierdo del ratón Escribe el número 50 y pulsa la tecla Enter (el número 10 que contiene la celda actualmente se borrará y en su lugar aparecerá el 50 que acabas de escribir) Fíjate en el resultado de la suma. Automáticamente se ha dado cuenta de que has cambiado el número y da un nuevo resultado (58), resultado de sumar 50+8

Trucos

Repetir lo mismo en varias hojas

Si necesitas escribir un mismo texto o fórmula en varias hojas, para no tener que andar copiando y pegando lo puedes hacer así:

Pulsa la tecla control y con el ratón ve pinchando sobre las lenguetas de las hojas que tienes abajo (por ejemplo Hoja 1 y Hoja 2), de esta forma se van seleccionando todas las hojas

Ahora escribe lo que quieras en la celda A1, por ejemplo

Pásate a las demás hojas y verás como se ha escrito lo mismo en todas las celdas A1 ;

Insertar filas o columnas rápidamente

En una hoja de excel que ya tengas rellena, prueba a hacer esto:

Vete al principio de lo que tengas escrito

Pon el ratón sobre el control de relleno (es el puntito negro que tiene el cursor abajo a la derecha). Sabes que estás encima del control de relleno, porque la cruz blanca que es normalmente el ratón se cambia a color negro

Ahora pulsa la tecla de mayúsculas (no la de bloq. mayús) y sin soltarla pulsa el botón izquierdo del ratón y arrástralo hacia abajo o hacia la derecha, verás que se insertan filas o columnas

Activar la copia de seguridad de Excel

La opción que autoguarda nuestra hoja en excel está algo escondida: Dale a herramientas y luego a complementos aquí tienes una casilla que dice Autoguardar, actívala y ya está, lo que no se es como especificar cada cuanto tiempo quiero que se guarde ¿lo sabe alguien

Configuración del tiempo de la copia de seguridad de Excel

Para la configuración del tiempo selecciona Herramientas y Autoguardar y aparece un recuadro con el que se puede configurar el tiempo y otras cosas más

Para escribir varias líneas en la misma celda

puedes escribir lo que quieras y para abrir un espacio hacia abajo en la misma celda pulsar Alt+Enter.

Ver las fórmulas o el resultado en la hoja

Para ver las fórmulas en vez del resultado en la hoja lo puedes hacer dándole a herramientas, a opciones, a ver y activando la casilla de selección "Fórmulas". Para volver a ver los datos puedes hacer los mismos pasos pero desactivando la casilla "Fórmulas" en lugar de activándola

Tienes una forma mucho más fácil de hacer esto y es pulsando Alt+º (la tecla que tiene º, ª y )

Añadir una serie a un gráfico que ya está hecho

Para añadir una serie más a un grafico que ya tienes creado, puedes seleccionarlo en la hoja los datos del nuevo rango, luego le das a copiar, seleccionas el gráfico con el botón derecho y le das a pegar y "bualá" XDD.

Hacer que una macro se ejecute cuando se abre un libro

Para que esto sea posible, crea una nueva macro y dale el nombre auto_open()

Para que se autoejecute una macro cuando salgas de un libro, dale el nombre auto_close

Proteger las celdas y esconder las fórmulas

Puedes proteger las celdas de tus hojas de cálculo de forma que no puedan ser modificadas. También puedes ocultar las fórmulas escritas para que nadie las vea:

Dale a la celda (o celdas) que quieras con el botón derecho y dale a Formato de celdas. Si activas la casilla Bloqueada harás que el contenido de la celda no pueda ser modificado (como podrás ver, esta casilla está siempre activada, o sea que como mucho puedes desactivarla). Si activas la casilla Oculta, harás que las fórmulas no se puedan ver. Activa las casillas que quieras y dale a aceptar.

Para que funcione le tienes que proteger la hoja: Dale a herramientas, a proteger y a proteger hoja. Si quieres puedes escribir una contraseña para que nadie pueda desproteger la hoja.

Pulsa aceptar y ¡ya está!

Ponerle una contraseña al libro

Para ponerle una contraseña a tu libro y que nadie pueda verlo ni modificarlo:

Dale a archivo y a guardar como, dale el nombre a la hoja y todo eso… luego pulsa el botón opciones y escribe la contraseña que quieras. Cuando pulses aceptar, te pedirá que repitas la contraseña para ver que no te has equivocado la primera vez.

Aplicar distintos formatos a una frase que está en la misma celda

Alguna vez me he encontrado en el caso de que escribo una frase en una celda y quiero que tenga dos formatos distintos (por ejemplo: la casa azul, poniendo la palabra azul en negrilla y el resto normal)

La forma más sencilla que he encontrado es: Primero escribir la frase normal. Luego poner el cursor encima de la frase (clickeándola con el ratón, por ejemplo). La frase aparece entonces arriba, en la barra de fórmulas, aquí arriba es donde puedes marcar la palabra que quieras y aplicarle el formato que quieras.

Si no tienes la barra de fórmulas arriba también puedes pulsar F2 y trabajar directamente en la hoja

Añadir un comentario en una celda

Para añadir un comentario en una celda dale a la celda que quieras con el botón derecho y luego selecciona Insertar comentario.

Aparecerá un nuevo cuadro, escribe lo que quieras en él. Las celdas que tienen un comentario aparecen con un triangulito rojo en la esquina. Cuando ponees el ratón sobre la celda durante un segundo, aparece automáticamente el comentario

Para quitarlo dale otra vez con el botón derecho a la celda y selecciona Eliminar comentario.

Para modificar un comentario ya hecho le das con el botón derecho a la ceda y seleccionas Modificar comentario.

RIGOBERTO HERNANDO OLARTE

ING Mecatronico. BUCARAMANGA – SANTANDER – COLOMBIA